Aby sporządzić korektę VAT-UEK należy przejść do zakładki: Księgi > VAT-UEK > Dodaj korektę. Zostaną…
Procedura SME – prostsze zasady VAT dla małych firm w UE
Data ostatniej edycji: 2026-03-12 Data dodania: 2026-03-09
Od 1 stycznia 2025 roku małe i średnie firmy w UE zyskują nową możliwość. Dzięki procedurze SME mogą korzystać ze zwolnienia z VAT nie tylko w kraju siedziby, ale także w innych państwach UE. Dotychczas przedsiębiorcy, którzy sprzedawali swoje towary lub usługi za granicą, musieli rejestrować się do VAT w każdym kraju osobno. Teraz wystarczy spełnić określone warunki i można korzystać z uproszczonego mechanizmu, który oszczędza czas, pieniądze i formalności.
Procedura SME to szansa dla małych firm, aby rozwijać sprzedaż transgraniczną bez zbędnych komplikacji podatkowych. W praktyce oznacza to, że jeśli roczny obrót nie przekracza limitu 200 000 zł, przedsiębiorca może korzystać ze zwolnienia z VAT w całej UE – w prosty i przejrzysty sposób. W naszym artykule pokażemy, jak działa procedura SME, jakie korzyści daje i co zrobić, aby od razu móc z niej skorzystać.
Czym jest procedura SME?
Procedura SME jest nowym rozwiązaniem podatkowym wprowadzonym w Unii Europejskiej od 1 stycznia 2025 roku. Jej celem jest ułatwienie działalności małym przedsiębiorcom, którzy sprzedają swoje towary lub usługi do innych krajów UE.
Dzięki procedurze SME możemy korzystać ze zwolnienia z VAT także w innych państwach członkowskich- nawet jeśli nie mamy tam siedziby firmy. Wystarczy że złożymy w swoim kraju tzw. uprzednie powiadomienie, czyli zgłosimy chęć korzystania z tej procedury.
Zwolnienie z VAT w ramach SME działa podobnie jak krajowe zwolnienie podmiotowe – opiera się na wysokości obrotów przedsiębiorcy. Oznacza to, że mała firma z Polski, która zajmuje się sprzedażą towarów do Niemiec czy Francji nie będzie musiała rejestrować się tam jako podatnik VAT. Istotne jest aby spełnić określone warunki.
Z tej możliwości mogą skorzystać wyłącznie mali przedsiębiorcy z krajów Unii Europejskiej. Musimy jednak pamiętać że nie wszystkie państwa członkowskie wdrożyły jeszcze tę procedurę. W krajach, które jej nie stosują, nadal obowiązują dotychczasowe zasady rozliczania VAT.
Ważne!
Korzystając ze zwolnienia w innych krajach, nie będziemy mogli odliczyć VAT od zakupionych towarów i usług. Dotyczy to sytuacji, gdy te zakupy służą sprzedaży zwolnionej z VAT w innym kraju. Oznacza to że jeśli kupujemy w Polsce towary i usługi, a następnie wykorzystujemy je do sprzedaży zwolnionej z VAT w innym kraju UE, nie odzyskamy zapłaconego VATu.
Procedura SME - kto może skorzystać ze zwolnienia?
Procedura SME skierowana jest do małych i średnich przedsiębiorców z krajów Unii Europejskiej. Możemy z niej skorzystać, gdy prowadzimy działalność handlową lub usługową na terenie więcej niż jednego państwa członkowskiego.
Aby móc skorzystać ze zwolnienia, musimy spełnić kilka warunków:
- Limit obrotu– całoroczna sprzedaż, bez VAT, nie może przekroczyć 100 000 euro ani w poprzednim, ani w bieżącym roku podatkowym. Limit ten dotyczy wszystkich transakcji w 27 krajach UE.
- Spełnienie krajowych zasad zwolnienia podmiotowego z VAT– musimy mieć prawo do zwolnienia z VAT w swoim kraju. W Polsce dotyczy to firm, których roczna sprzedaż nie przekracza 200 000 zł. Procedura SME nie uwzględnia zwolnienia przedmiotowego z VAT.
- Spełnienie lokalnych wymogów w kraju odbiorcy– musimy przestrzegać wewnętrznych regulacji państwa, w którym chcemy korzystać ze zwolnienia. Przykładowo, jeśli w danym kraju próg zwolnienia jest niższy, jesteśmy zobowiązani go przestrzegać. Opis warunków dostępny jest na stronie Komisji Europejskiej.
- Brak obowiązku rejestracji VAT– nie możemy prowadzić sprzedaży towarów lub usług, które w danym kraju wymagają obowiązkowej rejestracji do VAT.
- Kraj musi stosować procedurę SME– nie wszystkie państwa członkowskie wdrożyły przepisy. Aby skorzystać ze zwolnienia, kraj do którego trafia sprzedaż, musi mieć wdrożoną procedurę SME.
Czym jest symulator SME?
Z procedury mogą korzystać także przedsiębiorcy zarejestrowani w Polsce jako czynni podatnicy VAT, o ile spełniają powyższe limity.
Istotne jest że limit 100 000 euro liczony jest dla całej sprzedaży w UE, a nie oddzielnie dla każdego kraju. Wartość tę przelicza się według kursu ogłoszonego przez Europejski Bank Centralny w pierwszym dniu roku podatkowego. Jeżeli w tym dniu kurs wymiany nie zostanie opublikowany, przyjmujemy wartość kursu z następnego dnia, w którym został ogłoszony.
Od grudnia 2024 roku przedsiębiorcy mogą skorzystać z unijnego symulatora SME, który pomoże sprawdzić, czy firma spełnia warunki zwolnienia.
Procedura SME jest dobrowolna, dlatego przedsiębiorca może zdecydować, że w jednym kraju UE będzie korzystał ze zwolnienia z VAT, a w innym pozostanie czynnym podatnikiem. Takie rozwiązanie daje elastyczność i pozwala dopasować sposób rozliczeń do specyfiki działalności.
Jakie są ograniczenia stosowania procedury SME?
Nie wszystkie transakcje mogą być objęte procedurą SME. Najważniejsze wyłączenia to:
- transakcje B2B (business-to-business) – procedura dotyczy wyłącznie sprzedaży na rzecz konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej),
- dostawy towarów objętych procedurą odwrotnego obciążenia,
- świadczenie usług elektronicznych (np. sprzedaż treści cyfrowych online).
W przypadku tych transakcji nie ma znaczenia ich wartość ani to, że mieszczą się w limicie zwolnienia – ze względu na charakter odbiorcy lub rodzaju sprzedaży nie mogą być objęte procedurą SME.
Przykład 1.
Unijny przedsiębiorca z siedzibą we Francji w okresie od stycznia do lipca 2025 roku uzyskał sprzedaż do Polski w kwocie 180 000 zł (ok. 43 063 EUR). Dodatkowo osiągnął sprzedaż do Włoch w wysokości 40 000 EUR oraz do Słowacji w wysokości 10 000 EUR. Łączna wartość sprzedaży w całej Unii Europejskiej wyniosła 93 063 EUR, a więc przedsiębiorca nie przekroczył limitu 100 000 EUR.
We Francji nadal spełnia warunki krajowego zwolnienia z VAT. Może korzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME zarówno w Polsce, jak i w pozostałych krajach, w których prowadzi sprzedaż.
Przykład 2
Polski przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT osiągnął w okresie od stycznia do maja 2025 roku sprzedaż krajową w wysokości 150 000 zł (ok. 35 155 EUR). Dodatkowo sprzedał towary do Czech za 50 000 EUR i do Węgier za 30 000 EUR. Łączny obrót w całej Unii wyniósł 115 155 EUR, co oznacza przekroczenie unijnego limitu 100 000 EUR.
W takiej sytuacji przedsiębiorca traci prawo do zwolnienia z VAT w ramach procedury SME w całej Unii Europejskiej od momentu przekroczenia limitu. Nadal może jednak korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce, ponieważ jego krajowa sprzedaż nie przekroczyła 200 000 zł.
Jak uzyskać zwolnienie z VAT w ramach procedury SME?
Aby skorzystać ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, musimy najpierw złożyć odpowiednie powiadomienie o zamiarze korzystania z tego systemu.
Zgłoszenie przez polskiego przedsiębiorcę
Polski przedsiębiorca, który chce skorzystać ze zwolnienia z VAT w innym kraju UE, musi wykonać kilka kroków:
- Złożyć zgłoszenie VAT-R z informacją o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w ramach SME w innym kraju UE.
- Wysłać elektroniczne powiadomienie o chęci skorzystania z procedury SME do Naczelnika Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.
- Oczekiwać na nadanie numeru EX lub potwierdzenie, że może dalej używać już przyznanego numeru.
W zgłoszeniu przedsiębiorca podaje:
- dane swojej firmy,
- wysokość obrotów w bieżącym i poprzednim roku,
- listę krajów UE, w których chce korzystać ze zwolnienia.
Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście rozpatruje sprawę w terminie 35 dni roboczych od dnia jej wpływu. Po weryfikacji urząd przekazuje informacje do wskazanych państw. Gdy dane państwo potwierdzi prawo do zwolnienia, przedsiębiorca może rozpocząć sprzedaż w tym kraju bez naliczania VAT.
Jeśli przedsiębiorca chce rozszerzyć zwolnienie na kolejne kraje, powinien złożyć aktualizację powiadomienia.
Zgłoszenie przez przedsiębiorcę z innego kraju UE
Przedsiębiorca z siedzibą w jednym z krajów Unii Europejskiej, który chce korzystać ze zwolnienia w Polsce, musi:
- powiadomić swój kraj o zamiarze korzystania ze zwolnienia w Polsce,
- uzyskać indywidualny numer identyfikacyjny EX, który będzie wykorzystywany w całej UE.
Numer EX jest potwierdzeniem, że przedsiębiorca został zarejestrowany w procedurze SME i może korzystać ze zwolnienia z VAT w Polsce. Zwolnienie zaczyna obowiązywać od dnia, w którym kraj siedziby przedsiębiorcy potwierdzi nadanie lub stosowanie numeru EX. Jeśli przedsiębiorca nie spełni wymaganych warunków, urząd skarbowy może odmówić przyznania zwolnienia. W takiej sytuacji przedsiębiorca ma prawo złożyć zażalenie.
Numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT w ramach procedury SME (Small and Medium Enterprises) składa się z czterech elementów:
- Numerycznego kodu kraju ISO – w przypadku Polski jest to PL (numeryczny kod ISO Polski – 616)
- Numeru NIP – dla polskich podatników jest to aktualny NIP nadany przez polski urząd skarbowy. W innych krajach UE numer ten jest nadawany zgodnie z lokalnymi zasadami danego państwa członkowskiego.
- Myślnika „–”.
- Sufiksu „EX” – oznaczającego zwolnienie z VAT w ramach procedury SME.
Przykład: PL7582398411–EX
Obowiązki po rejestracji
Przedsiębiorca korzystający z procedury SME ma obowiązek składać kwartalne raporty o swoich obrotach. Raporty te przesyła się do końca miesiąca następującego po zakończeniu kwartału (formularz SME-IK).
W raporcie należy wykazać:
- obrót osiągnięty w każdym kraju UE,
- łączną sprzedaż w całej Unii,
- ewentualne przekroczenie limitu 100 000 euro.
Ważne!
Jeśli w trakcie kwartału przedsiębiorca przekroczy limit 100 000 euro, musi poinformować o tym urząd w ciągu 15 dni roboczych od dnia przekroczenia progu.
Faktury i ewidencje w procedurze SME
W ramach procedury SME obowiązki dotyczące faktur i ewidencji są uproszczone, ale wciąż istotne. Powinniśmy wiedzieć, kiedy musimy wystawić fakturę, a kiedy możemy tego uniknąć.
Przedsiębiorca z innego kraju Unii Europejskiej, który korzysta w Polsce ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME, nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży dotyczącej transakcji zwolnionej z VAT. Takie prawo wynika z art. 106b ust. 2 ustawy o VAT.
Fakturę należy jednak wystawić, jeśli nabywca towaru lub usługi o nią poprosi. Żądanie musi zostać zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dostarczyliśmy towar, wykonaliśmy usługę lub otrzymaliśmy zapłatę.
Przedsiębiorca może także dobrowolnie wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT. W takim przypadku musimy umieścić na niej swój indywidualny numer identyfikacyjny zwolnienia z VAT w ramach SME, nadany przez administrację podatkową kraju, w którym mamy siedzibę. Jeśli faktura nie jest wystawiana i tak powinniśmy przekazać odbiorcy swój numer SME. Dzięki temu odbiorca może zweryfikować, czy zwolnienie z VAT jest prawidłowo stosowane.
Obowiązek prowadzenia ewidencji
Przedsiębiorca, który stosuje zwolnienie w ramach SME w Polsce, ma obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży. Należy ją uzupełniać na bieżąco – najpóźniej przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.
Ewidencja służy do ustalenia wartości sprzedaży i porównania jej z limitem zwolnienia z VAT, który wynosi 100 000 euro.
Rezygnacja ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME
Jeśli korzystaliśmy ze zwolnienia z VAT w innych krajach Unii Europejskiej w ramach procedury SME, możemy w dowolnym momencie dobrowolnie z niego zrezygnować. Decyzja ta może dotyczyć jednego, kilku lub wszystkich krajów, w których zgłosiliśmy swoje uczestnictwo.
Kiedy rezygnacja zacznie obowiązywać?
Moment, od którego rezygnacja zacznie obowiązywać zależy od tego, w którym miesiącu kwartału ją zgłosimy:
- Jeśli zrezygnujemy w pierwszym lub drugim miesiącu kwartału (np. styczniu lub lutym), rezygnacja zacznie obowiązywać od początku kolejnego kwartału (czyli od 1 kwietnia).
- Jeśli złożymy rezygnację w trzecim miesiącu kwartału (np. w marcu), rezygnacja wejdzie w życie dopiero od drugiego miesiąca kolejnego kwartału (czyli od 1 maja).
Jeśli podejmiemy decyzję o całkowitej rezygnacji ze zwolnienia z VAT we wszystkich krajach członkowskich UE, następują kolejne kroki formalne:
- Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście wyda postanowienie o dezaktywacji naszego polskiego numeru EX.
- Postanowienie to będzie miało natychmiastowy skutek, czyli nasz numer EX zostanie wyłączony bez zbędnej zwłoki.
Procedura SME a VAT OSS – dwa różne sposoby rozliczania sprzedaży w Unii Europejskiej
Procedura zwolnienia z VAT SME oraz unijna procedura VAT OSS mają charakter dobrowolny. Oznacza to, że sami decydujemy, czy chcemy z nich korzystać. Obie procedury pozwalają uprościć rozliczenia podatkowe w handlu wewnątrzunijnym, ale różnią się zasadniczo sposobem opodatkowania sprzedaży.
W ramach procedury VAT OSS podatnik działa w Unii Europejskiej jako czynny podatnik VAT. Możemy sprzedawać towary lub świadczyć usługi do dowolnego kraju UE bez konieczności rejestrowania się do VAT w każdym z nich. Wystarczy jedna rejestracja w Polsce – w Drugim Urzędzie Skarbowym Warszawa-Śródmieście – i składanie kwartalnych deklaracji obejmujących całą sprzedaż w UE.
Z kolei procedura SME dotyczy sprzedaży z wykorzystaniem zwolnienia z VAT w innych krajach Unii. Dzięki niej podatnik może sprzedawać towary lub usługi bez naliczania VAT w państwach członkowskich, do których kieruje sprzedaż.
Nie możemy jednocześnie stosować obu procedur wobec tego samego kraju. Musimy wybierać, czy chcemy korzystać ze zwolnienia w ramach SME, czy rozliczać podatek jako czynny podatnik w ramach VAT OSS. Możemy jednak łączyć te rozwiązania w zależności od kierunku sprzedaży – np. stosować zwolnienie SME dla części krajów UE, a dla pozostałych rozliczać VAT poprzez OSS. Kluczowe jest przy tym monitorowanie limitów i warunków obowiązujących w każdej z procedur.
Autor: Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
