Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź:

Pracownik oddelegowany do pracy za granicą. Jak go rozliczyć? Powrót

2023-11-29

W dobie otwartych granic delegowanie swoich pracowników do pracy za granicą jest praktyką stosowaną bardzo szeroko – szczególnie przez firmy międzynarodowe. Mimo to wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, jak to prawidłowo robić, a także czy oraz jak oskładkować i opodatkować takiego oddelegowanego pracownika. W niniejszym artykule przybliżamy to zagadnienie.

Delegowanie w ramach świadczenia usług – kiedy jest możliwe?

Przedsiębiorstwa, które mają siedzibę i stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski oraz zatrudniają pracowników, mogą tymczasowo oddelegować ich do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej (UE), Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także Szwajcarii.

Takie działanie nazywa się delegowaniem w ramach świadczenia usług lub transgranicznym świadczeniem usług i mieścić się musi w ramach jednej z poniżej opisanych sytuacji, a więc:

  1. Realizacji umowy zawartej pomiędzy firmą zatrudniającą oddelegowanego pracownika a podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą na terytorium innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii;
  2. Oddelegowaniu pracownika do oddziału firmy lub przedsiębiorstwa należącego do grupy, do której należy także firma oddelegowująca;
  3. Działaniu jako agencja pracy tymczasowej, która kieruje pracowników tymczasowych do pracodawców mających siedzibę na terenie innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii, lub od nich do pracodawcy mającego siedzibę na terytorium Polski.

Pracownik delegowany do pracy za granicą jest więc zatrudnionym, który tymczasowo zostaje skierowany do wykonywania pracy na terenie innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii w celu świadczenia usług, w ramach jednej z powyżej opisanych sytuacji.

Oskładkowanie pracownika oddelegowanego do pracy za granicą

Rozpatrując zagadnienie oskładkowania pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, należy koniecznie wspomnieć o zasadzie jednego ustawodawstwa. Zasada ta oznacza, że osoba aktywna zawodowo na terenie kilku państw członkowskich, w danym czasie może być objęta ubezpieczeniem społecznym tylko w jednym państwie. Co to oznacza w praktyce?

Ważne!

W praktyce oznacza to, że pracownik oddelegowany do pracy za granicą, co do zasady, ubezpieczony będzie w kraju, w którym wykonuje w danym momencie pracę. W okresie świadczenia pracy w kraju, do którego został oddelegowany – ubezpieczony będzie więc w tym właśnie państwie.

Jest jednak możliwość, aby składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika były w tym czasie odprowadzane tylko w Polsce, a nie kraju przyjmującym. W takiej sytuacji konieczne jest jednak uzyskanie przez pracodawcę dla takiego pracownika z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych specjalnego formularza A1. Formularz ten potwierdzi odprowadzanie składek za oddelegowanego pracownika w kraju siedziby pracodawcy, a co za tym idzie: fakt jego ubezpieczenia.

Aby dokument ten można było uzyskać, a tym samym odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne wyłącznie w państwie macierzystym, czyli w Polsce, konieczne jest spełnienie wszystkich, następujących warunków łącznie:

  1. Pracownik delegowany wykonuje pracę w innym państwie (UE, EOG lub Szwajcarii) na rzecz firmy, która go tam wysłała (i która prowadzi swoją działalność gospodarczą w Polsce) oraz istnieje między nim a tą firmą bezpośredni związek (na przykład w zakresie łączącej ich umowy o pracę, wypłacanego wynagrodzenia czy możliwości określenia charakteru wykonywanej pracy);
  2. Przewidywany okres delegowania pracownika nieprzekraczający 24 miesięcy (jest to bowiem maksymalny okres, jaki można podać w formularzu A1);
  3. Pracownik delegowany do innego państwa nie może być wysłany tam w celu zastąpienia innego pracownika;
  4. Bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik delegowany przez co najmniej miesiąc był ubezpieczony w Polsce (nie jest jednak wymagane, aby pracownik musiał być przez ten czas zatrudniony u pracodawcy delegującego).

Opodatkowanie pracownika oddelegowanego do pracy za granicą

Dokładny sposób opodatkowania pracownika oddelegowanego do pracy za granicą zależy w dużej mierze od tego, czy pracownik ten jest polskim rezydentem podatkowym.

Polskim rezydentem podatkowym jest natomiast pracownik, który:

  • Posiada na terytorium Polski tak zwany „ośrodek interesów życiowych”, czyli centrum interesów osobistych lub gospodarczych, gdzie przez interesy osobiste rozumie się przede wszystkim związki rodzinne oraz towarzyskie (szczególnie ważne jest tu miejsce przebywania najbliższej rodziny pracownika), natomiast za interesami gospodarczymi stoi głównie miejsce wykonywania przez pracownika pracy, a także posiadane inwestycje, majątek czy kredyty; lub:
  • Przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.

Spełnienie choć jednego z wyżej przytoczonych kryteriów oznacza, że pracownik taki jest rezydentem podatkowym naszego kraju. Skutkiem tego jest to, że wszelkie osiągane przez niego dochody, bez względu na miejsce ich uzyskania, powinny być opodatkowane w Polsce. Dla pracodawcy oznacza to z kolei konieczność odprowadzania składek na podatek dochodowy tego pracownika do właściwego, polskiego urzędu skarbowego.

Nierezydentów obowiązuje tu z kolei zasada ograniczonego obowiązku podatkowego. Zasada ta zakłada, że podatnik podlega opodatkowaniu w danym kraju tylko od dochodów osiągniętych na terytorium tego kraju.

Wskazać należy także na mogącą zdarzyć się sytuację, w której ze względu na okoliczności życiowe pracownika, będzie on uznany za rezydenta podatkowego w więcej niż jednym państwie. W takiej sytuacji sięgnąć trzeba będzie do umów lub konwencji międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dopiero ich lektura pozwoli bowiem odpowiedzieć na pytanie, w którym państwie wynagrodzenie pracownika będzie opodatkowane.

Jak w praktyce oskładkować i opodatkować pracownika oddelegowanego do pracy za granicą?

Sposób wyliczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz właściwego podatku za pracownika oddelegowanego do pracy za granicą jest prosty i nie różni się w stopniu znaczącym od tego, który ma zastosowanie w przypadku pracowników wykonujących pracę w Polsce. Są tu jednak pewne zastrzeżenia.

Ważne!

W zakresie wyliczania składek dotyczą one przede wszystkim tego, że miesięczna podstawa wymiaru składek dla pracowników wykonujących pracę za granicą nie może być niższa od kwoty stanowiącej prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (kwota ta w 2023 roku wynosi 6935 zł).

Podchodząc do sprawy po kolei, pamiętając przy tym o powyższej zasadzie, aby obliczyć podstawę wymiaru składek pracownika oddelegowanego do pracy za granicą, należy:

  1. Ustalić jego dokładny, miesięczny przychód. Jeżeli przychód ten otrzymywany jest w walutach obcych, to należy przeliczyć go na polskie złote, stosując średni kurs wymiany ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, w którym przychód został przez niego uzyskany;
  2. Od przychodu tego odjąć wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (czyli wynagrodzenie chorobowe), wszelkie otrzymane zasiłki i inne świadczenia oraz przychody, które zgodnie z przepisami prawa (w tym w szczególności z Rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) zwolnione są z oskładkowania;
  3. Jeżeli tak wyliczony przychód będzie przekraczał kwotę 6935 zł, należy odliczyć od niego jeszcze diety, które oddelegowani za granicę pracownicy otrzymują za każdy dzień pobytu poza granicami kraju;
  4. Jeżeli wyliczona w ten sposób kwota będzie mniejsza od kwoty stanowiącej prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (wspomniana już kwota wynosząca 6935 zł), to składki na ubezpieczenie społeczne należy obliczyć od tej właśnie kwoty.

Jeżeli chodzi natomiast o wyliczanie dokładnego podatku pracownika oddelegowanego do pracy za granicą, to zgodnie z artykułem 21 ustępem 1 punktem 20 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, uzyskane przez takiego pracownika przychody pomniejsza się za każdy dzień pobytu za granicą o kwotę 1/3 diety.

Poza tą jedną, powyżej opisaną, różnicą zarówno podstawę opodatkowania, jak i sam podatek pracownika oddelegowanego oblicza się już jednak w sposób identyczny, jak pracownika pracującego w Polsce.

Ważne!

Pamiętać trzeba jedynie, że przy obliczaniu właściwego podatku, tak samo, jak przy obliczaniu podstawy wymiaru składek, przychody w walucie obcej należy przeliczyć na polskie złote, stosując średni kurs wymiany ogłoszony przez Narodowy Bank Polski w ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, w którym przychód został uzyskany.

Delegacje krajowe i zagraniczne prostsze dzięki programom: SKP® Start FIRMA / BIURO

Planujesz delegować pracowników do pracy za granicą? Usprawnij cały proces, korzystając z dedykowanego oprogramowania dla firm: SKP® Start FIRMA lub programu księgowego dla biur rachunkowych: SKP® Start BIURO. Rozwiązania te to nie tylko oszczędność czasu, ale także sposób na uporządkowanie wszelkiej dokumentacji związanej z delegacjami.

Programy SKP® Start FIRM /BIURO oraz SKP® to także kompleksowa pomoc w prawidłowym oskładkowaniu i opodatkowaniu oddelegowanych za granicę pracowników Twojej firmy.

Autor:
Marek Przybylski
Specjalista ds. rachunkowości i finansów
Publikacja: 29.11.2023 r.

Pobierz bezpłatnie program do KPiR
Udostępnij
Czy ten artykuł był pomocny?
10
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót