W celu rozliczenia w programie przychodu z tytułu stypendiów należy przejść do zakładki: Płace >…
Jak poprawnie rozliczyć najem instytucjonalny?
Data ostatniej edycji: 2026-07-15 Data dodania: 2026-05-20
Rynek nieruchomości w Polsce przechodzi dynamiczną transformację. Miejsce rozproszonego, amatorskiego wynajmu zajmuje profesjonalny sektor PRS (Private Rented Sector). Fundusze inwestycyjne, deweloperzy oraz wyspecjalizowane firmy coraz częściej stawiają na najem instytucjonalny, który oferuje stabilność i przewidywalność. Jednak zarządzanie portfelem setek mieszkań to nie tylko wyzwanie logistyczne, ale przede wszystkim podatkowe i księgowe.
Czym jest najem instytucjonalny i co odróżnia go od najmu prywatnego?
Najem instytucjonalny to specyficzna forma prawna najmu lokalu mieszkalnego, uregulowana w Ustawie o ochronie praw lokatorów. W odróżnieniu od najmu okazjonalnego (zarezerwowanego dla osób fizycznych nieprowadzących działalności), najem instytucjonalny jest dostępny wyłącznie dla przedsiębiorców prowadzących działalność gospodarczą w zakresie wynajmu lokali.
Kluczowe wyróżniki prawne:
- Oświadczenie o poddaniu się egzekucji: Najemca składa oświadczenie w formie aktu notarialnego, w którym poddaje się egzekucji i zobowiązuje do opróżnienia lokalu w terminie wskazanym w żądaniu wynajmującego.
- Brak lokalu socjalnego: W przypadku eksmisji, najemcy instytucjonalnemu nie przysługuje prawo do lokalu socjalnego ani zamiennego, co znacznie skraca proces odzyskiwania nieruchomości.
- Brak okresu ochronnego: W najmie instytucjonalnym nie obowiązuje okres ochronny (od 1 listopada do 31 marca), który w standardowym najmie uniemożliwia eksmisję „na bruk”.
- Uproszczona procedura: Wynajmujący nie musi wskazywać lokalu zastępczego, do którego najemca mógłby się przeprowadzić w razie egzekucji.
Z punktu widzenia biznesowego, najem instytucjonalny minimalizuje ryzyko związane z nieuczciwymi lokatorami, co czyni go fundamentem bezpieczeństwa w modelu PRS.
Jakie są zasady opodatkowania najmu instytucjonalnego w firmie?
Rozliczanie najmu instytucjonalnego wymaga od księgowych szczególnej uważności, zwłaszcza po rewolucyjnych zmianach wprowadzonych przez tzw. Polski Ład.
Brak amortyzacji lokali mieszkalnych
To najważniejsza zmiana ostatnich lat. Od 1 stycznia 2023 roku przedsiębiorcy (zarówno podatnicy PIT, jak i CIT) nie mogą zaliczać do kosztów uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od budynków i lokali mieszkalnych. Oznacza to, że wartość początkowa nieruchomości nie „pracuje” już na obniżenie podatku dochodowego w trakcie jej eksploatacji.
Koszty uzyskania przychodu
Mimo braku amortyzacji, w ramach prowadzonej działalności opodatkowanej na zasadach ogólnych (skala podatkowa, podatek liniowy) lub CIT, firma może odliczać inne wydatki związane z nieruchomością:
- koszty remontów i konserwacji,
- opłaty za zarządzanie nieruchomością,
- odsetki od kredytu hipotecznego zaciągniętego na zakup lokali,
- ubezpieczenie nieruchomości,
- podatek od nieruchomości.
Wybór formy opodatkowania
Dla dużych podmiotów i funduszy standardem jest podatek dochodowy od osób prawnych (CIT). W przypadku mniejszych firm prowadzących najem instytucjonalny, kluczowa jest analiza, czy korzystniejszy będzie podatek liniowy (19%), czy może ryczałt od przychodów ewidencjonowanych (stawki 8,5% do 100 tys. zł przychodu i 12,5% powyżej nadwyżki).
Najem instytucjonalny a VAT – kiedy stawka 23%, a kiedy zwolnienie?
Kwestia podatku od towarów i usług przy najmie instytucjonalnym jest jednym z najczęstszych punktów spornych z organami podatkowymi. Wszystko zależy od celu, na jaki lokal jest wynajmowany.
- Zwolnienie z VAT (Art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT): Zwolnieniu podlega wynajmowanie nieruchomości o charakterze mieszkalnym na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe. Jeśli firma wynajmuje mieszkanie osobie fizycznej, która w nim faktycznie mieszka i zaspokaja swoje potrzeby bytowe, stosujemy zwolnienie.
- Stawka 23% VAT: Jeśli najem instytucjonalny dotyczy lokalu wynajmowanego innej firmie (np. na cele biurowe lub w celu dalszego podnajmu komercyjnego), transakcja jest opodatkowana stawką podstawową 23%.
- Usługi zakwaterowania (Stawka 8%): Jeżeli najem ma charakter krótkoterminowy i jest sklasyfikowany jako usługa zakwaterowania (PKWiU 55), stosuje się stawkę 8%. Należy jednak pamiętać, że granica między najmem mieszkaniowym a zakwaterowaniem bywa w orzecznictwie płynna.
Ważne!
Brak opodatkowania VAT przy wynajmie mieszkaniowym (zwolnienie) oznacza ograniczoną możliwość odliczenia VAT-u naliczonego przy zakupie i wykończeniu tych lokali. To kluczowy element kalkulacji rentowności inwestycji w najem instytucjonalny.
Co warto wiedzieć o najmie instytucjonalnym? Podsumowanie
Najem instytucjonalny to przyszłość polskiego rynku nieruchomości, oferująca bezpieczeństwo prawne i skalowalność biznesu. Jednak sukces w tym sektorze zależy od precyzyjnego zarządzania podatkami (szczególnie w kontekście VAT i braku amortyzacji) oraz wdrożenia technologii. Skala PRS nie wybacza błędów w Excelu – profesjonalny soft księgowy to dzisiaj nie luksus, a niezbędne narzędzie pracy każdego nowoczesnego biura rachunkowego i dewelopera.
Sekcja FAQ
Tak. Najemca musi złożyć oświadczenie o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Jest to kluczowy element zabezpieczający wynajmującego, pozwalający na uproszczoną eksmisję w razie problemów.
Zależy to od przeznaczenia lokalu. Jeśli mieszkanie będzie wynajmowane na cele mieszkaniowe (zwolnione z VAT), prawo do odliczenia zazwyczaj nie przysługuje. Jeśli jednak lokal będzie służył usługom opodatkowanym (np. wynajem na biuro lub krótkoterminowe zakwaterowanie 8%/23%), odliczenie jest możliwe.
Nie. Ta forma prawna jest zastrzeżona wyłącznie dla osób fizycznych, osób prawnych lub jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, które prowadzą działalność gospodarczą w zakresie wynajmowania lokali.
Po wygaśnięciu lub rozwiązaniu umowy, jeśli najemca nie opuści lokalu, wynajmujący doręcza mu żądanie opróżnienia lokalu z urzędowo poświadczonym podpisem. Jeśli najemca nadal nie reaguje, wynajmujący składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu, co pozwala na natychmiastowe skierowanie sprawy do komornika.
Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny specjalista ds. finansowo – prawnych
Przeczytaj również:
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
