5. KARTOTEKI > Kontrahenci

Tutaj zgromadzone są dane o naszych kontrahentach. Możemy kontrahentów:

•Dopisywać,

•Poprawiać,

•Grupować stosując filtrowanie,

•Usuwać.

Jednak w każdym miejscu programu, gdy mamy wybrać kontrahenta, a zachodzi potrzeba dopisania nowego lub poprawienia danych istniejącemu już na liście, nie musimy przechodzić do tego punktu programu, lecz możemy to zrobić bezpośrednio w tym miejscu programu, gdzie aktualnie się znajdujemy.

Omówimy tutaj informacje, jakimi możemy opisać kontrahenta.

W punkcie Porady umieszczone są dodatkowe informacje o wykorzystaniu kartoteki kontrahentów w innych częściach programu.

Na liście kontrahentów nie musimy umieszczać tylko rzeczywistych podmiotów gospodarczych. W niektórych sytuacjach dla danego dokumentu, nie istnieje kontrahent w takim sensie jak przy nabyciu (zakupie), czy dostawie (sprzedaży). Ponieważ wypełnienie tego pola jest wymagane przy księgowaniu dokumentu, wskazane jest założenie na liście kontrahentów "pustego" kontrahenta, któremu w nazwie roboczej wpisujemy np. kropkę lub np.: Sprzedaż detaliczna, itp.

Uwaga! Kontrahenta można usunąć z listy tylko wtedy, gdy nie jest używany w żadnej części systemu.

Jak sprawdzić kontrahenta na Białej liście

Aby sprawdzić na Białej liście dane kontrahenta, jego nazwę, adres i konta bankowe wprowadzone w programie należy wejść w Kartoteki → Kontrahenci → Edytuj i kliknąć przycisk [Biała lista].

Zostaną przedstawione dane zapisane w programie oraz dane, jakie zarejestrowane są na Białej liście.

W przypadku różnic można pobrać dane z Białej listy za pomocą przycisku [Pobierz dane Firmy z Białej listy].

Aby zweryfikować poprawność konta bankowego należy w Kartoteki → Kontrahenci → Edytuj użyć przycisku [Sprawdź z Białą listą].

Zostanie sprawdzony numer konta bankowego wpisanego do programu lub wyświetlone zostaną konta bankowe przypisane do danego kontrahenta na Białej liście.

Można będzie pobrać wybrany numer konta bankowego dzięki klawiszowi [Pobierz konto z Białej listy].

W każdym momencie, gdy pobieramy dane z Białej listy możemy wydrukować listę takich danych lub raport ze sprawdzenia.

Aby ułatwić pracę w programie pobieranie lub weryfikacja danych z Białej listy dostępna jest również w Dzienniku zapisów oraz Rejestrach VAT.

Okno główne

U góry ekranu znajduje się panel szczegółów, na którym zawarte są informacje:

•Z lewej strony - Nazwa robocza, typ, pełna nazwa, adres, bank oraz konto kontrahenta.

•Z prawej strony - NIP, rabat, cennik, termin oraz kto jest upoważniony do odbioru faktur.

Poniżej wyświetlana jest tabela z kontrahentami. Umieszczone są tu wszystkie dane dotyczące kontrahentów.

Zwracamy uwagę, że pierwsze 4 kolumny można zapisać na "sztywno", dzięki czemu przesuwając się na dalsze kolumny nadal będą na ekranie widoczne te, z nazwą roboczą i siedzibą kontrahenta. Służy do tego opcja Zamroź kolumny początkowe dostępna w Opcjach.

W dolnej części ekranu dostępne są klawisze funkcyjne.

Klawisze funkcyjne

DODAJ

Powoduje wyświetlenie formularza do wpisania nowego kontrahenta. W tym miejscu wprowadzamy wszystkie dane kontrahenta.

Zamiast operacji [Dodaj] możemy wcisnąć na klawiaturze [Insert] bądź też [ALT] + [D]. W dalszej części szczegółowo opisano formularz wprowadzania i edycji danych kontrahenta.

Uwaga! Program posiada funkcję sprawdzania poprawności numerów NIP. Sygnalizuje, gdy są one niewłaściwie wprowadzone.

EDYTUJ

Wywołuje formularz z wprowadzonymi danymi celem sprawdzenia lub wykonania zmian.

WYDRUK

Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku.

Przy stosowaniu filtra i drukowaniu tylko wybranych Kontrahentów istnieje możliwość umieszczenia na wydruku warunku filtrującego, według którego byli filtrowani Kontrahenci. Aby to uzyskać wystarczy zaznaczyć "Drukuj warunek filtrujący". Uwaga! Opcja ta dostępna jest tylko w momencie założenia warunku filtrującego.

Można tu ustawić indywidualne marginesy dla wydruku Kontrahentów. Raz ustawione zostaną zapamiętane przez system.

Na wydruku istnieje możliwość wprowadzenia własnego komentarza. Umieszczony on będzie tuż nad tabelą z kontrahentami. Komentarz może być wpisany "z ręki" lub pobrany ze Słownika komentarzy do wydruku. Do takiego Słownika można także dopisać nowo wpisany komentarz.

Drukuj może także zawierać datę, czy to konkretną, kiedy był sporządzany wydruk, bądź każdą inną, dowolnie wybraną.

Drukowana tabela może mieć zaszarzone nagłówki kolumn. Aby to uzyskać należy zaznaczyć "Stosuj szarości".

Aby wydrukować wystarczy kliknąć przycisk [Wydruk]. Jeżeli chcemy zobaczyć jak będzie wyglądał wydruk klikamy [Podgląd].

FILTRUJ

Pozwala na wybranie spośród wszystkich dokumentów tylko tych, których akurat potrzebujemy. Dokonać tego można określając kryteria wyboru. Więcej o selekcjonowaniu dokumentów w filtrowaniu.

SZUKAJ

Dzięki tej funkcji możemy szybko znaleźć jednego, konkretnego kontrahenta, według jednego z dostępnych kryteriów:

•Nazwa robocza,

•Pełna nazwa,

•Miejscowość,

•Ulica,

•NIP,

•Typ.

Po wprowadzeniu nazwy (całej lub tylko jej części) program wybiera wszystkie, które zawierają szukaną frazę. Wskazany jest pierwszy kontrahent spełniający warunek, kolejnego odszukujemy klikając na przycisk [+] u dołu ekranu.

ZAZNACZ / ODZNACZ

Przycisk ten pozwala na zaznaczenie lub odznaczenie danego kontrahenta. Można w ten sposób zaznaczać kontrahentów, na których z jakichś przyczyn, należy zwrócić większą uwagę, bądź np. w celu późniejszego wyfiltrowania przyjmując jako kryterium właśnie to zaznaczenie.

SKREŚL / NIE SKREŚLAJ

Zaznaczamy i odznaczamy tu kontrahentów do usunięcia. Przekreśleni oni zostają czerwona linią. Ostateczne kasowanie następuje w Opcje → Usuń skreślone pozycje.

Uwaga! Skasować można tylko takich kontrahentów, którzy nie są używani w żadnej części programu.

OPCJE

Umożliwiają dostosowanie procesu wprowadzania danych do wymagań użytkownika, zawierają też rzadziej wykonywane operacje. Dostępne są:

•Import kontrahentów z R2Księga,

•Sprawdź na Białej liście,

•Archiwum sprawdzań Białej listy,

•Sprawdź status podmiotów w VAT,

•W przypadku braku NIP kontrahenta wpisz słowo "brak"

•Wyślij do Pism,

•Zamroź kolumny początkowe,

•Zaznacz do usunięcia nieużywanych kontrahentów,

•Zaznaczanie,

•Usuń skreślone pozycje.

Więcej w Opcje.

EKSPORT

Uwaga! Dostępny tylko w programie w wersji dla biura rachunkowego.

Istnieje możliwość eksportu Kontrahentów do innej, założonej w programie, firmy. Kopiować można bieżącą, wszystkie lub zaznaczone pozycje.

Po wybraniu firmy wystarczy kliknąć przycisk [Kopiuj], a Kontrahenci firmy, w której obecnie się znajdujemy, zostaną skopiowani.

W przypadku rezygnacji należy kliknąć przycisk [Anuluj].

Zwracamy uwagę na przydatne klawisze na samym dole okna. Są to klawisze "przewijania" kursora o jedną pozycję do przodu, do tyłu oraz do ostatniej i pierwszej pozycji na liście.

PROBLEM ?

Zamieszczone są tu porady dotyczące Kontrahentów. W przypadku jakichkolwiek problemów warto zapoznać się z tymi poradami w celu znalezienia sposobu ich rozwiązania.

Operacje układania w żądanej kolejności z zastosowaniem czułych na kliknięcie nagłówków kolumn, filtrowania, szukania, zaznaczania i usuwania są takie jak w pozostałych częściach programu i omówiono w podrozdziałach Sortowanie i Filtrowanie.

Przy wydrukach Księgi (Ewidencji przychodów) i ewidencji VAT będziemy mieć dowolność w wyborze jakie dane kontrahenta będą drukowane. Od pojedynczej linii z nazwą skróconą po 4 linie z pełną nazwa, adresem i miastem. Od użytkownika zależy, jaki zakres wydruku (i pracochłonności wprowadzana danych) uzna za właściwy.

Edycja danych kontrahenta

Nazwa skrócona i siedziba jest to najważniejsze pole. Podane w nim określenie może być różne od pełnej nazwy oficjalnej, ale powinien jasno i wyraźnie identyfikować kontrahenta.

Ze względu na możliwość używania tej nazwy przy wydruku Księgi (Ewidencji przychodów) i ewidencji VAT należy wprowadzić tu rdzeń nazwy firmy albo nazwiska właścicieli oraz koniecznie określenie miasta (siedziby).

Poza tym umieszczanie siedziby w nazwie skróconej ułatwia odróżnienie kontrahentów o podobnych nazwach czy nazwiskach.

Dobre określenie nazwy skróconej jest ważne nie tylko dla lepszej komunikacji z systemem, ale z naszych doświadczeń wiemy, że biura rachunkowe ze względu na dużą ilość wprowadzanych danych ograniczają się do stosowania tej nazwy przy wydrukach wszystkich ewidencji.

Skrót nazwy i siedziba

Należy tu wpisać skrótową nazwę kontrahenta, która będzie łatwo rozpoznawalna wraz z siedzibą.

Odsuń

Wskazuje ile ostatnich wyrazów z nazwy skróconej określa siedzibę. Gdy podamy tę liczbę wówczas siedziba będzie wyświetlana i drukowana z dosunięciem do prawego marginesu, co podniesie czytelność i estetykę. Poza tym ułatwi wypełnienie pola miasto umożliwiając automatyczne wstawienie tam siedziby.

Po prawej stronie widoczny jest wpis z pola Skrót nazwy i siedziba, którego ostatnie człony jako siedziba są odsuwane.

System uznaje za siedzibę taka ilość ostatnich członów, jaka zaznaczymy. I tak:

•0 - nie ma rozróżnienia nazwy i siedziby,

•1 - ostatni człon jest traktowany jako siedziba,

•2 - dwa ostanie człony są ustawiane jako siedziba,

•3 - trzy ostatnie człony są ustawiane jako siedziba (należy zauważyć, że wpis do pola wyżej musi mieć więcej niż 3 wyrazy by ta opcja była dostępna).

Prefiks + NIP

Wpisujemy numer NIP lub numer tymczasowy. Numer NIP jest drukowany na wystawianym dokumencie, poza tym wyszukiwania kontrahenta do faktury możemy dokonywać nie tylko przez nazwę, ale też przez numer NIP. Przy numerze NIP można ponadto wprowadzić prefiks dotyczący oznaczenia kraju (np. PL oznacza Polskę).

Uwaga! Program posiada funkcję sprawdzania poprawności numerów NIP. Sygnalizuje, gdy są one niewłaściwie wprowadzone.

GUS

Dzięki integracji programu z bazą GUS wprowadzanie nowych kontrahentów do programów jest jeszcze prostsze.

Mając jedynie numer NIP kontrahenta można automatycznie pobrać dane z Głównego Urzędu Statystycznego.

Mamy wówczas pewność, że wpisane dane są prawidłowe i nie popełniono błędów literowych. Dodatkowo skrócimy czas wprowadzania nowego kontrahenta.

Wystarczy kliknąć na przycisk [GUS].

Ukaże się wtedy okno "GUS" gdzie należy wprowadzić numer NIP kontrahenta i kliknąć [Pobierz dane], a dane zostaną zaimportowane i w odpowiednie pola zostaną wstawione pełna nazwa i adres kontrahenta.

W przypadku wprowadzenia błędnego numeru NIP, można kliknąć przycisk [Wprowadź NIP ponownie] a otworzy się nowe okno do wpisania numeru NIP.

Możliwa jest edycja wszystkich zaimportowanych danych przez zapisaniem w programie.

Pole "nazwa skrócona" należy wpisać samodzielnie. W przypadku zaznaczenia opcji "Stosuj Siedzibę w nazwie własnej" może być ona automatycznie uzupełniona o siedzibę firmy.

Należy pamiętać, że program importuje dane z GUS i wyświetla je na podstawie ustawionych opcji. Zachęcamy do zapoznania się z dostępnymi opcjami, aby wybrać ustawienia odpowiadające potrzebom użytkownika. W każdej chwili można dowolnie ustawiać wszystkie opcje i od razu zobaczyć efekt końcowy. Musimy jednak pamiętać, że w przypadku wprowadzenia innej nazwy niż importowana z GUS, po kliknięciu i zmianie dowolnej opcji - podciągnięte zostaną ponownie zapisane w bazie GUS dane i usunięte zostaną te przez nas wprowadzone.

Zamień w nazwie przedsiębiorstw formy prawne na skróty

W przypadku zaznaczenia tej opcji zmieniane są formy prawne w nazwie kontrahenta na skróty.

Nazwę skróconą należy wpisać samodzielnie.

Przykładowo:

•Spółka akcyjna - S. A.

•Spółka cywilna - s.c.

•Spółka komandytowo-akcyjna - S.K.A.

•Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - sp. z o.o.

•Spółka jawna - sp.j.

•Spółka komandytowa - sp.k.

•Spółka partnerska - sp.p.

•Zakład Produkcyjno-Handlowy – Z.P.H

•Zakład Produkcyjno-Usługowy – Z.P.U

•Firma Produkcyjno-Usługowo-Handlowa – F.P.U.H

•Firma Produkcyjno-Handlowo-Usługowa – F.P.H.U

•Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Handlowo-Usługowe – P.P.H.U

•Przedsiębiorstwo Produkcyjno-Usługowe – P.P.U

Stosuj Siedzibę w nazwie skróconej

Zaznaczenie tej opcji umieści pobrane miasto z adresu importowanej firmy jako siedzibę umieszczaną obok nazwy skróconej.

Nazwę skróconą należy wpisać samodzielnie.

Stosuj pisownię jak nazwy własne

Dzięki tej opcji każdy wyraz w danych importowanych z GUS zostanie wpisany z wielkiej litery.

W przypadku braku zaznaczenia tej opcji całość danych będzie napisana wielkimi literami.

Usuń w nazwach przedsiębiorstw cudzysłowy

Opcja ta pozwala na wprowadzanie do pola "nazwa" nazwy przedsiębiorstwa bez cudzysłowu.

Dzięki temu można zmniejszyć ilość znaków w nazwie, co jest istotne zwłaszcza przy długich nazwach.

Zachęcamy do zapoznania się z dostępnymi opcjami, aby wybrać ustawienia odpowiadające potrzebom użytkownika. W każdej chwili można dowolnie ustawiać wszystkie opcje i od razu zobaczyć efekt końcowy.

Zwracamy uwagę, że opcja importu danych z GUS jest powiązana z udostępnianiem takiej funkcjonalności przez Główny Urząd Statystyczny. Rozwiązania techniczne oraz sposób działania opcji nie jest zależny jedynie od programu SKP®.

Biała lista

W tym miejscu możemy sprawdzić kontrahenta na Białej liście. Jest to nowy rejestr podatników VAT wraz z ich kontami bankowymi.

Lista ta jest codziennie aktualizowana i upubliczniana przez Ministerstwo Finansów. Składa się z wykazów podatników VAT, podmiotów wykreślonych i przywróconych oraz tych, którym odmówiono rejestracji.

W przeciwieństwie do dotychczasowych wykazów Biała lista zawiera dane aktualne na dzień sprawdzenia oraz także za okres 5 ostatnich lat (przy czym status podatnika VAT jest prezentowany według stanu bieżącego).

Lista ta zawiera także numery rachunków bankowych, które zostały przed podmioty VAT zgłoszone do urzędu skarbowego. Uwaga! Nie są tu ujęte prywatne rachunki, wykorzystywane przez przedsiębiorców indywidualnych, a jedynie rachunki firmowe.

Aby sprawdzić jak dany podatnik jest zgłoszony do Białej listy - wystarczy kliknąć [Biała lista] a uruchomi się okno, na którym ukazane zostaną dane aktualnie wpisane w programie SKP® oraz jakie widnieją na Białej Liście.

Widać je będzie w górnej części okna:

•Aktualnie w programie - pod lewej to co widać w programie oraz

•Na Białej liście - po prawej to co zapisane jest na Białej liście.

W tabeli poniżej ukazany jest:

•kontrahent - sprawdzany kontrahent,

•informacja o sprawdzanych danych - czy są takie same czy inne w programie oraz na Białej liście,

•weryfikacja na dzień - określa datę weryfikacji danych na serwerach MF,

•data sprawdzenia - ukazuje datę sprawdzenia danych w programie,

•identyfikator zapytania - specjalny kod uzyskany z serwerów MF.

Jeżeli istnieją rozbieżności można za pomocą przycisku [Pobierz dane z Białej listy] pobrać je do programu. Po kliknięciu na ten przycisk pojawi się okno, na którym podciągnięte zostaną dane z Białej listy. Klikając w przycisk [Wstaw do programu] zostaną dane zapisane w kontrahentach.

Pobierać dane z Białej listy można dla bieżącej, zaznaczonych lub wszystkich pozycji. W przypadku pobierania danych więcej niż dotyczących jednego kontrahenta, dane każdego z nich pokażą się osobno i każdego trzeba będzie zaakceptować i pobrać.

Uwaga! Istnieje ograniczenie co do ilości sprawdzeń - dziennie można wykonać jedynie 30 prób.

PESEL

Wpisujemy numer PESEL dla kontrahentów, którzy nie mają lub nie posługują się numerem NIP.

Uwaga! Numer PESEL jest drukowany na wystawianym dokumencie w przypadku braku wypełnienia numeru NIP.

Czynny VAT MF

To przedsiębiorca zarejestrowany, jako czynny podatnik VAT, który wykonuje czynności opodatkowane.

W przypadku, gdy wiemy, że dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT wystarczy kliknąć w pusty kwadrat i zaznaczyć tę opcję.

Zaznaczenie to spowoduje, iż dokument sprzedaży wystawiony temu kontrahentowi przy metodzie kasowej rozliczenia VATu, zostanie ujęty do rejestru VAT, dopiero w momencie jego zapłaty całkowitej lub w danej zapłaconej części.

Niezaznaczenie tego pola, oznacza, iż mamy do czynienia z podatnikiem VAT biernym (zwolnionym), czyli kontrahentem korzystającym ze zwolnienia albo osoby fizycznej, która nie rejestrowała się jako podatnik VAT, wówczas taki nierozliczony dokument w całości lub części trafi do rejestru VAT nie później niż 180 dnia od daty sprzedaży.

W przypadku, gdy nie mamy pewności, czy dany kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT powinniśmy użyć przycisk [Czynny VAT MF] lub [Czynny VAT Biała lista].

Po kliknięciu w jeden z przycisków program łączy się z Portalem Podatkowym Ministerstwa Finansów i sprawdza status podmiotu w VAT według wprowadzonego w programie numeru NIP. Po otrzymaniu informacji z portalu program informuje użytkownika, czy dany kontrahent jest czy nie jest czynnym podatnikiem VAT (jeżeli nie jest nie ma już znaczenia czy jest nieczynny czy bierny).

W zależności od zaznaczenia pola "Czynny podatnik VAT" i kliknięciu przycisku [Czynny podatnik VAT] program również łączy się z portalem i sprawdza status kontrahenta. Jeżeli są jakieś rozbieżności między zaznaczeniem a faktycznym statusem podatnika na serwerach Ministerstwa Finansów ukaże się w programie odpowiedni komunikat.

Czy jest typu: MP

Tak oznaczamy kontrahentów, od których otrzymujemy faktury z oznaczeniem MP (Mały Podatnik). Rozliczający podatek VAT metodą memoriałową-miesięczną powinni w szczególny sposób traktować nie zapłacone nabycia (zakupy) pochodzące od takich kontrahentów.

Faktury nabycia (zakupu) z datą wystawienia z roku 2018 oznaczone MP możemy uwzględnić w rozliczeniu podatku VAT, dopiero w tym miesiącu, w którym zostały zapłacone w całości bądź w części, wówczas ujmowane są tylko w kwocie tej części.

Typ

Dla własnych potrzeb możemy dzielić kontrahentów na grupy. Możemy wpisać tu jeden lub dwa znaki, których znaczenie sami określimy. Np. D - dostawcy, O - odbiorcy, DO - "dostawco-odbiorcy", itp.

Pełna nazwa

Pełna nazwa kontrahenta, jaka będzie używana przy fakturowaniu, drukowaniu przelewów, adresowaniu pism i kopert. Opcjonalnie może też być drukowana przy wydrukach Księgi (Ewidencji przychodów) i Rejestrów VAT, jeżeli nie wystarcza nam stosowanie nazwy skróconej.

Do pełnej nazwy możemy automatycznie pobrać tekst z pola Nazwa skrócona klikając w pole Pełna nazwa i wciskając ukazującą się "wirującą" strzałkę lub kombinację klawiszy [ALT] strzałka w prawo. Należy zauważyć, że z pola Nazwa skrócona będzie pobrana nazwa, oddzielona od siedziby przyciskiem [Odsuń].

Pobrany tekst możemy następnie zmienić.

Przy problemach z wpisaniem zbyt długiej nazwy warto zauważyć, że dla potrzeb wystawiania faktur rozporządzenie do ustawy o VAT mówi, że powinna ona zawierać: "imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy", a w innych oficjalnych wyjaśnieniach, że "dopuszczalne jest stosowanie skrótów ogólnie przyjętych" w dokumentach księgowych.

Kod pocztowy

Kod pocztowy odpowiedni do pola Miasto.

Miasto

W znaczeniu Poczta.

Jeżeli w nazwie skróconej wpisaliśmy siedzibę i podaliśmy wartość Odsuń, a określenie siedziby pokrywa się z nazwą miasta, jaką chcemy tu wpisać, możemy automatycznie pobrać tekst z pola Nazwa skrócona podobnie jak przy pełnej nazwie. Miasto automatycznie wpisywane jest dużymi literami.

Aby pobrać miasto z pola Nazwa skrócona i siedziba należy kliknąć w pole Miasto, ukaże się "wirująca" strzałka, za pomocą której można przepisać miasto z siedziby.

Adres

Wpisujemy tu ulicę i numer, a także nazwę miejscowości, jeżeli nie pokrywa się ona z polem Miasto czyli Pocztą.

Stosuj adres korespondencyjny

W przypadku, gdy adres siedziby kontrahenta jest inny niż adres korespondencyjny, możliwe jest wpisanie także adresu do korespondencji.

Można tu wpisać:

•nazwę kontrahenta,

•adres,

•kod pocztowy,

•miasto.

W całym programie, na liście kontrahentów, na fakturach stosowany będzie adres siedziby.

Adres korespondencyjny używany będzie jedynie w korespondencji z kontrahentem i dane tu wpisane będą nadrukowywane na kopertach przygotowywanych w programie w: Biuro →Pisma → Koperty lub Fakturowanie → Opcje → Drukuj kopertę.

Nazwa banku

Nowe wzory przelewów nie przewidują miejsca na nazwę banku odbiorcy, ale jest ona drukowana na starych wzorach przelewów oraz na przekazach.

Używana będzie jednak przy drukowaniu tzw. faktur i przelewów "odwrotnych" oraz faktur RR.

Konto bankowe

W tym miejscu wprowadzamy numer konta bankowego kontrahenta.

Po wprowadzeniu numeru konta automatycznie wstawiana jest nazwa banku.

Mamy także możliwość sprawdzenia lub pobrania numeru konta bankowego kontrahenta z Białej listy.

Sprawdź / Pobierz z Białej listy

Z tego miejsca można pobrać konta bankowe przypisane do kontrahenta na Białej liście.

Po kliknięciu [Pobierz z Białej listy] uruchomi się okno z tabelą kont, na której widoczne będą:

•NIP - Numer NIP kontrahenta.

•Numer konta bankowego - Wypisane sa wszystkie numery kont bankowych przypisanych do kontrahenta.

•Status w SKP - Określa czy dany numer konta bankowego jest wprowadzony w programie SKP®.

•Data sprawdzenia - Data, kiedy zostało wykonane sprawdzenie kont bankowych na Białej liście.

•Identyfikator zapytania - Numer sprawdzenia nadawany przez serwer MF.

Na dole okna dostępne są przyciski funkcyjne:

Wydruk

Możemy wydrukować listę dostępnych numerów kont bankowych.

Wydruk potwierdzenia

Wydrukujemy tutaj raport sprawdzenia.

Pobierz / Sprawdź konto bankowe

Po kliknięciu na ten przycisk pobierzemy numer kont do SKP® .

W przypadku gdy kont na liście jest więcej niż jedno, pobrane do programu będzie to konto na którym aktualnie znajduje się kursor.

Jeżeli konto bankowe jest wpisane w programie to przycisk przyjmuje formę [Sprawdź konto bankowe] i pozwala na sprawdzenie, czy dane konto bankowe znajduje się na Białej liście.

Konto

W tym miejscu możemy przypisać konto księgowe do kontrahenta, co pozwala na automatyczne wstawienie odpowiedniego konta podczas księgowania, przyspieszając proces wprowadzania dokumentów. Do wyboru lista kont założonych w Planie Kont bez kont zapłatowych.

Rozliczaj automatycznie

Po zaznaczeniu tej opcji aktywuje się lista kont zapłatowych z Planu Kont. Gdy jest zaznaczone, po wybraniu kontrahenta w module Księgowanie, automatycznie uzupełniana jest kwota brutto do zapłaty, data wystawienia oraz przypisane konto zapłat.

Kontrahent powiązany

Kontrahent powiązany ogólnie mówiąc to taki podmiot, który wywiera znaczący wpływ na inny podmiot.

Powiązania mogą być zarówno między podmiotami krajowymi, jak i krajowymi i zagranicznymi.

Najczęściej powiązania dotyczą kapitału lub osób.

Struktura JPK-V7 w przypadku faktur sprzedażowych wymaga oznaczania kontrahentów powiązanych.

W rejestrze sprzedaży faktury i inne dokumenty identyfikujące VAT należny z kontrahentami powiązanymi będą opatrzone znacznikiem TP.

Zauważyć to można będzie w edycji tegoż dokumentu, gdzie w zakładce Dane do JPK_V zaznaczona będzie procedura TP - Istniejące powiązania między nabywcą a dostawcą.

Edycja danych dotyczących fakturowania

Następna grupa informacji wykorzystywana jest przy fakturowaniu. Po wybraniu kontrahenta odpowiednie elementy faktury mogą przyjąć wartości właściwe dla tego kontrahenta. Automatycznie pobrane informacje będzie można zmienić w trakcie wystawiania faktury. Pola te warto wypełnić tylko dla kontrahentów, dla których częściej wystawiamy faktury.

Upoważniony do odbioru faktur

Imię i nazwisko osoby upoważnionej lub np. napis upoważnienie.

Jeżeli danemu kontrahentowi wystawiamy faktury i stale odbiera je ta sama osoba, możemy jej imię i nazwisko wpisać do tego pola.

W innym przypadku można potraktować to pole jako część notatek i wpisać tu np. osobę do kontaktów.

Cennik

Każda pozycja cennika lub specyfikacji faktury może mieć określone kilka cen (np. detal, hurt, w walutach obcych, itd.). Danemu kontrahentowi możemy przypisać przysługujący mu rodzaj cen. Domyślnie przyjmowany jest podstawowy cennik oznaczony jako A. Więcej o cenach w rozdziale Fakturowanie przy omawianiu opcji ceny i waluty.

Rabat

Wpisana tu wartość rabatu odnosi się do wszystkich pozycji specyfikacji faktury, nie ma możliwości udzielenia w programie rabatu dla poszczególnych towarów oddzielnie.

Wpisujemy tu wartość stałego rabatu.

Narzut wpisujemy za znakiem minus.

Gdy kontrahent nie ma określonego rabatu wpisujemy 0 lub kasujemy zawartość tego pola.

Termin

Wpisujemy tu ustaloną stałą ilość dni do zapłaty dla danego kontrahenta. Gdy nie określamy dla niego tej wartości pole powinno być puste. Wpisanie 0 oznacza, że kontrahent zazwyczaj płaci w momencie wystawienia faktury.

Forma pł.

Wpisujemy tu ustaloną dla danego kontrahenta formę płatności. Gdy nie chcemy jej określać wybieramy z listy element <nieokreślona>. Do wyboru mamy dodatkowo formy płatności:

•czekiem,

•gotówką,

•kartą płatniczą,

•kompensata,

•przelewem,

•wg umowy,

•za pobraniem.

Przypisane konto bankowe

Z tego miejsca można określić, które konto bankowe wpisane w Firma → Edytuj → Konta bankowe ma być drukowane na fakturze wystawianej dla danego kontrahenta.

Można wybrać:

•jak w opcjach fakturowania,

•1,

•2,

•3.

Gdy w tym miejscu zostanie wybrane "jak w opcjach fakturowania" wtedy to na fakturze będzie drukowane konto tam wskazane (bądź też w Firma → Edytuj → Konta bankowe).

W przypadku, gdy wybrane zostanie konto pierwsze, drugie bądź trzecie - wtedy na fakturze (niezależnie od wyboru w opcjach fakturowania) drukowane będzie konto wpisane jako 1, 2 lub 3.

W przypadku, gdy w Firma → Popraw → Konta bankowe nie wprowadzone będzie jedno z trzech kont na rozwijanej liście widoczne będzie w tym miejscu: brak konta nr 1, 2 lub 3.

Opcja ta przydatna jest np. w sytuacji, gdy jedno z kont jest kontem walutowym i dany kontrahent płaci zawsze w walucie obcej.

Uwaga! Aby drukowane było konto bankowe należy mieć zaznaczoną opcję "Drukuj konta bankowe" znajdującą się w Opcjach fakturowania.

Notatki

Miejsce na dowolny tekst. Wyjątkiem jest wystawianie faktur RR ("dla rolników").

Ponieważ powinna ona zawierać takie informacje jak numer dowodu osobistego, miejsce jego wystawienia, itd. informacje te mogą tu być umieszczone na stałe. Wówczas wraz z wyborem kontrahenta pojawią się w polu dopisek na fakturze. Warunkiem jest, aby gdziekolwiek w tekście notatki znajdował się znaczek #, co jest informacją dla programu, że należy pobrać treść notatki do faktury RR.

Można wpisać tutaj adres e-mailowy kontrahenta. Adres ten nie może być pobierany do np. faktur. Natomiast wykorzystywany jest do wysłania faktury e-mailem do kontrahenta po sporządzeniu pliku PDF.

Może być traktowany jako część notatek potrzebnych w celach informacyjnych i do kontaktu.

Klawisze funkcyjne edycji kontrahenta

NASTĘPNY

W celu usprawnienia pracy, przechodzimy do wpisania następnego kontrahenta bez konieczności wychodzenia z okna Dodaj.

Zatwierdza wprowadzone zmiany.

ANULUJ

Anuluje wprowadzone zmiany lub wychodzi się z okna Dodaj.

Porady

Podczas pracy w tym punkcie programu mogą pojawić się pytania i wątpliwości. Wyjaśnienia i odpowiedzi na niektóre z nich można znaleźć w Poradach.

Można dowiedzieć się:

•Jak uzyskać różną szczegółowość danych kontrahentów,

•Jak można wystawić dowody wewnętrzne nie mając kontrahenta,

•Kiedy można usunąć Kontrahenta.

Opcje

Porady