E-deklaracje pojedyncze i masowe

Uwaga! Zwracamy uwagę, że przedstawione tu porady to jedynie instrukcja i należy ją dostosować do swoich potrzeb.

W programie istnieje możliwość tworzenia i wysyłania e-deklaracji z dostępnych formularzy.

Tworzenie e-deklaracji

Aby utworzyć dowolną e-deklarację należy wejść w programie do odpowiedniej zakładki z żądanym formularzem.

W przypadku chęci wysłania e-deklaracji PIT-4R wchodzimy w: Płace – PIT-4R i aktualizujemy deklarację za pomocą przycisku [Aktualizacja]. Deklaracja uzupełnia się zgodnie z wprowadzonymi danymi płacowymi.

Z tak stworzonej deklaracji można utworzyć e-deklarację wchodząc w: Opcje > E-Deklaracje.

Uruchamiane jest wtedy okno: „Lista utworzonych e-deklaracji„.

Możemy utworzyć e-deklarację używając przycisku [Utwórz bieżący e-formularz].

Utworzona e-deklaracja widoczna będzie na liście e-Deklaracji i będzie można wysłać ją na serwery Ministerstwa Finansów. Na liście będzie ona widoczna z datą stworzenia.

Wysyłanie e-deklaracji

Utworzoną e-deklarację można wysłać na serwery Ministerstwa Finansów za pomocą przycisku [Wyślij e-deklarację].

Można także użyć funkcji [Testuj wysyłkę e-deklaracji]. Wtedy to e-deklaracja zostanie wysłana na testowy serwer. Zalecamy stosować tę możliwość w pierwszych wysyłkach. Aby sprawdzić funkcjonowanie systemu wysyłki. Po paru testowych wysyłkach radzimy wysyłać już bezpośrednio na systemy MF.

Uwaga! Gdy wyślemy e-deklarację na serwer testowy i upewnimy się, że e-deklaracja została prawidłowo wysłana należy wysłać ją na właściwy serwer za pomocą [Wyślij e-deklarację].

Po kliknięciu przycisku wysyłki uruchomiony będzie kreator podpisu i wysyłki e-deklaracji.

W kreatorze należy zapoznać się z informacjami tam zawartymi i kliknąć [Dalej]. Ukaże się okno do sprawdzenia zawartości e-deklaracji, podpisania jej podpisem elektronicznym lub wysłania bez podpisu.

Po kliknięciu na [Podpisz] trzeba będzie wybrać certyfikat i podpisać e-deklarację podpisem elektronicznym. Gdy zostanie prawidłowo podpisana wyświetlone zostanie okno do wysyłki e-deklaracji, gdzie należy kliknąć [Wyślij].

Po kliknięciu na [Wyślij] program zapyta przed wysyłką:

A następnie wyśle e-deklarację na serwery Ministerstwa Finansów, co zostanie potwierdzone komunikatem:

Ostatnim krokiem będzie okno, na którym dostępne będą informacje o statusie wysłanego dokumentu.

Znajdować się tam będzie Numer Referencyjny, który służy do pobrania UPO – Urzędowego Potwierdzenia Odbioru.

W przypadku wysyłki bez podpisu JPK_V7/ 7K a także deklaracje roczne PIT-28, 36, -36L, -37, -38, -39 i kliknięciu [Wyślij bez podpisu] okaże się okno do wstawienia danych autoryzujących.

Kolejny etap wysyłki będzie podobny do wyżej opisanego.

Dla poprawnie wysłanej e-deklaracji dostępne będzie UPO – Pobierz Urzędowe Poświadczenie Odbioru. Jest to dokument potwierdzający przyjęcie e-deklaracji przez Ministerstw Finansów.

Dokument taki można wydrukować za pomocą przycisku [Wydruk] i zachować.

Po pobraniu UPO na oknie z listą e-deklaracji widoczna będzie data i godzina wysyłki oraz potwierdzenie, że pobrano UPO.

Wysyłanie masowe e-deklaracji

W przypadku wysyłki wielu e-deklaracji z różnych Firm prowadzonych w programie można usprawnić proces tworzenia i wysyłki e-deklaracji na serwery Ministerstwa Finansów.

Wystarczy wtedy utworzyć wszystkie pożądane e-deklaracje w odpowiednich miejscach dla danej Firmy np.: Księgi – Dekl. VAT, Płace – PIT-11, 40, PIT-4R.

Na oknie z listą e-deklaracji należy mieć zaznaczoną opcję „Uwzględniaj tę firmę w masowej wysyłce e-deklaracji”.

W module System wybieramy E-deklaracje masowe, po czym ukazuje nam się okno:

Na oknie tym klikamy [Importuj e-deklaracje z firm]. Zostaną zaimportowane wszystkie utworzone e-deklaracje z wszystkich dostępnych firm. Ukazane będą na liście, wraz z informacją, z jakiej firmy pochodzą, opisem deklaracji oraz datą i czasem utworzenia.

E-deklaracje te można dowolnie filtrować tworząc zestawy e-deklaracji. Do dyspozycji są:
• rodzaj e-deklaracji – możemy wybrać deklaracje okresowe (typu PIT-11, PIT-4R) oraz roczne (PIT-28, 36, -36L, -37, -38, -39),
• stan e-deklaracji – niewysłane, podpisane, wysłane bez UPO, wysłane z UPO,
• data utworzenia lub wysyłki – z wyborem miesięcy oraz roku.

E-deklaracje można także zaznaczać hurtowo – dzięki przyciskom [Zaznacz wszystkie], [Odznacz wszystkie], [Zaznacz niewysłane] lub [Zaznacz wysłane bez UPO].

Wybrane za pomocą filtra lub za pomocą funkcji zaznaczania e-deklaracje można hurtowo podpisać korzystając z funkcji [Podpisz wybrane e-deklaracje]. Pojawia się wtedy okno do wyboru certyfikatu dla każdej e-deklaracji oddzielnie.

Po podpisaniu wszystkich e-deklaracji na liście e-deklaracji widoczne jest w kolumnie: „Podpisano” tak, co oznacza, że e-deklaracje zostały prawidłowo podpisane podpisem elektronicznym.

Gdy wybrane e-deklaracje zostaną podpisane można je wysłać za pomocą przycisku [Wyślij wybrane e-deklaracje]. Zostaną jednocześnie wysłane wszystkie wybrane e-deklaracje. Zostanie to odnotowane poprzez wstawienie na liście e-deklaracji daty i godziny wysyłki oraz informacji na temat UPO.

Gdy zostanie zwrócone UPO widoczne w tabeli w kolumnie UPO będzie „tak”. Możliwe wtedy będzie hurtowe pobranie UPO za pomocą przycisku [Pobierz Urzędowe Potwierdzenie Odbioru dla wybranych].

UPO można także pobrać dla pojedynczej e-deklaracji. Służy temu przycisk [Pobierz UPO]. Przycisk ten widoczny jest z prawej stronie okna, gdy kursor znajduje się na e-deklaracji, która została wysłana. W przypadku, gdy nie jest wysłana i w kolumnach wysłano oraz UPO jest puste miejsce, przycisk ten posiada wówczas postać [Pokaż dokument przed podpisem].

Wszystkie zaznaczone e-deklaracje na liście, czy to wysłane czy nie, można usunąć za pomocą przycisku [Usuń wybrane e-deklaracje z listy], należy jednak zachować ostrożność, by nie usunąć prawidłowych deklaracji.

Po udanej wysyłce wchodzimy do firmy, do okna e-deklaracji np. PIT-4R, a następnie klikamy na przycisk [Synchronizuj z wysyłką masową] sprawdzone będą wówczas wszystkie e-deklaracje i zaimportowane do Firmy wszelkie dotyczące jej zmiany.