4. KSIĘGI > Fakturowanie

Moduł Fakturowania jest płatny w wersji dla Firm natomiast w wersji Biuro wchodzi w skład wersji startowej.

Moduł fakturowania jest przeznaczony do wspomagania dostaw (sprzedaży) towarów i usług w zakresie układania i wydruku faktur, rachunków, paragonów, dokumentów Pro Forma oraz odpowiadających im dokumentów korygujących.

Po wydruku dokumentu możemy uzyskać automatyczny wpis do Księgi lub Ewidencji przychodów w przypadku ryczałtowców oraz rejestru VAT. Możemy też od razu rozliczać dokumenty zapłacone w momencie wystawienia.

Moduł Fakturowania ma możliwość współpracy z drukarkami fiskalnymi. Polecamy kasy firm: ELZAB, POSNET, EMAR, NOVITUS.

Uwaga! W związku z dużą ilością kas fiskalnych dostępnych na rynku zalecamy do przeprowadzenia prób wydruku paragonu fiskalnego, w celu sprawdzenia poprawności wydruku.

W Archiwum faktur dostępnym w Fakturowaniu można utworzyć pliki JPK_FA, zawierającego faktury sprzedaży. Informacje te są przesyłane wyłącznie na żądanie organu kontrolującego w wyznaczonym przez niego terminie. W uzasadnionych przypadkach można wnioskować o wydłużenie terminu. Obowiązek złożenia JPK_FA obejmuje także zagranicznych podatników.

Ekran modułu Fakturowanie składa się z dwóch części: górnej – opisowej czyli nagłówka faktury i dolnej – asortymentowej, czyli tabeli ze specyfikacją pozycji faktury.

Chcąc widzieć więcej pozycji faktury możemy ukryć nagłówek (klawisze [Ctrl] + [PgUp], [Ctrl]+ [PgDn] lub klikając na ikonę strzałki w pierwszej kolumnie).

Między tymi obszarami ekranu przełączamy się klikając w interesujące nas miejsce lub korzystając z operacji Nagłówek / Asortyment (skrót [ALT] + [A]).

W ostatniej linii ekranu opisane są dostępne operacje.

Uwaga! W samej zakładce Fakturowanie nie ma możliwości prowadzenia stanów magazynowych (jest to moduł fakturujący, a nie magazynowy). Dostępny jest tu jednak dodatkowo płatny moduł MiniMagazyn. Możemy w nim wystawiać dokumenty PZ, PW, WZ, WW, kontrolować stany magazynowe, generować rożne druki, zestawienia oraz wybrane pozycje dopisywać do faktury.

Dane sprzedającego

Na dokumentach wystawianych w module Fakturowanie drukowane są dane sprzedającego. Są to dane licencyjne właściciela programu. W wersji podstawowej nie są one edytowalne przez użytkownika i mogą być zmieniane jedynie przez firmę Format.

Istnieje możliwość wprowadzenia dodatkowych danych sprzedającego, który będzie występował jako „Wystawca”. Dane te uzupełniamy w Fakturowaniu → Opcje → Dodatkowy sprzedawca (Wystawca). Opcja szczególnie przydatna w sytuacji, gdy w związku z tzw. Centralizacją VAT Sprzedawcą jest jednostka samorządowa terytorialnego (np. Gmina), a Wystawcą – samorządowe jednostki organizacyjne ( np. jednostki lub zakłady budżetowe).

W przypadku zmiany adresu, nazwy należy skontaktować się z B.I.S. Format a nasi pracownicy wprowadzą te zmiany i wyślą plik licencyjny z nowymi danymi.

Należy zaznaczyć, że niemożliwa jest zmiana NIP-u, gdyż jest to traktowane jako zmiana firmy, na którą należy wykupić przeniesienie licencji.

Tworzenie faktury

Pozycje na fakturze mogą być wpisywane ręcznie lub pobierane z listy towarowej zwanej Cennikiem.

Przy dostawie (sprzedaży) nietypowych towarów / usług możemy je wpisać bezpośrednio do faktury z pominięciem wykorzystania cennika. Zwracamy uwagę, że kolejną pozycję do faktury dopisujemy ustawiając się na nazwie artykułu i klikając z klawiatury klawisz [Insert] lub strzałkę w dół [â].

W przypadku powtarzającego się asortymentu radzimy korzystać z Cennika. Można wpisać do niego cały dostępny asortyment i pobierać dowolne towary do faktury. Należy wspomnieć, że dla każdej pozycji cennika i w specyfikacji faktury możemy określić 3 różne ceny w złotych i 3 różne ceny w różnych walutach obcych.

Gdy asortyment jest ograniczony można wpisać go bezpośrednio do faktury z ceną ale nie wprowadzać ilości. W momencie wystawiania faktury wystarcza wpisać ilość.

Faktury uproszczone

W programie istnieje możliwość utworzenia faktury uproszczonej. Można ją wystawić dla każdego rodzaju faktury (VAT, RR, Marża, Wewnętrzna i inne).

Posiada ona formę zwykłej faktury, zawiera jednak mniej elementów. Przy kontrahencie pojawia się jedynie NIP lub PESEL, bez nazwy firmy i danych adresowych. W asortymencie natomiast wykazane są pozycje jedynie z nazwy, bez ilości i cen jednostkowych. Podsumowaniem faktury uproszczonej jest kwota razem z rozbiciem poszczególnych stawek VAT.

Aby wystawić fakturę uproszczoną należy w Opcje → Opcje fakturowania zaznaczyć "Stosuj faktury uproszczone". Wtedy, gdy kwota faktury nie przekroczy kwoty brutto, określonej poniżej, zostanie ona automatycznie utworzona podczas wystawiania faktury.

Należy zwrócić uwagę, że faktura uproszczona możliwa jest do wystawienia do kwoty określonej w Opcjach fakturowania wyrażonej w złotówkach lub euro. Faktura wystawiana w innej walucie będzie wystawiana jako zwykła, mimo nie przekroczenia kwoty maksymalnej.

Faktury masowe

W programie mamy możliwość tworzenia faktur masowych, czyli tej samej faktury dla wybranej grupy kontrahentów.

Grupę kontrahentów wybieramy według typu, który możemy określić przy dopisywaniu każdego kontrahenta. Możemy np. pogrupować kontrahentów według dostawców, odbiorców - D i O, lub bardziej ich podzielić, rozdzielając na np. odbiorców według asortymentu - odbiorca pieczywa, dostawca nabiału - DP i DN.

Radzimy tak grupować kontrahentów, by łatwo można było później wystawiać im faktury masowe, by w danej grupie znaleźli się tylko i wyłącznie kontrahenci, dla których będziemy wystawiać takie same faktury.

Typ kontrahenta może zawierać jeden, dwa lub trzy znaki, w ściśle określonej kolejności.

Zwracamy uwagę, że program wybiera według zadanego wzorca. I tak np., mając kontrahentów D, P, DP, przy wpisaniu znaków:

•D - Wybierze wszystkich kontrahentów ze znakiem D w typie, czyli D i DP

•DP - Wybierze wszystkich kontrahentów ze znakiem DP w typie, czyli DP

•PD - Nie wybierze żadnego kontrahenta.

Aby stworzyć fakturę masową wypełniamy wszystkie pola faktury, jak dla zwykłej faktury, wypisujemy asortyment i wybieramy Opcje → Faktury masowe.

Ukazuje się wtedy pole do wpisania typu kontrahenta. Dla wszystkich kontrahentów z żądanym typem będzie wydrukowana faktura.

Faktury masowe możemy wystawiać dokładnie takie same (z takim samym rabatem, cennikiem, terminem i formą płatności) lub różne, z uwzględnieniem przypisanych dla poszczególnych kontrahentów ustawień.

Wszelkie ustawienia w Kartotekach kontrahentów, dotyczące:

•Rabatu,

•Osoby upoważnionej do odbioru faktury,

•Cennika,

•Terminu płatności,

•Formy płatności,

zostaną uwzględnione w przypadku zaznaczenia opcji "Uwzględniaj ustawienia kontrahentów".

Wtedy to może się zdarzyć, że wszystkie faktury masowe mogą być inne, z różnymi rabatami, czy sposobami zapłaty, jakie ustaliliśmy dla poszczególnych Kontrahentów w Kartotekach.

Ustawienia w Kartotece kontrahentów są nadrzędne, są one w pierwszej kolejności brane do faktury.

Aby ustawienie z Kartotek kontrahentów nie były brane do faktur masowych należy odznaczyć, lub nie zaznaczać opcji "Uwzględniaj ustawienia kontrahenta". Wtedy to dla wszystkich kontrahentów będzie wystawiona taka sama faktura z wszystkimi ustawieniami takimi samymi, czyli takimi, jakie ustaliliśmy na fakturze.

Faktura elektroniczna - e-faktura

E-faktura to elektroniczna forma faktury. Ma taką samą wartość prawną i zawiera identyczne dane, co faktura w formie papierowej. Jest akceptowana przez organy podatkowe i nie wymaga podpisu elektronicznego. Dodatkowym atutem e-faktury jest oszczędność papieru, a tym samym zmniejszenie kosztów działalności.

W programie mamy możliwość tworzenia e-faktur. Wystawia się je w analogiczny sposób, jak tradycyjną fakturę. Zamiast jednak drukować ją na papierze, wystarczy wcisnąć przycisk [e-faktura] a zostanie utworzona faktura elektroniczna, którą można bez podpisu wysłać e-mailem lub przekazać na dowolnym nośniku do kontrahenta.

Opcje zarządzające e-fakturami dostępne są w Opcjach → Opcje e-faktur PDF.

Po uruchomieniu w/w opcji ukazuje się okno, na którym można określić, jakie ma być podjęte działanie po zainicjowaniu wydruku faktury oraz jak mają być przechowywane e-faktury.

Opcje wysyłki e-faktury:

•Nie podejmuj żadnych działań - faktura jest drukowana tradycyjnie na kartce.

•Otwórz w programie Acrobat Reader - Po naciśnięciu przycisku [Wydruk] → [e-faktura] faktura zostanie otworzona w programie Acrobat Reader.

•Wyślij w załączniku w wiadomości e-mail - Po naciśnięciu przycisku [Wydruk] → [e-faktura] faktura zostanie załączona do e-maila utworzonego w domyślnym programie pocztowym.

•Otwórz folder e-faktury - Po naciśnięciu przycisku [Wydruk] → [e-faktura] faktura zostanie zapisana i ukazana w folderze FAKTURA_PDF.

Zaznaczając jedną z powyższych opcji, program automatycznie przy tworzeniu e-faktury będzie wykonywał określone działanie.

Opcje przechowywania e.faktury:

•Drukuj kopię faktury - Po naciśnięciu przycisku [Wydruk] → [e-faktura] oprócz e-faktury zostanie także wydrukowana kopia faktury w tradycyjny sposób na papierze.

•Utwórz kopię e-faktury - Po naciśnięciu przycisku [Wydruk] → [e-faktura] oprócz e-faktury zostanie także zapisana kopia e-faktury w pliku PDF.

•Nie drukuj kopii faktury i nie twórz kopii e-faktury - Po naciśnięciu przycisku [Wydruk] → [e-faktura] utworzona zostaje jedynie e-faktura, bez drukowania lub tworzenia jej kopii.

Powyżej opisane ustawienia pozwalają zautomatyzować powstawanie kopii e-faktur.

Niezależnie od ustawionych opcji, w przypadku wybrania [e-faktura] podczas drukowania faktury zostanie ona utworzona i zapisana w folderze FAKTURA_PDF, który automatycznie utworzy się podczas tworzenia pierwszej e-faktury.

Faktura VAT Marża

Program posiada możliwość wystawiania faktur z nadrukiem MARŻA (dla firm turystycznych, przy obrocie towarami używanymi, działami sztuki oraz przedmiotami kolekcjonerskimi i antykami).

Wystawiając fakturę VAT Marża należy umieścić dopisek, określający przedmiot sprzedaży. Można go wybrać w Opcje → Opcje fakturowania.

Dostępne są tu:

• procedura marży dla biur podróży,

• procedura marży - towary używane,

• procedura marży - dzieła sztuki,

• procedura marży - przedmioty kolekcjonerskie i antyki

Raz wybrany będzie automatycznie dopisywany do faktury VAT Marża.

Aby wystawić fakturę VAT Marża należy mieć stworzone specjalne konto. Więcej o tworzeniu konta w Elementy konta.

W poradach Akademii SKP użytkownika w programie można natomiast dokładnie zapoznać się z procesem wystawiania faktury VAT Marża.

Opcje fakturowania

W module tym dostępny jest szereg parametrów, dostosowujących proces fakturowania do potrzeb użytkownika. Znajdują się one w Opcjach fakturowania, na które prosimy zwrócić szczególna uwagę, dzięki czemu poznamy cały zakres możliwości tego modułu.

Tu możemy wybrać rodzaj dokumentu, jaki chcemy drukować, jak ma wyglądać numer dokumentu, czy data. Istnieje możliwość określenia czy drukować na fakturze konto bankowe (a także które ma być drukowane), adres odbiorcy czy termin zapłaty.

Można także dodać konto bankowe klikając [Konta].

Jednolity Plik Kontrolny

W programie istnieje możliwość tworzenia plików JPK:

•JPK_VAT,

•JPK_FA,

•JPK_MAG,

•JPK_PKPIR,

•JPK_EWP.

Każdy podmiot gospodarczy posiada obowiązek przekazywania pliku JPK_V7 organom podatkowym raz w miesiącu a pozostałe struktury JPK, takie jak JPK_FA, JPK_MAG, JPK_PKPIR, JPK_EWP na życzenie.

Plik JPK-V7, czyli Jednolity Plik Kontrolny, należy tworzyć i wysyłać do Ministerstwa Finansów co miesiąc za okresy miesięczne lub kwartalne. Jest zestawieniem informacji dotyczących zdarzeń gospodarczych występujących w firmie.

Obejmie on część deklaracyjną (dotychczasowa deklaracja VAT-7) oraz ewidencyjną (dotychczasowy plik JPK_VAT).

Plik ten powinien być zapisywany w odpowiednim formacie XML wymaganym przez Ministerstwo Finansów, w celu łatwego ich przetworzenia.

Pozostałe struktury JPK należy jedynie w razie ewentualnej kontroli, na żądanie organów skarbowych udostępnić w formie elektronicznej.

Plik JPK_FA to zestaw informacji o fakturach sprzedażowych.

Plik JPK_FA tworzony jest w Fakturowanie → Archiwum faktur → Opcje.

Z tego miejsca dostępne jest:

•JPK_FA - Tworzenie - program wygeneruje plik jpk,

•JPK_FA - Wysyłka - program otworzy okno wysyłki pliku jpk.

Aby utworzyć plik JPK_FA należy założyć odpowiedni filtr zawierający: zakres dat (data wystawienia) oraz rodzaj dokumentu (faktura lub faktura nie-vatowiec). Poprawnie stworzony plik można wysłać za pomocą drugiej opcji.

Więcej o pliku tworzeniu i wysyłce plików JPK w JPK_V7.

Porady

W Poradach można znaleźć dodatkowe odpowiedzi na niektóre wątpliwości i zapytania pojawiające się w trakcie pracy z modułem fakturującym, m.in.:

•Sposób wystawienia i zaksięgowania faktury z nadrukiem VAT MARŻA,

•Wystawianie faktur w walutach obcych,

•Wystawianie faktur VAT-RR,

•Wystawianie dokumentów korygujących,

•Gdzie wstawić dane firmy w programie,

•Jakie dane adresowe można umieścić na fakturze?

•Jak uzyskać kolejną pozycję na fakturze?

•Jak wstawić logo na fakturze?

Dodatkowo można przeczytać, jak wystawić fakturę od wartości brutto, jak sporządzić fakturę korektę oraz dlaczego powstają niezgodności na fakturze.

Informacje dotyczące nabyć wewnątrzwspólnotowych można przeczytać w Transakcje wewnątrzwspólnotowe.