Aby ustawić uprawnienia pracownika do pracy w programie należy przy wyłączonej firmie (przycisk F8) wejść…
Pracownik oddelegowany do pracy za granicą. Jak go rozliczyć? Powrót
2023-11-29
Oddelegowany pracownik to dziś powszechne zjawisko. W dobie otwartych granic wielu pracodawców deleguje swoich pracowników do pracy za granicą. Jest to praktyką stosowaną bardzo szeroko – szczególnie przez firmy międzynarodowe. Mimo to wielu przedsiębiorców wciąż nie wie, jak to prawidłowo robić. Nie wie także czy i jak oskładkować oraz opodatkować takiego oddelegowanego pracownika. W niniejszym artykule przybliżamy to zagadnienie.
Oddelegowany pracownik: delegowanie w ramach świadczenia usług – kiedy jest możliwe?
Przedsiębiorstwa, które mają siedzibę i stałe miejsce wykonywania działalności na terytorium Polski oraz zatrudniają pracowników, mogą tymczasowo oddelegować ich do pracy na terytorium innego państwa Unii Europejskiej (UE). Mogą także delegować do Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), a także Szwajcarii.
Takie działanie nazywa się delegowaniem w ramach świadczenia usług lub transgranicznym świadczeniem usług. Mieścić się ono musi w ramach jednej z poniżej opisanych sytuacji, a więc:
- Realizacji umowy zawartej pomiędzy firmą zatrudniającą oddelegowanego pracownika a podmiotem prowadzącym działalność gospodarczą. Chodzi o działalność na terytorium innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii;
- Oddelegowaniu pracownika do oddziału firmy lub przedsiębiorstwa należącego do grupy, do której należy także firma oddelegowująca;
- Działaniu jako agencja pracy tymczasowej. Takiej, która kieruje pracowników tymczasowych do pracodawców mających siedzibę na terenie innego państwa UE. Ale także: EOG lub Szwajcarii, lub od nich do pracodawcy mającego siedzibę na terytorium Polski.
Pracownik, którego delegujemy do pracy za granicą jest więc zatrudnionym, który tymczasowo jest skierowany do wykonywania pracy na terenie innego państwa UE. Również państwa EOG lub Szwajcarii. Ponadto w celu świadczenia usług, w ramach jednej z powyżej opisanych sytuacji.
Oddelegowany pracownik - oskładkowanie pracownika oddelegowanego do pracy za granicą
Rozpatrując zagadnienie oskładkowania pracowników oddelegowanych do pracy za granicą, należy koniecznie wspomnieć o zasadzie jednego ustawodawstwa. Co to oznacza? Mianowicie osoba aktywna zawodowo na terenie kilku państw członkowskich, w danym czasie możemy objąć ubezpieczeniem społecznym. Ważne! Ale tylko w jednym państwie. Co to oznacza w praktyce?
Ważne!
Co to oznacza w praktyce? Mianowicie pracownik oddelegowany do pracy za granicą, co do zasady, posiada ubezpieczenie w kraju, w którym wykonuje w danym momencie pracę. W okresie świadczenia pracy w kraju, do którego został oddelegowany – ubezpieczony będzie więc w tym właśnie państwie.
Jest jednak możliwość, aby składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne pracownika, pracodawca mogł w tym czasie odprowadzać tylko w Polsce. A nie kraju przyjmującym!
W takiej sytuacji konieczne jest jednak, aby pracodawca uzyskał dla takiego pracownika z ZUS specjalnego formularza A1. Formularz ten potwierdza, iż pracodawca odprowadza składki za oddelegowanego pracownika. I to w kraju siedziby pracodawcy. A co za tym idzie: fakt jego ubezpieczenia.
Oddelegowany pracownik - Formularz A1
Aby dokument ten można było uzyskać, a tym samym odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne wyłącznie w państwie macierzystym, czyli w Polsce. Koniecznie trzeba spełnić wszystkie, następujące warunki łącznie:
- Oddelegowany pracownik wykonuje pracę w innym państwie (UE, EOG lub Szwajcarii) na rzecz firmy, która go tam wysłała. Także, która prowadzi swoją działalność gospodarczą w Polsce. Ponadto istnieje między nim a tą firmą bezpośredni związek. Na przykład w zakresie łączącej ich umowy o pracę, wynagrodzenia, które wypłaca czy możliwości określenia charakteru wykonywanej pracy;
- Przewidywany okres delegowania pracownika nieprzekraczający 24 miesięcy (jest to bowiem maksymalny okres, jaki można podać w formularzu A1);
- Pracownik delegowany do innego państwa nie może być wysłany tam, aby zastapił innego pracownika;
- Bezpośrednio przed rozpoczęciem zatrudnienia, pracownik delegowany przez co najmniej miesiąc posiadał ubezpieczenie w Polsce. Nie jest jednak wymagane, aby pracownik musiał być przez ten czas zatrudniony u pracodawcy delegującego.
Opodatkowanie pracownika oddelegowanego do pracy za granicą
Dokładny sposób opodatkowania pracownika oddelegowanego do pracy za granicą zależy w dużej mierze od tego, czy pracownik ten jest polskim rezydentem podatkowym.
Polskim rezydentem podatkowym jest pracownik, który:
- Posiada na terytorium Polski tak zwany „ośrodek interesów życiowych”. Czyli centrum interesów osobistych lub gospodarczych. Gdzie przez interesy osobiste rozumie się przede wszystkim związki rodzinne oraz towarzyskie. Szczególnie ważne jest tu miejsce, gdzie przebywa najbliższa rodzina pracownika. Natomiast za interesami gospodarczymi stoi głównie miejsce, w jakim pracownik wykonuje pracę. A także inwestycje, majątek czy kredyty, które posiada; lub:
- Przebywa na terytorium Polski dłużej niż 183 dni w roku podatkowym.
Jeżeli choć jeden z wyżej przytoczonych kryteriów jest spełniony oznacza, że pracownik taki jest rezydentem podatkowym naszego kraju. Skutkiem tego jest to, że wszelkie dochody, które osiaga – bez względu na miejsce ich uzyskania, powinny być opodatkowane w Polsce. Dla pracodawcy oznacza to z kolei konieczność, iż musi odprowadzać składki na podatek dochodowy tego pracownika do właściwego, polskiego US.
Nierezydentów obowiązuje tu z kolei zasada ograniczonego obowiązku podatkowego. Zasada ta zakłada, że podatnik jest opodatkowany w danym kraju tylko od dochodów osiągniętych na terytorium tego kraju.
Wskazać należy także na mogącą zdarzyć się sytuację. Taką, w której ze względu na okoliczności życiowe pracownika, jest on uznany za rezydenta podatkowego w więcej niż jednym państwie. W takiej sytuacji sięgnąć trzeba będzie do umów lub konwencji międzynarodowych o unikaniu podwójnego opodatkowania. Dopiero ich lektura pozwoli bowiem odpowiedzieć na pytanie, w którym państwie wynagrodzenie pracownika będzie można opodatkować.
Oddelegowany pracownik - jak w praktyce oskładkować i opodatkować pracownika oddelegowanego do pracy za granicą?
Sposób, w jaki możemy wyliczyć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne oraz właściwy podatek za pracownika oddelegowanego do pracy za granicą jest prosty. Nie różni się w stopniu znaczącym od tego, który ma zastosowanie w przypadku pracowników wykonujących pracę w Polsce. Są tu jednak pewne zastrzeżenia.
Ważne!
Zastrzeżenia, jak wyliczyć składki dotyczą przede wszystkim tego, że miesięczna podstawa wymiaru składek dla pracowników, którzy wykonują pracę za granicą, nie może być niższa od kwoty stanowiącej prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (kwota ta w 2023 roku wynosi 6935 zł).
Wyliczanie podstawy wymiaru składek - kroki:
Podchodząc do sprawy po kolei, pamiętając przy tym o powyższej zasadzie, aby obliczyć podstawę wymiaru składek pracownika oddelegowanego do pracy za granicą, należy:
- Ustalić jego dokładny, miesięczny przychód. Jeżeli przychód ten otrzymuje w walutach obcych, to należy przeliczyć go na polskie złote. Stosuje się średni kurs wymiany ogłoszony przez NBP w ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, w którym uzyskał przychód;
- Od przychodu tego odjąć wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy (czyli wynagrodzenie chorobowe). A także wszelkie otrzymane zasiłki i inne świadczenia oraz przychody. Takie, które to zgodnie z przepisami prawa (w tym w szczególności z Rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe) zwolnione są z oskładkowania;
- Jeżeli przychód, który wyliczyliśmy będzie przekraczał kwotę 6935 zł, należy odliczyć od niego jeszcze diety. Diety, które oddelegowani za granicę pracownicy otrzymują za każdy dzień pobytu poza granicami kraju;
- Jeżeli kwota, która w ten sposób wyliczyliśmy będzie mniejsza od kwoty stanowiącej prognozowane przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej na dany rok kalendarzowy (wspomniana już kwota wynosząca 6935 zł), to składki na ubezpieczenie społeczne należy obliczyć od tej właśnie kwoty.
Jeżeli chodzi natomiast o wyliczanie dokładnego podatku oddelegowanego pracownika do pracy za granicą, to zgodnie z artykułem 21 ustępem 1 punktem 20 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody jakie pracownik uzyskał w ten sposób, należy pomniejszyć za każdy dzień pobytu za granicą o kwotę 1/3 diety.
Poza tą jedną, powyżej opisaną, różnicą zarówno podstawę opodatkowania, jak i sam podatek pracownika oddelegowanego oblicza się już jednak w sposób identyczny, jak pracownika pracującego w Polsce.
Ważne!
Pamiętać trzeba jedynie, że przy obliczaniu właściwego podatku, tak samo, jak przy obliczaniu podstawy wymiaru składek, przychody w walucie obcej należy przeliczyć na polskie złote. Stosując przy tym średni kurs wymiany ogłoszony przez NBP w ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień, w którym pracownik uzyskał przychód.
Delegacje krajowe i zagraniczne prostsze dzięki programom: SKP® Start FIRMA / BIURO
Planujesz delegować pracowników do pracy za granicą? Usprawnij cały proces, korzystając z dedykowanego oprogramowania dla firm: SKP® Start FIRMA. Możesz także skorzystać z programu księgowego – w wersji, która dedykujemy biurom rachunkowym: SKP® Start BIURO. Rozwiązania te to nie tylko oszczędność czasu, ale także sposób na uporządkowanie wszelkiej dokumentacji związanej z delegacjami.
Dowiedz się więcej na temat funkcjonalności dostępnych w module: Delegacje krajowe i zagraniczne programu SKP® >
Programy SKP® Start FIRM /BIURO zapewniają kompleksową pomoc w prawidłowym oskładkowaniu i opodatkowaniu pracowników Twojej firmy oddelegowanych za granicę.
Autor:
Marek Przybylski
Specjalista ds. rachunkowości i finansów
Publikacja: 29.11.2023 r.
Czy ten artykuł był pomocny?
10
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót 
