4. KSIĘGI > Księgowanie

Pierwsza zakładka modułu Księgi, czyli Księgowanie, służy do wprowadzania danych księgowych do programu w celu ujęcia ich w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów, poszczególnych deklaracjach PIT czy VAT.

Wprowadzane dokumenty są też automatycznie ujmowane w obrotach Kont i na kartotekach Kontrahentów. Dokumenty te można będzie zestawiać, analizować i drukować według żądanych warunków w zależności od wpisanych wartości.

Samo wpisanie dokumentu w Księgowaniu nie powoduje jeszcze wciągnięcia go do Księgi czy Deklaracji. Punkt Księgowanie traktujemy jedynie jako brudnopis.

Znajdujące się tu dane można modyfikować i kasować. Aby pojawiły się w Księdze i poszczególnych Deklaracjach należy te dokumenty próbnie zapisać bądź zaksięgować.

Przy zapisie próbnym bądź też zaksięgowaniu, dokumenty znikają z Księgowania, a pojawiają się w punkcie Dziennik zapisów i są uwzględniane w zestawieniach (Księga, Rejestry VAT, Kartoteki).

Zapis próbny

Należy wspomnieć, że dokumenty zapisane próbnie poprzez Zapis próbny można wycofać z Dziennika zapisów do brudnopisu, czyli do Księgowania.

Można wtedy dokonać zmian w danych księgowych wycofanych dokumentów, takich jak:

•Data,

•Kontrahent,

•Kwota,

•Konto księgowania.

Wycofanie próbnych zapisów można przeprowadzić korzystając z dostępnej w Opcjach funkcji Wycofaj próbne zapisy.

W momencie kliknięcia na przycisk [Zapis próbny] pojawia się okno, na którym zaznaczamy zakres danych. Możemy wybrać, by zapisane próbnie były pozycje:

•Bieżąca - Zapisana będzie jedynie bieżąca pozycja, na której ustawiony jest kursor.

•Zaznaczone - Zapisane będą wszystkie pozycje zaznaczone ü.

•Wszystkie - Zapisane będą wszystkie pozycje widoczne w Księgowaniu.

Po wybraniu zakresu danych ukaże się nam kolejne okno z wypisanymi pozycjami do zapisania, z rozróżnieniem na miesiące księgowania. W przypadku, gdy ilość pozycji księgowanych na poszczególne miesiące się zgadza wystarczy zaakceptować Zapis próbny przyciskiem [OK].

Uwaga! Pozycje przekreślone przyciskiem [Skreśl] nie są przenoszone z Księgowania nawet przy zaznaczeniu, by zapisane były wszystkie pozycje.

Księguj

W momencie kliknięcia na przycisk [Księguj] pojawia się okno, na którym zaznaczamy zakres danych, które chcemy zaksięgować. Możemy wybrać, by zapisane próbnie były pozycje:

•Bieżąca - Zaksięgowana będzie jedynie bieżąca pozycja, na której ustawiony jest kursor.

•Zaznaczone - Zaksięgowane będą wszystkie pozycje zaznaczone ü.

•Wszystkie - Zaksięgowane będą wszystkie pozycje widoczne w Księgowaniu.

Uwaga! Pozycje przekreślone przyciskiem [Skreśl] nie są przenoszone z Księgowania nawet przy zaznaczeniu, by księgowane były wszystkie pozycje.

Po wybraniu zakresu danych ukaże się nam kolejne okno z wypisanymi pozycjami do zaksięgowania, z rozróżnieniem na miesiące księgowania. W przypadku, gdy ilość pozycji księgowanych na poszczególne miesiące się zgadza wystarczy zaakceptować Księgowanie przyciskiem [OK].

Dokumenty zaksięgowane są już na trwałe przez Księguj i ujęte są w systemie. Można wykonywać na nich jedynie drobne korekty (np. dzień wpisu do Księgi) lub wycofywać z Dziennika poprzez storno. Storno jest to kompensujący zapis z kwotą o przeciwnym znaku. Więcej o nim w Opcjach Dziennika zapisów, gdzie jest ono dostępne.

Szersze możliwości poprawiania i usuwania zaksięgowanych dokumentów daje tzw. klucz serwisowy będący oddzielnym dodatkiem do programu. Jest to opcja płatna i pozwala na edytowanie, poprawianie i usuwanie zaksięgowanych dokumentów.

Księgowanie do dwóch kolumn KPiR jednocześnie

Aby zaksięgować dokument kosztowy do dwóch kolumn księgi jednocześnie należy stworzyć w Planie Kont konto z zaznaczoną opcją "Stosuj dwie kolumny księgi". Oznaczenie to dostępne jest tylko dla Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów.

Gdy opcja ta jest zaznaczona, wtedy dostępna jest do wyboru druga kolumna księgi.

Dwie kolumny księgi można wybierać spośród kolumn kosztowych, czyli:

•10 - zakup materiałów i towarów,

•11 - koszty uboczne zakupu,

•13 - pozostałe wydatki.

Księgując dokument na konto z 2 kolumnami księgi można jednocześnie księgować pozycje, które ujęte będą w dwóch kolumnach KPiR.

Przykładem zastosowania konta z dwoma kolumnami księgi może być np. zakup towarów księgowany na 10 kolumnę i koszty transportu na 11 lub 13 lub zakup towarów na 10 i 11 kolumnę, gdzie część trafia do sprzedaży (kolumna 10) a część do własnego użytku i traktowana jest jako koszt (kolumna 11).

Gdy stworzone zostanie takie konto, wtedy to w Dzienniku Zapisów dokumenty będą miały oznaczenie konta 10/11, 10/13 - w zależności od wybranych kolumn na koncie, a w Księdze Podatkowej zapis dokonany zostanie we właściwych kolumnach wskazanych koncie.

W przypadku księgowania dokumentu na takie konto, w Księgowaniu widoczne będą dwie zakładki, na które można będzie księgować odpowiednie kwoty z faktur kosztowych.

Uwaga! Opcja może być wykorzystywana wyłącznie z firmach stosujących rozliczenia VAT.

Księgowanie / wystawianie faktur różnych stawek ryczałtu jednocześnie

Aby zaksięgować dokument lub wystawić fakturę z różnymi stawkami ryczałtu jednocześnie należy stworzyć w Planie Kont konto z wybraną stawką ryczałtu "MultiStawka". Po wybraniu opcji multistawki, obok listy pojawi się przycisk [Stawki Multistawki], za pomocą którego można określić, jakie stawki mają zostać uwzględnione. Dostępne stawki to: 3%, 5,5%, 8,5%, 10%, 12%, 12,5%, 14%, 15% oraz 17%.

Gdy utworzone zostanie takie konto możliwe będzie księgowanie dokumentu / wystawienie faktury jednocześnie na klika wybranych w koncie stawek ryczałtowych.

Po wybraniu takiego konta w Księgowaniu można będzie przechodzić między poszczególnymi zakładkami i wprowadzać kwoty w różnych stawkach ryczałtu.

Wystawiając fakturę na tak oznaczone konto, obok kolumny Brutto, pojawi się dodatkowa o nazwie Stawka rycz. , gdzie użytkownik określał będzie do jakiej stawki ma zostać przypisana dana pozycja na fakturze. Pozycje o jednakowej stawce będą sumowane i umieszczane w Księgowaniu w odpowiedniej zakładce.

Tak wprowadzony i zaksięgowany dokument będzie ujęty w Dzienniku Zapisów w stawce "MultiStawka" a w Ewidencji przychodów i w PIT-28/A będą ujmowane kwoty w poszczególnych stawkach ryczałtowych.

Księgowanie zgodne z JPK_V7

Wykazując transakcje JPK_V7M lub JPK_V7K należy określać symbole grupy towarów i usług (GTU) oraz procedury, w ramach których przebiega transakcja.

GTU oraz procedury należy podawać dla niektórych transakcji dla towarów i usług, przy transakcjach opodatkowanych, zwolnionych czy opodatkowanych stawką 0%.

Obowiązek umieszczania kodów GTU nie dotyczy dobowych i miesięcznych raportów z kasy fiskalnej.

Przy księgowaniu dokumentów należy wejść w zakładkę "Dane do JPK" i zaznaczyć właściwe GTU lub procedurę z nim związaną.

GTU określa się dla faktury a nie dla każdej pozycji na fakturze. Jeżeli na fakturze znajduje się więcej towarów lub usług, dla których przypisane są symbole GTU należy je zaznaczyć wszystkie GTU. Będą one wszystkie ujęte w ewidencji przy danej fakturze.

W przypadku, gdy na fakturze nie ma towarów bądź usług wyszczególnionych symbolem GTU oraz transakcja nie jest objęta żadną wyszczególnioną procedurą nie należy nic zaznaczać w zakładce "Dane do JPK".

Do dyspozycji są następujące oznaczenia GTU (do wyboru w zakładce "Dane do JPK"):

•GTU_01: dostawa napojów alkoholowych – alkohol etylowy, piwo, wino, napoje fermentowane i wyroby pośrednie, w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym;

•GTU_02: dostawa towarów, których mowa w art. 103 ust. 5aa ustawy o VAT, tj: benzyny silnikowe i lotnicze z wyłączeniem benzyn lakowych i przemysłowych, gaz płynny, oleje napędowe i opałowe, biopaliwa ciekłe itp;

•GTU_03: dostawa oleju opałowego w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym oraz olej smarowy, pozostałe oleje o kodach CN od 2710 19 71 do 2710 19 99, z wyłączeniem wyrobów o kodzie CN 2710 19 85 (oleje białe, parafina ciekła);

•GTU_04: dostawa wyrobów tytoniowych i suszu tytoniowego, płynu do papierosów elektronicznych i wyrobów nowatorskich w rozumieniu przepisów o podatku akcyzowym;

•GTU_05: dostawa odpadów określonych w poz.79-91 załącznika nr 15 ustawy o VAT;

•GTU_06: dostawa urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich wymienione w poz.7-9, 59-63, 65, 66, 69 i 94-96 załącznika nr 15 do ustawy o VAT;

•GTU_07: dostawa pojazdów oraz części samochodowych o kodach wyłącznie CN 8701–8708 oraz CN 8708 10;

•GTU_08: dostawa metali szlachetnych oraz nieszlachetnych wymienionych w poz 1-3 załącznika nr 12 do ustawy o VAT oraz w poz. 12-25, 33-40,45,46,56 i 78 załącznika nr 15 do ustawy;

•GTU_09: dostawa leków oraz wyrobów medycznych;

•GTU_10: dostawa budynków, budowli, gruntów;

•GTU_11: świadczenie usług w zakresie przenoszenia uprawnień do emisji gazów cieplarnianych;

•GTU_12: świadczenie usług o charakterze niematerialnym (doradczych, księgowych, prawnych, zarządczych, szkoleniowych, marketingowych, firm centralnych (head offices), reklamowych, badania rynku i opinii publicznej, w zakresie badań naukowych i prac rozwojowych);

•GTU_13: świadczenie usług transportowych i gospodarki magazynowej.

Oznaczenia procedur dostępne w zakładce "Dane do JPK" natomiast to:

•dla podatku należnego (gdy wybrany jest w Wartości typ VAT 0 - Dostawa):

•WSTO-EE: wewnątrzwspólnotowa sprzedaż na odległośc towarów, które w momencie rozpoczęcia ich wysyłki lub transportu znajdują się na terytorium kraju oraz świadczenie usług telekomunikacyjnych, nadawczych i elektronicznych, o których mowa w art. 28k ustawy, na rzecz podmiotów niebędących podatnikami posiadających siedzibę, stałe miejsce zamieszkania lub miejsce pobytu na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium.

•IED- dotyczy przedsiębiorców, którzy wykorzystują interfejs elektroniczny do umożliwienia kontaktu pomiędzy sprzedawcą a kupującym, oferując towary do sprzedaży za pośrednictwem platformy. W rezultacie dochodzi do transakcji sprzedaży przez ten interfejs elektroniczny, a miejscem dostawy tych towarów jest terytorium Polski.

•TP: informacja o powiązaniu między nabywcą a dokonującym dostawy towarów lub usługodawcą, o których mowa w art. 32 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT;

•TT_WNT: wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów dokonane przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy o VAT;

•TT_D: dostawa towarów poza terytorium kraju dokonana przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdziale 8 ustawy o VAT;

•MR_T: świadczenie usług turystyki opodatkowane na zasadach marży zgodnie z art. 119 ustawy o VAT;

•MR_UZ: dostawa towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków opodatkowana na zasadach marży zgodnie z art. 120 ustawy o VAT;

•I_42: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 42 (import);

•I_63: wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów następująca po imporcie tych towarów w ramach procedury celnej 63 (import);

•B_SPV: transfer bonu jednego przeznaczenia dokonany przez podatnika działającego we własnym imieniu, opodatkowany zgodnie z art. 8a ust. 1 ustawy o VAT;

•B_SPV_DOSTAWA: dostawa towarów oraz świadczenie usług, których dotyczy bon jednego przeznaczenia na rzecz podatnika, który wyemitował bon zgodnie z art. 8a ust. 4 ustawy o VAT;

•B_MPV_PROWIZJA: świadczenie usług pośrednictwa oraz innych usług dotyczących transferu bonu różnego przeznaczenia, opodatkowane zgodnie z art. 8b ust. 2 ustawy o VAT;

•KorektaPodstawyOpodat: korekta podstawy opodatkowania oraz podatku należnego, o której mowa w art. 89a ust. 1 i 4 ustawy;

•dla podatku naliczonego (gdy wybrany jest w Wartości typ VAT 1-8 Nabycia):

•VATMarza: nabycie towarów i usług nabytych od innych podatników dla bezpośredniej korzyści turysty, a także nabycia towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich i antyków związanych ze sprzedażą opodatkowaną na zasadzie marży zgodnie z art. 120 ustawy;

•IMP: oznaczenie dotyczące podatku naliczonego z tytułu importu towarów, w tym importu towarów rozliczanego zgodnie z art. 33a ustawy;

Dodatkowo niektóre dokumenty można oznaczyć wybierając odpowiedni typ dokumentu (po lewej stronie okna księgowania):

•dla podatku należnego (gdy wybrany jest w Wartości typ VAT 0 - Dostawa):

•FP: dla faktury wystawionej do paragonu;

•RO: dla zbiorczego dokumentu wewnętrznego zawierającego informację o sprzedaży z kas rejestrujących;

•WEW: dla dokumentu wewnętrznego.

•dla podatku naliczonego (gdy wybrany jest w Wartości typ VAT 1-8 Nabycia):

•MK: dla faktur "metody kasowej";

•VAT_RR: w przypadku faktury VAT RR, o której mowa w art. 116 ustawy;

•WEW: w przypadku dokumentu wewnętrznego, np. dokonanie rocznej korekty podatku naliczonego w związku ze zmianą współczynnika odliczenia podatku naliczonego;

Księgowanie cykliczne

Aby usprawnić pracę i zautomatyzować księgowanie faktur powtarzających się cyklicznie (np. faktura za czynsz, usługę księgową, składki ZUS, raty amortyzacyjne, itp) wystarczyć użyć przy księgowaniu opcji "Zapisz do księgowań cyklicznych".

Dzięki temu stworzony zostanie schemat powtarzających się cyklicznie dokumentów, który zapisze aktualnie wybrane elementy dokumentu jak:

•konto księgowe,

•numer dokumentu,

•kwota dokumentu,

•kontrahent,

•opis zdarzenia.

Przy księgowaniu kolejnej faktury nie trzeba będzie wpisywać wszystkich elementów księgowanego dokumentu ponownie, niektóre pola wypełnią się automatycznie.

Księgowanie faktur według schematu księgowań cyklicznych rozpoczyna się od wyciągnięcia z Dziennika zapisów i ukazania wszystkich zaksięgowanych schematów.

Po wybraniu Dziennik zapisów → Opcje → Księgowanie cykliczne - wybierane są wszystkie dokumenty z zaznaczoną opcją księgowania cyklicznego.

Aby zaksięgować nowy dokument wystarczy wybrać żądany schemat, określić miesiąc księgowy i datę wystawienia a możliwe będzie zaksięgowanie nowego dokumentu.

Szczególny moment podatkowy

Zaznaczenie pola „szczególny moment podat.” spowoduje, że faktura trafi do rejestrach VAT po dacie wystawienia. Jest to tzw. „szczególny moment podatkowy”, dotyczący transakcji stanowiących wyjątek od ogólnej zasady ujęcia w rejestrach dokumentu po dacie zakończenia dostawy i / lub wykonania usługi. Ten szczególny moment podatkowy dotyczy dokumentów sprzedażowych, gdy w typie VAT wybrany jest typ "0 - Dostawa" i związany jest tylko z metodą memoriałową kwartalną lub miesięczną.

Przy wybranym typie "0 - Dostawa" dokumenty księgowane są do rejestrów VAT po dacie wykonania.

Szczególny moment podatkowy będzie miał również wpływ na przesunięcie terminu VAT w opcji "Przesuń termin VAT o dni". Przy zaznaczonej opcji przesuwana jest data wystawienia a gdy oznaczony przesuwana jest data wykonania.

Kurs NBP

W przypadku posiadania dokumentów wystawionych w walutach obcych można w łatwy sposób przeliczyć te wartości na złotówki.

Opcja ta przydatna także może być przy księgowaniu różnic kursowych.

Wystarczy w oknie księgowania dokumentu, stojąc na polu "netto", "podatek" lub "brutto do zapłaty" uruchomić przycisk [Kurs NBP]. Następnie w oknie "Przeliczenia kursów NBP" wpisujemy wartość w walucie obcej w pozycji "Kwota waluty" i wybieramy z rozwijanej listy "Nazwę waluty". Pole "Symbol" wypełni się automatycznie.

"Data kursu" zostanie automatycznie ustawiona na dzień poprzedzający datę wystawienia faktury, jednak w razie potrzeby można ją ręcznie zmienić na inną, zgodną z obowiązującymi zasadami księgowymi.

Po wybraniu przycisku „NBP” uzupełniany jest kurs zgodny z tą datą lub jej najbliższy, jaki został ogłoszony. Następuje automatyczne przeliczenie wartość waluty na złotówki.

Za pomocą [Wstaw] można bez problemu przenieść tę wartość do pozycji netto, na której staliśmy kursorem przed wybraniem przycisku [Kurs NPB]. Może to być zarówno kolumna netto, podatek, jak i brutto, w tym wypadku należało by tylko wybrać z przycisku „z brutto” właściwą stawkę i pole netto i podatek wypełni się automatycznie.

Uwaga! W sytuacji, gdy wypełniona jest kwota netto i automatycznie podatek VAT, to w momencie przeliczenia żądnej wartości w oknie "Przeliczanie kursów NBP", kwota netto zostanie zastąpiona, natomiast kwota podatku pozostanie - dlatego też zalecamy wpisanie kwoty netto najpierw w [Kurs NBP] w polu "Kwota waluty".

Uwaga! Przycisk [Kurs NBP] dotyczy Kont kont powiązanych z VAT.

Korektor zapisów księgowych

Jest płatnym dodatkiem do programu. Składa się z hasła specjalnego i pliku aktywacyjnego: skp_win.key. Plik ten może znajdować się na płycie licencyjnej, jaką jest pierwsza płyta z aktualizacją w danym roku lub pierwsza płyta przy zakupionym programie, może także być "luzem" zapisany w dowolnym miejscu na komputerze użytkownika.

Korektor zapisów księgowych umożliwia upoważnionej osobie dokonywanie zmian i poprawek na zaksięgowanych dokumentach zmianę oznaczeń w Planie Kont oraz odblokowanie systemu w przypadku zagubienia hasła codziennego.

Aby aktywować działanie korektora w celu dokonywania poprawek, należy uruchomić program i wybrać System → Korektor zapisów księgowych.

Ukaże się wtedy okno z polem "Hasło specjalne" do wypełnienia oraz wskazania lokalizacji, w której znajduje się plik aktywujący.

Gdy hasło zostanie wprowadzone i wskazany plik aktywujący, zatwierdzamy [OK].

Ukaże się wtedy okno z zapytaniem, na jaki okres aktywować klucz:

•Do odwołania - czyli na stałe,

•Tylko w tej sesji - korektor zapisów księgowych będzie aktywny tylko podczas tego uruchomienia programu, po wyłączeniu się dezaktywuje.

Po wybraniu okresu aktywacji zatwierdzamy przyciskiem [OK] i uruchamiamy program.

W System → Korektor zapisów księgowych znajdzie się informacja " Korektor zapisów księgowych aktywny" a w Dzienniku zapisów zamiast przycisku [Pokaż] Będzie przycisk [Edytuj]. Pojawi się także dodatkowy przycisk [Skreśl], a w Opcjach: Usuń skreślone pozycje.

W przypadku posiadania klucza serwisowego po kliknięciu w przycisk [O kluczu serwisowym] pojawi się okno do wydrukowania [Wydruk] lub zobaczenia [Podgląd] informacji na temat korektora zapisów księgowych oraz dedykowanego dla numeru licencji hasła specjalnego aktywującego działanie korektora. Gdy użytkownik nie posiada jeszcze klucza serwisowego drukowana będzie jedynie informacja na temat klucza i możliwości jego zastosowania.

Korektora zapisów księgowych można używać również do odblokowania programy w przypadku zgubienia hasła codziennego.

Należy wtedy wejść przy zamkniętej Firmie w System →Hasła. Kliknąć przycisk [Edytuj] w środkowym polu wpisać hasło specjalne i wskazać plik aktywujący.

Można wtedy będzie wejść do programu i dokonać zmiany hasła codziennego używanego do wejścia do programu.

Opcje księgowania

W punkcie księgowanie znajdują się Opcje księgowania, które pozwalają na dostosowanie elementów księgowania do własnych potrzeb.

Z tego miejsca można ustalić dodatkowe stawki VAT, format daty, ustawienia domyślne parametrów a także zaznaczyć, czy firma prowadzi kontrolę zapłat.

Porady

Podczas pracy w tym punkcie programu pojawia się szereg pytań i wątpliwości. Wyjaśnienia i odpowiedzi na niektóre z nich można znaleźć w Poradach.

Zawarte są tu informacje dotyczące:

•Księgowania dokumentów,

•Zmiany miesiąca księgowego,

•Przesuwania terminu VAT,

•Faktur korygujących,

•Księgowania inwentaryzacji,

•Rozpoczęcia pracy w środku roku,

•Usuwania pozycji z Księgi.

Dodatkowo można dowiedzieć się, co zrobić, by dokument był ujęty w Księdze i w ewidencji VAT, lub tylko tu, bądź tu.

Okno główne

Edycja

Transakcje wewnątrzwspólnotowe

Opcje

Porady