Wpisz szukane pojęcie, a znajdziemy odpowiedź:

Zarządzanie delegacjami w firmie — jak usprawnić proces? Powrót

2023-04-18

Delegacje w bardzo wielu organizacjach to codzienność i nieodłączny element funkcjonowania. Element ten przez swoje nieuporządkowanie oraz zbytnią formalizację potrafi jednak wyraźnie spowalniać pracę i zmniejszać efektywność działania całego przedsiębiorstwa. Warto więc pomyśleć o skutecznym zarządzaniu delegacjami oraz usprawnieniu procesu z tym związanego.

Jak wygląda proces zarządzania delegacjami?

Proces zarządzania delegacjami to proces dość złożony, który przez nadmierną formalizację może stać się naprawdę uciążliwy. Zaczyna się bowiem wystosowaniem przez pracownika wniosku o delegację lub poleceniem takiego wyjazdu ze strony pracodawcy. Następnie następuje weryfikacja wniosku przez właściwe osoby w firmie, a dalej akceptacja bądź odrzucenie wniosku. Jeżeli proces ten jest zautomatyzowany, może przebiec sprawnie, ale w wielu przedsiębiorstwach wciąż następuje w formie tradycyjnej, a więc obiegu papierowego. W dobie pracy zdalnej i hybrydowej forma ta jawi się jako przestarzała i nieskuteczna. Papierowy wniosek, polecenie, a także akceptacja bądź odrzucenie wniosku muszą być przecież fizycznie podpisane przez odpowiednie osoby, co rodzi liczne niedogodności i znacznie wydłuża czas realizacji (np. ze względu na nieobecności w biurze osób, czy dużą liczbę tego typu wniosków).

Analizując dalej proces zarządzania delegacjami, następnie ma miejsce planowanie podróży, w tym np. rezerwacja biletów na wybrany środek transportu, czy miejsca noclegowego (przez pracownika lub odpowiednią, zajmującą się tym komórkę organizacji), a dalej już sama właściwa delegacja.

Po skończonej podróży służbowej zawsze przychodzi moment rozliczenia delegacji według obowiązujących przepisów prawa. Rozliczone muszą zostać odpowiednio wszelkie koszty poniesione przez osobę, która w delegacji uczestniczyła, a także wyliczone poprawnie stawki diet. Nieodzowne do tego są odpowiednio udokumentowane (np. fakturą) wydatki, których dowody poniesienia pracownik powinien przedłożyć pracodawcy.

W wersji papierowej zdarzają się przy tym opóźnienia, pomyłki i zgubione kwity, a cały ciężar rozliczeń podróży służbowych spoczywa na barkach odpowiednio wybranych do tego w firmie osób (najczęściej z działu księgowości lub administracji). Ciężar ten możliwy jest jednak do zdjęcia dzięki usprawnieniu i unowocześnieniu metod zarządzania delegacjami.

W jaki sposób zoptymalizować proces zarządzania delegacjami?

Proces zarządzania delegacjami, w tym w szczególności ich rozliczania, usprawnić można na wiele sposobów. Najbardziej efektywnym wydaje się jego odformalizowanie poprzez odejście od papierowego obiegu dokumentów i wdrożenie odpowiedniego systemu do rozliczania podróży służbowych. Takie rozwiązanie nie tylko odciąży zespół księgowości, czy administracji, ale także pozwoli sprawniej przejść przez cały proces związany z delegacjami każdemu pracownikowi i do minimum ograniczy konieczność udziału w nim kadry zarządczej. Wszystkie dane do uzupełnienia i dokumenty do wgrania w jednym miejscu to redukcja czasu i kosztów, jak również zwiększenie przejrzystości postępowania. Rezygnacja z papierowej dokumentacji to także wyjście naprzeciw oczekiwaniom firm, które po pandemii przyjęły zdalny lub hybrydowy model pracy, jak również działanie w duchu dbającego o środowisko naturalne zrównoważonego rozwoju.

Jeden, ujednolicony system w tym zakresie to także zmniejszenie liczby błędów związanych z ręcznymi wyliczeniami, dzięki pełnej ich automatyzacji przez określone parametry, stawki i kursy.

System do rozliczania delegacji pozwala pracownikom na bieżąco, a więc już nawet w trakcie podróży, rejestrować poniesione wydatki, potwierdzając je zdjęciami (np. biletów i faktur). Pracownicy nie muszą więc po skończonej delegacji kompletować wszystkich dokumentów i dostarczać ich specjalnie do biura, a sprawę zamknąć można jeszcze w trakcie delegacji.

Sama organizacja dzięki automatyzacji i elektronizacji procesu dostaje również narzędzia do szerszej i bardziej kompleksowej kontroli kosztów podróży służbowych ich pracowników, a także analizy danych historycznych, pozwalającej w przyszłości jeszcze lepiej zarządzać wydatkami.

Program SKP® Firma/Biuro jako narzędzia do usprawnienia procesu rozliczania delegacji

Jeżeli chcesz zmienić proces zarządzania delegacjami w swojej organizacji, skorzystaj z dedykowanego oprogramowania dla firm: SKP® Firma lub oprogramowania dla biur rachunkowych: SKP® Biuro, a także nieograniczonej opieki serwisowej, przysługującej każdemu użytkownikowi tych programów. Oferowane i przygotowane specjalnie do takich potrzeb moduły oprogramowań SKP®, takie jak: „DELEGACJE KRAJOWE” oraz „DELEGACJE ZAGRANICZNE”, pozwolą Ci znacznie usprawnić i zautomatyzować cały proces związany z delegacjami. Moduły te są bardzo przejrzyste i łatwe w obsłudze. Różnią się natomiast tylko tym, że w „DELEGACJACH ZAGRANICZNYCH” obsługiwana jest część zagraniczna delegacji i możliwe jest rozliczenie jej w walutach obcych. Systemy do rozliczania delegacji od SKP® pozwolą więc bezproblemowo rozliczyć także delegacje, które częściowo odbywają się w kraju, a częściowo za granicą.

Moduł „PRZEJAZDY” pozwoli natomiast w sposób uproszczony i niezwykle efektywny prowadzić ewidencję i rejestrować przejazdy samochodami osobowymi rozliczanymi kilometrówką, a także prowadzić ewidencję samochodów używanych wyłącznie do celów służbowych, dla których przysługuje prawo pełnego odliczenia podatku VAT.

Program SKP® odpowie przy tym również na takie pytania jak:

  • Jak zaktualizować stawki kilometrowe?
  • Jak w rozliczeniu delegacji zaznaczyć, że pracownikowi zostało zapewnione wyżywienie w postaci śniadania?
  • Jak zaktualizować stawki diet, a także jak zwiększyć wartości stawek diet ponad te ustawowe?
  • Jak wskazać kurs, po którym ma być przeliczana delegacja zagraniczna?

Jeżeli więc chcesz usprawnić w swoim przedsiębiorstwie proces zarządzania delegacjami, w tym w szczególności rozliczania podróży służbowych, przemyśl rezygnację z papierowego obiegu dokumentów i postaw na system do rozliczania delegacji, jaki oferuje oprogramowanie dla firm: SKP® Firma lub oprogramowanie dla biur rachunkowych: SKP® Biuro.

Autor:
Marek Przybylski
Specjalista ds. rachunkowości i finansów
Publikacja: 18.04.2023 r.

Pobierz program do małej księgowości

Przetestuj program SKP® w pełnej funkcjonalności. Korzystaj zupełnie bez zobowiązań aż 60 dni. Kurs obsługi ZA DARMO!

Zobacz też:

Niniejsze materiały zawierają poglądy autorów i nie stanowią czynności doradztwa księgowego i podatkowego. Formsoft spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nie ponosi odpowiedzialności za skutki decyzji podejmowanych na postawie informacji zawartych w materiałach publikowanych na naszej stronie. W tych kwestiach należy zasięgnąć informacji u doradcy podatkowego, w oddziale ZUS, bądź w Krajowej Informacji Podatkowej.
Powrót