W celu wyliczenia wypłaty pracownika zatrudnionego na etacie należy w pierwszej kolejności wprowadzić dane osobowe…
Koszt zatrudnienia w 2025 roku. Jakie wydatki ponosi pracodawca za jednego pracownika na umowę o pracę? Powrót
2025-07-02
Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę to dla wielu przedsiębiorców kluczowy krok w rozwoju firmy, ale też istotne zobowiązanie finansowe. Często uwagę skupia się jedynie na wysokości pensji brutto, zapominając, że to tylko część rzeczywistych wydatków, jakie ponosi pracodawca.
W niniejszym artykule przyjrzymy się szczegółowo wszystkim elementom składającym się na pełny koszt zatrudnienia pracownika – od składek ZUS, przez Pracownicze Plany Kapitałowe, aż po mniej oczywiste koszty jak szkolenia BHP, wyposażenie stanowiska czy dodatkowe benefity. Wyliczenia oparte na konkretnym przykładzie pozwolą lepiej zrozumieć, z jakimi obciążeniami musi liczyć się pracodawca w 2025 roku.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę
Zatrudniając pracownika na umowę o pracę, podstawowym kosztem jaki ponosimy jako pracodawca, jest wynagrodzenie tej osoby. Nie jest to jednak pełen koszt jaki leży po naszej stronie.
W przypadku umów o pracę do kosztów uzyskania przychodu firmy zaliczamy:
- wynagrodzenie pracownika w kwocie brutto,
- składki na ubezpieczenia społeczne opłacane przez pracodawcę,
- wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) finansowane przez pracodawcę.
Wynagrodzenie jako koszt zatrudnienia pracownika
Pracownik za wykonywaną pracę otrzymuje od nas wynagrodzenie. Wynagrodzenie brutto obejmuje składki, które potrącamy z jego pensji. Osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę podlega obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym oraz zdrowotnemu. Poniżej przedstawiamy ich wysokość:
Rodzaj ubezpieczenia | Składki pokrywane przez pracownika |
Emerytalne | 9,76% |
Rentowe | 1,50% |
Chorobowe | 2,45% |
Zdrowotne | 9,00% |
Do tego dochodzi jeszcze zaliczka na podatek dochodowy, którą obliczamy według skali podatkowej – 12% lub 32%. Niektórzy pracownicy mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego. W takiej sytuacji ich wynagrodzenie netto będzie wyższe, ponieważ nie musimy odprowadzać za nich zaliczki do urzędu skarbowego.
Na koniec jeżeli pracownik przystąpił do Pracowniczych Planów Kapitałowych, doliczamy kolejne potrącenia. Oto ich wysokość:
- podstawowa składka – 2% (Pracownicy z niskimi dochodami (do 1,2x pensji minimalnej) mogą zmniejszyć wpłatę podstawową nawet do 0,5%.)
- dodatkowa składka – do 2%.
Po dokonaniu powyższych potrąceń wychodzi wynagrodzenie netto, czyli tzw. „pensja na rękę”, którą faktycznie wypłacamy pracownikowi.
Należy pamiętać, że nie możemy dowolnie ustalać wynagrodzenia. Musimy przestrzegać przepisów które jasno określają minimalną kwotę wynagrodzenia, jaką należy zapewnić osobom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. W 2025 roku minimalne wynagrodzenie brutto wynosi 4 666 zł.
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, minimalna pensja jest ustalana proporcjonalnie do liczby przepracowanych godzin, czyli do wymiaru etatu.
Składki ZUS opłacane przez pracodawcę
Jak już zostało wspomniane na początku, wynagrodzenie brutto to nie jedyny koszt jaki ponosimy przy zatrudnianiu pracownika. Do tej kwoty dochodzą obowiązkowe składki ZUS, które musimy odprowadzić jako pracodawca – z własnej kieszeni.
Oto składki, które pokrywamy niezależnie od składek potrącanych z pensji pracownika:
- Składka emerytalna – 9,76%
- Składka rentowa – 6,50%
- Składka wypadkowa – standardowo 1,67% (choć może się różnić w zależności od rodzaju działalności i występujących w zeszłym roku wypadków w firmie)
- Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – 2,45%
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych – 0,10%
Łącznie daje to ponad 20% dodatkowych kosztów ponad wynagrodzenie brutto.
Nie zawsze jesteśmy zobowiązani do opłacania za pracownika składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Powierniczych. Istnieją sytuacje w których jesteśmy z tego zwolnieni. Dotyczy to między innymi:
- Kobiet, które ukończyły 55 rok życia,
- Mężczyzn, którzy ukończyli 60 lat,
- Osób wracających do pracy po urlopie macierzyńskim, rodzicielskim lub wychowawczym- zwolnienie obowiązuje 36 miesięcy od miesiąca powrotu z urlopu,
- Osób w wieku 50 lat lub więcej, które były zarejestrowane jako bezrobotne przez co najmniej 30 dni przed zatrudnieniem – zwolnienie trwa 12 miesięcy od miesiąca po rozpoczęciu pracy,
- Osób poniżej 30. roku życia, które zostały zatrudnione na podstawie skierowania z urzędu pracy – w tym przypadku zwolnienie także trwa 12 miesięcy.
Pracownicze Plany Kapitałowe
Pracownicy mają prawo dobrowolnie przystąpić do PPK – programu, który pozwala odkładać środki na przyszłą emeryturę. Jeśli pracownik zdecyduje się na udział, wówczas jako pracodawcy musimy przekazywać wpłaty do PPK. Podobnie jak w przypadku składek ZUS, część tych wpłat pochodzi od pracownika, a część z budżetu pracodawcy.
Wysokość wpłat po stronie pracodawcy:
- wpłata podstawowa – 1,5% wynagrodzenia,
- wpłata dodatkowa – maksymalnie 2,5% wynagrodzenia (dobrowolna).
Osoby w wieku od 18 do 55 lat, które są objęte ubezpieczeniem emerytalnym i rentowym, automatycznie są zapisywane do PPK. Jako pracodawca nie mamy wpływu na moment, w którym zaczniemy ponosić te dodatkowe koszty. Tylko jeśli pracownik złoży rezygnację z uczestnictwa w PPK, firma nie będzie zobowiązana do dokonywania wpłat.
Przykład:
Zatrudniliśmy osobę powyżej 26 roku życia, na pełen etat w oparciu o umowę o pracę.
Dodatkowo osoba ta:
- uczestniczy w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK),
- wykonuje pracę w miejscu swojego zamieszkania (stosowane są podstawowe koszty uzyskania przychodu),
- złożyła formularz PIT-2 w celu stosowania kwoty zmniejszającej podatek,
- jej miesięczne wynagrodzenie brutto wynosi 8 500 zł.
Ile wyniesie wynagrodzenie netto oraz całkowity koszt zatrudnienia tego pracownika?
1. Obciążenia pracownika i pracodawcy
Składnik | Podstawa | Pracownik (PLN) | Pracodawca (PLN) | Uwagi |
Ubezpieczenie emerytalne | 8 500 | 829,60 | 829,60 | 9,76% pracownika i pracodawcy |
Ubezpieczenie rentowe | 8 500 | 127,50 | 552,50 | 8 500 * 1,5%- pracownik |
Ubezpieczenie chorobowe | 8 500 | 208,25 | – | Tylko pracownik – 2,45% |
Ubezpieczenie wypadkowe | 8 500 | – | 141,95 | Tylko pracodawca – 1,67% |
Suma składek społecznych |
| 1 165,35 | 1524,05 |
|
Składka zdrowotna | 7 334,65 | 660,12 | – | (Brutto- składki społeczne) * 9% |
PPK | 8 500 | 170,00 | 127,50 | 8 500 * 2%- pracownik |
Fundusz Pracy | 8 500 |
| 208,25 | Tylko pracodawca – 2,45% |
Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych | 8 500 |
| 8,50 | Tylko pracodawca – 0,1% |
Razem obciążenia |
| 1 995,47 | 1868,30 |
|
2. Podatek dochodowy
- Podstawa do opodatkowania (zaokrąglona do pełnych złotych):
Brutto – składki społeczne pracownika – KUP + PPK pracodawcy
8 500 zł – 1165, 35 zł – 250 zł + 127,50 zł = 7212,15 ≈ 7212
- Zaliczka na podatek (zaokrąglona do pełnych złotych)
Podstawa do opodatkowania * 12% – ulga podatkowa
7212 * 12% – 300 zł = 565,45 ≈ 565
3. Wynagrodzenie netto
Brutto – składki społ. pracownika – zdrowotna – zaliczka na podatek – PPK pracownika
8 500 – 1165,35 – 660,12 – 565 – 170 = 5939,53
4. Całkowity koszt wynagrodzenia:
Brutto + składki społeczne pracodawca + FP + FGŚP + PPK pracodawca
8 500 + 1868,30 (razem obciążenia pracodawca) = 10 368,30
Dodatkowe koszty związane z zatrudnieniem pracownika
Pracodawca, poza wynagrodzeniem, które stanowi największą część kosztów zatrudnienia, musi wziąć pod uwagę również inne istotne wydatki, takie jak:
- finansowanie badań wstępnych, okresowych oraz szkoleń z zakresu BHP, które są obowiązkowe i wymagane przepisami prawa;
- czas i zasoby potrzebne na wdrożenie nowego pracownika, czyli jego przeszkolenie w zakresie obowiązków służbowych oraz zapoznanie z procedurami i kulturą organizacyjną firmy;
- inwestowanie w rozwój zawodowy pracownika, np. poprzez kursy, szkolenia czy dofinansowanie studiów;
- koszt wyposażenia stanowiska pracy, obejmujący zarówno sprzęt biurowy, jak i specjalistyczne narzędzia niezbędne do wykonywania zadań;
- dodatkowe formalności i opłaty przy zatrudnianiu cudzoziemców, jak chociażby uzyskanie zezwoleń na pracę;
- wydatki na odzież roboczą, posiłki profilaktyczne, jeśli są wymagane, oraz różnego rodzaju benefity pozapłacowe, takie jak opieka medyczna, karty sportowe czy premie motywacyjne.
Wszystkie te elementy składają się na pełny koszt zatrudnienia pracownika i powinny być brane pod uwagę przy planowaniu budżetu kadrowego.
Autor:
Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Publikacja: 02.07.2025 r.
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót 
