Dodatek do programu SKP®: „ Import plików JPK”, poza opcją łączenia kilku plików JPK_V, został…
Funkcja importu dokumentów z plików JPK_PKPIR do SKP® Powrót
Program do PKPiR dla firm i biur: SKP® zawiera dodatek: „Import plików JPK”, który poza opcją łączenia kilku plików JPK_V, został rozszerzony o dodatkową funkcję importu: możliwość zaciągnięcia z pliku w formacie JPK_PKPiR dokumentów do zakładki Księgowanie.
Oprócz danych dotyczących księgowanego dokumentu, importują się także kontrahenci oraz wszelkie oznaczenia dotyczące kodów GTU, procedur i typów dokumentów do JPK, jeżeli oczywiście takie w pliku występują.
Funkcja ta może znacznie przyspieszyć czynności księgowania dokumentów w biurze rachunkowym. Jeżeli klient biura ma możliwość przekazania pliku w jednym z wymienionych wyżej formatów, nie trzeba będzie np. wprowadzać sprzedaży ręcznie, bowiem wystarczy:
- zaimportować poszczególne faktury;
- dokonać weryfikacji;
- w razie potrzeby: uzupełnić lub poprawić.
Należy mieć bowiem na uwadze fakt, iż pliki JPK nie zawierają wszystkich potrzebnych do księgowania informacji, np. o terminach płatności, czy też, w przypadku importu z JPK_V, brak jest danych adresowych kontrahenta. To samo w pliku JPK_PKPIR. Tu nie występuje NIP kontrahenta i te informacje będzie trzeba uzupełnić ręcznie.
Nowa funkcja Importu może być wykorzystana w sytuacji przejęcia klienta w trakcie roku, który do tej pory pracował na innym systemie księgowym, generującym wyżej wymienione pliki.
Jeśli nie masz jeszcze dodatku „Import plików JPK”, już dziś złóż zamówienie bezpośrednio z SKP®! Wejdź do zakładki: Moje Konto > Zamówienie
Jak zaimportować dokumenty?
Opcja ta działa analogicznie, jak dostępny dotychczas: „Import z obcych programów”. Zaimportować można zarówno dokumenty sprzedaży jak i zakupu, jeżeli takie w pliku występują. W przypadku dokumentów zakupu, dla uproszczenia przyjęte zostało, iż właściwą stawką VAT będzie w tym przypadku 23%, z uwagi na to, iż w plikach brak jest informacji o stawkach VAT dokumentów kosztowych.
Importowany plik może pochodzić z dowolnego programu księgowego/do fakturowania, jednakże musi być zgodny z aktualnie obowiązującą strukturą.
Na dzień 01-08-2022 będą to: JPK_PKPIR w wersji 2.
Program automatycznie rozpozna dany schemat i nie pozwoli zaimportować innych struktur lub ich starszych wersji. Pobierane są tylko faktury wystawione w PLN, nie są natomiast importowane faktury zaliczkowe, z uwagi na indywidualny sposób księgowania.
Bez względu na rodzaj struktury proces importu dokumentów przebiega w programie tak samo.
Importu pliku dokonujemy w zakładce: Księgi ->Księgowanie-> Opcje:
Otrzymamy od klienta plik zapisujemy w dowolnym folderze:
Kolejnym krokiem jest wskazanie pliku w module: Księgowanie. Po wybraniu: Opcje Importu plików JPK, pojawi się okno:
gdzie za pomocą przycisku Przeglądaj, wskażemy folder, w którym zapisaliśmy plik, z którego chcemy dokonać importu i potwierdzamy przyciskiem Otwórz lub klikamy na niego dwa razy:
Gdy plik zostanie wskazany, potwierdzamy przyciskiem [OK] :
Po jego załadowaniu, w zakładce: Szczegóły pliku pojawi się szereg informacji dotyczących tego pliku tj. kiedy nastąpił eksport dokumentów (data i godzina), ile jest kontrahentów i dokumentów przeznaczonych do zaimportowania, zakres ładowanych dokumentów wraz z opisem.
Kolejnym ważnym krokiem jest wskazanie: „Kont w systemie”, na które mają być zaksięgowane dokumenty. System rozpozna rodzaj transakcji, jakie będą w danym pliku i odpowiednio wymieni je w pozycji: „Konto importowane”. Do każdej transakcji, klikając w daną pozycję, należy z rozwijanej listy wskazać właściwe konto:
W przypadku importu z pliku JPK_PKPiR, możliwe będą następujące kategorie kont importowanych:
do których należy dopasować używane w programie SKP® konta w systemie:
Gdy określone zostały wszystkie powyższe parametry, możemy wrócić do importu. Należy przy tym pamiętać, że czynność tę wykonujemy tylko raz, gdyż konta zostaną zapamiętane przez SKP® .
Przy imporcie kontrahentów wymagane jest podanie nazwy skróconej i symbolu kontrahenta. Zaleca się jednak przekazywać dane dotyczące wyłącznie tych kontrahentów, którzy powiązani są z przesłanymi dokumentami. Szczegółowo analizowane są również dane dotyczące kontrahentów, w celu wyeliminowania ich powtórnego zapisania w programie SKP®. Sprawdzenie odbywa się poprzez porównanie kompletu pól z pliku pośredniczącego z ich odpowiednikami w programie SKP® .
Możemy też pominąć występujące w plikach oznaczenia GTU, procedur i typów, np. w sytuacji, gdy klienta biura je zaznaczył, lecz z uwagi na specyfikę swoich transakcji – nie powinien, możemy odrzucić wszystkie te oznaczenia zaznaczając opcję: „Pomiń oznaczenia GTU, typów dok. i procedur”.
W zakładce: Kontrahenci -> Opcje możemy wybrać sposób sprawdzania danych tzw. Stopień dokładności:
Do wyboru mamy:
- Ogólny (tylko NIP i Nazwa kontrahenta) lub
- Szczegółowy (wszystkie dane są porównywane).
Nie wszystkie dokumenty muszą być zaimportowane. Za pomocą Filtruj możemy wybrać odpowiedni zakres dokumentów przeznaczonych do importu, np. zaznaczamy te które mają być pominięte w imporcie:
Następnie w oknie: Filtruj wskazujemy warunek: Zaznaczone i wybieramy „nie” , potwierdzamy wybór przyciskiem [OK].
Gdy mamy już właściwą grupę importowanych dokumentów, możemy przystąpić do właściwego importu, wybierając przycisk [OK]:
Jeżeli wcześniej wykonaliśmy już import danych z danego pliku, to zostaną zaimportowane wyłącznie te dokumenty, których nie ma w systemie.
Po wybraniu [OK] rozpocznie się proces kontroli danych. Jeżeli występują sytuacje wymagające wyjaśnienia tzn. rozbieżności w listach Kontrahentów, pojawią się formularze do wykonania uzgodnień. Formularz taki przedstawiony jest za pomocą okna, w którym po lewej stronie są dane importowane, a po prawej dane systemowe, dzięki temu użytkownik może porównać dane między sobą, a różnice będą zaznaczone innym kolorem.
W przypadku wystąpienia rozbieżności w trakcie importu dokumentów, można skorzystać z trzech możliwości za pomocą klawiszy:
- Dopisać – za pomocą tego przycisku można automatycznie dopisać dane dotyczące kontrahenta z pliku importowanego do systemu.
- Przeksięgować – za pomocą tego przycisku można przeksięgować dokumenty dotyczące kontrahenta importowanego na te zapisane w systemie
- Przepisać – gdy chemy zamienić dane występujące w systemie dotyczące kontrahenta na dane importowane.
W naszym przykładzie importujemy z pliku JPK_V, gdzie kontrahent występuje wyłącznie w pełnej nazwie i numerze NIP, natomiast w systemie mamy wprowadzony także jego adres. Jeśli chcemy zachować te dane, wybieramy przycisk: [Przeksięgować].
Dokumenty po transmisji wykazane będą w Księgowaniu, natomiast kontrahenci będą dopisani do zakładki Kontrahenci.
Jeżeli jesteś już Użytkownikiem programu SKP® i nie posiadasz jeszcze dodatku: Import plików JPK, a chcesz importować do księgowania dokumenty klienta lub własne, wystawione w innej lokalizacji czy filli, zamów ten dodatek już dziś.
Wejdź do zakładki: Moje Konto > Zamówienie, dostępnego bezpośrednio z programu SKP® i przekonaj się, jak księgowanie może być proste.
Autor: Ewelina Mandziuk
Samodzielny Specjalista ds. Finansowych i Prawnych