Samochód w firmie (część 1)

Prześledźmy najpierw sytuację samochodów osobowych. Jeżeli samochód taki będzie używany wyłącznie na cele firmowe lub jeżeli, konstrukcyjnie przeznaczony on będzie do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, co wynikało będzie z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym, masz prawo odliczyć pełen VAT dla wszystkich tych czynności. Tak samo będzie, gdy konstrukcja tych pojazdów wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że ich użycie do tych celów staje się nieistotne.

Aby skorzystać z pełnego odliczenia, musisz po pierwsze zgłosić takie samochody do urzędu skarbowego na formularzu VAT-26, maksymalnie na 7 dni po pierwszym zakupie, a po drugie zaprowadzić szczegółową ewidencję przedstawiającą przebieg każdego z posiadanych samochodów używanych wyłącznie w firmie. Zgłoszenia takiego można dokonać również za pośrednictwem Internetu. Prowadzenie takiej ewidencji należy rozpocząć od pierwszego dnia rozpoczęcia wykorzystywania danego pojazdu i prowadzić ją aż do dnia, gdy przestanie on być w niej wykorzystywany.

Co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do celów firmowych ?
Przede wszystkim :
• numer rejestracyjny,
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu obejmujący:
o kolejny numer wpisu,
o datę i cel wyjazdu,
o opis trasy (skąd – dokąd),
o liczbę przejechanych kilometrów,
o imię i nazwisko oraz podpis osoby kierującej pojazdem.
• potwierdzony przez podatnika w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem,
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

W przypadku, gdy pojazd samochodowy jest udostępniany osobie niebędącej Twoim pracownikiem, wpisu do ewidencji dokonuje osoba, która udostępnia ten pojazd. W takiej sytuacji przedstawia ona informacje tj.:
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel udostępnienia pojazdu,
• stan licznika na dzień udostępnienia pojazdu,
• liczbę przejechanych kilometrów,
• stan licznika na dzień zwrotu pojazdu,
• imię i nazwisko osoby, której udostępniony został pojazd.

Ewidencja ta może być dokładnie weryfikowana przez Urząd Skarbowy, a za niezasadne odliczenie całego VAT może grozić kara nawet do 16 mln zł. Pamiętaj też o złożeniu korekty, w przypadku, gdy samochód przestanie być użytkowany wyłącznie do celów działalności gospodarczej lub zostanie sprzedany.

Nie będziesz musiał prowadzić ewidencji, gdy…
Takiej ewidencji nie będziesz musiał prowadzić, gdy przedmiotem twojej działalności jest obrót samochodami, a pojazdy, które nabyłeś lub wytworzyłeś przeznaczone są do dalszej sprzedaży lub gdy oddałeś je w odpłatne używanie na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innej umowy o podobnym charakterze. Brak tego obowiązku dotyczy także sytuacji, gdy konstrukcja samochodu wyklucza jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą lub powoduje, że jego użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą jest nieistotne. Są to takie pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą, samochody wielozadaniowe, typu van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków. Dotyczy to także pojazdów samochodowych, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu oraz wszelkie pojazdy specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, takie jak: agregat elektryczny/spawalniczy, do prac wiertniczych, koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, czy żuraw samochodowy oraz karawany i bankowozy ale tylko typu A i B.

Ewidencji takiej nie prowadzą także posiadacze samochodów wykorzystywanych do celów mieszanych: czyli zarówno prywatnych i służbowych. Wówczas możliwe będzie 50% odliczenie podatku od towarów i usług w zawiązku z zakupem samochodu, paliwa oraz wydatków związanych z jego eksploatacją. Niestety w tej sytuacji posiadacze samochodu osobowego, nie od razu wszystko odliczą. Pamiętaj, ze z odliczenia paliwa skorzystać będziesz mógł dopiero po 30 czerwca 2015 r! W tym zakresie data ta będzie ważna także dla posiadaczy pojazdów innych niż samochody osobowe o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, w których liczba miejsc (siedzeń) łącznie z miejscem dla kierowcy wynosi:
a. 1 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 425 kg,
b. 2 – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 493 kg,
c. 3 lub więcej – jeżeli dopuszczalna ładowność jest mniejsza niż 500 kg.

Co z pozostałą kwota nieodliczonego VAT-u?
Jeżeli skorzystałeś z 50% odliczenia, co oznacza, iż zgodnie z przepisami nie miałeś możliwości odliczenia VATu w pełnej wysokości, pamiętaj że pozostałą, nieodliczoną część podatku od towarów i usług będziesz mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Bowiem, kosztem uzyskania przychodu jest podatek naliczony w części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, z czym mamy do czynienia w tym wypadku. Ważne staje się więc to, by posiadany program księgowy dał możliwość automatycznego księgowania tego typu transakcji, gdzie kwota netto powiększona o nieodliczoną część VATu zostanie ujęta do książki przychodów i rozchodów. Ale czy od razu i w całości? Niekoniecznie. Jeżeli bowiem samochód będzie wykorzystywany w firmie dłużej niż 12 miesięcy, czyli będzie to środek trwały, wydatek ten nie będzie mógł być od razu kosztem uzyskania przychodu, a jedynie poszczególne raty amortyzacyjne wyliczone od ceny jego zakupu powiększonej o nieodliczoną kwotę VATu, będą wydatkiem w rozumieniu podatku dochodowego.

Autor:

Ewelina Mandziuk

Specjalista ds. finansów