Import danych z obcych programów do programu SKP^®

2023-07-31

Zmieniasz program z innego na SKP^®? Doskonały wybór! Nie martw się importem danych! Mamy dla Ciebie kilka wskazówek jak szybko i bezproblemowo przenieść do nowego programu najbardziej newralgiczne dane.

Poniżej znajdziesz instrukcje wraz ze zrzutami ekranów, aby migracja danych była jak najsprawniejsza. Jeśli mimo poniższych wskazówek nie uda Ci się przejść przez proces, zawsze możesz się z nami skontaktować – pomożemy i odpowiemy na Twoje pytania!

Import kontrahentów

W obecnej chwili możliwość przeniesienia bazy kontrahentów istnieje tylko z programu R2 Księga. Jeżeli korzystasz z innego programu i potrzebujesz przenieść swoje dane – napisz do nas! Postaramy się indywidualnie pomóc Ci w tym zakresie.

Zobacz, jakie to może być proste! Aby móc zaimportować dane kontrahentów, najpierw w poprzednim programie należy przygotować plik z ich danymi. Można to zrobić za pomocą narzędzia eksportu. Będzie to plik z rozszerzeniem XML. Gdy już go mamy, możemy przystąpić do importu. Przechodzimy do programu SKP^® > Kartoteki, tam w Opcjach wybieramy Import kontrahentów z R2 Księga.

Otworzy się wówczas okno, w którym należy poprzez przycisk Przeglądaj wskazać plik z naszymi kontrahentami, zapisany na dysku:

Potwierdzamy przyciskiem OK:

Pojawi się wówczas okno Importu:

W tym oknie otrzymamy informację, ilu kontrahentów zostanie zaimportowanych. Możemy również zaznaczyć, iż jeżeli importowany kontrahent nie będzie miał określonego NIP, program ma mu wprowadzić oznaczenie „brak”, bez którego nie zostanie utworzony np. plik JPK_V7.

Przechodząc na drugą zakładkę Kontrahenci możemy podejrzeć dane poszczególnych firm, jakie znajdują się w pliku:

Przyciskiem OK potwierdzamy chęć wykonania importu. Dane importowane są w tle. Pojawi się okno z informacją o zakończeniu importu danych. Po kliknięciu OK wracamy automatycznie do okna importu. Następnie wybieramy Anuluj, by powrócić na listę kontrahentów. Dane są już w programie:

Pobierane są dane dotyczące pełnej nazwy, adresu, NIP, oznaczeń, czy firma jest czynnym podatnikiem VAT oraz czy jest kontrahentem powiązanym; terminu płatności i wysokości rabatu, nr konta bankowego, a także dane kontaktowe (adres korespondencyjny, nr telefonu, adres e-mail).

Import Planu kont

Plan kont będący schematem księgowań dokumentów, można założyć w programie SKP^® albo poprzez kreator zakładania firmy, gdzie możemy skorzystać z domyślnej konfiguracji podstawowego planu kont lub utworzyć go za pomocą pytań programu.

Możliwe jest przeprowadzenie procesu dostosowania dostępnych w programie R2 zdarzeń gospodarczych do naszego Planu Kont. W tym celu należy w programie R2 wygenerować plik xml zawierający zdarzenia gospodarcze i zapisać go na dysku. Następnie w programie SKP^® w zakładce Kartoteki > Plan Kont wybrać na dolnym pasku Opcje, a tam z Import kont z innych programów:

Po jego wybraniu pojawi się okno do wskazania pliku poprzez przycisk Przeglądaj:

Wskazujemy właściwy plik i wybieramy Otwórz.

Potwierdzamy przyciskiem OK. Pojawi się wówczas okno z listą importowanych schematów księgowych z oznaczeniem kolumny księgi, do której będzie trafiać taka transakcja:

Program dokona wstępnego przypisania oznaczeń do rodzaju zdarzenia, jednakże należy zweryfikować poprawność zaproponowanych przez program oznaczeń w kolumnach. Zmiany dokonamy klikając dwa razy w wybraną pozycję:

Domyślny typ VAT, który decydował będzie o identyfikacji transakcji w VAT (Dostawa/Nabycia):

Powiązania z innymi ewidencjami – określające specjalne znaczenia niektórych Kont:

Do wyboru mamy tu:

A – Auto prywatne – tak oznaczone Konta gromadzą wydatki z tytułu używania samochodu prywatnego do celów służbowych. Dokumenty zaksięgowane na takie konto uwzględnione zostaną w KPiR w limicie 20%, bez VAT.
Z – Zapłaty – przeznaczone są wyłącznie do rejestrowania zapłat. Są to Konta typu: kasa, bank, itp.
M – Marża – przeznaczone są do wystawiania faktur z nadrukiem MARŻA (dla firm turystycznych, przy obrocie towarami używanymi, działami sztuki oraz przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami).
V – Pojazdy firmowe- cele mieszane – przeznaczone do automatycznego księgowania do kosztów uzyskania przychodu nieodliczonej części VAT 50% od paliwa do samochodów używanych zarówno do celów służbowych jak i prywatnych. Przy takim księgowaniu do rejestrów VAT pójdzie kwota netto i 50% VATu a do KPiR pójdzie tylko 75% kwoty netto plus drugie 50% nieodliczonego VAT.
P – Pojazdy prywatne – cele mieszane – przeznaczone do automatycznego księgowania nieodliczonej części VAT 50% od wydatków eksploatacyjnych do samochodów używanych zarówno do celów służbowych jak i prywatnych. Przy takim księgowaniu do rejestrów VAT pójdzie kwota netto i 50% VATu a do KPiR pójdzie tylko 20% kwoty netto plus drugie 50% nieodliczonego VAT.
B – Auto firmowe – Przeznaczone do automatycznego księgowania wydatków eksploatacyjnych do samochodów firmowych dla nievatowców. Wydatki księgowane są w kwocie brutto w wysokości 75%.
L – Pojazdy firmowe – cele mieszane 2018 – dotyczy tylko księgowania leasingu, najmu, dzierżawy zawartych w latach poprzednich, dla których stosuje się przepisy aktualne w 2018 r. Wtedy to, tak jak było do tej pory, do KPIR idzie 100% kwoty netto oraz 50% VAT, a do VAT drugie 50% VAT.
G – Leasing od 2019 r. – dotyczy tylko księgowania leasingu, najmu, dzierżawy zawartych po 1 stycznia 2019. Wtedy to do KPIR idzie wprowadzony dla tego konta procent kwoty netto oraz 50% VAT, a do VAT drugie 50% VAT.
H – Leasing 100% – dotyczy tylko księgowania leasingu, najmu, dzierżawy zawartych po 1 stycznia 2019 r. Wtedy to do KPIR idzie wprowadzony dla tego konta procent kwoty netto, a do VAT 100% VAT.

Ujmować w JPK_V7 – określające rodzaj transakcji i jej powiązanie z częścią deklaracyjną JPK_V7 , a także informacji podsumowującej VAT-UE, czy rejestrem VAT OSS:

Do wyboru mamy tu:
<dostawa / nabycie na terytorium kraju>,
D – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów,
E – eksport towarów,
N – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,
U – import usług,
P – dostawa towarów – podatnikiem jest nabywca,
S – wewnątrzwspólnot. dostawa nowych śr. transp.,
T – wewnątrzwspólnot. nabycie nowych śr. transp.,
B – zakup paliw – bez prawa odliczenia VAT,
A – nabycie i itp. auta – bez prawa odliczenia VAT,
O – usługi taksówek osobowych,
M – import towarów,
C – usługi poza terytorium kraju – art.100 ust.1 pkt.4,
F – dostawa towarów – art.129,
W – nabycia usług od podatnika wartości dodanej – art.28b,
G – dostawa towarów – płatnik nabywca – art. 17 ust. 1 pkt 7,
H – świadczenie usług – płatnik nabywca – art. 17 ust. 1 pkt 8,
I – nabycie towarów – płatnik nabywca – art. 17 ust. 1 pkt 5,
J – nabycie towarów / usług – płatnik nabywca – art. 17 ust. 1 pkt 7 lub 8,
K – świadczenie usług lub WSTO z siedziby w Polsce w procedurze OSS,
X – dostawa towarów z siedziby w Polsce w procedurze OSS
Z – świadczenie usług lub WSTO z siedziby za granicą w procedurze OSS.
Y – dostawa towarów z siedziby za granicą w procedurze OSS

Zaimportowane będą zaznaczone dokumenty, można więc nieużywane zdarzenia odznaczyć. Mamy już zweryfikowaną grupę schematów, możemy przystąpić do importu. Wybieramy Importuj zaznaczone dokumenty:

Plan kont zostanie zaciągnięty do programu. Operacja ta, w zależności od ilości dokumentów, może zająć nieco czasu:

Plan kont zawierał będzie takie dane pobrane z importowanych plików jak: Nazwa konta, Kolumna księgi, kody GTU, Typy dokumentów i Procedury do JPK, przypisany typ VAT, powiązania i rodzaje w ujmować w JPK_V 7.

Pracownicy

Importu danych osobowych pracowników możemy dokonać wyłącznie z programu Płatnik/ePłatnik.

W tym celu w programie Płatnik należy przygotować dokumenty ZUS ZUA dla wskazanych pracowników :

Z utworzonych dokumentów dla poszczególnych pracowników, tworzymy Zestaw i zapisujemy go. Następnie na utworzonym wpisie wybieramy prawy przycisk myszy i wybieramy Zapisz do pliku :

Zapisujemy plik na dysku. Przechodzimy do programu SKP^® > Płace > Dane osobowe. Tam w Opcjach wybieramy Import pracowników z Płatnika/ePłatnika.

Otworzy się wówczas okno do wskazania zapisanego wcześniej pliku.

Potwierdzamy wybór przyciskiem Otwórz.

A następnie OK.

Pojawi się wówczas okno z listą importowanych pracowników:

A następnie OK.

Pojawi się wówczas okno z listą importowanych pracowników:

Dane te zostaną przyssane wybranej grupie pracowników. Pracowników odznaczając i zaznaczając możemy grupować wg. właściwego rodzaju umowy lub innych właściwości.

Po wybraniu wybieramy Importuj zaznaczone pozycje:

Wówczas pracownicy ci zostaną zaciągnięci do programu:

Dane dotyczące podległościom składek również zostaną uzupełnione w importowanego pliku zgłoszeniowego ZUA.

Import z plików JPK_V

Jeśli nie chcesz księgować poszczególnych dokumentów ręcznie do SKP^®, masz możliwość takiego importu z plików w formacie JPK_V, JPK_FA i JPK_PKPiR posiadając dodatek Import dokumentów. Pamiętaj jednak o występujących ograniczeniach poszczególnych rodzajów plików. Więcej na temat importu plików >