4. KSIĘGI > Księgowanie > Opcje > Import z plików JPK

Program SKP® ma możliwość importowania danych z plików JPK takich jak JPK_V, JPK_KPiR oraz JPK_FA

Jeśli użytkownik programu SKP® chce automatycznie pobierać dane z innego programu powinien zwrócić się do jego producenta lub innej firmy znającej zasady jego działania, w celu wygenerowania odpowiedniego pliku.

Za pomocą modułu importu możemy przenosić dane dotyczące dokumentów i kontrahentów.

Dokumenty pobierane są jedynie z części ewidencyjnej pliku JPK_V wraz z wykazanymi oznaczeniami- typami dokumentów, kodami GTU oraz procedurami.

W przypadku imprtu z plików JPK_FA pobierane są jedynie faktury wystawione w PLN i jedynie z okresu z jakiego ustawiony jest miesiąc księgowy. Ze względu na indywidualny sposób księgowania faktury zaliczkowe nie są pobierane.

Uwaga! W przypadku importu danych z pliku JPK_KPiR dokumenty zostaną zaksięgowany na konto bez powiązań z ewidencją VAT lub wykazane zawsze przy stawce 23%, konieczna jest kontrola pobranych dokumentów.

Błędy w imporcie

Prosta obsługa tego modułu i komunikaty informujące o powstałych błędach podczas importu nie będą stanowiły problemu dla użytkownika. Jeżeli wystąpią błędy w pliku JPK dotyczące dokumentów lub kontrahentów użytkownik nie będzie mógł wykonać importu danych. Błędy będą widoczne w ilości importowanych danych. Informacja ta przedstawiana jest jako ilość elementów przeznaczonych do importu z wszystkich możliwych do zaimportowania, np. 6/8 - wszystkich kontrahentów jest 8-u a zaimportowanych zostanie 6-u, analogicznie będzie przedstawiała się sytuacja dotycząca dokumentów.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w ilości danych do importu wskazane jest wciśnięcie przycisku [Pokaż błędy] / [Ukryj błędy], dzięki któremu zostanie udostępniona szczegółowa lista błędów. Listę błędów użytkownik będzie mógł zapisać w postaci pliku tekstowego za pomocą przycisku [Zapisz błędy].

Uwaga! W razie wystąpienia błędów w pliku JPK, należy skontaktować się z producentem programu odpowiadającego za wygenerowany plik JPK.

Proces importu

Pierwszym krokiem jest wybranie w polu Importowany plik odpowiedniego pliku JPK, z którego mamy dokonać importu danych. Użytkownik powinien wiedzieć, gdzie ten plik został zapisany w celu jego zlokalizowania.

Po załadowaniu tego pliku w zakładce Info pojawi się szereg informacji dotyczących tego pliku tj. kiedy nastąpił eksport dokumentów (data i godzina), ile jest kontrahentów i dokumentów przeznaczonych do zaimportowania, zakres ładowanych dokumentów wraz z opisem.

Moduł ten umożliwia przesyłanie:

•Dokumentów wraz z kontrahentami powiązanymi,

•Dokumentów i wszystkich kontrahentów,

•Tylko kontrahentów.

Stopień dokładności

W Opcjach możemy wybrać sposób sprawdzania danych tzw. Stopień dokładności:

•Ogólny (tylko NIP i Nazwa kontrahenta) lub

•Szczegółowy (wszystkie dane są porównywane).

Jeżeli w systemie mamy wprowadzonych kontrahentów z pełnymi danymi to wykonując IMPORT wskazane jest zaznaczenie porównania kompletu pól. W takim przypadku użytkownik będzie miał pewność, że ten sam kontrahent nie zostanie jeszcze raz dopisany do systemu.

Inaczej wygląda sytuacja jeżeli w systemie kontrahenci są wprowadzeni tylko z nazwą skróconą i NIP, wtedy wystarczy zaznaczyć porównanie podstawowe. W razie wystąpienia rozbieżności między danymi z JPK, a listą kontrahentów w SKP®, użytkownik określa sposób postępowania z kontrahentami. Po znalezieniu rozbieżności następuje otwarcie okna, w którym w polu po lewej stronie wykazane są dane dotyczące pliku importowanego a w polu po prawej stronie dane systemowe.

Dla lepszego porównania różnice zaznaczone są innym kolorem. Moduł ustala, którzy kontrahenci są nowi i umożliwia dopisanie ich do programu SKP®- służy do tego przycisk [Dodaj], lub w przypadku zmiany parametrów w danych kontrahenta, przepisanie kontrahentów importowanych do systemu za pomocą przycisku [Przepisz]. Te dwa klawisze występują przy imporcie samych kontrahentów. Szerzej są omówione przy opcji importu dokumentów wraz z kontrahentami powiązanymi.

W przypadku importu dokumentów podstawowym krokiem jest przypisanie do kont importowanych w zakładce Info odpowiadających im kont w systemie. Ze względu na to, iż mogą występować różnice w nazewnictwie kont importowanych a utworzonych w SKP®, użytkownik powinien wiedzieć, które konta odpowiadają sobie wzajemnie. Po dwukliku w prawym polu obok numeru konta importowanego otworzy się rozwijalna lista wszystkich kont zapisanych w programie SKP®. Klikając na wybranym koncie wprowadzamy go do tabeli. Nie wykonanie tej czynności przed importem danych będzie skutkowało pojawieniem się stosownego komunikatu.

Proces importu

Wciśnięcie przycisku [OK] skutkuje pojawieniem się okna z wszystkimi wybranymi danymi przeznaczonymi do importu. Nie wszystkie dokumenty muszą być zaimportowane. Użytkownik za pomocą Filtruj może wybrać odpowiedni zakres dokumentów przeznaczonych do importu. Po zaakceptowaniu zawartości, jeszcze raz wciskamy przycisk [OK] w celu zaimportowania danych do programu SKP®.

Dokumenty po transmisji wykazane będą w Księgowaniu natomiast kontrahenci będą dopisani do zakładki Kontrahenci.

Po wybraniu [OK] rozpocznie się proces kontroli danych. Jeżeli występują sytuacje wymagające wyjaśnienia tzn. rozbieżności w listach Kontrahentów, pojawią się formularze do wykonania uzgodnień. Formularz taki przedstawiony jest za pomocą okna, w którym po lewej stronie są dane importowane a po prawej dane systemowe, dzięki temu użytkownik może porównać dane między sobą a różnice ma zaznaczone innym kolorem.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w trakcie importu dokumentów użytkownik będzie mógł skorzystać z trzech możliwości za pomocą klawiszy:

•Dopisać - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł automatycznie dopisać dane dotyczące kontrahenta z pliku importowanego do systemu.

Przykład

W pliku importowanym mamy kontrahenta o nazwie "LOTOS", ale w systemie takiego kontrahenta jeszcze nie mamy. Program importując dane wskaże nam tego kontrahenta i umożliwi nam dopisanie go do systemu.

•Przeksięgować - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł przeksięgować dokumenty dotyczące kontrahenta importowanego na te zapisane w systemie.

Przykład

W systemie wprowadzony jest kontrahent o nazwie "AMBROZJA" i numerze NIP 521-104-03-03, natomiast w pliku importowanym wprowadzony jest kontrahent "AMBROZJA" Sp. z o.o. o numerze NIP 521-104-03-03. Na podstawie danych system weryfikuje kontrahenta, dzięki czemu użytkownik uniknie dopisywania tego samego kontrahenta kolejny raz. W takim przypadku zasadne będzie skorzystanie z przycisku [Przeksięguj]. Użycie tego przycisku spowoduje, że dokumenty z pliku wprowadzone z nazwą "AMBROZJA" Sp. z o.o. zostaną przeksięgowane (przeniesione) na kontrahenta o nazwie "AMBROZJA", gdyż jest to ten sam kontrahent.

•Przepisać - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł przepisać (zamienić) dane występujące w systemie dotyczące kontrahenta na dane importowane.

Przykład

W danych importowanych mamy wprowadzone pełne dane kontrahenta: nazwa pełna i skrócona, NIP, adres oraz informacje dodatkowe, natomiast w danych systemowych ten kontrahent jest wprowadzony tylko z nazwą skróconą i numerem NIP. Za pomocą przycisku [Przepisać] możemy zamienić te niepełne dane w systemie na pełne dane z pliku.