4. KSIĘGI > Fakturowanie > Edycja > Edycja

Nagłówek - część opisowa faktury składa się z następujących pozycji:

Rodzaj dokumentu

Znajduje się tu lista z dostępnymi rodzajami dokumentów. Mamy do wyboru:

•Faktura,

•Rachunek,

•Paragon - wydruk możliwy jest tylko po wskazaniu podłączonej do komputera drukarki,

•WZ,

•Faktura "nie-vatowiec",

•Oferta,

•Faktura do paragonu - pojawi się okno do wpisania numeru paragonu..

Zwracamy uwagę, że pokazuje się tu taki rodzaj dokumentu, jaki można też wybrać w Opcje → Opcje fakturowania.

W opcjach fakturowania zaznaczamy także dodatki do nazwy dokumentu takie jak: VAT, Pro forma, Korekta, Duplikat.

Przy wystawianiu faktury korekty należy podać dodatkowe informacje: przyczyna korekty oraz numer faktury korygowanej.

Numer

Program prowadzi kontrolę numeracji. Każdy typ może mieć samodzielną, niezależną numerację. Po wydruku dokumentu numeracja zwiększana jest o 1. Użytkownik może wpisać tu dowolną liczbę od 1 do 99999, a program począwszy od tej liczby będzie proponował numery kolejne. Więcej informacji o numeracji przy opisie opcji fakturowania.

Uwaga! W przypadku chęci wpisania innego numeru dokumentu, niż proponuje program, należy wprowadzić ten numer na sam koniec, tuż przed wydrukiem. W momencie bowiem wpisania numeru a następnie jakiejś innej pozycji, program zmieni numer dokumentu na poprzedni, proponowany przez sam program.

Tryb KSEF

Do wuboru mamy: Online, Offline, Offline24, Awaria oraz Poza KSEF.

ONLINE

Jest to standardowy tryb pracy programu. Faktura jest przesyłana do KSeF w czasie rzeczywistym – bezpośrednio po jej zapisaniu [KSeF - faktura] lub po wybraniu opcji [Wyślij do KSEF], jeżeli w programie ustawiono ręczne wysyłanie dokumentów.

Tryb ONLINE wymaga:

•aktywnego połączenia z Internetem,

•dostępności systemu KSeF.

Po poprawnym przesłaniu faktura otrzymuje numer KSeF oraz Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).

OFFLINE

Tryb OFFLINE (niedostępność systemu) służy do wystawiania faktur w czasie planowanej niedostępności KSeF ogłoszonej przez Ministerstwo Finansów, np. podczas prac serwisowych.

Informacje o planowanych przerwach publikowane są z wyprzedzeniem w Biuletynie Informacji Publicznej Ministerstwa Finansów, dzięki czemu podatnicy mogą odpowiednio przygotować swoją pracę.

Po zakończeniu okresu niedostępności wystawione faktury należy przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym od momentu przywrócenia działania systemu.

OFFLINE24

Tryb OFFLINE24 umożliwia wystawianie faktur bez ich natychmiastowej wysyłki do KSeF. Dokument zostaje zapisany lokalnie, a jego przesłanie następuje później – po ręcznym uruchomieniu wysyłki przez użytkownika.

Tryb ten sprawdzi się między innymi wtedy, gdy:

•użytkownik nie chce wysyłać faktur bezpośrednio po ich wystawieniu,

•występuje chwilowy brak dostępu do Internetu,

•planowane jest zbiorcze wysłanie większej liczby faktur.

Faktury wystawione w trybie OFFLINE24 należy przesłać do KSeF nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu ich wystawienia.
W tym trybie datą wystawienia faktury jest data wskazana na dokumencie (pole P_1 w strukturze XML).

AWARIA

Tryb AWARIA jest przeznaczony do sytuacji, gdy Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdzi awarię KSeF.

W czasie obowiązywania awarii można:

•wystawić fakturę,

•przekazać ją kontrahentowi,

•przesłać ją do KSeF po usunięciu awarii.

Faktura musi zostać wysłana do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Podobnie jak w trybie OFFLINE24, datą wystawienia dokumentu pozostaje data wpisana na fakturze (pole P_1 w strukturze XML).

POZA KSeF

Tryb POZA KSeF należy wybrać w przypadku dokumentów, które zgodnie z obowiązującymi przepisami nie podlegają przesłaniu do Krajowego Systemu e-Faktur.

Przykładowe zastosowania:

•faktury wystawiane dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów),

•dokumenty dotyczące czynności nieobjętych obowiązkiem korzystania z KSeF,

•dokumenty wewnętrzne lub inne dokumenty, które zgodnie z przepisami nie są przekazywane do KSeF.

Faktury wystawione w tym trybie nie są wysyłane do KSeF i nie otrzymują numeru identyfikacyjnego KSeF.

Wyłącz korektę

Przycisk ten pojawia się w momencie:

•Zaznaczenia w Opcjach fakturowania "Korekty" lub

•Po pobraniu faktury jako korekty z archiwum faktur.

Po wystawieniu faktury jako korekty należy kliknąć ten przycisk celem powrotu do "zwykłej" faktury.

Po kliknięciu tego przycisku napis KOREKTA znika.

Parametry korekty

Przycisk ten pojawia się w momencie:

•Zaznaczenia w Opcjach fakturowania "Korekty" lub

•Po pobraniu faktury jako korekty z archiwum faktur.

W oknie Parametry korekty określamy, czego dotyczy korekta, np. pozycji faktury, danych sprzedawcy, danych nabywcy lub numeru faktury. Wskazujemy również sposób ujęcia faktury korygującej w ewidencji VAT, czyli okres, w którym korekta zostanie rozliczona. Może to być okres ujęcia faktury pierwotnej, okres wystawienia faktury korygującej lub inny wskazany okres rozliczeniowy – również odmienny dla poszczególnych pozycji faktury, jeśli wymagają tego przepisy.

Miesiąc księgowy

Jeżeli po wydruku dokument ma być automatycznie zaksięgowany odbędzie się to na miesiąc, jakiego numer tu widnieje. Informacje o znaczeniu miesiąca księgowego i o jego zmianie przy opisie opcji Domyślny miesiąc księgowy w rozdziale Księgowanie.

Po wydruku, a przed zaksięgowaniem faktury wyświetlany jest komunikat, gdy miesiąc daty wystawienia nie odpowiada aktualnemu miesiącowi księgowemu.

Data wystawienia

Zmiana daty wystawienia powoduje domyślnie zmianę daty zakończenia dostawy (sprzedaży), daty określającej termin płatności oraz dnia wpisu do Księgi. Daje to zautomatyzowanie i uproszczenie pracy, możemy jednak przypisać tym polom wartości według własnego uznania.

Data wykonania (sprzedaży) / miesiąc dostawy (sprzedaży)

W zależności od ustawienia Opcji fakturowania możemy używać pełnej daty lub tylko miesiąca.

Dzień wpisu do Księgi

Odpowiada polu dzień miesiąca w Księdze. Pamiętajmy, że zmiana daty wystawienia powoduje domyślną zmianę tego pola. Jednakże bez przeszkód możemy wpisać tu dowolną inną wartość.

Opcja ta nie występuje gdy zaznaczyliśmy w parametrach Firmy, że stosuje ona ryczałt ewidencjonowany.

Płatność

Formę płatności wybieramy z listy. Mamy do wyboru:

•Gotówką,

•Czekiem,

•Przelewem,

•Kartą płatniczą,

•Wg umowy,

•Kompensatę,

•Za pobraniem,

•Bonem,

•Kredytem,

•Płatność mobilna,

Dla płatności wg umowy możemy w Opcjach fakturowania określić, czy mamy dla niej drukować termin płatności. Jest to wygodne w sytuacji, gdy nie możemy lub nie chcemy określić terminu zapłaty, a nie chcemy drukować fikcyjnej daty.

Ustalona forma płatności może też być wpisana do danych kontrahenta, wówczas pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Nalezy pamiętać, że limit płatności gotówkowych pomiędzy przedsiębiorcami wynosi 15 000 zł. Powyżej tego limitu nabywca obowiązany jest do dokonania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.

Dni / termin

Oba pola są ze sobą powiązane i służą do określenia dnia, do którego włącznie ma nastąpić zapłata za fakturę. Korzystamy z jednego z nich w zależności jak wygodniej jest nam określić dzień zapłaty.

Ustalona ilość dni do zapłaty może też być wpisana do danych Kontrahenta, wówczas pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Gdy termin płatności jest taki sam jak dzień wystawienia faktury lub wcześniejszy (ilości dni do zapłaty wynosi 0), wówczas na fakturze drukowany jest napis: zapłacono.

Płatność częściowa

Opcję należy zaznaczyć w przypadku wystawiania faktury, która częściowo została już opłacona.

Po zaznaczeniu tej opcji należy uzupełnić:

•Kwotę otrzymanej płatności,

•Datę otrzymania należności.

Jeżeli kwota otrzymanej płatności ma pomniejszyć wartość pozostałą do zapłaty przez kontrahenta, należy zaznaczyć opcję 'Pomniejsz kwotę należności ogółem o zapłaconą kwotę'.

Wystawiający

Możemy tu wpisać imiona i nazwiska 3 osób wystawiających u nas faktury, a następnie wybierać je z tak przygotowanej listy. Osoby na liście można dowolnie zmieniać.Dostępne tylko w trybie Poza KSEF.

Odbierający

Miejsce na wpisanie imienia i nazwiska osoby upoważnionej do odbioru faktur VAT. Możemy podać tu dowolny tekst, także napis upoważnienie.

Dla stałych odbiorców informacje te możemy wpisać do danych Kontrahenta ( jest na to specjalnie przeznaczone pole), wówczas pojawią się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany). Dostępne tylko w trybie Poza KSEF.

Rabat do:

Określamy tu przyznany rabat. Rabat można przydzielić dla całego asortymentu lub tylko dla wybranych pozycji.

Możemy tu wpisać liczbę z zakresu od -99,00 do 99.00. Liczby ujemne oznaczają, że stosujemy narzut.

Gdy na specyfikacji faktury mamy już zadysponowane jakieś pozycje, zmiana rabatu spowoduje ponowne przeliczenie cen. Także przy korzystaniu z cennika, pozycje przenoszone do faktury będą odpowiednio przeliczane. Tylko przy ręcznym wpisywaniu cen musimy od razu podawać wartość końcową, czyli już z uwzględnieniem rabatu.

Zalecane jest układanie faktury przy rabacie równym zero, a dopiero po zakończeniu specyfikowania asortymentu podanie rabatu.

Program umożliwia umieszczenie na wydruku faktury informacji o zastosowanym rabacie. Na dokumencie zostanie wyświetlona wartość faktury przed udzieleniem rabatu, z podziałem na kwotę netto, kwotę VAT, kwotę brutto.

Dodatkowo w dolnej części faktury pojawi się informacja o zastosowaniu rabatu.

Aby umieścić te informacje na wydruku, należy podczas drukowania dokumentu wybrać przycisk [Wydruk/KSEF], a następnie zaznaczyć opcję Drukuj informację o rabacie.

Ważne: Informację o zastosowanym rabacie można umieścić wyłącznie na dokumentach, które nie są wysyłane do KSeF. Struktura logiczna faktury ustrukturyzowanej KSeF nie przewiduje odrębnego pola prezentującego wartość udzielonego rabatu, dlatego informacje te nie są przekazywane do systemu KSeF.

Ustalona wartość rabatu / narzutu może też być wpisana do danych kontrahenta, wówczas pojawi się wraz z wyborem nabywcy (z możliwością zmiany).

Dostępne są:

•Rabat do całości - Rabat udzielany jest dla wszystkich pozycji. Po wpisaniu kwoty rabatu, wszystkie pozycje automatycznie mają wartość zmniejszoną o wartość rabatu.

•Rabat do poszczególnych pozycji - Gdy zaznaczymy tę opcje, na oknie Fakturowania ukazuje się dodatkowa kolumna "%". W kolumnę tę wpisywany jest wprowadzony rabat. Można jednak każdą pozycję z osobna edytować i zmienić lub usunąć. Daje to możliwość przydzielenia różnych rabatów dla różnych pozycji na tej samej fakturze.

Konto bankowe

W Opcjach fakturowania użytkownik wskazuje, który numer konta bankowego, jakie zostało wpisane w: Firma ma być drukowane na fakturze.

Tu wyświetlana jest symboliczna informacja w postaci cyfr określających numery wybranych kont bankowych.

Nabywca

Tu wybieramy nabywcę, możemy też poprawić dane istniejącego kontrahenta lub dopisać nowego. Dokładny opis tych czynności znajduje się w rozdziale Wybór kontrahenta. Ze względu na stałe powtarzanie tej czynności należy zapoznać się z tym opisem.

Zwracamy uwagę na opcję GUS, która umożliwia zaimportowanie danych kontrahenta z bazy Głównego Urzędu Statystycznego. Wystarczy wpisać NIP i kliknąć [Pobierz dane]. Opcja ta pozwala zaoszczędzić czas wprowadzania danych oraz daje pewność, że wpisane dane są prawidłowe i nie popełniono np. błędów literowych.

Równie ważną i przydatną funkcją jest sprawdzanie i pobieranie danych z Białej listy. W wielu miejscach w programie (Kontrahenci, Dziennik zapisów, rejestry VAT) mamy możliwość zweryfikować nazwę, adres i konta bankowe kontrahenta. Można je porównać z zapisanymi na stronach Ministerstwa Finansów i pobrać z Białej Listy wprost do programu SKP®.

Więcej szczegółów w dziale Kartoteki - Kontrahenci - Edycja danych kontrahenta.

Istnieje możliwość dodania drugiego nabywcy, występującego jako Odbiorca, w tym celu należy zaznaczyć stosowanie tej opcji w Opcjach → Opcjach Fakturowania → Stosuj podwójne oznaczenie nabywcy (Nabywca i Odbiorca). Opcja szczególnie przydatna w sytuacji sprzedaży jednostkom samorządu terytorialnego (np. Gminom), gdzie Odbiorcą jest samorządowa jednostka organizacyjna (np. jednostka lub zakład budżetowy).

Winien / Ma

Po wyborze kontrahenta wyświetlana jest tu informacja per saldo o stanie obrotów i rozliczeń z tym kontrahentem.

Kartoteka

Po wciśnięciu tego przycisku uzyskujemy wgląd do szczegółowej kartoteki wybranego wcześniej kontrahenta.

Konto

Wybieramy z listy Konto będące symbolicznym oznaczeniem danej czynności gospodarczej. Jeżeli po wydruku dokument ma być automatycznie zaksięgowany, odbędzie się to z wybranym tu symbolem Konta. Więcej o kontach w rozdziale Plan Kont.

Wybór Konta może mieć też wpływ na numerację faktury, co jest omówione w Opcjach fakturowania.

Uwaga! Jedną fakturę możemy wystawiać tylko na jedno konto. Nie ma możliwości rozdzielania asortymentu jednej faktury na różne konta.

Opis

Odpowiada polu Księgi: opis zdarzenia gospodarczego. Dla często powtarzających się opisów możemy skorzystać ze słownika zdarzeń gospodarczych.

Uwagi

Dowolny własny komentarz do dokumentu. Jest on właściwie przeznaczony tylko dla użytkownika, ale jeżeli chcemy, aby był wykazany w polu uwag w Księdze lub Rejestrze dostaw (sprzedaży) należy w dowolnym miejscu uwagi wstawić znak # jako informację dla systemu.

Takie samo pole o tych samych właściwościach i przeznaczeniu spotykamy przy wprowadzaniu danych w punkcie Księgowanie.

Dopisek

Jest to pole, o nieokreślonym ściśle przeznaczeniu. Drukowane jest przy końcu części opisowej nagłówka faktury (poprzedzone słowem "uwagi"), przed rozpoczęciem specyfikacji towaru. Może dotyczyć płatności (np. numer czeku), komentarza do rabatu, itp. Dostępny tylko w trybie Poza KSEF.

Dla często powtarzających się lub podobnych tekstów możemy skorzystać ze słownika dopisków do faktury. Po pobraniu ze słownika tekst możemy zmienić i uzupełnić.

Stopka

Miejsce na 250 znakowy dowolny komentarz do faktury. Dla często powtarzających się lub podobnych tekstów możemy skorzystać ze słownika komentarzy do faktur. Po pobraniu ze słownika tekst możemy zmienić i uzupełnić. W tym miejscu można wpisać komentarz do faktury unijnej.

Przyczyna korekty

Wystawiając korektę do faktury należy podać dodatkowe informacje. Jedną z nich jest przyczyna korekty. Podajemy to powód, dla którego korekta jest tworzona, np. zwrot towaru, pomyłka w kwocie na fakturze.

Pole to widoczne jest tylko przy pobraniu archiwum jako korekta faktury z archiwum faktur lub przy włączonej korekcie w Opcje → Opcje fakturowania.

Numer faktury korygowanej

Wystawiając fakturę korektę należy podać numer faktury, której korekta dotyczy.

Pole to widoczne jest tylko przy pobraniu archiwum jako korekta faktury z archiwum faktur lub przy włączonej korekcie w Opcje → Opcje fakturowania. Autaomatycznie uzupełnione gdy pobieramy fakturę jako korekta z archiwum.

Data wystawienia faktury korygowanej

Wystawiając fakturę korektę należy podać datę wystawienia faktury, której korekta dotyczy.

Numer faktury korygowanej w KSEF

Wystawiając fakturę korektę należy podać unikalny numer nadawany przez system KSEF faktury, której korekta dotyczy.

Miedzy nagłówkiem a specyfikacją faktury wyświetlane jest podsumowanie. Jest ono wyliczane na bieżąco przy każdej zmianie mającej wpływ na wartość faktury. Przy cenach złotówkowych, na końcu podsumowania, w nawiasach zaznaczony jest rodzaj stosowanego cennika, a przy cenach w walutach obcych nazwa waluty i kurs.