2. ZASADY OBSŁUGI > Wybór kontrahenta

Jest to czynność występująca w wielu miejscach programu.

Stale jest używana przy wprowadzaniu danych, fakturowaniu czy naliczaniu odsetek. W dodatku możemy mieć do czynienia z dużą ilością kontrahentów. Z tych powodów dołożyliśmy starań, aby maksymalnie zoptymalizować i ułatwić tę czynność.

Kontrahenci i urzędy skarbowe mają swoje własne moduły programu, gdzie możemy ich dopisywać, edytować i usuwać, zestawiać i drukować. Raz dopisana pozycja jest stale dostępna i pozostaje nam tylko wybranie jej z listy. Oczywiście bezpośrednio przy wystawianiu przelewu możemy też "na bieżąco" dopisać nowego lub poprawić istniejącego kontrahenta lub urząd skarbowy.

W dalszym opisie posługujemy się określeniem kontrahent, ale wszystkie informacje w takim samym stopniu dotyczą też wyboru urzędów skarbowych.

Lista wyboru

Przy wyborze kontrahenta mamy zawsze do czynienia z polem edycyjnym w postaci listy wyboru. Lista zawiera w porządku alfabetycznym nazwy skrócone, czyli to, co wpisaliśmy jako najistotniejszą część nazwy uzupełniając o siedzibę. Z prawej strony tego pola znajduje się ikona strzałki. Gdy klikniemy w nią lub użyjemy skrótu [ALT] + [â] lista rozwinie się.

Wyboru kontrahenta możemy dokonać na dwa sposoby. Możemy po prostu rozwinąć alfabetycznie ułożoną listę i samodzielnie go odnaleźć. Zasady poruszania się po tego typu listach opisane są w rozdziale Elementy edycyjne – Listy. Po znalezieniu szukanej pozycji klikamy na niej lub wciskamy klawisz [Enter].

Ten sposób jest jednak mało efektywny przy dużej ilości pozycji. Poza tym możemy napotkać pewną trudność. Rozwijamy listę i zamiast spodziewanego kompletu kontrahentów widzimy jedną pozycję lub w ogóle lista jest pusta. Aby to wyjaśnić i temu zapobiec musimy poznać, jak działa wybieranie kontrahentów.

Odnajdywanie kontrahentów

Możemy spodziewać się stałego przyrostu kontrahentów i z biegiem czasu ich lista będzie coraz dłuższa. Poza tym nie możemy dokładnie pamiętać, w jakim brzmieniu dopisaliśmy kiedyś danego kontrahenta. Najpierw imię, a potem nazwisko, a może nazwa firmy? Z tego względu oferujemy najbardziej praktyczny sposób odnajdowania poszukiwanej pozycji. Należy podać dowolny fragment nazwy poszukiwanego kontrahenta, a program odnajdzie go bez względu na to, czy wpiszemy fragment początkowy, końcowy lub ze środka nazwy roboczej. Wielkość liter małe / duże nie ma znaczenia. Dokładniej mówiąc program wybierze grupę pozycji, która zawiera podany fragment. Im dłuższy (dokładniejszy) fragment nazwy wpiszemy, tym mniejsza będzie wybrana grupa. A wśród zaledwie kilku wyświetlonych w ten sposób pozycji bez trudu wskażemy poszukiwaną.

Jeżeli w danych kontrahentów wpisujemy też NIP, możemy też wyszukiwać kontrahentów po tym numerze. Wówczas musimy rozpocząć wpisywanie od cyfry, która jest początkiem poszukiwanego numeru. Nie wpisujemy kresek oddzielających !!!

Aby nie zmuszać programu do ciągłego przeszukiwania listy po wpisaniu każdego znaku, co przy bardzo długich listach mogłoby zakłócić płynność tej czynności, wprowadzono pewne opóźnienie w reakcji na wpisywane znaki. Jeżeli użytkownik pisze w normalnym tempie, to program nie wykonuje przeszukiwania listy, aż do czasu, gdy rozpozna chwilową przerwę we wprowadzaniu znaków z klawiatury.

Teraz jest już jasne dlaczego, jeżeli w polu edycyjnym widnieje nazwa robocza jakiegoś kontrahenta, to po rozwinięciu listy ma ona tylko jedną pozycję, albo jeżeli w polu edycyjnym mamy wpisany jakiś przypadkowy ciąg znaków to po rozwinięciu listy jest ona pusta. Po prostu program traktuje znajdujące się w tym polu znaki jako polecenie - Ze wszystkich kontrahentów znajdujących się na liście wybierz te, które w nazwie roboczej zawierają wpisany dany ciąg znaków.

Podsumowanie

Po przejściu do pola edycyjnego, w którym mamy podać kontrahenta od razu rozpoczynamy wpisywanie znaków, jakich spodziewamy się w skróconej nazwie szukanego kontrahenta.

Jeżeli chcemy go znaleźć według numeru NIP wpisywanie musimy rozpocząć od cyfry. Jeżeli poprzednio w polu edycyjnym był jakiś tekst, to powinien sam się skasować się w momencie, gdy rozpoczniemy wpisywanie. Gdyby się tak nie stało usuńmy go sami.

Znaki wpisujemy płynnie i naturalnie. Najczęściej wystarczy 3-4 literowy, najbardziej charakterystyczny fragment nazwy, nazwiska lub miejscowości (gdy nie jest zbyt popularna na naszej liście) albo pierwszych 6 cyfr z numeru NIP. Program wybierze wąską grupę kontrahentów, wśród której bez trudu wskażemy tego poszukiwanego.

Gdy nie udaje nam się znaleźć żądanego kontrahenta znaczy to, że albo nie mamy go jeszcze na liście, albo poprzednio dopisaliśmy go w takim brzmieniu, że trudno nam skojarzyć sobie ten zapis.

Gdy mamy podejrzenia, że jednak już go kiedyś dopisywaliśmy, warto przeprowadzić jeszcze dodatkową próbę z innym fragmentem poszukiwanej nazwy lub numeru NIP. Staramy się bowiem unikać kilkukrotnego dopisywania tego samego kontrahenta pod różnie brzmiącymi nazwami.

Gdy jesteśmy przekonani, że kontrahenta jednak trzeba dopisać korzystamy z operacji [Dodaj] (skrót [ALT] + [D] lub klawisz [Insert]) – pojawi się wówczas formularz edycyjny. Dopisujemy nową pozycję do listy i mając ją świeżo w pamięci powtarzamy wybór.

Poza dopisywaniem możemy też poprawić dane kontrahenta korzystając z operacji [Edytuj] (skrót [ALT] + [P]). Operację tę możemy też zastosować, gdy nie zamierzamy niczego poprawiać, a tylko chcemy obejrzeć więcej danych o kontrahencie.