Aby dokument został ujęty w Księdze Przychodów i Rozchodów muszą być spełnione 3 warunki: dokument…
Wezwanie do zapłaty – czyli co zrobić, jeśli kontrahent nie zapłacił za fakturę? Powrót
2024-06-26
Wezwanie do zapłaty to dokument, w którym wierzyciel wzywa dłużnika do uregulowania określonej kwoty, jaką wskazano w treści pisma. Jak wskazują przykłady z otaczającej nas rzeczywistości, prowadzenie działalności gospodarczej może być wyzwaniem. Przy czym pozyskanie klienta nie zawsze zapewnia sukces na rynku. Czasem jest to dopiero początek długiej, krętej drogi do odzyskania należności. Częstym problemem przedsiębiorców jest bowiem brak zapłaty za wystawione faktury.
Co zrobić, gdy kontrahent nie opłacił faktury? Odzyskanie należności nie jest niczym prostym … ale można zrealizować ten cel. W jaki sposób? Za chwilę Ci o tym napiszemy!
Wezwanie do zapłaty - przypomnij o fakturze, zanim rozpoczniesz windykację!
Zanim jeszcze zaczniesz prowadzić prace w zakresie windykacji, zastanów się, czy dobrym rozwiązaniem jest pogarszać relacje z kontrahentem. Łatwo bowiem możemy sobie wyobrazić, że uporczywe domaganie się zapłaty od odbiorcy jest w stanie zirytować go. W konsekwencji – zniechęcić do skorzystania z oferty Twojej firmy w przyszłości.
Ważne!
A zatem, zanim wyślesz wezwanie do zapłaty, zastanów się jakie mogą być przyczyny braku płatności. Czy opóźnienienie wynika z takich prozaicznych powodów jak choćby: przeoczenie. A może jest to błąd popełniony przez pracownika. Praktyka pokazuje, że często wystarczy zadzwonić do kontrahenta i delikatnie przypomnieć mu o przeterminowanej fakturze. Jedna rozmowa w serdecznej atmosferze może przynieść więcej korzyści niż natarczywa wysyłka wezwań.
Jak już wspomnieliśmy, często opóźnienie w płatności wynika z przeoczenia i błędu pracownika lub księgowej. Kiedy opóźnienie w płatności nie jest duże, można kontrahentowi przypomnieć się mailowo lub telefonicznie. A co zrobić, gdy takie wezwanie pozostaje bez odpowiedzi? Wysyła się na ogół przedsądowe wezwanie do zapłaty długu. Do listu warto dołączyć fakturę, której dana sprawa dotyczy.
Wezwanie do zapłaty - warto pamiętać!
Może okazać się, że nieopłacenie faktury nie wynika ze złej woli kontrahenta czy grożącej mu upadłości. Nierzadko okazuje się, że powód jest tak prozaiczny. Może to być dostarczenie faktury dopiero po kilku/kilkunastu dniach w związku z opóźnieniami na poczcie. Dość powszechną przyczyną jest trafienie wiadomości mailowej do folderu SPAM. Zdecydowanie nie są to powody, dla których powinniśmy psuć sobie relacje ze stałym klientem. Albo też niedawno pozyskanym kontrahentem!
Wezwanie do zapłaty przedsądowe
Jednym z podstawowych działań, jakie można zrobić w ramach windykacji, jest przedsądowe wezwanie do zapłaty. Z ostrzeżeniem, że nieuregulowanie płatności z tytułu faktury (lub faktur) może skończyć się wpisaniem przez wierzyciela na listę dłużników w BIG (Biurze Informacji Gospodarczej) Info Monitor.
Wysyłka wezwania do zapłaty jest dość skuteczną formą dyscyplinowania dłużników. Takie rozwiązanie zazwyczaj działa na nich mobilizująco. Dłużnik, który zalega kilku kontrahentom z zapłatą, zapewne w pierwszej kolejności zapłaci za te faktury, w przypadku których zwłoka może skończyć się nieprzyjemnymi konsekwencjami w postaci wpisu do rejestru dłużników.
Ważne!
Wezwanie do zapłaty działa mobilizująco na kontrahentów. Ci ostatni widzą wówczas, że wierzyciel jest gotowy wstąpić na drogę sądową. A wszystko, by odzyskać należne mu środki.
Przepisy prawa nie zawierają również informacji, jak takie wezwanie do zapłaty powinno wyglądać. Inaczej jest np. w przypadku faktur – ustawa o VAT przedstawia listę elementów, które taka faktura musi zawierać. Co więcej, w regulacjach prawnych nie określono również terminu, w jakim powinno wysłać się takie wezwanie do dłużnika.
Prawidłowo sporządzone wezwanie do zapłaty to dokument, który powinien jednak zawierać m.in. takie informacje jak:
- określenie wysokości zaległej płatności wraz z określeniem, ile wynoszą odsetki,
- wskazanie, w jakim terminie dłużnik powinien wywiązać się z danego zobowiązania,
- określenie sposobu, w jaki pieniądze mają zostać przekazane wierzycielowi (zwykle odbywa się to za pomocą tradycyjnego przelewu na rachunek bankowy),
- przedstawienie konsekwencji, jakie mogą nastąpić w przypadku braku zapłaty ze strony dłużnika (zwykle jest to po prostu skierowanie sprawy na drogę sądową).
Dlaczego wystawia się wezwanie do zapłaty?
To proste – celem takiego wezwania jest polubowne rozwiązanie sprawy z zalegającym z zapłatą dłużnikiem. Polubowne – czyli bez udziału sądu (przedsądowe). Tak rozumiane wezwanie do zapłaty jest w zasadzie najprostszym sposobem dochodzenia długu. I co warto podkreślić – jednocześnie dość skutecznym.
Wezwanie do zapłaty można wysłać do kontrahenta już w pierwszym dniu następującym po wcześniej ustalonym terminie zapłaty. O takiej płatności/fakturze mówi się, że jest ona przeterminowana.
Rozstrzygnięcie problemu na sali sądowej
Niestety, nierzadko okazuje się, że nawet przedsądowe wezwanie do zapłaty może nie przynieść oczekiwanego rezultatu. Ostatecznie, w niektórych przypadkach sprawa trafia do sądu, gdzie przedsiębiorca walczy o należne mu pieniądze.
Nowoczesne technologie cyfrowe rewolucjonizują różne aspekty funkcjonowania przedsiębiorstw, w tym np. prowadzenie księgowości czy wystawianie faktur. Nie inaczej wygląda sytuacja, jeśli chodzi o skuteczną windykację należności. Okazuje się bowiem, że wierzyciele mogą skorzystać z usług elektronicznych w postaci e-sądu. Na tym portalu wystarczy opisać dowody (co ważne, nie trzeba ich nawet dołączać).
W takiej sytuacji wysyłany jest drogą pocztową nakaz zapłaty, w którym informuje się dłużnika, że ma on czternaście dni na uregulowanie zaległych należności. W sytuacji, gdy płatność nie zostanie zrealizowana, wierzyciel otrzymuje tzw. klauzulę wykonalności, co oznacza, że może zwrócić się on do komornika o przeprowadzenie egzekucji długu z majątku nierzetelnego dłużnika.
Co zrobić, zanim kontrahent zapłaci za fakturę?
Wezwanie do zapłaty czy wstąpienie na drogę sądową to działania, które powinny pomóc w odzyskaniu należnej płatności od kontrahenta. Zanim jednak się to stanie, trzeba mieć na uwadze, że brak zapłaty może spowodować trudności u samego wierzyciela. W ekonomii określa się taką sytuację jako zator płatniczy. Oznacza to, że dłużnicy nie są w stanie – z różnych powodów – opłacić faktur. Przy czym ich wierzyciele sami zaczynają mieć przez to trudności w uregulowaniu własnych zobowiązań.
Choć trudno to sobie wyobrazić, w rzeczywistości może dojść do takiej sytuacji, w której dane przedsiębiorstwo:
- systematycznie zwiększa sprzedaż, ale kontrahenci ociągają się z zapłatą,
- pogarsza się płynność finansowa firmy. Dlaczego? Ponieważ trzeba opłacić przedstawicieli handlowych/doradców ds. sprzedaży i zamówić towar. Jednocześnie pieniądze z tytułu dotychczasowej sprzedaży nie spływają. Albo też spływają, ale w niewystarczającej ilości.
Aby temu zaradzić, można zdecydować się np. na takie sposoby finansowania jak:
- Faktoring – faktor (instytucja finansowa, w tym także bank) spienięża nieopłaconą fakturę przekazaną mu przez faktoranta. Dzięki temu firma korzystająca z faktoringu może bez zbędnej zwłoki pozyskać niezbędne środki. I co ważne – czasem nawet w ciągu jednego dnia roboczego. Rzecz jasna … pomniejszone o prowizje należne faktorowi. Następnie, w zależności od rodzaju zawartej umowy, faktor oczekuje zapłaty od dłużnika lub od samego faktoranta.
- Kredyt obrotowy – takie rozwiązanie możemy porównać do karty kredytowej. Takiej, z jakiej korzystają na co dzień tysiące osób prywatnych. Przedsiębiorca pozwala w przypadku problemów z płynnością skorzystać ze środków do określonej wysokości bez czasochłonnych procedur. Takich, jakie zwykle wiążą się z pozyskaniem kredytu bankowego.
Ważne!
Zanim jako przedsiębiorca zdecydujesz się na takie rozwiązania jak np. faktoring czy kredyt obrotowy w banku, dokładnie zapoznaj się z warunkami umowy przedłożonymi Ci przez bank/instytucję finansową. Dlaczego? To proste: ponieważ oprócz opłat musisz być gotowy na to, że w niektórych sytuacjach otrzymanie wsparcia okaże się niemożliwe. Dotyczy to np. faktoringu, który zwykle można stosować w przypadku faktur NIEOPŁACONYCH, ale jednocześnie NIEPRZETERMINOWANYCH.
Jak monitorować spłatę należności w firmie?
Nie jest łatwo terminowo ściągać należności od odbiorców. Rzecz jasna, taki stan rzeczy nie oznacza jeszcze, że jest to niemożliwe. Wręcz przeciwnie – osiągnięcie tego celu jest ułatwione dzięki programom komputerowym. Zamiast żmudnego zapisywania i obliczania dat zapłaty na kartce czy nawet w arkuszu kalkulacyjnym, można zautomatyzować najbardziej powtarzalne działania.
Dzięki funkcjonalnościom, jakie oferuje program SKP® Formsoft dla Firm , przedsiębiorca jest w stanie skupić się na prowadzeniu ustaleń z kontrahentami. Podczas, gdy przetwarzanie danych odbywa się z pomocą programu. Takie praktyczne rozwiązania to: np. kontrola ulgi za złe długi. Kolejne to: stosowanie zestawu znaków graficznych pojawiających się w kolumnie „R” w zakładce Księgowanie i Dziennik Zapisów. Informują one, na jakim etapie jest rozliczenie dokumentów.
Autor:
Emil Zelma
Specjalista ds. księgowości i controllingu
Publikacja: 26.06.2024 r.
Czy ten artykuł był pomocny?
00
Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i
podatkowego.
Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji
podejmowanych
na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie.
W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS,
bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót 
