Aby utworzyć i wysłać deklarację VAT-7/7K w pierwszym kroku należy rozpocząć od aktualizacji formularza, by…
Jak złożyć e-Deklaracje bez podpisu kwalifikowanego?
Data ostatniej edycji: 2026-10-19 Data dodania: 2026-10-19
Do wysłania e-Deklaracji nie zawsze potrzebny jest płatny podpis kwalifikowany. Wiele dokumentów podatkowych można podpisać za pomocą danych autoryzujących, czyli zestawu informacji pozwalających potwierdzić tożsamość osoby składającej deklarację. Potrzebne są m.in. NIP lub PESEL, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz odpowiednia kwota przychodu.
Nie oznacza to jednak, że danymi autoryzującymi można podpisać każdą e-Deklarację. Ta metoda jest dostępna tylko dla określonych formularzy i nie może być stosowana przez pełnomocnika składającego deklarację w imieniu podatnika. Wyjaśniamy, jak działa podpisywanie e-Deklaracji bez podpisu kwalifikowanego, jaką kwotę przychodu należy podać oraz na co zwrócić uwagę, aby dokument został skutecznie złożony.
Czym są e-Deklaracje?
System e-Deklaracje umożliwia elektroniczne przesyłanie do administracji skarbowej deklaracji i innych dokumentów podatkowych. W ten sposób można składać m.in. formularze dotyczące PIT, CIT, VAT, PCC oraz podatku od spadków i darowizn. Dokument można przesłać m.in. za pomocą formularza online, interaktywnego formularza PDF albo odpowiedniego programu finansowo-księgowego. Samo elektroniczne wypełnienie formularza nie wystarcza jednak do skutecznego złożenia dokumentu. Deklaracja musi zostać odpowiednio podpisana i przesłana do systemu.
Czy e-Deklarację można wysłać bez podpisu kwalifikowanego?
Tak, w przypadku formularzy, dla których przewidziano taką możliwość, zamiast kwalifikowanego podpisu elektronicznego można wykorzystać dane autoryzujące. Dane autoryzujące są rodzajem podpisu elektronicznego pozwalającego potwierdzić autentyczność składanej deklaracji bez konieczności posiadania płatnego certyfikatu, czytnika czy dodatkowego urządzenia.
Pamiętaj!
Nie każdy formularz można podpisać w ten sposób. Wszystkie formularze elektroniczne można podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym, natomiast możliwość zastosowania danych autoryzujących zależy od konkretnego dokumentu. Dlatego przed wysyłką należy sprawdzić informacje zamieszczone przy wybranym formularzu.
Lista deklaracji, które można podpisać kwotą przychodu:
- PIT-37 (zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu/poniesionej straty)
- PIT-36 (zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu z działalności gospodarczej, najmu itp.)
- PIT-36L (podatek liniowy z działalności gospodarczej)
- PIT-28 (ryczałt od przychodów ewidencjonowanych)
- PIT-38 (giełda, papiery wartościowe, kapitały)
- PIT-39 (odpłatne zbycie nieruchomości)
- PIT-8AR (deklaracja o rocznym obliczeniu podatku / zryczałtowany podatek dochodowy)
- PIT-4AR (zaliczki na podatek dochodowy)
- PIT-11 (informacja o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek)
- VAT-9M, VAT-8 (deklaracje podatku od towarów i usług)
- JPK_V7M, JPK_V7K (jednolite pliki kontrolne VAT)
Jakie dane są potrzebne do podpisania e-Deklaracji?
Przy podpisywaniu dokumentu danymi autoryzującymi trzeba podać informacje pozwalające administracji skarbowej potwierdzić tożsamość osoby składającej deklarację.
Są to:
- identyfikator podatkowy NIP albo PESEL,
- pierwsze imię,
- nazwisko,
- data urodzenia,
- odpowiednia kwota przychodu.
Ważne!
Dane powinny być zgodne z informacjami znajdującymi się w systemach administracji skarbowej. Nawet pozornie niewielki błąd może spowodować odrzucenie dokumentu. Problemem może być np. literówka w imieniu, błędny identyfikator podatkowy, nieprawidłowo wpisane nazwisko albo niewłaściwa kwota przychodu.
Jaką kwotę przychodu wpisać w danych autoryzujących?
To jedna z najważniejszych kwestii przy wysyłaniu e-Deklaracji bez podpisu kwalifikowanego. Podaje się kwotę przychodu wykazaną w zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składany jest dokument elektroniczny.
Przykładowo, jeżeli podatnik wysyła deklarację w 2026 roku, do autoryzacji podaje odpowiednią kwotę przychodu za 2024 rok.
Ważne!
Warto zwrócić uwagę, że nie chodzi tutaj o przychód z deklaracji, która właśnie jest wysyłana. Dane dotyczą wcześniejszego okresu i służą potwierdzeniu tożsamości osoby składającej dokument. Kwotę należy przepisać dokładnie. Nie należy jej samodzielnie zaokrąglać ani podawać wartości obliczonej na podstawie własnych wyliczeń.
Co wpisać, jeżeli podatnik nie składał wcześniej zeznania?
Jeżeli za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok składania dokumentu podatnik nie złożył żadnego zeznania ani rocznego obliczenia podatku, jako kwotę przychodu należy podać 0 (zero).
Przykładowo, osoba wysyłająca dokument w 2026 roku powinna co do zasady podać przychód za 2024 rok. Jeżeli za 2024 rok nie zostało złożone żadne odpowiednie zeznanie ani roczne obliczenie podatku, w danych autoryzujących należy wpisać „0”. Nie należy natomiast wpisywać zera tylko dlatego, że podatnik nie pamięta właściwej kwoty. Jeżeli odpowiednie zeznanie zostało złożone, trzeba podać prawidłową wartość.
Wspólne rozliczenie małżonków – czy podaje się wspólny przychód?
Nie, jeżeli podatnik rozliczał się wspólnie z małżonkiem, przy autoryzacji dokumentu nie należy podawać sumy przychodów obojga małżonków. Podaje się kwotę przychodu dotyczącą osoby, której dane są wykorzystywane do podpisania dokumentu. Jest to istotne, ponieważ podanie sumy przychodów podatnika i małżonka może spowodować negatywną weryfikację danych autoryzujących.
Jak wysłać e-Deklarację bez podpisu kwalifikowanego krok po kroku?
Procedura zależy od wykorzystywanego formularza lub programu, jednak jej ogólny schemat jest podobny.
- Najpierw wybierz właściwy formularz e-Deklaracji i uzupełnij wymagane dane.
- Następnie, jeżeli dany dokument może zostać podpisany danymi autoryzującymi, wybierz tę metodę podpisu.
- W kolejnym kroku podaj wymagane informacje identyfikacyjne oraz właściwą kwotę przychodu.
- Po podpisaniu dokument można przesłać do systemu e-Deklaracje.
Pamiętaj!
Na tym jednak procedura się nie kończy. Po wysłaniu należy sprawdzić status dokumentu. Dopiero uzyskanie statusu 200 oznacza, że przetwarzanie zakończyło się prawidłowo i można pobrać Urzędowe Poświadczenie Odbioru.
Czy numer referencyjny oznacza, że deklaracja została złożona?
Po przesłaniu e-Deklaracji system nadaje dokumentowi unikalny numer referencyjny. Samo jego otrzymanie nie jest jednak potwierdzeniem prawidłowego złożenia deklaracji. Dokument jest następnie weryfikowany przez system. W trakcie tej weryfikacji może otrzymać różne statusy.
Dopiero status 200 oznacza, że dokument został prawidłowo złożony. Wówczas możliwe jest pobranie UPO. Jeżeli dokument otrzyma status z grupy 400, oznacza to błąd i deklaracja nie została skutecznie złożona.
Czym jest UPO i dlaczego trzeba je pobrać?
UPO, czyli Urzędowe Poświadczenie Odbioru, jest potwierdzeniem prawidłowego złożenia dokumentu elektronicznego w systemie e-Deklaracje. To właśnie UPO stanowi dowód, że deklaracja została skutecznie przekazana administracji skarbowej. Nie należy więc traktować samego komunikatu o wysłaniu dokumentu ani otrzymanego numeru referencyjnego jako wystarczającego potwierdzenia. Po otrzymaniu statusu 200 warto pobrać UPO i zachować je razem z kopią złożonej deklaracji.
Dlaczego e-Deklaracja podpisana danymi autoryzującymi może zostać odrzucona?
Jedną z częstszych przyczyn problemów jest niezgodność danych autoryzujących z informacjami znajdującymi się w systemach administracji skarbowej. Warto więc dokładnie sprawdzić przede wszystkim imię, nazwisko, PESEL lub NIP, datę urodzenia oraz kwotę przychodu.
Przykładowo, problem może wystąpić, jeżeli podatnik wpisze drugie imię razem z pierwszym, popełni literówkę w nazwisku, użyje niewłaściwego identyfikatora podatkowego albo poda zaokrągloną kwotę przychodu zamiast dokładnej wartości. Błędem będzie również podanie przychodu małżonków łącznie, jeżeli autoryzacja dotyczy jednego z nich.
Jeżeli system odrzuci dokument, trzeba sprawdzić otrzymany status, poprawić wskazane dane i ponownie przesłać deklarację.
Co oznacza status 414?
Status 414 oznacza problem z weryfikacją danych autoryzujących. W takiej sytuacji należy przede wszystkim ponownie sprawdzić dane osoby podpisującej dokument, w szczególności NIP lub PESEL, pierwsze imię, nazwisko, datę urodzenia i kwotę przychodu.
Ważne!
Szczególną uwagę warto zwrócić właśnie na kwotę przychodu. Powinna być ona zgodna z wartością wykazaną w odpowiednim zeznaniu lub rocznym obliczeniu podatku i nie powinna być samodzielnie zaokrąglana. Jeżeli po sprawdzeniu i poprawieniu danych dokument ponownie otrzymuje status 414, konieczne może być wyjaśnienie niezgodności z właściwym urzędem skarbowym.
Co oznacza status 418?
Status 418 – „Dla złożonej deklaracji wymagane jest użycie podpisu kwalifikowanego” oznacza, że w danym przypadku dokumentu nie można skutecznie podpisać przy użyciu zastosowanych danych autoryzujących. Nie należy więc wielokrotnie wysyłać tego samego dokumentu z identycznymi danymi, licząc na zmianę wyniku weryfikacji. Jeżeli dla danej deklaracji lub konkretnej sytuacji wymagany jest podpis kwalifikowany, trzeba zastosować właściwy sposób podpisania dokumentu.
Czy przedsiębiorca może podpisać e-Deklarację danymi autoryzującymi?
W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą możliwe jest korzystanie z danych autoryzujących przy tych formularzach, dla których przepisy przewidują taką metodę podpisu. Przedsiębiorca powinien jednak pamiętać o zastosowaniu właściwego identyfikatora podatkowego. NIP stosuje m.in. osoba prowadząca działalność gospodarczą, będąca zarejestrowanym podatnikiem VAT albo płatnikiem składek na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne za zatrudnionego pracownika. Nie należy natomiast zakładać, że możliwość podpisania jednego formularza danymi autoryzującymi oznacza, że w taki sam sposób można podpisać wszystkie dokumenty wysyłane elektronicznie.
Czy biuro rachunkowe może wysłać deklarację klienta danymi autoryzującymi?
Tu sytuacja wygląda inaczej, danych autoryzujących nie można wykorzystywać do podpisywania deklaracji składanych przez pełnomocnika. Oznacza to, że biuro rachunkowe działające jako pełnomocnik klienta nie może podpisać jego e-Deklaracji, wykorzystując dane autoryzujące tego klienta.
Jeżeli podatnik chce, aby deklaracje elektroniczne podpisywał w jego imieniu pełnomocnik, konieczne jest odpowiednie umocowanie. Do udzielenia pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej służy formularz UPL-1. Jedno prawidłowo udzielone pełnomocnictwo UPL-1 może obejmować składanie deklaracji elektronicznych we wszystkich urzędach skarbowych.
Czym jest Uniwersalna Bramka Dokumentów?
Uniwersalna Bramka Dokumentów, czyli UBD, służy do zbiorczego przesyłania określonych dokumentów. Umożliwia wysłanie w ramach jednej transmisji nawet 20 tys. deklaracji, takich jak PIT-11, PIT-8C czy PIT-R. Rozwiązanie to jest przydatne przede wszystkim dla płatników oraz podmiotów przygotowujących dużą liczbę informacji podatkowych.
Jeżeli płatnikiem jest osoba fizyczna, informacje PIT-11, PIT-8C i PIT-R przesyłane za pomocą UBD mogą zostać podpisane danymi autoryzującymi. Dzięki temu taki płatnik nie musi korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego wyłącznie w celu przesłania tych dokumentów.
Należy jednak odróżnić tę sytuację od wysyłki wykonywanej przez pełnomocnika. Biuro rachunkowe działające w imieniu klienta jako pełnomocnik nie może wykorzystać danych autoryzujących klienta do podpisania jego dokumentów. Za pomocą UBD nie można również przesyłać korekt deklaracji. Korektę należy wysłać jako pojedynczy dokument do systemu e-Deklaracje.
Czy e-Deklarację można wysłać bez dodatkowego oprogramowania?
W przypadku formularzy online proces jest stosunkowo prosty i nie wymaga korzystania z tradycyjnych papierowych dokumentów. Ministerstwo Finansów udostępnia również interaktywne formularze PDF. W ich przypadku mogą być potrzebne odpowiednie programy lub komponenty umożliwiające obsługę formularza i jego elektroniczną wysyłkę.
Alternatywą są programy finansowo-księgowe, które pozwalają przygotować deklarację i przesłać ją elektronicznie bezpośrednio z programu. W praktyce często jest to najwygodniejsze rozwiązanie, szczególnie dla przedsiębiorców i biur rachunkowych, które regularnie przygotowują deklaracje.
Programy księgowe przechowują bowiem wiele danych wykorzystywanych później do rozliczeń – m.in. informacje o podatniku, zapisach księgowych, przychodach, kosztach czy rozliczeniach z wcześniejszych okresów. Na ich podstawie program może automatycznie wygenerować odpowiednią deklarację, bez konieczności ponownego ręcznego przepisywania tych samych informacji do formularza. Dzięki temu przygotowanie dokumentu jest szybsze, a ryzyko pomyłki przy przepisywaniu danych mniejsze. W zależności od funkcjonalności konkretnego programu możliwe jest również wysłanie deklaracji bezpośrednio z aplikacji, sprawdzenie statusu wysyłki oraz pobranie UPO.
Pamiętaj!
Niezależnie od wybranej metody najważniejszy jest końcowy rezultat: deklaracja powinna zostać prawidłowo podpisana, przesłana, uzyskać status 200, a podatnik powinien pobrać UPO.
Dowiedz się więcej o funkcjonalności programu Formsoft SKP®.
Dane autoryzujące czy podpis kwalifikowany – co wybrać?
Dla osoby fizycznej, która okazjonalnie wysyła własne deklaracje i może podpisać dany formularz danymi autoryzującymi, jest to proste rozwiązanie, ponieważ nie wymaga zakupu certyfikatu kwalifikowanego. Podpis kwalifikowany daje natomiast szersze możliwości. Wszystkie formularze elektroniczne w systemie e-Deklaracje mogą zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podczas gdy dane autoryzujące można stosować tylko w przypadkach, w których zostało to przewidziane. Dlatego wybór metody powinien zależeć przede wszystkim od rodzaju wysyłanego dokumentu oraz tego, kto go składa.
FAQ
Nie zawsze. wybrane formularze można podpisać danymi autoryzującymi. Możliwość zastosowania tej metody należy sprawdzić przy konkretnym formularzu.
Potrzebne są NIP lub PESEL, pierwsze imię, nazwisko, data urodzenia oraz właściwa kwota przychodu.
Przy składaniu dokumentu w 2026 roku podaje się odpowiednią kwotę przychodu za 2024 rok, czyli za rok podatkowy o dwa lata wcześniejszy niż rok składania dokumentu.
Jeżeli za rok o dwa lata wcześniejszy nie złożono żadnego odpowiedniego zeznania ani rocznego obliczenia podatku, jako kwotę przychodu należy podać „0”.
Nie, w danych autoryzujących należy podać przychód dotyczący podatnika, którego dane służą do podpisania dokumentu, a nie sumę przychodów podatnika i małżonka.
Nie, danymi autoryzującymi nie mogą być podpisywane deklaracje składane przez pełnomocników.
Status 200 oznacza, że przetwarzanie dokumentu zakończyło się prawidłowo. Po jego uzyskaniu można pobrać UPO.
Nie, numer referencyjny umożliwia m.in. sprawdzenie statusu dokumentu. Potwierdzeniem prawidłowego złożenia e-Deklaracji jest UPO, które można pobrać po uzyskaniu statusu 200.
Autor: Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
