W tym celu należy przejść do zakładki: Kartoteki > Kontrahenci > Opcje > Sprawdź na…
Co to jest biała lista podatników VAT?
Data ostatniej edycji: 2026-08-17 Data dodania: 2026-08-17
Biała lista podatników VAT to bezpłatny wykaz prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w którym możemy sprawdzić status podatkowy kontrahenta oraz jego rachunki bankowe zgłoszone do wykazu. Jest szczególnie przydatna przed wykonaniem przelewu za fakturę, ponieważ pozwala zweryfikować, czy rachunek, na który chcemy zapłacić, znajduje się na białej liście. Ma to znaczenie zwłaszcza przy płatnościach o wartości przekraczającej 15 000 zł, ponieważ zapłata na rachunek spoza wykazu może wiązać się z konsekwencjami podatkowymi.
W artykule wyjaśniamy, czym jest biała lista podatników VAT, jakie informacje możemy na niej znaleźć, jak sprawdzić kontrahenta i jego rachunek oraz co zrobić, gdy rachunku nie ma w wykazie.
Co to jest biała lista podatników VAT?
Biała lista podatników VAT to internetowy wykaz informacji o podatnikach VAT. Działa od 1 września 2019 r. i jest prowadzona przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W wykazie możemy znaleźć informacje dotyczące m.in. czynnych podatników VAT, podatników zwolnionych oraz podmiotów, które zostały wykreślone z rejestru lub do niego przywrócone.
Biała lista została stworzona przede wszystkim po to, aby ułatwić przedsiębiorcom weryfikację kontrahentów. Przed wykonaniem przelewu możemy sprawdzić, czy firma posiada określony status VAT oraz czy rachunek bankowy, na który mamy dokonać płatności, znajduje się w wykazie. Sprawdzenie kontrahenta jest bezpłatne i możemy je wykonać przez internet.
Jakie informacje znajdziemy na białej liście podatników VAT?
Po wyszukaniu przedsiębiorcy możemy zobaczyć informacje pozwalające zidentyfikować firmę i sprawdzić jej status podatkowy. W wykazie możemy znaleźć między innymi:
- nazwę firmy albo imię i nazwisko przedsiębiorcy,
- numer NIP,
- numer REGON,
- numer KRS – jeżeli podmiot jest wpisany do KRS,
- status podatnika VAT,
- datę rejestracji jako podatnika VAT,
- datę wykreślenia z rejestru VAT,
- datę przywrócenia rejestracji jako podatnika VAT,
- adres siedziby lub miejsce prowadzenia działalności – w zależności od rodzaju podmiotu,
- informacje dotyczące rachunków bankowych,
- informacje o osobach uprawnionych do reprezentowania podmiotu, prokurentach lub wspólnikach – w zależności od rodzaju przedsiębiorcy.
Zakres prezentowanych danych zależy od rodzaju podmiotu. Inne informacje mogą być dostępne dla jednoosobowej działalności gospodarczej, a inne dla spółki.
Jak sprawdzić kontrahenta na białej liście VAT?
Sprawdzenie kontrahenta jest stosunkowo proste. Do wyszukania firmy możemy wykorzystać m.in. NIP, REGON, numer rachunku bankowego albo nazwę podmiotu. Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyszukiwanie po NIP. Numer ten pozwala jednoznacznie zidentyfikować przedsiębiorcę i ogranicza ryzyko pomylenia go z firmą o podobnej nazwie.
Jeżeli chcemy sprawdzić kontrahenta, możemy:
- wejść do wyszukiwarki białej listy podatników VAT,
- wybrać sposób wyszukiwania,
- wpisać NIP, nazwę firmy, REGON lub numer rachunku,
- wskazać dzień, na który chcemy sprawdzić dane,
- uruchomić wyszukiwanie,
- sprawdzić dane wyświetlone dla konkretnego przedsiębiorcy.
Ważne!
Przed wykonaniem przelewu warto zwrócić szczególną uwagę na status VAT oraz numer rachunku bankowego.
Czy można sprawdzić firmę bez znajomości NIP-u?
Tak. Do wyszukania przedsiębiorcy nie zawsze potrzebujemy numeru NIP. Jeżeli mamy tylko nazwę firmy, możemy spróbować wyszukać ją właśnie po nazwie. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej należy pamiętać, że firma jest związana z imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy.
Przykładowo, jeżeli przedsiębiorca prowadzi działalność pod nazwą „ABC Usługi Budowlane Jan Kowalski”, wyszukując firmę po nazwie, możemy posłużyć się imieniem i nazwiskiem przedsiębiorcy.
Warto jednak pamiętać, że wyszukiwanie po nazwie może być mniej precyzyjne. Jeżeli znamy NIP kontrahenta, lepiej wykorzystać właśnie ten numer.
Jak sprawdzić rachunek bankowy kontrahenta?
Jedną z najważniejszych funkcji białej listy jest możliwość sprawdzenia rachunku bankowego kontrahenta.
Jeżeli otrzymaliśmy fakturę i chcemy wykonać przelew, możemy porównać numer rachunku znajdujący się na fakturze z numerem widocznym w wykazie.
W praktyce możemy wykonać następujące czynności:
- otworzyć wyszukiwarkę białej listy podatników VAT,
- wybrać wyszukiwanie po numerze rachunku bankowego,
- wpisać numer rachunku podany przez kontrahenta,
- wskazać datę, na którą chcemy zweryfikować dane,
- uruchomić wyszukiwanie,
- sprawdzić, czy rachunek jest powiązany z właściwym przedsiębiorcą.
Jeżeli dane się zgadzają, możemy wykonać przelew.
Dlaczego warto sprawdzać rachunek przed wykonaniem przelewu?
Sprawdzenie rachunku jest szczególnie ważne w przypadku transakcji o wartości przekraczającej 15 000 zł. W określonych sytuacjach zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, może powodować konsekwencje podatkowe. Dotyczy to m.in. możliwości wyłączenia wydatku z kosztów uzyskania przychodów oraz odpowiedzialności solidarnej za zaległości kontrahenta w VAT.
Pamiętaj!
Dlatego przed wykonaniem większego przelewu warto nie tylko sprawdzić dane kontrahenta, ale również upewnić się, że numer rachunku z faktury odpowiada rachunkowi znajdującemu się w wykazie. Najbezpieczniej jest sprawdzić rachunek bezpośrednio przed wykonaniem przelewu. Dane dotyczące podatników i rachunków mogą się zmieniać. Rachunek, który znajdował się w wykazie w określonym momencie, może nie być w nim widoczny w późniejszym terminie.
Podczas wyszukiwania możemy wskazać konkretny dzień, na który chcemy sprawdzić dane. Jest to szczególnie istotne, jeśli zależy nam na udokumentowaniu przeprowadzonej weryfikacji. Po wyszukaniu możemy otrzymać potwierdzenie sprawdzenia wraz z unikalnym identyfikatorem. W przypadku większych płatności warto zachować takie potwierdzenie w dokumentacji.
Jak znaleźć się na białej liście podatników VAT?
Przedsiębiorca nie składa osobnego wniosku o wpisanie firmy na białą listę podatników VAT. Dane podatników są pobierane z rejestrów i systemów administracji skarbowej. Jeżeli firma została prawidłowo zarejestrowana, jej dane powinny zostać uwzględnione w wykazie. Inaczej wygląda kwestia rachunku bankowego. Aby rachunek firmowy mógł zostać uwzględniony w wykazie, musi zostać prawidłowo zgłoszony do odpowiedniego rejestru.
Jak zgłosić rachunek bankowy na białą listę?
Sposób zgłoszenia rachunku zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Jeżeli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą wpisaną do CEIDG, rachunek bankowy możemy zgłosić lub zaktualizować za pośrednictwem CEIDG. Po prawidłowym zgłoszeniu informacja o rachunku jest przekazywana do właściwych organów i może zostać uwzględniona w wykazie.
W przypadku spółek i innych podmiotów sposób zgłoszenia rachunku może być inny. W zależności od rodzaju podmiotu dane mogą być przekazywane m.in. za pomocą formularzy NIP-8 lub NIP-2. Nie składamy natomiast osobnego zgłoszenia rachunku bezpośrednio do białej listy. Rachunek jest uwzględniany w wykazie na podstawie danych znajdujących się w odpowiednich rejestrach.
Ważne!
Jeżeli rachunek został zgłoszony, ale nadal nie jest widoczny w wykazie, warto w pierwszej kolejności sprawdzić, czy dane zostały przekazane prawidłowo. Należy również uwzględnić czas potrzebny na aktualizację informacji w systemach administracji skarbowej.
Jeżeli dane przedsiębiorcy są nieprawidłowe, w określonych sytuacjach można zwrócić się do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej o ich sprostowanie lub usunięcie.
Jakie są sankcje za zapłatę na rachunek spoza białej listy?
Samo wykonanie przelewu na rachunek spoza białej listy nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca poniesie sankcję. Znaczenie mają m.in. wartość transakcji oraz spełnienie warunków określonych w przepisach. W przypadku transakcji o wartości powyżej 15 000 zł zapłata na rachunek, którego nie ma w wykazie, może wiązać się z konsekwencjami podatkowymi. Jedną z nich może być brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów. Drugą konsekwencją może być odpowiedzialność solidarna za zaległości podatkowe kontrahenta w VAT związane z daną transakcją.
Dlatego w przypadku większych płatności warto wprowadzić w firmie prostą zasadę: przed wykonaniem przelewu sprawdzamy rachunek kontrahenta na białej liście i zachowujemy potwierdzenie weryfikacji.
Co zrobić, jeśli przelew został już wykonany na rachunek spoza białej listy?
Jeżeli przelew został już wykonany na rachunek spoza wykazu, nie oznacza to automatycznie, że nie możemy uniknąć konsekwencji podatkowych. Przepisy przewidują możliwość odpowiedniego zawiadomienia urzędu skarbowego o dokonaniu płatności na rachunek spoza wykazu. Służy do tego zawiadomienie ZAW-NR. Druk należy złożyć w ciągu 7 dni od dnia zlecenia przelewu do urzędu skarbowego właściwego dla podatnika, który dokonał płatności. Złożenie zawiadomienia w terminie pozwala uniknąć negatywnych konsekwencji związanych z zapłatą na rachunek spoza wykazu.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Tak. Korzystanie z wykazu podatników VAT jest bezpłatne.
Dane przedsiębiorców są pobierane z odpowiednich rejestrów i systemów administracji skarbowej. Nie składa się osobnego wniosku o wpisanie firmy do białej listy.
Nie. W wykazie znajdują się określone rachunki związane z działalnością gospodarczą. Nie każdy rachunek bankowy przedsiębiorcy musi być widoczny.
Tak. Wyszukiwanie może być możliwe również po nazwie, REGON-ie lub numerze rachunku bankowego. Jeżeli znamy NIP, warto jednak wykorzystać go do jednoznacznej identyfikacji firmy.
W przypadku płatności, przy których istotna jest weryfikacja rachunku na białej liście, najbezpieczniej jest sprawdzić go bezpośrednio przed wykonaniem przelewu.
W takiej sytuacji należy możliwie szybko sprawdzić, czy i jakie działania należy podjąć. Jednym z przewidzianych rozwiązań jest złożenie zawiadomienia ZAW-NR, jeżeli spełnione są warunki określone w przepisach.
Autor: Agnieszka Fida
Specjalista ds. księgowości
Przeczytaj również
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
