Aby w programie dodać do PIT-28 załącznik PIT-28A/PIT-28/B należy wejść w zakładkę: Księgi > PIT-28,…
Dochody cudzoziemców – jak rozliczać podatki? Powrót
2025-04-29
Obowiązek rozliczenia dochodów cudzoziemców w Polsce zależy od ich statusu rezydencji podatkowej. Określa on, w którym kraju dana osoba ma obowiązek płacenia podatków. Ważne jest ustalenie, czy osoba fizyczna jest rezydentem podatkowym w Polsce, czy nierezydentem. Każda osoba, która osiąga dochody na terytorium Polski, podlega polskiemu prawu podatkowemu. Dotyczy to zarówno obywateli Polski, jak i cudzoziemców. Cudzoziemcy mogą korzystać z ulg i odliczeń podatkowych na takich samych zasadach jak obywatele Polski, jeśli spełniają odpowiednie wymogi.
Rezydencja podatkowa – Co to oznacza?
Rezydencja podatkowa to status, który określa, w którym kraju dana osoba ma obowiązek płacenia podatków od swoich dochodów. To, gdzie pracownik jest rezydentem podatkowym, zależy od kilku czynników, takich jak miejsce zamieszkania, długość pobytu czy centrum interesów osobistych i gospodarczych.
Centrum interesów osobistych to miejsce, gdzie znajdują się więzi osobiste, takie jak rodzina, dom czy szkoła dzieci. Centrum interesów gospodarczych to kraj, w którym prowadzi się główną działalność gospodarczą lub ma źródła dochodów.
Rezydencja podatkowa jest również uzależniona od długości pobytu. W Polsce osoba, która przebywa na jej terytorium przez co najmniej 183 dni w roku, uznawana jest za rezydenta podatkowego.
Ważne!
W Polsce rezydent ma nieograniczony obowiązek podatkowy. Oznacza to, że musi rozliczyć się z podatku od wszystkich dochodów. Także tych, które osiągnął poza granicami kraju. Osoba, która nie jest rezydentem, podlega ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu. Płaci podatek tylko od dochodów osiągniętych w Polsce.
Ustalenie rezydencji podatkowej jest ważne. Pozwala uniknąć błędów w rozliczeniach i problemów z urzędem skarbowym.
Rozliczanie podatków cudzoziemców
W przypadku posiadania statusu rezydenta podatkowego Polski, należy rozliczyć się w Polsce ze wszystkich dochodów – zarówno krajowych, jak i zagranicznych. W takiej sytuacji trzeba złożyć odpowiedni formularz PIT. Wybór formularza zależy od rodzaju uzyskanego dochodu, np. PIT-28, PIT-36, PIT-37, PIT-38 lub PIT-39.
Osoby, które nie są rezydentami podatkowymi Polski, mają ograniczony obowiązek podatkowy. W takim przypadku opodatkowaniu w Polsce podlegają wyłącznie dochody osiągnięte na jej terytorium. Dotyczy to w szczególności:
- wynagrodzenia za pracę wykonywaną w Polsce (niezależnie od miejsca wypłaty),
- dochodów z działalności gospodarczej prowadzonej na terytorium Polski,
- wynagrodzenia za działalność wykonywaną osobiście na terenie Polski,
- dochodów z nieruchomości położonych w Polsce, w tym ze sprzedaży takich nieruchomości.
Rozliczanie podatku dochodowego cudzoziemca zatrudnionego na umowę o pracę – obowiązki pracodawcy (płatnika)
Zatrudnienie cudzoziemca na umowę o pracę wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi. Jeśli pracownik nie jest rezydentem podatkowym Polski, dochód z pracy wykonywanej na terytorium Polski podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych – tak jak w przypadku polskich obywateli.
Zatrudniając cudzoziemca na umowę o pracę, mamy jako pracodawcy szereg obowiązków związanych z prawidłowym rozliczeniem podatku dochodowego. Przede wszystkim jesteśmy zobowiązani do obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych. W tym celu stosujemy odpowiednie koszty uzyskania przychodu. Odliczamy także składki na ubezpieczenia społeczne potrącone z wynagrodzenia pracownika w danym miesiącu.
Jeśli cudzoziemiec złoży nam formularz PIT-2 przed pierwszą wypłatą wynagrodzenia w danym roku podatkowym, uwzględniamy również kwotę zmniejszającą podatek, która wynosi 300 zł miesięcznie.
Tak wyliczoną zaliczkę na podatek przekazujemy do urzędu skarbowego właściwego według miejsca siedziby lub prowadzenia działalności – do 20. dnia kolejnego miesiąca.
Roczne rozliczenia i deklaracje
Po zakończeniu roku podatkowego pracodawca musi:
- sporządzić PIT-4R – deklarację o pobranych zaliczkach (przekazywaną wyłącznie do urzędu skarbowego),
- przygotować informację PIT-11 – dotyczącą osiągniętych dochodów i pobranych zaliczek. Dokument ten należy przekazać:
- urzędowi skarbowego w terminie do końca stycznia (piątek 31 stycznia 2025 r.)
- pracownikowi do końca lutego (piątek 28 lutego 2025 r.)
Jeśli zatrudnienie zakończy się w trakcie roku, a pracownik złoży wniosek o wcześniejsze wystawienie PIT-11, należy przygotować dokument w ciągu 14 dni od dnia złożenia wniosku.
Obowiązki pracownika – roczne zeznanie PIT-37
Pracownik – nierezydent, który pracował w Polsce na podstawie umowy o pracę, ma obowiązek złożyć roczne zeznanie podatkowe PIT-37. Zeznanie powinno zostać złożone do końca kwietnia roku następującego po roku podatkowym. W 2025 roku termin ten przypada na 30 kwietnia (wtorek).
Jeśli pracownik planuje wyjazd z Polski przed tą datą, powinien złożyć zeznanie przed opuszczeniem kraju. Zeznanie należy przesłać do urzędu skarbowego właściwego w sprawach opodatkowania osób zagranicznych.
Rozlicz PIT-37 ze sprawdzonym programem PIT Format – Pobierz ZA DARMO już teraz >
Rozliczenie PIT z działalności wykonywanej osobiście przez cudzoziemca
Jeśli zatrudniasz cudzoziemca, który nie prowadzi działalności gospodarczej, ale wykonuje pracę osobiście, musisz rozliczyć jego podatek dochodowy. W tej sytuacji przychód obcokrajowca podlega zryczałtowanemu opodatkowaniu w wysokości 20%. Ten podatek potrącamy my jako pracodawca i odprowadzamy do urzędu skarbowego. Cudzoziemiec nie składa sam deklaracji PIT.
Należy pamiętać, że zryczałtowany podatek możemy pobierać nie dłużej niż 183 dni. Po przekroczeniu tego okresu, zobowiązani jesteśmy do naliczania zaliczki na podatek według zasad ogólnych.
Po zakończeniu roku naszym obowiązkiem jest sporządzenie informacji IFT-1 i przekazanie jej pracownikowi oraz urzędowi skarbowemu do końca lutego (28 luty 2025 r.)
Cudzoziemcy nie muszą składać zeznania podatkowego, ale mogą to zrobić jeżeli mieszkają w kraju UE, EOG lub Szwajcarii. Może się to okazać dla nich bardziej opłacalne- dzięki temu będą mogli rozliczyć się według skali podatkowej, uwzględnić koszty uzyskania przychodu i skorzystać z ulg. Wniosek o takie rozliczenie składa sam podatnik. Wtedy pobrany wcześniej zryczałtowany podatek uznaje się za zaliczkę na podatek dochodowy. Konieczne jest wtedy przedstawienie certyfikatu rezydencji, czyli dokumentu potwierdzającego rezydencję podatkową w innym państwie.
Zatrudniasz cudzoziemca? Sprawdź, czy ma PESEL lub NIP
Jeśli zatrudniasz cudzoziemca, musisz pamiętać, że do prawidłowego rozliczenia jego dochodów potrzebny jest numer identyfikacyjny. Może to być numer PESEL albo NIP. Bez jednego z nich nie zgłosisz pracownika do ZUS i nie złożysz deklaracji do urzędu skarbowego.
Kiedy cudzoziemiec powinien mieć numer PESEL?
Numer PESEL to podstawowy identyfikator osoby fizycznej w Polsce. Obowiązuje wszystkich, którzy nie prowadzą działalności gospodarczej i nie są podatnikami VAT. Dotyczy to także większości pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub umowę zlecenie.
Twój pracownik otrzyma numer PESEL automatycznie, jeśli:
- zamelduje się na pobyt powyżej 30 dni,
- posiada meldunek stały.
Jeśli cudzoziemiec nie ma meldunku, może sam złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL. Wniosek składa się w urzędzie gminy. Potrzebny jest dokument tożsamości. Wniosek można złożyć osobiście lub przez pełnomocnika. Jeśli twój pracownik ma PESEL, nie potrzebuje już numeru NIP.
Kiedy wymagany jest numer NIP?
Numer NIP jest konieczny, gdy cudzoziemiec:
- prowadzi działalność gospodarczą,
- jest podatnikiem VAT,
- jest osobą prawną lub jednostką organizacyjną bez osobowości prawnej, która ma obowiązki podatkowe.
Ulgi i preferencje podatkowe dla cudzoziemców
Zatrudniając cudzoziemca, warto wiedzieć, że może on korzystać z ulg i preferencji podatkowych przewidzianych w polskim prawie. Dotyczy to osób, które osiągają dochody w Polsce i składają roczne zeznanie podatkowe – PIT-36 lub PIT-37. Nie musi być rezydentem podatkowym Polski, aby mieć prawo do ulg. Może odliczyć m.in. ulgę prorodzinną, internetową, a także inne odliczenia, na takich samych zasadach jak obywatele Polski.
Jeśli twój pracownik pochodzi z kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii, ma prawo do dodatkowych odliczeń. Może odliczyć składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Dotyczy to składek zapłaconych zarówno w Polsce, jak i za granicą. Musi jednak spełniać określone warunki z ustawy o PIT.
Cudzoziemiec, który nie jest rezydentem podatkowym Polski, także może korzystać z ulg. Warunkiem jest posiadanie certyfikatu rezydencji podatkowej. Dodatkowo co najmniej 75% jego dochodów musi pochodzić z pracy w Polsce.
Rozliczenia dokonuje się w urzędzie skarbowym właściwym dla osób zagranicznych. W formularzu PIT pracownik powinien wpisać swój adres zagraniczny.
Szczególna preferencja dla obywateli Ukrainy i Białorusi
Jeśli zatrudniasz obywatela Ukrainy lub Białorusi, który przyjechał do Polski po 24 lutego 2022 roku w związku z wojną, obowiązuje dla niego specjalna zasada. Może zostać uznany za rezydenta podatkowego Polski już od pierwszego dnia pobytu.
Wystarczy, że złoży oświadczenie o przeniesieniu centrum interesów życiowych do Polski.
Autor:
Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Publikacja: 29.04.2025 r.
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót 
