Jak w SKP^® zastosować postanowienia Rozporządzenia z 07.01.2022 roku – konkretne przykłady

Data publikacji: 24.01.2022 r.

Zobacz również FILM: Jak w SKP^® przygotować listę płac wg Rozporządzenia 07.01.2022 r. >

Od 2022 roku jesteśmy świadkami wielkiej rewolucji podatkowej: brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej od podatku, ulga dla klasy średniej to tylko niektóre z nowości, jakie wprowadza nowy Polski Ład.

Pensje pracowników wypłacone do 10. dnia stycznia 2022 roku, naliczone zostały według nowych przepisów, które wprowadził tzw. Polski Ład. Okazało się jednak, że mimo zapowiedzi rządu o tym, że pracownicy skorzystają na zmianach podatkowych, w niektórych przypadkach otrzymali oni wynagrodzenie niższe niż przed zmianami.

W związku z tym, w dniu 7 stycznia 2022 roku pojawiło się Rozporządzenie Ministra Finansów zmieniające termin poboru i przekazania przez niektórych płatników zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Nowe rozporządzenie obowiązuje od 8 stycznia 2022 roku i dotyczy według ustawodawcy jedynie przedłużenia terminów płacenia podatku od przychodów z tytułu:
– zatrudnienia na etacie,
– umowy zlecenia,
– emerytury i renty,
uzyskanych od dnia 1 stycznia 2022 roku do dnia 31 grudnia 2022 roku w wysokości do 12 800 zł brutto za miesiąc.

Co oznacza to w praktyce?

Każda wypłata dokonana po 7 stycznia 2022 roku ma być wyliczona zgodnie z tym Rozporządzeniem. Każda, nawet ta wypłacona już pracownikowi z początkiem stycznia.

W przypadku, gdy w styczniu 2022 r. wypłata została już naliczona, a pobrana od niej zaliczka była zbyt wysoka, a nie została jeszcze ona przekazana na rachunek urzędu skarbowego, należy ją przeliczyć ponownie, a nadwyżkę, jak to określono w przepisach, niezwłocznie oddać pracownikowi.

Owy limit przychodów należy rozpatrywać odrębnie na każdego tytułu zatrudnienia, czyli jeżeli mamy pracownika zatrudnionego u nas na umowę o pracę i umowę zlecenia, to limit 12 800 zł należy sprawdzać osobno dla wypłat z każdego z tych dwóch rodzajów umów.

Jedyną możliwością, aby płatnik nie musiał stosować przesunięcia terminu określonego w Rozporządzeniu, jest złożenie przez pracownika wniosku o niestosowanie nowego mechanizmu poboru zaliczek. Ale złożyć go może jedynie ta osoba, która nie przekazała swojemu pracodawcy formularza PIT-2 i tym samym jej zaliczka na podatek nie jest pomniejszana o ½ kwoty zmniejszającej podatek. W roku 2022 r. kwota zmniejszająca podatek wynosi 425 zł.

Jak zapewnia ministerstwo rozporządzenie nie zmienia zasad opodatkowania – zmienia tylko technikę poboru zaliczek na podatek dochodowy na korzyść podatnika. Ale czy tak jest na pewno?

Jak działa nowy mechanizm obliczania i poboru zaliczek na PIT, do którego zobowiązuje nas Rozporządzenie?

Po pierwsze: Zaliczkę na podatek musimy policzyć dwa razy:

• raz według nowych zasad, które weszły od 1 stycznia 2022,
• a potem drugi raz według „starych” parametrów obowiązujących do 31 grudnia 2021 r.

Zatem przy obliczaniu zaliczki na nowych zasadach uwzględnimy koszty uzyskania przychodu, kwotę wolną przy złożonym PIT-2 i ulgę dla klasy średniej, o ile pracownik nie złożył rezygnacji z jej stosowania i jego przychody mieszczą się w limicie tej ulgi.

Natomiast przy wyliczeniach podatku wg starych zasad uwzględnić będziemy musieli niższą, zeszłoroczną kwotę zmniejszającą podatek (43,76 zł) oraz pomniejszyć tę zaliczkę o składkę zdrowotną (7,75% podstawy wymiaru składki).

Dalej: porównujemy jedną z drugą, by stwierdzić która zaliczka jest mniejsza.

Następnie: Jeśli zaliczki według starych zasad są wyższe – liczymy zaliczkę po nowemu.

Jeżeli zaliczki według starych zasad są niższe – wtedy stosuje się Rozporządzenie i pobiera się zaliczki w mniejszej wysokości (czyli według starych zasad).

A co z „nadwyżką” pomiędzy nowymi zasadami a starymi zasadami? Trafia ona, do jakby „przechowalni”, bowiem jest ona odroczona i pobrana zostanie później:

• albo w miesiącu, w którym powstanie ujemna różnica pomiędzy zaliczkami na starych
  i nowych zasadach – ale tylko do wysokości owej różnicy w danym miesiącu,
• albo jeśli taka sytuacja nie wystąpi, pracownik sam rozliczy ewentualną nadwyżkę w swoim zeznaniu rocznym.

Celowo słowo nadwyżka ujęliśmy w cudzysłowie, bowiem nadwyżka jest de facto niedopłatą, którą „kiedyś” i tak należy oddać fiskusowi.

Na pierwszy rzut oka może nie wydaje się to skomplikowane, ale sytuacja trudniejsza w przypadku kilku wynagrodzeń w miesiącu. Musimy bowiem patrzeć globalnie na cały miesiąc. Przy pierwszej wypłacie wynagrodzenia sprawdzamy więc, czy mamy stosować ten mechanizm z rozporządzenia i jeżeli tak, to stosujemy go. Przy drugiej wypłacie wynagrodzenia ponownie sprawdzamy, czy nie przekroczony został limit 12 800 zł. Jeżeli nie, to również postępujemy zgodnie z rozporządzeniem.

A jeśli limit został przekroczony, to jako płatnicy będziemy musieli skorygować pobór zaliczki w skali miesiąca do wysokości zaliczki obliczonej według nowych zasad.

Co zrobić z nadwyżką podatku, gdy powstanie ujemna różnica?

Niepobraną część nadwyżki z poprzednich okresów zaczynamy rozliczać w miesiącu, w którym wystąpi ujemna różnica między zaliczką obliczoną na nowych zasadach a zaliczką obliczoną na starych zasadach. Wówczas nadwyżkę doliczamy w takiej części, aby nie przekroczyć wysokości tej ujemnej różnicy. Czyli zaliczka pobrana za ten miesiąc nie może być wyższa niż zaliczka obliczona na starych zasadach. Jeżeli okaże się, że rozliczona będzie tylko część nadwyżki, to pozostała wartość będzie pobrana w kolejnych miesiącach, w których ponownie wystąpi ujemna różnica albo pracownik wykaże niedopłatę w swoim zeznaniu rocznym.

Wyliczając zaliczki za danym miesiąc, musimy więc cały czas pamiętać o tym, że w poprzednich okresach gromadzona była dodatnia różnica i nie możemy zapominać o jej doliczeniu w obecnym okresie. Nie trudno się oprzeć wrażeniu, że pracownik, czy zleceniobiorca będzie się cieszył większą wypłatą tylko w trakcie roku.

Bowiem może się okazać, że na koniec roku będzie musiał uregulować znaczną niedopłatę podatku.

Nie nam, producentowi oprogramowania oceniać, czy owe rozporządzenie jest zgodne z konstytucją i ordynacją podatkową. Jednakże uważnie śledzimy opinie doradców i ekspertów podatkowych w tym zakresie i naszym obowiązkiem jest wprowadzenie wszystkich zmian w przepisach, które mają swoje odbicie w programie. A niewątpliwie to Rozporządzenie ma, gdyż nie same terminy ulegają zmianom, ale wprowadzono de facto nowe zasady poboru zaliczek.

Pozostawiamy więc Państwu wybór, czy stosować to rozporządzenie, czy też przeliczać wynagrodzenia pracowników wyłącznie „po nowemu”.

Tyle teorii. Przejdźmy do prezentacji programu.

Jak w SKP^® zastosować postanowienia Rozporządzenia z 07.01.2022 roku – konkretne przykłady

Ważne: Aby sporządzić listy płac wg Rozporządzenia, należy zaktualizować program SKP® z roku 2022 do wersji 22.0.0.3 lub wyższej! 

W Danych Płatnika, w zakładce Podstawowe systemowo zaznaczona jest opcja: Stosuj Rozporządzenie MF zmieniające zasady pobierania i przekazywania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z dnia 7 stycznia 2022 roku:

Jeżeli opcja ta będzie zaznaczona, to rozporządzenie będzie stosowane podczas wyliczania zaliczek i nastąpi porównanie zaliczek w dwóch opcjach:

Bez tego zaznaczenie nie będzie owego porównania i stosowane będą wyłącznie postanowienie Polskiego Ładu:

Jeżeli pozostawimy to oznaczenie program będzie kontrolował limit wynagrodzenia i przy kwocie powyżej 12 800 zł brutto, wynagrodzenie jest naliczane wyłącznie wg. nowych zasad.

Przykład I: Jak postąpić, gdy wynagrodzenia za m-c styczeń zostały już wypłacone

Nasz pracownik: Jan Kowalski otrzymuje miesięczną wypłatę w kwocie 12 000 brutto. Nie złożył nam wniosku o stosowanie podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Zaznaczyliśmy więc w programie: „k”. Otrzymaliśmy również formularz PIT-2. Zastosowaliśmy więc ulgę podatkową, czyli kwotę zmniejszającą podatek . Naliczyliśmy wypłatę w dniu 7 stycznia i została ona wypłacona pracownikom.

Obecnie mamy więc, taki obraz w Płacach:

Teraz stoimy przed koniecznością ponownego przeliczenia płac zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia.

Aby ułatwić Państwu tę czynność, wprowadziliśmy do programu SKP® mechanizm automatycznej korekty naliczonych w styczniu 2022 roku wynagrodzeń i utworzenia drugiej listy płac, na której wprowadzona będzie „nadwyżka” zaliczek pracownikom (jeżeli z przeliczeń taka będzie wynikała).

Jeżeli wcześniej listy płac nie były stosowane, a chcemy wypłacić „nadpłatę” jeszcze w miesiącu styczniu, wymagane jest założenie dodatkowej listy płac.

Przechodzimy do Danych Płatnika i w pozycji: Ilość dodatkowych list płac prowadzonych przez Firmę zaznaczamy jedną lub dwie listy.

W zakładce Płace i ZUS w Opcjach wybieramy: Korekta wynagrodzenia za styczeń 2022.

Funkcja ta dokonuje przeliczenia płac m-ca styczeń i ewentualnego przesyłu nadpłaty do kolejnej listy płac. W oknie korekty: dokonujemy wyboru, czy działanie to ma być dokonane tylko dla wskazanej osoby, czy dla całej listy.

Jeżeli chcemy od razu wykonać też przeszył nadpłaty zaliczki do zwrotu pracownikowi- zaznaczamy: Przepisz nadpłatę zaliczki do wybranej listy płac.
Do wyboru mamy tu:
– Listę dodatkową nr 1
– Listę dodatkową nr 2
– Listę główną, jeżeli nie wykorzystaliśmy jej do pierwszej wypłaty.

Możemy też wybrać, do którego miesiąca ma zostać dodana nadwyżka do wypłaty. Dostępne są tu miesiące: styczeń, luty bądź marzec. Zakładamy bowiem, iż tylko w początkowych okresach nowego roku będzie dokonywany niezwłoczny zwrot, czyli w najbliższym obiektywnie możliwym terminie.

Po wybraniu „ok”, SKP® automatycznie przeliczy wysokość zaliczki na podatek według nowych zasad:

Jej wartość zostanie wykazana w pozycji: zaliczka na podatek „Polski Ład”. W naszym przykładzie wynosi ona 1.293 zł, a według starych zasad –872 zł , co pokazuje pozycja: „zaliczka na podatek wg zasad 2021”. Program dokonał porównania, z którego wynika, iż różnica w zaliczkach wynosi 421 zł.

Na prezentowanym przykładzie widać, iż stare zasady były dla pracownika korzystniejsze i kwota 872 zł będzie przekazana do urzędu skarbowego a nadwyżka w kwocie 421 zł zwrócona pracownikowi.

Jak to zostało wyliczone?

Jeżeli podczas wyboru tego specjalnego przeliczenia płac zaznaczony był kwadrat: Przepisz nadwyżkę zaliczki z listy głównej do wybranej listy płac, to w zaliczkach zostanie umieszczana dodatnia Różnica, w Składnikach wynagrodzenia z nowym kodem 80 – z opisem: „zwrot nadwyżki podatku” bez zaznaczenia kropek, bez „k” i bez „u”. Wyliczana jest tylko kwota do wypłaty.

Zwróćmy uwagę, że na przeliczanej liście płac pojawił się czerwony napis: KOREKTA. W jakim celu? Aby zaznaczyć fakt, iż lista została zmodyfikowana i nie jest tożsama z tą, na podstawie której, były wypłacane wynagrodzenia pracownikom w dniu pierwszej wypłaty.

Jest to działanie jednorazowe. Kolejne wypłaty będą już uwzględniały postanowienia Rozporządzenia i będą stosowane, aż do momentu, gdy z owego porównania wyjdzie nam ujemna zaliczka.

Do tego czasu nadpłata ta trafia do „poczekalni” i jest kumulowana w pozycji: niedopłata roczna podatku.

W naszym przykładzie ujemna różnica w kwocie minus 391 zł wystąpi we wrześniu 2022 roku:

Wyliczając wynagrodzenie wg zasad z 2021 roku, nastąpiło przejście na drugi próg podatkowy, przekroczona została kwota dochodu 85 528 zł brutto, a w 2022 limit ten został podniesiony do kwot 120 tyś zł. Korzystniejszą jest więc zaliczka wyliczona wg Polskiego Ładu, bowiem przyjmie ona wartość 1.293 zł, podczas gdy wg starych zasad wyniosłaby 1.684 zł. Kwota 1.293 zł jest zatem przyjmowana jako: Razem zaliczka na podatek.

Ale to nie wszystko, bowiem przyszedł czas na rozliczenie niedopłaty, jaka zgromadziła się do sierpnia w łącznej kwocie 3.368 zł. Jako że we wrześniu ujemna różnica wyniosła tylko 391 zł, to tylko do tej wartości możemy w tym miesiącu rozliczyć niedopłatę podatku.

W edycji wynagrodzeń dostępny jest przycisk N – gdzie dokonujemy owego rozliczenia.

Po jego wybraniu pojawi się tabela, w której wykazane będą w ujęciu całego roku wyliczone zaliczki wg Nowego Ładu i zasad z 2021 roku.

Różnica w zaliczkach wynikła z ich porównania, będzie pokazana w ujęciu skumulowanym w kolumnie: Różnica narastająco. Wpisujemy jaką kwotę chcemy rozliczyć i Poprzez przycisk: Dolicz niedopłatę dokonujemy owego rozliczenia. Program nie pozwoli rozliczyć kwoty wyższej, niż wartość ujemnej różnicy.

W momencie dokonania rozliczenia, wartość ta pojawi się w kolumnie: Doliczenie w miesiącu dokonania tej czynności, natomiast wartość pozostałej jeszcze niedopłaty, pokazana będzie w kolumnie: Nadpłata roczna do rozliczenia.

W kolejnym miesiącu: październiku wyszła ponownie ujemna różnica, tym razem już w wyższej kwocie: 1.138 zł i dokonamy kolejnego rozliczenia tylko w tej wartości:

Tak samo w listopadzie – tu również oddamy w zaliczce: 1.138 zł:

Natomiast w grudniu pojawiła się ujemna różnica: 949 zł, ale zostało nam do rozliczenia tylko
701 zł i taką wartość doliczymy po raz ostatni do zaliczki na podatek.

W oknie tej tabeli pojawi się tyle wpisów, ile list dodatkowych jest wybranych, przy czym:
1 – oznacza listę główną,
2 – dodatkową nr 1,
3 – dodatkową nr 2.

Zatem będziemy w częściach doliczać kwotę nadwyżki z poprzednich miesięcy, aż do jej całkowitego rozliczenia lub zakończenia roku podatkowego.

Przykład II: Jak postąpić w przypadku, kiedy w roku podatkowym nie wystąpi ujemna zaliczka

Może się jednak zdarzyć, co możemy zaobserwować w przypadku umów zleceń, gdzie nie jest stosowana ulga podatkowa, że ujemna wypłata nie wystąpi w całym roku podatkowym.

Dla przykładu weźmy zleceniobiorcę: Pana Nowaka zarabiającego brutto 9 000 zł. Co miesiąc będzie mu się „odkładać” kwota 602 zł, bowiem wg Polskiego ładu jego zaliczka wynosić będzie: 1 056 zł, natomiast wg starych zasad: 454 zł

W tym wypadku, po zakończeniu roku 2022 zgromadzi się kwota: 7 224 zł, którą to ( o ile zleceniobiorca nie będzie miał jakiś dodatkowych odliczeń zmniejszających dochód lub podatek), będzie musiał w całości rozliczyć w zeznaniu rocznym i wpłacić do urzędu skarbowego niedopłatę podatku. Oczywiście bez odsetek, bowiem przesunięcie terminów nastąpiło przecież w zgodzie
z przepisami owego Rozporządzenia.

Z myślą o takich sytuacjach ustawodawca przewidział możliwość złożenia przez pracownika: Wniosku o nieprzedłużaniu terminów przekazywania nadwyżki zaliczki.

Szablony wniosków i oświadczeń związane z Polskim Ładem w SKP®

W programie istnieje możliwość wygenerowania m.in. wyżej wspomnianego Wniosku o nieprzedłużaniu terminów przekazywania nadwyżki zaliczki.

Aby tego dokonać należy wejść do zakładki: Dane osobowe > Wydruk > Drukuj wg szablonu.
Tam z dostępnej listy wybieramy: Wniosek o nieprzedłużanie terminów poboru zaliczek:

Wówczas na druku tym zostaną automatycznie wstawione dane osobowe pracownika i płatnika. Wystarczy wydrukować taki wniosek i przekazać pracownikowi do podpisu.

Dodatkowo do wydruków dodane zostały inne ważne szablony wniosków i oświadczeń:

• wniosek o niestosowanie ulgi dla pracowników (dla klasy średniej);
• wniosek o niestosowanie podstawowych kosztów uzyskania przychodu;
• oświadczenie w celu niepobierania zaliczki podatkowej (od przychodów z tytułu umów cywilnoprawnych);
• oświadczenie o zwolnieniu z podatku powyżej 4 dzieci ( w którym podatnik oświadcza o spełnianiu warunków do korzystania z ulgi dla rodzin);
• oświadczenie o zwolnieniu podatku dochodowego w razie przeniesienia do Polski (dotyczące spełnianiu warunków do korzystania z ulgi na powrót);
• oświadczenie o zwolnieniu z podatku powyżej 60 (w przypadku z ulgi dla pracujących emerytów).

Wracając do tematu naszego szkolenia: jeżeli pracownik złoży nam Wniosek o nieprzedłużaniu terminów przekazywania nadwyżki zaliczki, fakt jego otrzymania zaznaczamy w: Danych osobowych, jednocześnie wskazując miesiąc, od którego wniosek ten ma być stosowany.

Przykład III: Przekroczenie limitu 12 800 zł brutto miesięcznych przychodów

Na przykładzie wynagrodzenia Pani Piotrowskiej Katarzyny, zobaczmy co należy zrobić w przypadku, gdy w danym miesiącu pracownik dostanie premię i przekroczy próg 12 800 zł.

Jeżeli ma to miejsce w jednej liście płac, to nie stosujemy rozporządzenia i zaliczka wyliczana jest po prostu według zasad Polskiego Ładu.

Jeżeli w tym miesiącu dodatkowo wystąpiła ujemna różnica, to jako, że nie stosuje się Rozporządzenia, to i nie pobiera się również nadwyżki, która wystąpiła w poprzednich miesiącach.

Sytuacja nieco się komplikuje w momencie, gdy premia ta byłaby wypłacana na drugiej lub trzeciej liście płac i dopiero na niej nastąpiłoby przekroczenie. Czyli na pierwszej liście wprowadziliśmy wynagrodzenie w kwocie 12 000 zł brutto, do którego zastosowaliśmy zasady rozporządzenia:

Różnica w zaliczkach wyniosła tu więc 421 zł. Natomiast zaliczka wpłacona do urzędu: 872 zł.

Następnie ostatniego dnia miesiąca wypłacona została premia w kwocie 2.000 zł, co sprawiło, że łącznie został przekroczony limit przychodów:

Pamiętamy, że po przekroczeniu progu 12 800 zł brutto miesięcznych przychodów, nie ma już zastosowania mechanizmu z Rozporządzenia.

W takim przypadku musimy dokonać korekty poboru zaliczki w skali miesiąca do wysokości zaliczki obliczonej wg nowych zasad. Od całości przychodu należy bowiem obliczyć zaliczkę z Polskiego Ładu i w takiej wysokości wpłacana jest do urzędu skarbowego. Każda kolejna wypłata w danym miesiącu musi więc uwzględniać wcześniejsze zaliczki , a każda kolejna zaliczka musi uwzględniać wcześniej pobraną. Tym samym w ostatniej liście płac, (która spowodowała przekroczenie kwoty przychodu 12 800 zł) należy obliczyć zaliczkę na podatek narastająco od całości dochodu uzyskanego w danym miesiącu i pomniejszyć go o zaliczki pobrane
w poprzednich listach płac.

W naszym przypadku będzie zaliczka ta będzie wynosić: 714 zł, czyli:
( 14.000 – 13,71%*14.000 – 250)-17%= 2.011,27-450= 1.586 – 872 (zaliczka z głównej listy)= 714 zł.

Wygląd listy płac

Na wydruku listy płac w ujęciu rozbudowanym lub szczegółowym, drukowana jest informacja na temat porównania zaliczek względem starych i nowych zasad. Pokazana jest różnica w zaliczkach i pozycja: Zal. na podat. Pobr. (czyli: zaliczka na podatek pobrana), uwzględniająca rozlicznie zgromadzonej zaliczki.

Mamy nadzieję, że ten artykuł przybliżył Państwu zasady stosowania rozporządzenia z dnia 7 stycznia 2022 r. i zrozumieliście nowy mechanizm obliczania poboru zaliczek na PIT.

Pozostaje jeszcze kilka kwestii, na które Krajowa Informacja Podatkowa nie jest w stanie udzielić na dzień dzisiejszy wiążącej odpowiedzi. A mianowicie:

• jak wykazać zaliczki uwzględniające rozliczenie różnicy w PIT-4R, czy w miesiącu pobrania, czy tego którego dotyczą?
• czy tworzyć jeden wspólny przelew, czy tworzyć ich tyle, ile miesięcy uwzględnia rozliczona niedopłata?

Jak na razie mamy sprzeczne odpowiedzi KIP i Urzędów Skarbowych, a na zadane pytanie Ministerstwo Finansów nie udzieliło nam jeszcze odpowiedzi. Śledzimy wszelkie informacje MF w tym temacie i będziemy na bieżąco informować Państwa o dokonanych zmianach w programie.

Prosimy zatem o wyrozumiałość, bowiem może zdarzyć się, iż w krótkim odstępie czasu pojawi się kilka aktualizacji programu. Życzymy więc sobie i Państwu cierpliwości i spokoju.

Jeżeli po przeczytaniu tego szkolenia nadal macie Państwo pytania dotyczące sporządzania listy płac w programie SKP® – prosimy o przesyłanie ich do nas na adres: skp@fromsoft.pl.
Odpowiedzi na wybrane pytania opublikujemy w ciągu kilku dni w osobnym artykule w serwisie: Akademia SKP.

Zobacz również FILM: Jak w SKP® przygotować listę płac wg Rozporządzenia 07.01.2022 r. >