4. KSIĘGI > Dziennik zapisów

Tutaj trafiają i są składowane wszystkie tymczasowo zapisane lub trwale zaksięgowane dokumenty. Jest to jedyne miejsce, gdzie fizycznie się one znajdują. Księga podatkowa (Ewidencja przychodów w przypadku ryczałtowców) i Rejestry VAT wyświetlają tylko w specyficznych układach informacje, które faktycznie znajdują się w Dzienniku zapisów.

W Dzienniku zapisów możemy dokumenty:

•Przeglądać,

•Wyszukiwać - Operacja szukaj,

•Porządkować - "Czułe" nagłówki kolumn,

•Filtrować - Wybierać grupy dokumentów według żądanych warunków (operacja Filtruj),

•Rejestrować zapłaty (operacja Rozlicz) i

•Kierować dane wybranych pozycji do wykorzystania w innych punktach programu do: przelewów, odsetek i pism (operacja opcje - wyślij do).

Dziennik zapisów składa się z typowych elementów edycyjnych. Paska szczegółów na górze ekranu, który można zwijać bądź rozwijać w zależności od potrzeb (klawisze [Ctrl] + [PgUp], [Ctrl] + [PgDn] lub klikając na ikonę strzałki w pierwszej kolumnie).

Środkową część ekranu zajmuje tabela z wprowadzonymi dokumentami, zarówno zaksięgowanymi jak i próbnie zapisanymi.

Kolumny !K i !V

W tabeli dokumentów należy zwrócić uwagę na 2 ostatnie kolumny - !D oraz !V.

Kolumny !D i !V dotyczą korekty podatku dochodowego oraz VAT i opcji: Zrób korektę VAT "+90" oraz Zrób korektę "DOCH+90".

O konieczności dokonania korekty informują oznaczenia:

•od -7 do -1 - gdzie cyfra to ilość dni do wymaganej korekty,

•! - korekta stała się wymagalna.

Więcej informacji o korekcie podatku i VAT dostępnych w Pomoc → Akademia SKP → Korekta podatku dochodowego i VAT

Na dole ekranu dostępne są klawisze funkcyjne:

POKAŻ / EDYTUJ

Wyświetla szczegóły danego dokumentu, ale bez możliwości edycji. W Dzienniku zapisów mamy bowiem ograniczoną możliwość poprawiania już zaksięgowanych dokumentów. Więcej możliwości daje korektor zapisów księgowych, dzięki któremu w tym miejscu znajduje się operacja [Edytuj].

Gdy upoważniona osoba posłuży się korektorem zapisów księgowych wówczas przycisk [Pokaż] zmieni się na [Edytuj] i poprawki będą dopuszczalne. Pojawi się też przycisk operacji [Skreśl], a w Opcjach funkcja Usuń skreślone pozycje.

WYDRUK

Pozwala na wydrukowanie wszystkich lub żądanych pozycji Dziennika zapisów.

Przy wydruku wszystkich pozycji sprawa jest prosta - wystarczy kliknąć na przycisk [Wydruk].

Na górze okna dostępne są następujące opcje:

•Drukuj warunek filtrujący

Gdy chcemy wydrukować tylko jakieś konkretne dokumenty, należy je uprzednio wyfiltrować przyciskiem Filtruj.

Wtedy to w Dzienniku zapisów ukażą się jedynie dokumenty spełniające zadeklarowane przez nas kryteria, które można będzie wydrukować.

Można także na takim wydruku zawrzeć kryteria, według których wybrane zostały dokumenty, służy do tego pole "Drukuj warunek filtrujący", który należy zaznaczyć.

•Drukuj szczegóły rozliczeń

Opcja ta pozwala na szczegółowe wypisanie na wydruku wszystkich zapłat kontrahentów dla poszczególnych dokumentów. Zapłaty ujmowane są dla danego dokumentu za pomocą opcji [Rozlicz], o której szerzej poniżej.

Drukuj taki można wykonać dla jednego lub wielu dokumentów (wybranych za pomocą operacji [Filtruj]) lub wszystkich widocznych na liście.

Pod każdym dokumentem znajdą się informacje o wszystkich zapłatach wraz z kwotą, datą zapłaty oraz kontem, na które zostały zaksięgowane (kasa, bank, itp). Widnieje także informacja o ewentualnej brakującej kwocie do pełnego rozliczenia danego dokumentu lub nadpłacie.

Dodatkowo w oknie wydruku można ustawić sobie marginesy, zaznaczyć, czy stosować na wydruku szarości. Można także wpisać własny komentarz oraz zaznaczyć datę, które to pojawią się na wydruku.

SUMY

Godna polecenia, prosta, ale niezwykle przydatna operacja. Wyświetla krótkie podsumowanie przychodów i kosztów. Dlatego w rozdziale Plan Kont zwracaliśmy uwagę, aby dla każdego Konta określić jego charakter. Gdy dotychczas tego nie zrobiliśmy, można to uzupełnić, a program wykona stosowne zmiany.

Jeżeli prowadzimy kontrolę zapłat zostaną wykazane płatności z tytułu przychodów i kosztów. Kwoty w ostatniej kolumnie mówią jakich kwot powinniśmy się jeszcze spodziewać oraz ile nam pozostało płatności do uregulowania.

Uwaga! Jeżeli założyliśmy filtr suma obejmuje wyłącznie pozycje spełniające warunek filtrujący.

FILTRUJ

Pozwala na wybranie spośród wszystkich dokumentów tylko tych, których akurat potrzebujemy. Dokonać tego można określając kryteria wyboru.

Więcej o selekcjonowaniu dokumentów w filtrowaniu.

SZUKAJ

Dzięki tej funkcji możemy szybko znaleźć jeden, konkretny dokument.

Dokument taki możemy znaleźć po kontrahencie, numerze dokumentu bądź też po opisie zdarzenia gospodarczego.

ZAZNACZ / ODZNACZ

Przycisk ten pozwala na zaznaczenie lub odznaczenie danej pozycji w Dzienniku zapisów. Można w ten sposób zaznaczać dokumenty, na które z jakiś przyczyn należy zwrócić większą uwagę, bądź np. w celu późniejszego wyfiltrowania przyjmując jako kryterium właśnie to zaznaczenie.

OPCJE

Pod tym przyciskiem kryje się dużo niezwykle ważnych opcji. Oto one:

•Do Excela

•Masowe dane do JPK,

•Sprawdź dane firm z Białą listą,

•Sprawdź konta bankowe Firm z Białą listą,

•Usuń korektę,

•Sprawdź status podmiotów w VAT,

•Masowa korekta VAT "+90",

•Masowa korekta DOCH "+90",

•Zrób korektę VAT "+90",

•Zrób korektę DOCH "+90",

•Archiwum dokumentów księgowych korekt,

•Księgowanie cykliczne,

•Eksportowanie danych księgowych,

•Wymiana danych - Eksport,

•Wyślij do,

•Wezwanie do zapłaty,

•Nota korygująca,

•Drobne korekty,

•Storno,

•Kartoteka kontrahenta,

•Wycofaj próbne zapisy,

•Zaksięguj próbne zapisy,

•Zaznaczanie,

•Usuń skreślone pozycje,

•Opcje księgowania,

•W tabeli kwoty netto,

•Ewidencja faktur (metoda kasowa),

•Różnce kursowe.

Szczegółowy opis poszczególnych opcji w Opcje.

ROZLICZ

Przycisk ten pojawia się w przypadku, gdy stosujemy kontrolę zapłat. Musi być wtedy zaznaczona w Opcje → Opcje księgowania opcja "Firma stosuje kontrolę zapłat".

Umożliwia podanie zapłaty dla danego dokumentu wraz z kwotą, datą zapłaty oraz kontem, na które zapłata będzie księgowana (bank, kasa, itp).

W przypadku dokumentu próbnie zapisanego (gdy w Dzienniku zapisów przyjmuje kolor niebieski) można dopisać jedną zapłatę dla danego dokumentu.

Gdy dokument zaksięgujemy (i w Dzienniku zapisów zmieni się jego kolor na czarny), wtedy dostępne będą 3 pozycje do wpisania zapłat (z podaniem kwot, dat oraz kont zapłat). Te 3 pozycje domyślnie będą się ukazywać w [Edytuj] oraz w Dziennik zapisów → Rozlicz.

Płatności jednak wtedy możemy rejestrować w nieograniczonej ilości rat. Aby wpisać większą ilość zapłat (niż 3 domyślnie dostępne dla zaksięgowanych dokumentów), należy użyć przycisku [+] w Dziennik zapisów → Rozlicz. Analogicznie użycie klawisza [-] pozwoli usunąć wybraną pozycję rozliczenia.

Przycisk [Rozlicz automatycznie] domyślnie podstawia brakującą do pełnego rozliczenia kwotę oraz ostatnio używana datę, Konto i opis zapłaty.

Dodatkowo można dla danej zapłaty od razu wydrukować KP/KW.

Z tego miejsca można także ponownie zaksięgować podatek i VAT, który został wycofany za pomocą korekty (dostępnej w Dziennik zapisów → Opcje → Zrób korektę VAT "+90"). Służy temu przycisk [Zaksięguj ponownie do VAT]. Więcej informacji dostępnych w Pomoc → Akademia SKP → Korekta podatku dochodowego i VAT.

SKREŚL

Przycisk ten dostępny jest jedynie przy aktywnym kluczu serwisowym.

Pozwala na "przekreślenie" pozycji czerwoną linią, którą można ostatecznie skasować przez "Usuń skreślone pozycje" dostępną w Opcjach.

Znajdując się na skreślonej pozycji przycisk ten przybiera postać [Nie skreślaj], dzięki czemu możemy odznaczyć daną pozycję.

Korekta VAT

W programie istnieje możliwość kontroli dla wykonywania korekt VAT po 90 dniach od przeterminowania (nie zapłacenia) i tworzenie w/w korekt.

Dokonać tego można dzięki opcji dostępnej w Dziennik zapisów → Opcje → Zrób korektę VAT "+90".

Więcej w Opcjach.

Opcje