4. KSIĘGI > Fakturowanie > Edycja > Edycja

Nagłówek - część opisowa faktury składa się z następujących pozycji:

Rodzaj dokumentu

Znajduje się tu lista z dostępnymi rodzajami dokumentów. Mamy do wyboru:

•Faktura,

•Rachunek,

•Paragon - wydruk możliwy jest tylko po wskazaniu podłączonej do komputera drukarki,

•WZ,

•Faktura "nie-vatowiec",

•Oferta,

•Faktura do paragonu - pojawi się okno do wpisania numeru paragonu..

Zwracamy uwagę, że pokazuje się tu taki rodzaj dokumentu, jaki można też wybrać w Opcje → Opcje fakturowania.

W opcjach fakturowania zaznaczamy także dodatki do nazwy dokumentu takie jak: VAT, Pro forma, Korekta, Duplikat.

Przy wystawianiu faktury korekty należy podać dodatkowe informacje: przyczyna korekty oraz numer faktury korygowanej.

Numer

Program prowadzi kontrolę numeracji. Każdy typ może mieć samodzielną, niezależną numerację. Po wydruku dokumentu numeracja zwiększana jest o 1. Użytkownik może wpisać tu dowolną liczbę od 1 do 99999, a program począwszy od tej liczby będzie proponował numery kolejne. Więcej informacji o numeracji przy opisie opcji fakturowania.

Uwaga! W przypadku chęci wpisania innego numeru dokumentu, niż proponuje program, należy wprowadzić ten numer na sam koniec, tuż przed wydrukiem. W momencie bowiem wpisania numeru a następnie jakiejś innej pozycji, program zmieni numer dokumentu na poprzedni, proponowany przez sam program.

Wyłącz korektę

Przycisk ten pojawia się w momencie:

•Zaznaczenia w Opcjach fakturowania "Korekty" lub

•Po pobraniu faktury jako korekty z archiwum faktur.

Po wystawieniu faktury jako korekty należy kliknąć ten przycisk celem powrotu do "zwykłej" faktury.

Po kliknięciu tego przycisku napis KOREKTA znika.

Miesiąc księgowy

Jeżeli po wydruku dokument ma być automatycznie zaksięgowany odbędzie się to na miesiąc, jakiego numer tu widnieje. Informacje o znaczeniu miesiąca księgowego i o jego zmianie przy opisie opcji Domyślny miesiąc księgowy w rozdziale Księgowanie.

Po wydruku, a przed zaksięgowaniem faktury wyświetlany jest komunikat, gdy miesiąc daty wystawienia nie odpowiada aktualnemu miesiącowi księgowemu.

Data wystawienia

Zmiana daty wystawienia powoduje domyślnie zmianę daty zakończenia dostawy (sprzedaży), daty określającej termin płatności oraz dnia wpisu do Księgi. Daje to zautomatyzowanie i uproszczenie pracy, możemy jednak przypisać tym polom wartości według własnego uznania.

Data wykonania (sprzedaży) / miesiąc dostawy (sprzedaży)

W zależności od ustawienia Opcji fakturowania możemy używać pełnej daty lub tylko miesiąca.

Dzień wpisu do Księgi

Odpowiada polu dzień miesiąca w Księdze. Pamiętajmy, że zmiana daty wystawienia powoduje domyślną zmianę tego pola. Jednakże bez przeszkód możemy wpisać tu dowolną inną wartość.

Opcja ta nie występuje gdy zaznaczyliśmy w parametrach Firmy, że stosuje ona ryczałt ewidencjonowany.

Płatność

Formę płatności wybieramy z listy. Mamy do wyboru:

•Gotówką,

•Czekiem,

•Przelewem,

•Kartą płatniczą,

•Wg umowy,

•Kompensatę,

•Za pobraniem.

Dla płatności wg umowy możemy w Opcjach fakturowania określić, czy mamy dla niej drukować termin płatności. Jest to wygodne w sytuacji, gdy nie możemy lub nie chcemy określić terminu zapłaty, a nie chcemy drukować fikcyjnej daty.

Ustalona forma płatności może też być wpisana do danych kontrahenta, wówczas pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Nalezy pamiętać, że limit płatności gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami wynosi 15 000 zł. Powyżej tego limitu nabywca obowiązany jest do dokonania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Dni / termin

Oba pola są ze sobą powiązane i służą do określenia dnia, do którego włącznie ma nastąpić zapłata za fakturę. Korzystamy z jednego z nich w zależności jak wygodniej jest nam określić dzień zapłaty.

Ustalona ilość dni do zapłaty może też być wpisana do danych Kontrahenta, wówczas pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Gdy termin płatności jest taki sam jak dzień wystawienia faktury lub wcześniejszy (ilości dni do zapłaty wynosi 0), wówczas na fakturze drukowany jest napis: zapłacono.

Wystawiający

Możemy tu wpisać imiona i nazwiska 3 osób wystawiających u nas faktury, a następnie wybierać je z tak przygotowanej listy. Osoby na liście można dowolnie zmieniać.

Odbierający

Miejsce na wpisanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej do odbioru faktur VAT. Możemy podać tu dowolny tekst, także napis upoważnienie.

Dla stałych odbiorców informacje te możemy wpisać do danych Kontrahenta ( jest na to specjalnie przeznaczone pole), wówczas pojawią się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Rabat do:

Określamy tu przyznany rabat. Rabat można przydzielić dla całego asortymentu lub tylko dla wybranych pozycji.

Możemy tu wpisać liczbę z zakresu od -99,00 do 99.00. Liczby ujemne oznaczają, że stosujemy narzut.

Gdy na specyfikacji faktury mamy już zadysponowane jakieś pozycje, zmiana rabatu spowoduje ponowne przeliczenie cen. Także przy korzystaniu z cennika, pozycje przenoszone do faktury będą odpowiednio przeliczane. Tylko przy ręcznym wpisywaniu cen musimy od razu podawać wartość końcową, czyli już z uwzględnieniem rabatu.

Zalecane jest układanie faktury przy rabacie równym zero, a dopiero po zakończeniu specyfikowania asortymentu podanie rabatu.

Przy wydruku mamy możliwość umieszczenia na fakturze informacji, jaka byłaby jej wartość bez rabatu w rozbiciu na kwotę netto, brutto i vat (u dołu faktury) oraz że zastosowano rabat. Aby taka informacja znalazła się na wydruku faktury należy zaznaczyć opcję "Drukuj informację o rabacie" dostępną po wciśnięciu przycisku [Wydruk].

Ustalona wartość rabatu / narzutu może też być wpisana do danych kontrahenta, wówczas pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Dostępne są:

•Rabat do całości - Rabat udzielany jest dla wszystkich pozycji. Po wpisaniu kwoty rabatu, wszystkie pozycje automatycznie mają wartość zmniejszoną o wartość rabatu.

•Rabat do poszczególnych pozycji - Gdy zaznaczymy tę opcje, na oknie Fakturowania ukazuje się dodatkowa kolumna "%". W kolumnę tę wpisywany jest wprowadzony rabat. Można jednak każdą pozycję z osobna edytować i zmienić lub usunąć. Daje to możliwość przydzielenia różnych rabatów dla różnych pozycji na tej samej fakturze.

Konto bankowe

W Opcjach fakturowania użytkownik wskazuje, który numer konta bankowego, jakie zostało wpisane w: Firma ma być drukowane na fakturze.

Tu wyświetlana jest symboliczna informacja w postaci cyfr określających numery wybranych kont bankowych.

Nabywca

Tu wybieramy nabywcę, możemy też poprawić dane istniejącego kontrahenta lub dopisać nowego. Dokładny opis tych czynności znajduje się w rozdziale Wybór kontrahenta. Ze względu na stałe powtarzanie tej czynności należy zapoznać się z tym opisem.

Zwracamy uwagę na opcję GUS, która umożliwia zaimportowanie danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Wystarczy wpisać NIP i kliknąć [Pobierz dane]. Opcja ta pozwala zaoszczędzić czas wprowadzania danych oraz daje pewność, że wpisane dane są prawidłowe i nie popełniono np. błędów literowych.

Równie ważną i przydatną funkcją jest sprawdzanie i pobieranie danych z Białej listy. W wielu miejscach w programie (Kontrahenci, Dziennik zapisów, rejestry VAT) mamy możliwość zweryfikować nazwę, adres i konta bankowe kontrahenta. Można je porównać z zapisanymi na stronach Ministerstwa Finansów i pobrać z Białej Listy wprost do programu SKP®.

Więcej szczegółów w dziale Kartoteki - Kontrahenci - Edycja danych kontrahenta.

Istnieje możliwość dodania drugiego nabywcy, występującego jako Odbiorca, w tym celu należy zaznaczyć stosowanie tej opcji w Opcjach → Opcjach Fakturowania → Stosuj podwójne oznaczenie nabywcy (Nabywca i Odbiorca). Opcja szczególnie przydatna w sytuacji sprzedaży jednostkom samorządu terytorialnego (np. Gminom), gdzie Odbiorcą jest samorządowa jednostka organizacyjna (np. jednostka lub zakład budżetowy).

Winien / Ma

Po wyborze kontrahenta wyświetlana jest tu informacja per saldo o stanie obrotów i rozliczeń z tym kontrahentem.

Kartoteka

Po wciśnięciu tego przycisku uzyskujemy wgląd do szczegółowej kartoteki wybranego wcześniej kontrahenta.

Konto

Wybieramy z listy Konto będące symbolicznym oznaczeniem danej czynności gospodarczej. Jeżeli po wydruku dokument ma być automatycznie zaksięgowany, odbędzie się to z wybranym tu symbolem Konta. Więcej o kontach w rozdziale Plan Kont.

Wybór Konta może mieć też wpływ na numerację faktury, co jest omówione w Opcjach fakturowania.

Uwaga! Jedną fakturę możemy wystawiać tylko na jedno konto. Nie ma możliwości rozdzielania asortymentu jednej faktury na różne konta.

Opis

Odpowiada polu Księgi: opis zdarzenia gospodarczego. Dla często powtarzających się opisów możemy skorzystać ze słownika zdarzeń gospodarczych.

Uwagi

Dowolny własny komentarz do dokumentu. Jest on właściwie przeznaczony tylko dla użytkownika, ale jeżeli chcemy, aby był wykazany w polu uwag w Księdze lub Rejestrze dostaw (sprzedaży) należy w dowolnym miejscu uwagi wstawić znak # jako informację dla systemu.

Takie samo pole o tych samych właściwościach i przeznaczeniu spotykamy przy wprowadzaniu danych w punkcie Księgowanie.

Dopisek

Jest to pole, o nieokreślonym ściśle przeznaczeniu. Drukowane jest przy końcu części opisowej nagłówka faktury (poprzedzone słowem "uwagi"), przed rozpoczęciem specyfikacji towaru. Może dotyczyć płatności (np. numer czeku), komentarza do rabatu, itp.

Dla często powtarzających się lub podobnych tekstów możemy skorzystać ze słownika dopisków do faktury. Po pobraniu ze słownika tekst możemy zmienić i uzupełnić.

Komentarz

Miejsce na 250 znakowy dowolny komentarz do faktury. Dla często powtarzających się lub podobnych tekstów możemy skorzystać ze słownika komentarzy do faktur. Po pobraniu ze słownika tekst możemy zmienić i uzupełnić. W tym miejscu można wpisać komentarz do faktury unijnej.

Przyczyna korekty

Wystawiając korektę do faktury należy podać dodatkowe informacje. Jedną z nich jest przyczyna korekty. Podajemy to powód, dla którego korekta jest tworzona, np. zwrot towaru, pomyłka w kwocie na fakturze.

Pole to widoczne jest tylko przy pobraniu archiwum jako korekta faktury z archiwum faktur lub przy włączonej korekcie w Opcje → Opcje fakturowania.

Numer faktury korygowanej

Wystawiając fakturę korektę należy podać numer faktury, której korekta dotyczy.

Pole to widoczne jest tylko przy pobraniu archiwum jako korekta faktury z archiwum faktur lub przy włączonej korekcie w Opcje → Opcje fakturowania.

Miedzy nagłówkiem a specyfikacją faktury wyświetlane jest podsumowanie. Jest ono wyliczane na bieżąco przy każdej zmianie mającej wpływ na wartość faktury. Przy cenach złotówkowych, na końcu podsumowania, w nawiasach zaznaczony jest rodzaj stosowanego cennika, a przy cenach w walutach obcych nazwa waluty i kurs.