4. KSIĘGI > Fakturowanie

Całe niespełna okno modułu Fakturowania służy do edycji wystawianych faktur.

Ekran podzielony jest na 2 części - górną, gdzie widoczne są szczegóły nagłówka faktury i dolną ze specyfikacją asortymentową faktury.

Szczegółowy opis poszczególnych pozycji faktur można znaleźć w Fakturowanie → Edycja.

Poniżej części wypisywania faktur, na dolnym pasku znajduje się parę klawiszy:

DODAJ

Pozwala dopisać kolejną pozycję na fakturze.

Uwaga! W przypadku braku nazwy, ilości i ceny na ostatniej pozycji nie ma możliwości dopisania kolejnej.

WYDRUK/ KSEF

Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku, o których więcej w Fakturowanie → Wydruk dla faktur wystawianych w trybie poza KSEF. W przypadku

Określa się tu ile kopii drukować, zaznacza czy program ma prowadzić archiwum faktur, wskazuje położenie rysunku, który można umieścić na fakturze, jako firmowe logo. Można także ustawić indywidualne marginesy dla drukowanych faktur.

Przed wydrukiem program przeprowadza czynności kontrolne nie dopuszczając do wydruku faktury z błędami formalnymi. W razie potrzeby wyświetlane są wyraźne komunikaty.

Przy wydruku zwykłych dokumentów (nie korekt) uwzględniane są wyłącznie pozycje mające określoną ilość, cenę oraz tylko te, które nie są zaznaczone do usunięcia (nie są przekreślone na ekranie). Przy wydruku dokumentów korygujących brane są wszystkie pozycje ze specyfikacji faktury za wyjątkiem przekreślonych.

NAGŁÓWEK / ASORTYMENT

Kliknięcie na ten przycisk powoduje przeniesienie kursora z części nagłówkowej do asortymentowej i odwrotnie.

miniMAGAZYN

Dadatkowo płatny dodatek do programu. Pozwala obsługiwać magazyn, generować druki niezbędne w obrocie magazynowym, kontrolować stany magazynowe.

Więcej w miniMagazyn.

CENNIK

Zgromadzony tu asortyment można przenosić do faktury.

Przy wystawianiu konkretnej faktury możemy wpisywać do niej dowolny asortyment. Jeżeli jednak jest on powtarzalny, możemy zgromadzić go na liście zwanej Cennikiem. Wystarczy raz wpisać cały asortyment i następnie jedynie go pobierać.

Należy zaznaczyć, że pozycje przenoszone z cennika do faktury mogą być poddawane modyfikacji (uzupełnienie nazwy, zmiana ceny, itp.). Dla usług możemy w cenniku w nazwie wpisać tylko początkowy, powtarzalny fragmenty opisu, który uzupełnimy szczegółami dla konkretnej faktury.

U góry cennika wyświetlana jest pełna nazwa pozycji, na której znajduje się kursor w tabeli oraz wszystkie ceny, jakie dla niej określiliśmy.

Cennik możemy wyświetlić w kolejności według Typu lub Nazwy (przełączamy klikając w nagłówki kolumn). Może też być nieuporządkowany (w nagłówkach kolumn Typ i Nazwa nie ma trójkątnych ikonek tylko kółka).

Zwrócimy jeszcze uwagę na kolumnę Typ. Dla lepszej organizacji cennika, przy większej ilości pozycji możemy każdej z nich przypisać jednoznakowy symbol (cyfra lub litera) jako oznaczenie przynależności do wspólnej grupy. Ustawienie kolejności pozycji w cenniku według Typów pozwoli na uzyskanie cennika bardziej czytelnego, z podziałem na typy.

Nową pozycję do cennika dopisujemy wciskając przycisk [Dodaj] lub na klawiaturze klawisz Insert (Ins.).

Powstaje wówczas kolejna, pusta linia do wpisania pozycji. Dopisywanie nowych pozycji do cennika wygodnie jest wykonywać, gdy nie jest on uporządkowany.

Wybraną pozycję z cennika umieszcza się na fakturze poprzez przycisk [Dopisz do faktury] (skrót [ALT] + [D]).

Operacje zmiany grupy cenowej i wzajemnego przeliczania cen są takie same jak dla specyfikacji faktury. Aby zmienić cenę wystarczy kliknąć przycisk [Rodzaj ceny] i wybrać żądaną cenę.

Zwracamy uwagę, że gdy w fakturowaniu mamy wpisany jakiś rabat, np. 10%, wtedy w Opcjach pojawia się dodatkowa opcja - "Ceny z upustem 10%". Zaznaczając tę opcję możemy dla wszystkich pozycji z Cennika zmienić ceny na ceny z rabatem 10% lub innym wpisanym w Fakturowaniu. Gdy w fakturowaniu nie ma wpisanego rabatu (jest 0), wtedy opcja ta nie ukazuje się w Opcjach w Cenniku.

SKREŚL / NIE SKREŚLAJ

Przycisk ten pozwala na przekreślanie pozycji z cennika. Nie usuwa ich jednak. Aby usunąć daną pozycję należy dodatkowo wejść w Opcje → Usuń skreślone pozycje.

Zwracamy uwagę, iż gdy nie posiadamy dużego asortymentu można wpisać cały dostępny asortyment do faktury i tym przyciskiem przekreślić wszystkie pozycje. W momencie wystawiania faktury wystarczy odznaczyć pożądane towary i tylko one będą drukowane na fakturze. Reszta przekreślona nie będzie uwzględniana na fakturze.

OPCJE

Umożliwiają dostosowanie procesu wprowadzania danych do wymagań użytkownika zawierają też rzadziej wykonywane operacje. Dostępne są:

•Faktury masowe,

•Drukuj kopertę,

•Dla faktur walutowych stosuj VAT 0%,

•Dodatkowy sprzedawca (Wystawca),

•Opcje fakturowania,

•Opcje księgowania,

•Opcje e-faktur PDF,

•Rodzaj ceny,

•Ceny i waluty,

•Słowniki,

•Drukarka fiskalna,

•Wyzeruj ilości w asortymencie,

•Usuń skreślone pozycje,

•Usuń wszystkie pozycje.

Szczegółowy opis poszczególnych opcji w Opcje.

KP/KW

Drukuje dokument KP (kasa przyjmie) i KW (kasa wypłaci).

Jeżeli operację wywołamy po wydrukowaniu faktury, znajdziemy tu wstępnie wprowadzone informacje o kontrahencie, kwocie, dacie itp. Można jednak wpisać dowolne wartości i wydrukować dokumenty KP/KW niezależnie od fakturowania.

ARCHIWUM FAKTUR

Jest to tzw. magazyn wydrukowanych i przekazanych do zaksięgowania faktur.

W Archiwum faktur zapisywane są wszystkie faktury, które zostały wydrukowane. Nie są one jednak zapisywane w Archiwum automatycznie. Należy bowiem najpierw zaznaczyć stosowną opcję w Wydruk → Prowadź archiwum faktur.

W przypadku, gdy pobierana z archiwum jest faktura jako korekta, na ekranie pojawia się przycisk [Wyłącz korektę]. Po wydrukowaniu korekty należy kliknąć ten przycisk celem powrócenia do numeracji zwykłej faktury.

W Archiwum faktur dostępnym w Fakturowaniu można utworzyć pliki JPK_FA, zawierającego faktury sprzedaży. Informacje te są przesyłane wyłącznie na żądanie organu kontrolującego w wyznaczonym przez niego terminie.
W uzasadnionych przypadkach można wnioskować o wydłużenie terminu. Obowiązek złożenia JPK_FA obejmuje także zagranicznych podatników.

Aby utworzyć plik JPK_FA należy wejść w [Opcje]. Dostępne tam są "JPK_FA - Tworzenie" i "JPK_FA - Wysyłka". Aby utworzyć plik JPK_FA należy założyć odpowiedni filtr zawierający: zakres dat (data wystawienia) oraz rodzaj dokumentu (faktura lub faktura nie-vatowiec). Poprawnie stworzony plik można wysłać za pomocą drugiej opcji.

PARAMETRY KSEF

W oknie Parametry KSeF definiujemy ustawienia dotyczące współpracy programu z Krajowym Systemem e-Faktur. Okno składa się z czterech zakładek: Podstawowe, Wysyłka (Sprzedaż), Odbiór (Sprzedaż) oraz Odbiór (Zakup).

W zakładce Podstawowe wybieramy sposób uwierzytelniania w KSeF. Program umożliwia autoryzację za pomocą certyfikatu lub tokenu.

Po wybraniu odpowiedniej metody należy wprowadzić wymagane dane, a następnie wybrać przycisk [Sprawdź certyfikat] lub [Sprawdź token]. Jeżeli połączenie z KSeF zostanie nawiązane poprawnie, wyświetli się zielony komunikat potwierdzający pomyślne uwierzytelnienie.

Uwaga: W przypadku uwierzytelniania za pomocą certyfikatu należy wskazać zarówno plik certyfikatu (.crt), jak i odpowiadający mu plik klucza (.key) oraz podać hasło do klucza. Token stanowi rozwiązanie przejściowe – docelowo komunikacja z KSeF będzie opierać się na certyfikatach.

W zakładce Wysyłka (Sprzedaż) określamy sposób wysyłania faktur sprzedaży do KSeF.

Dostępne są dwa tryby wysyłki:

•Po każdym zapisie KSeF – faktura – faktura jest automatycznie wysyłana do KSeF po wybraniu polecenia Wydruk/KSeF → KSeF – Faktura.

•Ręcznie – po wybraniu polecenia Wydruk/KSeF → KSeF – Faktura dokument zostaje zapisany w module KSeF → Sprzedaż → Do wysłania. Aby przekazać go do KSeF, należy wybrać przycisk [Wyślij do KSeF].

Zakładka Odbiór (Sprzedaż) służy do konfiguracji pobierania faktur sprzedaży z KSeF. W tym miejscu wskazujemy główne konto księgowe, które będzie automatycznie przypisywane do pobranych dokumentów. Konto to można zmienić na późniejszym etapie pracy z dokumentem. Obecnie program umożliwia wyłącznie ręczne pobieranie dokumentów sprzedaży za pomocą przycisku [Pobierz nowe dokumenty].

W zakładce Odbiór (Zakup) określamy sposób pobierania faktur zakupu z KSeF. Możemy zdecydować, czy pobierane mają być wyłącznie dokumenty, w których występujemy jako nabywca, czy również dokumenty, w których pełnimy inną rolę, np. płatnika lub odbiorcy.

W tej zakładce wskazujemy również domyślne konto księgowe dla pobieranych dokumentów zakupu. Konto zostanie automatycznie przypisane podczas importu, jednak w razie potrzeby można je zmienić podczas dalszej pracy z dokumentem. Podobnie jak w przypadku dokumentów sprzedaży, obecnie dostępne jest wyłącznie ręczne pobieranie dokumentów za pomocą przycisku [Pobierz nowe dokumenty].

Funkcje dostępne w Archiwum faktur:

•Pobierz - Przy pobieraniu faktury z archiwum moduł przechodzi w stan Archiwum. Świadczy o tym znajdujący się po prawie stronie okna czerwony napis ARCHIWUM. Fakturę taką możemy wydrukować ponownie. Możemy też ją zmodyfikować przed wydrukiem, wówczas po wydruku zapis w archiwum ulega zamianie stosowanie do wprowadzonych zmian.

Faktura drukowana z Archiwum nie jest księgowana, a dokonane w niej zmiany nie wpływają na zapisy księgowe. Jeżeli chcemy zmienić coś w fakturze zapisanej próbnie czy zaksięgowanej należy zmiany wprowadzić w programie. Gdy faktura jest próbnie zapisana wystarczy wycofać ją do Księgowania i nanieść zmiany, w przypadku gdy faktura jest już trwale zaksięgowana należy poprawić ja za pomocą klucza serwisowego lub wycofać poprzez storno i wprowadzić raz jeszcze.

Wyjście ze stanu Archiwum wykonujemy przyciskiem: [Wyjdź z archiwum] lub przez zmianę zakładki. Przywracany jest wówczas stan modułu fakturowanie jaki istniał przed pobraniem faktury archiwalnej.

•Pobierz jako korekta - Pobierane są dane faktury pierwotnej (kontrahent, asortyment, itp.) jednak nie ulegają zmianie takie parametry jak aktualna data i kolejny numer faktury korygującej. Moduł nie przechodzi w stan Archiwum. Czyli mamy taką sytuację, jakbyśmy w trakcie bieżącego fakturowania zaczęli wystawiać dokument korygujący, a program wspomógł to działanie podając dane o asortymencie i kontrahencie. Wstawiany jest też dopisek informujący jakiej faktury dotyczy korekta.

Asortyment na fakturze korekcie wypisany jest z podaniem BYŁO i JEST, gdzie możemy wprowadzić zmiany dotyczące ilości czy ceny towaru.

Ukazują się także dodatkowe pola:

•Przyczyna korekty,

•Numer faktury korygowanej.

Wystawiając fakturę korektę należy te pola wypełnić, podać przyczynę, dlaczego korekta jest składana (np. zwrot towaru, pomyłka w kwocie na fakturze) oraz numer faktury, której korekta dotyczy.

•Okno 1,2,3 - Klawisze 1,2,3 pozwalają na edycję okna archiwum faktur. W zależności od wyboru przycisku uzyskać można różną wielkość okna archiwum i podglądu pozycji na fakturze.

•Opcje

- Korekta kwota należności ogółem- Umożliwia automatyczne przygotowanie korekty dokumentu, który został przesłany do KSEF bez kwoty należności ogółem.

- Uzupełnij dane KSEF ręcznie- W tym miejscu możemy ręcznie wprowadzić nr faktury w KSEF, datę przyjęcia do KSEF, tryb wysyłki faktury oraz określić czy uzyskaliśmy UPO dla tej faktury.

- Import dokumentów do archiwum z SKP24 Connect- przy pomocy tej opcji pobierzemy do archiwum faktury wystawione za pomoca usługi SKP24 Connect. Opcja przydatna w szególności, gdy musimy utworzyć dla takich faktur plik JPK_FA

- JPK_FA - Tworzenie - opcja ta umożliwia utworzenie pliku JPK_FA, zawierającego faktury sprzedaży. Aby utworzyć JPK_FA należy wyfiltrować właściwe faktury i wskazać zakres dat (data wystawienia) oraz rodzaj dokumentu (faktura lub nie-vatowiec).

- JPK_FA - Wysyłka - Z tego miejsca wysyła się utworzone pliki JPK_FA.

- Pobierz asortyment - Przydatne, gdy często wystawiamy identyczne lub podobne faktury. Pobierany jest tylko asortyment ze wskazanej faktury.

- Pobierz asortyment wraz kontrahentem - Przydatne, gdy często wystawiamy identyczne lub podobne faktury dla tego samego kontrahenta. Pobierany jest asortyment ze wskazanej faktury i dane kontrahenta.

Pozostałe dostępne klawisze — Szukaj, Filtruj, Skreśl oraz Zamknij — zostały już wcześniej omówione, dlatego nie wymagają ponownego opisu.