Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych

Rozliczenie diet krajowych i zagranicznych może okazać się nie prostą czynnością. Jeżeli więc nie jesteś pewien, jak rozliczyć wyjazd służbowy pracownika lub nie wiesz, jaką stawkę diety wybrać w obecnym roku, zapoznaj się z poniższym artykułem. Kwestię tą reguluje obowiązujące od 1 marca 2013 r. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej wydane w dniu 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. Poz. 167). W jednym dokumencie zostały zawarte dwa do tej pory odrębne rozporządzenia dotyczące diet krajowych i zagranicznych.

Ogólna zasada mówi: podróż służbowa ma być rozliczana przez pracownika w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia. Jak więc zgodnie z przepisami rozliczyć podróż służbową pracownika? Odpowiedź znajdą Państwo w poniższym artykule.

DIETY KRAJOWE

Jaka jest stawka diety?
Od 2013 r. poszczególne wielkości diet i składników pochodnych nie wzrosły i wynoszą:
• dieta za podróż krajową – 30 zł
• na pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej (20% diety) – 6 zł
• na pokrycie kosztów noclegu (150% diety) – 45 zł

Zasady wliczania należności z tytułu diet
Jak wiadomo liczy się czas trwania podróży służbowej od wyjazdu do powrotu pracownika. Jeżeli więc podróż służbowa będzie trwała nie dłużej niż dobę, to wysokość diety wyniesie:
• gdy trwała od 8 do 12 godzin – będzie przysługiwała dieta w wysokości 50%,
• w przypadku trwania podróży mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługiwać będzie w ogóle,
• ponad 12 godzin – będzie przysługiwała dieta w pełnej wysokości.
Jeżeli więc delegacja trwała równo 8 godzin, to dieta ta przysługuje pracownikowi.

W przypadku rozliczania podróży służbowej trwającej dłużej niż dobę, każda pełna doba delegacji to dieta w pełnej wysokości, zaś, gdy doba jest niepełna i trwa:
• do 8 godzin – dieta przysługuje w wysokości 50%,
• Ponad 8 godzin – to dieta w pełnej wysokości.
Dietę pracownika, któremu zapewniono częściowe wyżywienie należy zmniejszyć o koszt bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio:
• śniadanie – 25% diety,
• obiad – 50% diety,
• kolacja – 25% diety.
Ma to również odniesienie w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewnione jest całodobowe bądź częściowe wyżywienie.

Ograniczony zwrot kosztów noclegowych
Pracownika otrzyma zwrot kosztów noclegu w wysokości potwierdzonej rachunkiem – jednak nie większej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł. W uzasadnionych przypadkach pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie kosztów przekraczających wskazany limit.

Natomiast pracownikowi, któremu noclegu nie zapewniono i który nie przedłożył za niego rachunku, będzie przysługiwał ryczał za każdy nocleg w wysokości 150% diety (o ile nocleg będzie trwał minimum 6 godzin pomiędzy 21 wieczorem a 7 rano).

DIETA ZAGRANICZNA

Wysokość stawek diet i limitów noclegowych
Wysokość diety za dobę podróży zagranicznej jest różna w poszczególnych państwach. Poniżej tabela przedstawiająca przykładowe wartości. W przypadku podróży zagranicznej, podobnie jak w delegacjach krajowych, diety podlegają procentowemu obniżeniu o odpowiednią część adekwatną do poszczególnych posiłków:
• 15% diety – przy zapewnieniu śniadania,
• 30% diety – przy zapewnieniu obiadu,
• 30% diety – przy zapewnieniu kolacji.

Natomiast nie obniża się diety z tytułu innych wydatków, dla i nie podwyższa się diety pracownikowi odbywającemu podróż w charakterze kuriera dyplomatycznego. W przypadku, gdy pracownik ponosi koszty dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego wyłącznie w jedną stronę, przysługuje mu ryczałt w wysokości 50% diety.
Natomiast ryczałt noclegowy wynosi 25% limitu noclegowego przypisanego do danego państwa. Przy czym ryczałt noclegowy przysługuje w sytuacji, gdy pracownik nie przedstawi rachunku za nocleg.

Przykładowo:

Kraj docelowy
Wysokość diety ustala się dla docelowego państwa podróży, co komplikowało się w sytuacji, gdy pracownik miał kilka państw docelowych. W przypadku podróży zagranicznej odbywanej do dwóch lub więcej państw pracodawca może ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. To do niego należy decyzja, czy wskazać tylko jedno państwo docelowe, nawet wtedy, gdy pracownik odbywa podróż do kilku krajów, czy ustalić więcej niż jedno państwo docelowe. Jest tu co prawda jeden wyjątek, nie będzie to miało zastosowania do diety za czas przejazdu przez kilka państw tzw. tranzytem.

Zwrot kosztów leczenia
Pracodawca zwraca koszty leczenia pracownika za granicą, jednak z wyłączeniem świadczeń, które są gwarantowane i udzielone zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w Unii Europejskiej. Natomiast pracownik, który zachoruje w czasie delegacji w jednym z państw UE jest zobowiązany do skorzystania z usług medycznych rozliczanych w ramach ubezpieczenia zdrowotnego. Nie będą podlegały zwrotowi koszty zakupu leków, których nabycie za granicą nie było konieczne, koszty zabiegów chirurgii plastycznej i kosmetycznych oraz nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów.

Zaliczka na wyjazd w walucie polskiej i obcej
Obecne przepisy regulują również kwestię, w jakiej walucie ma być wypłacana zaliczka na zagraniczny wyjazd służbowy pracownika. Pracownik otrzymuje więc zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży zagranicznej, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów. Jeżeli pracownik wyrazi zgodę zaliczka może być wypłacona w walucie polskiej, w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, wg. średniego kursu złotego w stosunku do walut obcych określonego przez NBP z dnia wypłaty zaliczki.

WSPÓLNE USTALENIA ZARÓWNO DLA DIET KRAJOWYCH, JAK I ZAGRANICZNYCH

Środek transportu
To pracodawca określa środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej a także, i tu nowość jego rodzaj i klasę. Natomiast pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, a także wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami, z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu, bez względu na to, z jakiego tytułu ulga przysługuje, czego nie przewidywały poprzednie przepisy.

Katalog wydatków podróży służbowej
Rozporządzenie MPiPS wskazuje listę niezbędnych wydatków ponoszonych w związku z podróżą służbową są to: opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży służbowej. Do rozliczenia delegacji pracownik powinien załączyć więc dokumenty w postaci rachunków, faktur czy biletów potwierdzających wydatki, jakie poniósł.

Zwrot kosztów delegacji bez możliwości ich udokumentowania
Gdy więc pracownik nie przedstawi rachunków, faktur lub biletów potwierdzających poszczególne wydatki, będzie mu nadal przysługiwało prawo do zwrotu, jeżeli złoży pisemne oświadczenie o dokonanych wydatkach i uzasadnionych przyczynach braku ich udokumentowania.

Autor:

Ewelina Mandziuk ds. finansów