Jak w SKP® rozliczyć wynagrodzenia zatrudnionych cudzoziemców?

Ostatnimi czasy na teren naszego kraju w celach zarobkowych przyjeżdża coraz więcej obywateli innych państw. Zatrudnienie ich może być korzystne dla polskich przedsiębiorców, z uwagi na ostatnie trudności znalezienia pracowników wśród obywateli naszego kraju, którzy sami również emigrują na terytoria innych państw. Jeżeli więc zatrudniasz lub zamierzasz zatrudnić obcokrajowców i chcesz prawidłowo rozliczyć ich wynagrodzenia oraz sporządzić niezbędną dokumentację, zapoznaj się koniecznie z poniższym artykułem.

Zanim przystąpisz do ewidencji wynagrodzenia obcokrajowców, postępuj zgodnie z poniższymi krokami:
1. sprawdź status rezydencji zatrudnionego cudzoziemca
2. zapytaj go, czy posiada certyfikat rezydencji innego kraju niż Polska
3. zweryfikuj istnienie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania z krajem, którego certyfikat rezydencji
posiada dana osoba
4. dobierz odpowiedni rodzaj umowy, wylicz odpowiednie wynagrodzenia i sporządź niezbędną dokumentację

Więc po kolei…

Kogo uznać za rezydenta?
Rezydent to osoba, która przebywa w Polsce w danym roku podatkowym więcej niż 183 dni lub która ma w naszym kraju ośrodek interesów życiowych, np. mieszka tu ze swoją rodziną, tu dzieci chodzą do szkoły albo prowadzi działalność gospodarczą. Wystarczy, że jeden z tych warunków został spełniony by obcokrajowca można było uznać za rezydenta. Jeżeli więc zatrudniony przez nas cudzoziemiec przebywa w Polsce krótko lub posiada certyfikat rezydenta innego kraju, nie można go uznać za rezydenta.

Posiadanie certyfikatu rezydencji
Certyfikat rezydencji to w zasadzie potwierdzenie faktu miejsca zamieszkania podatnika. To, w jakim państwie uzyska certyfikat, w tym rozliczy swoje dochody. Sam bowiem decyduje, gdzie chce mieszkać i gdzie płacić podatki. Cudzoziemiec może również uzyskać polski certyfikat rezydencji. W tym celu musi się zwrócić do polskiego urzędu o jego wydanie, a urząd decyduje, czy uznać danego podatnika za rezydenta naszego kraju czy nie. Jeżeli więc nasz potencjalny pracownik przedstawi taki certyfikat, będzie wiązało się do z pewnymi konsekwencjami w wyliczaniu podatku dochodowego.

Co się wiąże z danym statutem?
Ustalenie tego statusu jest bardzo ważne, ponieważ niesie za sobą istotne skutki podatkowe, od tego zależy bowiem prawidłowe rozliczenie dochodu i to, gdzie podatnik złoży swoje zeznanie. Nierezydent bowiem podlega w naszym kraju ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu, co znaczy że rozliczy się w Polsce tylko dochody uzyskane w RP, natomiast rezydent podlegać będzie pełnemu nieograniczonemu opodatkowaniu według naszych przepisów, czyli rozliczy w Polsce zarówno te dochody z pracy wykonywanej w kraju, jak i za granicą.

Jeżeli zastanawiasz się, jakie obowiązki wiszą na Tobie jako na płatniku zaliczek na podatek, pomocne może być poniższe zestawienie:

Polscy rezydenci podlegają opodatkowaniu w naszym kraju na takich samych zasadach jak obywatele naszego kraju, natomiast w przypadku nierezydentów pobierane są podatki ryczałtowe i mogą się oni rozliczyć się w naszym kraju tylko z przychodów osiągniętych u nas. Dlatego w dalszej części tego artykuły przyjrzymy się bardziej sytuacji nierezydentów.

Nierezydent zatrudniony na umowę o pracę
Jako płatnik podatku dochodowego zobowiązany jesteś do poboru zaliczek na podatek od przychodów obcokrajowca na takich samych zasadach, jak przy zatrudnieniu Polaka, czyli według skali podatkowej. Dlatego do jej wyliczenia należy zastosować zarówno koszty uzyskania przychodu i kwotę zmniejszającą podatek w wysokości 46,33 zł, jak i składkę na ubezpieczenie zdrowotne pracownika.

Taki sam jest termin jej wpłaty do urzędu skarbowego, czyli do 20-go dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. W tym przypadku, jak za polskiego pracownika wystawisz do końca lutego PIT-11, który to przekażesz zarówno pracownikowi, jak i urzędowi skarbowemu właściwemu dla rozliczenia nierezydentów odpowiedniego dla miejsca prowadzenia twojej działalności.

Będą to więc:
1) w województwie dolnośląskim – Naczelnik Urzędu Skarbowego Wrocław-Psie Pole;
2) w województwie kujawsko-pomorskim – Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy;
3) w województwie lubelskim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Lublinie;
4) w województwie lubuskim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Zielonej Górze;
5) w województwie łódzkim – Naczelnik Urzędu Skarbowego Łódź-Śródmieście;
6) w województwie małopolskim – Naczelnik Urzędu Skarbowego Kraków-Śródmieście;
7) w województwie mazowieckim – Naczelnik Trzeciego Urzędu Skarbowego Warszawa- Śródmieście;
8) w województwie opolskim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Opolu;
9) w województwie podkarpackim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Rzeszowie;
10) w województwie podlaskim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Białymstoku;
11) w województwie pomorskim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Gdańsku;
12) w województwie śląskim – Naczelnik Pierwszego Urzędu Skarbowego w Katowicach;
13) w województwie świętokrzyskim – Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego w Kielcach;
14) w województwie warmińsko-mazurskim – Naczelnik Urzędu Skarbowego w Olsztynie;
15) w województwie wielkopolskim – Naczelnik Urzędu Skarbowego Poznań-Nowe Miasto;
16) w województwie zachodniopomorskim – Naczelnik Trzeciego Urzędu Skarbowego w Szczecinie.

Nie zapomnij również o wypełnieniu i przesłaniu do urzędu skarbowego, właściwego wg Twojej siedziby, roczną deklarację PIT-4R, w której wykażesz zapłacone w takcie roku zaliczki.

I tak jak my wszyscy, nierezydent zatrudniony w naszym kraju na umowę o pracę musi do końca kwietnia rozliczyć się z Fiskusem, ale tyko z osiągniętych tu dochodów, składając do końca kwietnia deklarację PIT-37. Może również zgłosić do swojego pracodawcy wniosek, by ten za nich je rozliczył na formularzu PIT-40, składając oświadczenie PIT-12. Jeżeli pracownik ten zamierza wcześniej wyjechać z Polski, to zeznanie to powinno by złożone jeszcze przed opuszczeniem Polski. Deklaracje te należy w każdym z tych przypadków złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla opodatkowania nierezydenta, tak jak w przypadku PIT-11.

Nierezydent zatrudniony na umowie cywilnoprawnej
Ale to nie koniec twoich obowiązków względem fiskusa. Będziesz musiał sporządzić imienną informację o uzyskanych przychodach (dochodach) na druku IFT-1R, którą to przekażesz zarówno zleceniobiorcy, jak i właściwemu dla opodatkowania osób zagranicznych urzędowi skarbowemu. Na to masz jednak trochę więcej czasu, bowiem musisz tego dokonać maksymalnie do ostatniego dnia lutego roku następnego. Pamiętaj też, że jeżeli będziesz je składał papierowo, termin ten jest o miesiąc krótszy. Informację IFT-1/1R będziesz musiał sporządzić także w sytuacji, gdy na podstawie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania nie pobrałeś w ogóle podatku od umowy cywilnoprawnej.

Jeżeli jednak nierezydent zamierza wyjechać z Polski i złoży wniosek o wystawienie informacji o przychodach, będziesz musiał dokonać tego na druku IFT-1 i masz na to 14 dni od dnia złożenia wniosku. Tu również przekazujesz go zarówno pracownikowi, jak i urzędowi skarbowemu w tym samym terminie. Pamiętaj o tym, ponieważ na informacji tej jesteś zobowiązany wykazać datę złożenia tego wniosku przez zleceniobiorcę. Taki sam obowiązek będziesz miał, jeżeli zamierzasz zaprzestać prowadzenia działalności gospodarczej i maksymalnie do dnia jej zaprzestania musisz złożyć ten druk do urzędu. Dodatkowo, jeżeli wystawiłeś na wniosek pracownika formularz IFT-1 to również musisz sporządzić roczną informację IFT-1R .

Co należy wykazać na informacji IFT-1R?
Poszczególne rodzaje przychodów, jakie otrzymał nierezydent, wpiszesz w cz. D tego druku. Będą to m.in. przychody z umów zlecenia lub umów o dzieło, praw autorskich lub z praw pokrewnych, dywidend i innych przychodów z tytułu udziału w zyskach osób prawnych, należności licencyjnych. Jeżeli została zastosowana umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania to należy wybrać odpowiedni rodzaj osiągniętego przychodu spośród wymienionych w wierszach od D1 do D9.
Natomiast wiersz D.10 przeznaczony jest do wpisania osiągniętych przez cudzoziemca przychodów, jeżeli z jego krajem nie została zawarta umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania. Wówczas nie ważne, jaki to był rodzaj przychodu, wpisuje się go zbiorczo w pozycję „Przychód określony zgodnie z art. 29-30a ustawy”.

Czy nierezydent opodatkowany ryczałtowo składa w Polsce deklarację PIT?
Decyzja należy do niego, może więc on rozliczyć przychody z umów cywilnoprawnych w polskim zeznaniu podatkowym, gdy tak zdecyduje, ale musi posiadać certyfikat rezydencji potwierdzający jego miejsce zamieszkania. W takiej sytuacji należy potraktować otrzymany od pracodawcy IFT-1R jako informację i przepisać swoje dochody/przychody do deklaracji PIT-36 i opodatkować je według skali podatkowej, traktując zapłacony do tej pory podatek jako pobraną zaliczkę. Pamiętaj też o odliczeniu zapłaconej składki na ubezpieczenie zdrowotne, ale uważaj – nie będzie to odliczenie w pełnej wysokości, a jedynie 7,75% podstawy jej wymiaru.

Co w sytuacji, gdy okaże się po czasie, że zleceniobiorca zostaje u nas dłużej niż 183 dni?
Gdy zatrudniasz obcokrajowca, nie zawsze masz pewność, ile będzie on przebywał na terytorium naszego państwa. W takiej sytuacji według obecnego stanowiska organów podatkowych, należy rozróżnić dwa okresy zatrudnienia:

1) do 183 dni w danym roku podatkowym: płatnik zobowiązany jest do poboru owego zryczałtowanego 20% podatku i sporządzenia za ten okres informacji IFT-1/IFT-1R oraz deklaracji PIT-8AR.
2) od 184 dnia w danym roku podatkowym: osoba ta jest już uznawana za rezydenta, a Ty jako płatnik obowiązany jesteś już do poboru podatku na zasadach ogólnych i wtedy sporządzasz za ten okres informację PIT-11 i deklarację PIT-4R. Za dany rok za tego pracownika sporządzisz aż 4 druki.

Czy wiesz, że w program księgowy SKP® ma możliwość wyliczenia wynagrodzenia obcokrajowca?! System SKP® w prosty sposób naliczy odpowiednio do wybranych oznaczeń rezydenta, comiesięczne zaliczki na podatek dochodowy i to zarówno na zasadach ogólnych jak i ryczałtową stawką 20%.

W przypadku rezydentów sporządzisz w SKP® informacje PIT-11 i deklaracje PIT 4R. Natomiast w przypadku nierezydentów automatycznie wypełnisz PIT 8AR oraz informacje IFT-1 lub IFT-1R.

Sprawdź, więc czy posiadasz aktualną wersję programu SKP®, aby móc bez problemów w prawidłowy sposób rozliczać swoich zagranicznych pracowników.
Chcesz zaktualizować program SKP® lub kupić pełny pakiet obejmujący aktualizacje i Opiekę Serwisową do końca roku 2019 roku?

Skontaktuj się niezwłocznie z Biurem Obsługi Klienta>

Autor:

Ewelina Mandziuk

Specjalista ds. finansów