4. KSIĘGI > miniMagazyn

Zwracamy uwagę, że moduł ten jest dodatkowo płatny. Można program rozbudować o dodatkowe moduły w dowolnym momencie, w ramach opieki serwisowej.

Bez wykupionego rozszerzenia miniMagazyn w programie dostępna jest bezpłatna wersja prezentacyjna. Możliwe jest tu wpisanie 10 dokumentów przyjęć oraz 10 dokumentów sprzedaży. Istnieje możliwość przetestowania modułu i jego rozwiązań.

Zachęcamy do jego zamówienia. Najwygodniejszym sposobem zakupu miniMagazynu jest, w przypadku dostępu do internetu, zamówienie poprzez Moje Konto w samym programie.

Cechy:

•Przyjęcia magazynowe z możliwością szczegółowego opisu towaru/usługi uwzględniającego np.: grupę towarową, zastosowanie, kolor, GTU, itp.,

•Duże pole na opis (250 znaków),

•Sześć cen sprzedaży każdego towaru/usługi (trzy złotowe, trzy walutowe),

•Drukuj dokumentów magazynowych (PZ – przyjęcie zewnętrzne, PW - przyjęcie wewnętrzne),

•Wyszukiwanie towarów/usług przez nazwę, indeks towarowy, grupy, cechy, itp.,

•Pobieranie z magazynu metodą FIFO ("pierwsze przyszło / pierwsze wyszło") lub pełna dowolność wyboru dostawy, z której sprzedajemy towar/usługę,

•Drukuj faktur wraz z prowadzeniem archiwum,

•Drukuj dokumentów magazynowych (WZ – wydanie zewnętrzne, WW – wydanie wewnętrzne),

•Historia przyjęć i wydań,

•Stany magazynowe,

•Spis z natury,

•Remanenty,

•Przenoszenie asortymentu z "Cennika" do magazynu

•Tworzenie pliku JPK_MAG.

Dlaczego "mini":

•Nie posiada opcji pracy wielostanowiskowej,

•Nie współpracuje z kasami fiskalnymi - ma możliwość jedynie współpracy z drukarkami fiskalnymi,

•Nie posiada opcji tworzenia i obsługi wielu magazynów (dostępny jest tylko jeden magazyn),

•Nie jest przeznaczony do obsługi magazynów o bardzo szerokim asortymencie – powyżej 5 tys. pozycji zauważalny jest spadek wydajności pracy programu.

Uwaga! Pozycje na fakturze można tworzyć na trzy sposoby:

•Korzystając z "miniMagazynu",

•Korzystając z "Cennika",

•Dopisując dowolną pozycję "z ręki".

Dzięki temu modułowi mamy jasny i czytelny obraz stanu magazynu i możemy go łatwo kontrolować.

Moduł miniMagazyn istnieje w dwóch wersjach:

•Magazyn bez: PZ, PW, WZ, WW,

•Magazyn z: PZ, PW, WZ, WW.

Przełączenie między wersjami programu znajduje się w Opcjach. Gdy opcja "Magazyn bez: PZ, PW, WZ, WW" jest otoczona ramką włączony jest magazyn uproszczony, bez dokumentów magazynowych. W przypadku, gdy opcja ta nie jest otoczona ramką - włączony jest magazyn standardowy zawierający dokumenty magazynowe.

Moduł miniMagazyn bez: PZ, PW, WZ, WW składa się z 3 zakładek:

•Sprzedaż - Tworzymy dokument zawierający towary, które sprzedajemy i dopisujemy do faktury,

•Przyjęcia na magazyn - Wprowadzamy tu towar na magazyn, jego ilość oraz dodatkowo cenę zakupu i sprzedaży,

•Stan magazynu - Ukazany tu jest cały asortyment posiadany na magazynie i jego stany.

Moduł miniMagazyn z: PZ, PW, WZ, WW podzielony jest na zakładki:

• Stan magazynu - Ukazany jest tu cały asortyment posiadany na magazynie oraz jego stany,

• PZ - Zebrane są wszystkie wystawione PZ oraz istnieje możliwość wystawienia kolejnych,

• PW - Zebrane są wszystkie wystawione PW oraz istnieje możliwość wystawienia kolejnych,

• WZ - Zebrane są wszystkie wystawione WZ oraz istnieje możliwość wystawienia kolejnych,

• WW - Zebrane są wszystkie wystawione WW oraz istnieje możliwość wystawienia kolejnych.

Okno główne

W każdej zakładce, w obu wersjach magazynu, okno główne posiada niemal identyczną postać.

Ekran podzielony jest na części:

• Dane szczegółowe,

• Szybki filtr,

• Tabelę dokumentów bądź asortymentu,

• Pasek klawiszy funkcyjnych.

Dane szczegółowe

Wypisane są tu szczegóły dokumentu lub asortymentu, na którym znajduje się kursor w tabeli dokumentów.

Widoczne są następujące pozycje:

• Typ - Dowolny ciąg do 3 znaków pozwala identyfikować posiadany asortyment.

• Rodzaj - Cały asortyment można podzielić według rodzaju na: towar, usługę, opakowanie, komplet.

• Symbol - Symbol artykułu w magazynie. Można wpisać do 20 znaków.

• Nazwa - Nazwa produktu mieszcząca się w 200 znakach.

• jm - Jednostka miary.

• VAT - Stawka podatku VAT.

• Na stanie / Przyjęto / Wydano - Ilość artykułu dostępna na magazynie, przyjęta lub wydana z magazynu.

• Cena netto - Jednostkowa cena netto produktu.

• Cena brutto - Jednostkowa cena brutto produktu.

• GTU - Symbol grupy towarowo-usługowej dla szczególnych rodzajów towarów i usług.

Kolejność poszczególnych pozycji można ustawiać malejąco, rosnąco lub w kolejności wprowadzania. Służą do tego małe kółka w lewych, gónych rogach nazw poszczególnych kolumn. Klikając na nie zmienia się kolejność.

Zwracamy uwagę na pierwszą kolumnę. Jest ona niezwykle ważna i przydatna. Po pierwsze pokazuje, na jakiej pozycji znajduje się kursor, a ponad to pozwala ukrywać rozwinięcie danych szczegółowych, czyli rozpisane wszystkie wprowadzone ceny oraz uwagi. Gdy to rozwinięcie zostanie ukryte dane szczegółowe będą przedstawione jedynie w postaci tabeli bez "dodatkowych" szczegółów.

Radzimy sprawdzić, jaki układ będzie Państwu bardziej odpowiadał - więcej szczegółów i mniej pozycji lub mniej szczegółów natomiast więcej pozycji widocznych w tabeli.

Szybki filtr

Pozwala szybko i wygodnie wybrać tylko pożądany asortyment.

Można filtrować według:

• Rodzaju - Spośród wszystkich pozycji w magazynie zostaną ukazane tylko towary, usługi, opakowania lub komplety, w zależności od rodzaju, jaki wybierzemy.

• Grupy - Filtrowanie odbędzie się według grup produktów, które zapisane są w Słowniku.

• Cechy - Filtrowanie odbędzie się według cech produktów, które zapisane są w Słowniku.

Tabela dokumentów / asortymentu

O ile nie jest założony żaden filtr to widoczne są tu wszystkie wprowadzone artykuły, ich nazwy, indeksy oraz stany magazynowe bądź wszystkie dokumenty z numerem, datą i kontrahentem.

Podobnie jak w danych szczegółowych można sortować asortyment lub dokumenty rosnąco, malejąco lub w kolejności wprowadzania w ramach poszczególnych kolumn.

Zwracamy uwagę na pierwszą kolumnę tabeli. Podobnie jak w danych szczegółowych można tu zaobserwować na jakiej pozycji w tabeli znajduje się kursor oraz wyłączyć dane szczegółowe. Gdy klikniemy na nagłówek tejże kolumnty to zamknięte zostaną dane szczegółowe i widoczna na ekranie będzie jedynie tabela asortymentowa i szybki filtr.

Prosimy wypróbować oba ustawienia - z widocznymi i zakrytymi danymi szczegółowymi i wybrać rozwiązanie, które bardziej będzie Państwu odpowiadało. Jeżeli jest duży asortyment lepiej widzieć większa tabelę asortymentową. Jeżeli natomiast asortyment jest niewielki to proponujemy otworzyć dane szczegółowe - widoczne wtedy będą wszystkie informacje o produktach.

Klawisze funkcyjne

W zasadzie większość klawiszy funkcyjnych w całym module miniMagazyn jest taka sama i podobna do klawiszy w całym programie SKP®.

Przy poszczególnych zakładkach (Stan magazynu, PZ, PW, WZ, WW w wersji standard oraz Przyjęcie na magazyn, Sprzedaż, Stan magazynu w wersji uproszczonej) opisane są wszystkie dostępne tam klawisze funkcyjne.

Zwracamy uwagę na przycisk [Dopisz do faktury] dostępny w zakładce WZ lub Sprzedaż - wprowadzony w dokumencie asortyment można automatycznie przenieść do faktury.

Pierwsze kroki w miniMagazynie - wersja uproszczona

Zwracamy uwagę, że podczas pierwszego uruchomienia miniMagazyn otwiera się w wersji uproszczonej. W przypadku, gdy chcemy posiadać możliwość generowania dokumentów PZ, WZ należy wejść w Opcje i odznaczyć "Magazyn bez: PZ, PW, WZ, WW ".

Cały moduł miniMagazyn uproszczony składa się z 3 zakładek:

•Przyjęcia towaru na magazyn,

•Sprzedaży towaru i wydania z magazynu,

•Stanu magazynu, która jest właściwym magazynem - gdzie widoczny jest cały asortyment oraz jego stany magazynowe.

Schemat postępowania w module miniMagazyn wygląda następująco:

Wprowadzamy towar - zakładka Przyjęcie na magazyn

Dokumenty przyjęcia pozwalają wprowadzić asortyment na magazyn. Określamy tu od kogo przyjęliśmy towar, wybieramy indeks towarowy (specjalny symbol, który określać nam będzie wybrany towar).

W przypadku, gdy nie posiadamy jeszcze indeksu towarowego, albo wprowadzamy nowy produkt do magazynu, należy wprowadzić tenże indeks do Słownika towarów i usług. Dokonamy tego dopisując go podczas wypełniania dokumentu przyjęcia lub bezpośrednio w [Słowniku].

Gdy już mamy wprowadzony i wybrany indeks można wprowadzić ilość, cenę zakupu oraz ceny sprzedaży dla wybranego produktu.

Asortymenty wprowadzone w dokumencie przyjęcia zwiększają ich stany magazynowe.

Wydajemy towar - zakładka Sprzedaż

Gdy mamy towar na magazynie możemy go sprzedać. Służy do tego dokument sprzedaży.

Aby utworzyć dokument sprzedaży postępujemy podobnie jak przy dokumentach przyjęć - określamy odbiorcę, wstawiamy symbol produktu, jego ilość oraz cenę.

Asortymenty wprowadzone do dokumentu sprzedaży zmniejszają ich stany magazynowe.

Zwracamy uwagę na przycisk [Dopisz do faktury] dostępny w tej zakładce - wprowadzony w dokumencie asortyment można automatycznie przenieść do faktury. Dzięki temu nie dość, że mamy pełną kontrolę stanów magazynowych to jeszcze dodatkowo oszczędzamy czas i zawartość dokumentu sprzedaży możemy przenieść do faktury.

Stan magazynu

Jest to główny punkt modułu miniMagazyn.

W tej zakładce ukazane są wszystkie towary, usługi, komplety i opakowania.

Można śledzić ich stany na magazynie, filtrować po rodzaju asortymentu, według cech czy grup towarów. Istnieje możliwość drukowania zestawień asortymentu, spisów inwentaryzacyjnych.

W przypadku wystawienia dokumentu przyjęcia lub sprzedaży zmienia się tu automatycznie stan poszczególnych towarów.

Pierwsze kroki w miniMagazynie - wersja standard

Cały moduł miniMagazyn standard składa się z 5 zakładek:

•Dwie dotyczą dokumentów przyjęć (PZ, PW),

•Dwie dokumentów wydań (WZ, WW),

•Jedna jest właściwym magazynem - gdzie widoczny jest cały asortyment oraz jego stany magazynowe.

Schemat postępowania w magazynie wygląda następująco:

Wprowadzamy towar - PZ, PW

Dokumenty przyjęć pozwalają wprowadzić asortyment na magazyn. Określamy tu od kogo przyjęliśmy towar, wybieramy indeks towarowy (specjalny symbol, który określać nam będzie wybrany towar).

Gdy już mamy wprowadzony i wybrany indeks można wprowadzić ilość, cenę zakupu oraz ceny sprzedaży dla wybranego produktu.

Asortymenty wprowadzone w PZ i PW zwiększają ich stany magazynowe.

Stan magazynu

Jest to główny punkt modułu miniMagazyn.

W tej zakładce ukazane są wszystkie towary, usługi, komplety i opakowania.

Można śledzić ich stany na magazynie, filtrować po rodzaju asortymentu, według cech czy grup towarów. Istnieje możliwość drukowania zestawień asortymentu, spisów inwentaryzacyjnych.

W przypadku wystawienia PZ czy WZ zmienia się tu automatycznie stan poszczególnych towarów.

Wydajemy towar - WZ, WW

Gdy mamy towar na magazynie możemy go wydać. Służą do tego dokumenty WZ i WW.

Aby utworzyć dokument wydania postępujemy podobnie jak przy dokumentach przyjęć - określamy odbiorcę, wstawiamy symbol produktu, jego ilość oraz cenę.

Asortymenty wprowadzone do WZ, WW zmniejszają ich stany magazynowe.

Zwracamy uwagę na przycisk [Dopisz do faktury] dostępny w zakładce WZ - wprowadzony w dokumencie WZ asortyment można automatycznie przenieść do faktury. Dzięki temu nie dość, że mamy pełną kontrolę stanów magazynowych to jeszcze dodatkowo oszczędzamy czas i zawartość WZ możemy przenieść oraz dopisać lub zastąpić istniejący asortyment na fakturze.

Jednolity Plik Kontrolny

W programie istnieje możliwość tworzenia plików JPK:

•JPK_V7,

•JPK_FA,

•JPK_MAG,

•JPK_PKPIR,

•JPK_EWP.

Każdy podmiot gospodarczy posiada obowiązek przekazywania pliku JPK_V7 organom podatkowym raz w miesiącu a pozostałe struktury JPK, takie jak JPK_FA, JPK_MAG, JPK_PKPIR, JPK_EWP na życzenie.

Plik JPK-V7, czyli Jednolity Plik Kontrolny, należy tworzyć i wysyłać do Ministerstwa Finansów za okresy miesięczne. Jest zestawieniem informacji dotyczących zdarzeń gospodarczych występujących w firmie. Plik ten powinien być zapisywany w odpowiednim formacie XML wymaganym przez Ministerstwo Finansów, w celu łatwego ich przetworzenia.

Pozostałe struktury JPK należy jedynie w razie ewentualnej kontroli, na żądanie organów skarbowych udostępnić w formie elektronicznej.

Plik JPK_MAG tworzony jest w miniMagazyn → Stan magazynu → Opcje.

Z tego miejsca dostępne jest:

•JPK_MAG - Tworzenie - przy użyciu tej opcji generowany jest plik JPK,

•JPK_MAG - Wysyłka - opcja ta otwiera okno wysyłki plików JPK.

Aby utworzyć plik JPK_MAG należy mieć wpisany Urząd skarbowy w zakładce Podatek dla Księgi Przychodów i Rozchodów lub PIT-28 dla Ryczałtu ewidencjonowanego. Przy tworzeniu pliku JPK_MAG należy wskazać dowolny zakres dat (nie musi być miesięczny).

Poprawnie utworzony plik JPK_MAG można wysłać za pomocą JPK_MAG - Wysyłka.

Więcej o pliku tworzeniu i wysyłce plików JPK w JPK_VAT.