Księgowanie - Porady

Wprowadzanie dokumentów

Dokumenty wprowadzamy w punkcie Księgowanie, który możemy traktować jako brudnopis. Wpisane pozycje znajdują się w nim do czasu ich zaksięgowania lub próbnego zapisu. Pojawią się one wówczas w Dzienniku zapisów, oraz wpłyną na obraz Księgi podatkowej i Rejestrów VAT.

Nie ma uzasadnienia długotrwałe przechowywanie dokumentów w brudnopisie lub w stanie zapisów próbnych. Dokumenty po wprowadzeniu zalecane jest księgować.

Zapis próbny stosuje się najczęściej na początku pracy z programem, gdy użytkownik nie jest jeszcze pewien efektu prowadzonych działań. Wówczas stosując zapis próbny i operację odwrotną może prześledzić, jak wprowadzone dokumenty wpływają na całość systemu.

Natomiast przechowywanie dokumentów w brudnopisie, gdzie nie są widoczne dla systemu całkowicie niweluje ważną zaletę programu, jaką jest stała informacja o sytuacji w firmie.

Podsumowując. Dokumenty wprowadzamy i księgujemy na bieżąco.

W rzadkich przypadkach lub przy poznawaniu programu stosujemy zapisy próbne. Po sprawdzeniu, jaki jest ich wpływ na całość systemu stosujemy w Dzienniku zapisów - Opcje Zaksięguj próbne zapisy lub Wycofaj próbne zapisy. Wycofane pozycje poprawiamy lub usuwamy w brudnopisie.

Na trwale zaksięgowanych dokumentach możemy tylko dokonywać drobnych korekt, a w przypadku konieczności większych zmian lub potrzeby zlikwidowania dokumentu wykonujemy tzw. Storno księgowe (czyli kompensujący zapis z kwotą o przeciwnym znaku), a następnie wprowadzamy prawidłowy dokument.

Obydwie opcje dostępne są w Dziennik zapisów - Opcje.

Poprawianie danych możemy uprościć przy użyciu klucza serwisowego, jeżeli taki posiadamy.

Wówczas po podaniu specjalnego hasła i użyciu płyty z aktualną wersją programu, uzyskujemy w Dzienniku zapisów możliwość edycji zaksięgowanych dokumentów z możliwością zmiany ich wszystkich parametrów, a także ich fizycznego usuwania. Klucz serwisowy umożliwia też inne modyfikacje systemu danych, np. zmiany oznaczeń Kont.

Klucz serwisowy jest płatnym dodatkiem do programu. Składa się z hasła specjalnego i pliku aktywacyjnego na płycie licencyjnej, jaką jest pierwsza płyta z aktualizacją w danym roku lub pierwsza płyta przy zakupionym programie. Umożliwia on upoważnionej osobie dokonywanie zmian i poprawek na zaksięgowanych dokumentach zmianę oznaczeń w Planie Kont oraz odblokowanie systemu w przypadku zagubienia hasła codziennego.

Zmiana miesiąca

W programie nie ma pojęcia zamknięcie miesiąca lecz zmiana miesiąca. Zawsze możemy wrócić do miesięcy poprzednich i dopisać coś lub poprawić. Jest to szczególnie użyteczne na przełomie miesięcy, gdy księgujemy już nowe pozycje, a jeszcze dopracowujemy miesiąc ubiegły. Dokumenty możemy wprowadzać w dowolnej chronologii. Na potrzeby Księgi czy Rejestrów VAT zostaną automatycznie uporządkowane.

Miesiąc księgowy wybierany w Opcje - Domyślny miesiąc księgowy jest domyślnie stosowany przez system, czyli jest proponowany przy wprowadzaniu nowego dokumentu oraz przy tworzeniu deklaracji czy przy wystawianiu faktur. W każdej jednak chwili możemy zmienić miesiąc, na który chcemy zaksięgować dokument oraz miesiąc, za który chcemy wydrukować deklarację.

Przesunęcie terminu VAT

Dla potrzeb prawidłowego rozliczania podatku VAT, a w tym prawidłowego ujmowania dokumentów do właściwego okresu rozliczeniowego, należy dla nabyć (zakupów) niektórych usług (np. telekomunikacja, dostawy energii, itd.) wpisywać w programie jako datę otrzymania faktury termin płatności jaki jest określony na fakturze.

Dla dostaw (sprzedaży) niektórych usług (np. budowlane) dopuszczalne jest rozliczenie podatku VAT w innym miesiącu niż wynikający z daty dostawy (sprzedaży). Także podatek od nabyć (zakupów) możemy rozliczać w następnym miesiącu licząc od daty otrzymania. Możliwość określenia innego terminu rozliczenia podatku VAT niż wynikający z faktury daje występujący przy księgowaniu parametr Przesuń termin VAT. Podajemy w nim ilość dni (np. 30) o jaki wolno nam odroczyć termin rozliczenia podatku należnego:

•Dla dostawy (sprzedaży) - Liczone od daty dostawy (sprzedaży),

•Dla nabyć (zakupów) - Taką ilość dni, liczoną od daty otrzymania, aby dokument "trafiał" do następnego miesiąca.

Faktury korygujące

Faktury korygujące księgujemy tak samo jak inne dokumenty. Fakt księgowania faktury korygującej nie powinien powodować u użytkownika innego określania znaków kwot niż jaki wynika z dokumentu. Podobnie też system uwzględnia wpisane znaki liczb bez dodatkowej ich interpretacji. Znacznik korekty służy wyłącznie do ewentualnego odfiltrowania korekt z pozostałych dokumentów, aby uzyskać oddzielnie rejestr VAT dokumentów zwykłych i oddzielnie dokumentów korygujących.

Na przykład. Jeżeli faktura korygująca w efekcie powoduje zwiększenie wartości transakcji kwoty będą miały znak dodatni. Jeżeli korekta zmniejsza wartość transakcji (np. zwrot lub rabat) wówczas będą to kwoty ujemne. Możliwe jest też, że część kwot będzie w tym samym dokumencie dodatnia, a część ujemna, np. gdy korekta dotyczy zmiany pomyłkowo określonych stawek vat.

Sumowanie dostaw (sprzedaży) / nabyć (zakupów) odbywa się z zachowaniem wpisanych przez użytkownika znaków. Czyli, gdy np. mieliśmy nabycia (zakupy) na kwotę podatku 1000 zł i dopisaliśmy korektę na 100 zł podatku, w efekcie otrzymamy sumę podatku od nabyć (zakupów) 900 zł, a to z kolei wpłynie na zwiększenie podatku jaki należy odprowadzić.

Księgowanie poszczególnych pozycji faktury na różne konta

Jeśli na fakturze są np. nabycia (zakupy) z różnych rodzajów nabycia (zakupu) - zakup towarów handlowych, koszty uboczne zakupu i pozostałe wydatki oraz w każdym innym przypadku, gdy dany dokument ma być ujęty w kilku kolumnach Księgi należy dany dokument rozksięgować, czyli wprowadzić go kilkukrotnie księgując na odpowiednie Konta z odpowiednimi kwotami częściowymi.

Ustawienia domyślne dokumentów

W Opcjach księgowania mamy możliwość zaznaczenia wielu elementów dokumentu, których wartości mogą być automatycznie przenoszone do nowej pozycji.

Opcje te wybieramy niezależnie dla każdej Firmy i możemy je dostosować do jej specyfiki.

Jeśli np. w jednej Firmie często występują dokumenty księgowane na dwa Konta wówczas wygodnie jest zaznaczyć: Kontrahent i Numer dokumentu.

W innej Firmie natomiast taki wybór byłby niewygodny przy wprowadzaniu danych. Te i inne elementy ustawień domyślnych należy dobrać w praktyce.

Aby dokument był ujęty w Księdze

Aby dokument trafił do Księgi muszą być spełnione 3 warunki:

•Dokument musi być zaksięgowany na konkretny miesiąc, czyli inny niż miesiąc 00 (bilans otwarcia),

•W dokumencie musi być podany Dzień wpisu do Księgi,

•Dokument musi być zaksięgowany z Kontem, które w Planie Kont ma określone z jaką kolumną Księgi jest skojarzony.

Aby dokument nie był ujęty w Księdze

Jeżeli nie chcemy, aby dany dokument był ujęty do Księgi należy zaksięgować go:

•Na specjalne Konto, które nie ma powiązania z kolumną Księgi czyli <bez wpisu do Księgi>,

•Albo dla incydentalnych przypadków wykorzystać istniejące Konto, ale bez podawania Dnia wpisu do Księgi (0).

Aby dokument był ujęty w Ewidencji VAT

Do ewidencji VAT ujmowane są dokumenty, dla których przy wprowadzaniu danych określono pole Typ VAT. Jeżeli są ujmowane do Księgi wówczas ujmowane są tam z kwotą netto.

Należy zwrócić uwagę, że do Ewidencji VAT dokumenty trafiają według:

•Daty sprzedaży - Dla dostaw,

•Daty otrzymania - Dla nabyć.

Może się więc zdarzyć, że będą ujęte w innym miesiącu niż by to wynikało z daty wystawienia. Należy w takich przypadkach przesunąć termin VAT o taką ilość dni by trafiły do następnego miesiąca.

Istnieje możliwość, że dokumenty trafią do Rejestrów VAT, nie będą natomiast ujęte w Deklaracjach VAT. Główną przyczyną może być wtedy niezaznaczenie opcji "Ujmować w deklaracjach VAT" w Planie Kont.

Aby dokument nie był ujęty w Ewidencji VAT

Jeżeli dokument nie ma być ujęty w ewidencji VAT (np. lista płac) wówczas, przy wprowadzaniu danych, należy jako Typ VAT wybrać <bez powiązań z ewidencją VAT>.

Jeżeli dokument ma być ujęty do Księgi, to ujęty będzie z kwotą jaką podano w polu Brutto do zapłaty.

Uwaga, dla tego przypadku w tym polu wpisujemy taką kwotę jaka powinna pojawić się w Księdze nie sugerując się nazwą pola "Brutto do zapłaty".

Inwentaryzacja

Inwentaryzację zasadniczo należy rejestrować nie przez księgowanie, ale jako dodatkowy zapis w Księdze w kolumnie 15. Wykonujemy to w module Księga podatkowa - Opcje - Remanent i inne korekty. Należy zapoznać się odpowiednim opisem w dokumentacji. Wpisane tam kwoty wpływają na wartości dochodu wykazywane w rozliczeniu podatku dochodowego po jej aktualizacji.

Uwaga! Pamiętajmy, że jeżeli w danym miesiącu nie określamy stanu magazynowego pole w odpowiedniej rubryce ma być puste (wykasowane). Wpisanie liczby 0 (zero) będzie rozumiane jako stan magazynu o wartości zero.

Rozpoczęcie użytkowania w trakcie roku

Rozpoczynając użytkowanie programu w trakcie roku nie musimy wprowadzać wstecz wszystkich dokumentów. W module Księga podatkowa - Opcje - Obroty początkowe wpisujemy wartości za poprzednie miesiące. Umożliwi to podsumowywanie narastająco Księgi oraz rozliczenie podatku dochodowego.

Uwaga! Można wpisać kwoty łączne poszczególnych miesięcy do odpowiednich miesięcy w tabeli Obroty początkowe. Można także w ostatnim miesiącu poprzedzającym rozpoczęcie pracy w programie wpisać łączną kwotę wszystkich miesięcy.

Księgowanie systematyczne do VATu i okresowe do Księgi

Chcąc w trakcie miesiąca rejestrować dostawy (sprzedaż) tylko w rejestrze VAT, a do Księgi ujmować okresowo dostawy (sprzedaż) kwotą zbiorczą należy:

•Wprowadzając poszczególne dokumenty dostaw (sprzedaży) ujmować je do ewidencji VAT (Typ VAT wybieramy 0 - Dostawa), a nie ujmować ich w Księdze (pole Dzień wpisu do Księgi pozostawiamy puste). Możemy dla tego typu księgowań mieć specjalne Konto, które w Planie Kont nie ma określonego powiązania z kolumną Księgi (Kolumna Księgi <bez wpisu do księgi>)

•Księgując dokument zbiorczej dostawy (sprzedaży) nie ujmujemy jej do ewidencji VAT (Typ VAT <bez powiązań z ewidencją VAT>) oraz podajemy Dzień wpisu do Księgi. Jako wartość wpisujemy kwotę jaka powinna pojawić się w Księdze nie sugerując się nazwą pola Brutto do zapłaty. Możemy dla tego typu księgowań mieć specjalne Konto, które w Planie Kont ma określone powiązanie z kolumną Księgi, ale nie ma powiązania z ewidencją VAT.

Proponowane powyżej założenie dwóch Kont ma na celu ułatwienie wprowadzania danych (możemy od razu w Planie Kont ustawić elementy domyślne) oraz zwiększenie czytelności zapisów przez gromadzenie dokumentów szczegółowych i zbiorczych na oddzielnych Kontach.

Nie zalecane, niemniej możliwe jest korzystanie tylko z jednego Konta, a wartości dotyczące ujmowania w ewidencji VAT i Księdze określanie dla każdego dokumentu bezpośrednio przy wprowadzaniu danych. Należy bowiem podkreślić, że wartości domyślne podane w Planie Kont są wykorzystywane tylko i wyłącznie do usprawnienia procesu wprowadzania danych.

Problemy ze skomplikowanymi księgowaniami

Na koniec zwracamy uwagę, że rozpatrując bardziej skomplikowane zagadnienia księgowe warto je rozpatrzyć merytorycznie tak, jakbyśmy nie używali programu. Np. czy w danej sytuacji dokument powinien być ujęty w Księdze, a jeśli tak, to w jakiej kwocie i w której rubryce, albo jak postąpić w trudniejszych przypadkach płacowych. Gdy znane będzie rozwiązanie właściwe z punktu prawnego przenosimy je do wykorzystania w programie.

Czy można w programie w zakładce Księga podatkowa , po zaksięgowaniu miesiąca dokonać usunięcia pozycji?

Dokładne informacje na temat poprawek w zaksięgowanych dokumentach znajdziemy w podręczniku lub podpowiedzi ekranowej w rozdziale: Księgi – Dziennik zapisów – Opcje. Tam: Drobne korekty oraz Storno.

Wygodnym sposobem poprawiania, z możliwością usunięcia dokumentu włącznie, daje tzw. klucz serwisowy. Jest to dodatek do programu składający się z hasła specjalnego oraz programu zawartego na CD.

Umożliwia on upoważnionej osobie poprawianie i usuwanie zaksięgowanych dokumentów.

Po wejściu do firmy "zginęły" wszystkie dane

Prawdopodobnie została otwarta Rezerwa.

Wychodzimy z niej klikając Firma i wybierając firmę, do której chcemy wejść.

Mam zaznaczony w Planie Kont domyślny typ VAT, ale gdy wybieram konto nie powiązane z VAT to Typ VAT nie zmienia się. Dlaczego?

W Księgowanie – Opcje - Opcje księgowania zaznaczona jest Reakcja na konta bez określonego typu VAT: Czy przy wyborze konta, który nie ma domyślnego typu VAT proponować ostatnio używany typ VAT. Należy odznaczyć tę opcję a Typ VAT będzie się zmieniał.

Czy aby zaksięgować fakturę konieczny jest jej wydruk?

Tak, należy zrobić wydruk faktury aby była ona zaksięgowana.

Jeżeli mam dokumenty wstępnie zaksięgowane to teraz wystarczy je tylko zaksięgować?

Tak.

Jak zaksięgować płace?

Po wprowadzeniu i obliczeniu składek na dany miesiąc należy w Płace - Płace i ZUS – Wydruk – Lista płac wcisnąć przycisk [Księguj]. Otworzy się okno Księguj Płace, gdzie należy wybrać odpowiednie konto, na które mają być księgowania (12 – wynagrodzenia i 13 – pozostałe czyli ZUS, FP z SFWON, FGŚP, FEP, Ulga). Księgując po raz pierwszy należy stworzyć wirtualnego kontrahenta, nazwanego najlepiej Lista płac, na którego konto będą księgowania. W kolejnych miesiącach wystarczy wybrać tego kontrahenta.

Na dole okna widnieją 4 klawisze – Brutto, ZUS, FP i FGŚP oraz Ulga. Należy każdy po kolei kliknąć i zaksięgować poszczególne składniki wynagrodzeń za pomocą przycisku [Księguj]. Przy każdym ze składników program wpisuje kwotę do zapłaty, dla brutto jest to kwota z miesiąca bieżącego dla pozostałych dla miesiąca poprzedniego. W przypadku pierwszego księgowania pojawi się tylko kwota brutto, pozostałe natomiast będzie się księgowało dopiero w miesiącu następnym.

Jak zaksięgować dostawę wewnątrzwspólnotową by pojawiła się w poz. 30 deklaracji Vat?

Aby zaksięgować dostawę wewnątrzwspólnotową należy założyć zwykłe konto sprzedażowe:

•Kolumna Księgi - 7 - Sprzedaż towarów i usług

•Uwzględniaj tylko kwotę netto - TAK

•Domyślny typ Vat - 0 - Dostawa

•powiązania z innymi ewidencjami - brak

•ujmować w deklaracjach Vat - TAK

•jako D - wewnątrzwspólnotową dostawa towarów

Dokument dostawy wewnątrzwspólnotowej należy zaksięgować na stworzone konto w stawce 0%.

Jak zaksięgować dostawę by pojawiła się w poz.20 deklaracji VAT?

Należy księgować dostawę na zwykłe konto sprzedażowe ze stawką ZWOLNIONE.

Jak zaksięgować dostawę by pojawiła się w poz.21 deklaracji VAT?

Należy księgować dostawę na zwykłe konto sprzedażowe ze stawką np1.

Jak zaksięgować dostawę by pojawiła się w poz.22 deklaracji VAT?

Należy księgować dostawę na zwykłe konto sprzedażowe ze stawką 0%.

Jak zaksięgować nabycie środka trwałego z możliwością odliczenia 60% VAT, nie więcej niż 6000 zł?

Księgowanie nabycia środka trwałego, od którego można odliczyć tylko część VATu należy przeprowadzić dwuetapowo.

Najpierw należy zaksięgować fakturę zakupu na konto kosztowe, np.:

•Kolumna Księgi - 13 – pozostałe wydatki

•Uwzględniaj tylko kwotę netto - NIE

•Domyślny typ Vat – nabycia śr. Trwałych związanych wyłącznie z dostawą opodatkowaną

•powiązania z innymi ewidencjami - brak

•ujmować w deklaracjach Vat - TAK

•jako dostawa/nabycie na terytorium kraju

Na to konto należy zaksięgować fakturę, wpisując jako Dzień wpisu do Księgi 0 oraz wpisując w wartość netto całą kwotę z faktury, w wartości podatku należy wpisać jedynie wyliczone własnoręcznie 60% całego podatku. Kwota podatku do odliczenia trafi do Rejestru i Deklaracji VAT. Nie trafi natomiast do Księgi Przychodów i Rozchodów.

Pozostałe 40% podatku należy doliczyć do wartości środka trwałego zwiększając jego wartość. Środek trwały należy wprowadzić do kartoteki Środków trwałych uwzględniając te 40% podatku, skąd będzie uwzględniany po przez odpisy amortyzacyjne w Księdze.

Kiedy działa i na czym polega opcja w Opcje księgowania - Czy sprawdzać zgodność daty sprzedaży/otrzymania z miesiącem i rokiem księgowym?

Program będzie sprawdzał i ostrzegał o niezgodności między datą sprzedaży/otrzymania z miesiącem i rokiem księgowym tylko w przypadku gdy klucz serwisowy jest nieaktywny.

Kontrola będzie wtedy polegała na sygnalizowaniu, że data sprzedaży/otrzymania ma inny miesiąc niż ustawiony w programie miesiąc księgowy, na który są prowadzone księgowania.

Nie dotyczy to jednak daty wystawienia i różnic między nią a datą sprzedaży/otrzymania.

Jak zaksięgować nabycie środka trwałego związanego ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną?

Środek trwały należy zaksięgować na koncie bez powiązań z KPiR i Typem VAT 2 - Nabycia środków trwałych związane ze sprzedażą zwolnioną i opodatkowaną.

Natomiast w Zakładce Deklaracje VAT – Opcje – Współczynnik sprzedaży mieszanej należy uzupełnić współczynnik za rok ubiegły.

Jak zaksięgować fakturę z Anglii ze stawką VAT 17,5%?

Nie można dopisać takiej stawki, gdyż program przyjmuje tylko liczby całkowite tak, jak stawki podatkowe obowiązujące w naszym kraju. Należy się upewnić, czy jest prawo do odliczenia VAT'u od takiej faktury. Jeżeli podmiot nie spełnił wymagań przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu w takim przypadku nabywca nie ma prawa do odliczenia podatku VAT.

Jak zaksięgować nabycia usług bez odliczenia VAT związanych z czynnościami opodatkowanymi?

Księgowanie nabyć bez prawa do odliczenia VAT najlepiej zaksięgować na konto nie powiązane z VAT. Gdy jednak chcemy ująć je w ewidencji VAT należy zaksięgować je z typem 4 w rubryce bez odliczeń.

Korektę można zaksięgować wyłącznie zgodnie z datą jej wystawienia. Są jednak sytuacje, że zgodnie z przepisami może być zaksięgowana wyłącznie w dacie potwierdzenia jej odbioru przez kontrahenta. Jak to zaksięgować?

Wystarczy przy księgowaniu przesunąć termin VAT o tyle dni, ile różni datę wystawienia z data odbioru. Opcja ta dostępna jest na formularzu wprowadzania danych w prawym dolnym rogu. Istnieje możliwość przesunięcia nawet o miesiąc.

Gdzie się wprowadza dodatkową stawkę VAT?

W Księgowaniu bądź Fakturowaniu mamy w Opcjach - Opcje księgowania, gdzie jest możliwość dopisania dodatkowej stawki VAT.

W opcjach księgowania pomimo zaznaczenia odpowiedniej konfiguracji nie zmienia się automatycznie dzień wpisu do księgi, trzeba to robić za każdym razem ręcznie.

Jeżeli automatycznie nie wypełnia się Dzień wpisu do KpiR przy zaznaczonej opcji księgowania: "Czy po wpisaniu daty wystawienia automatycznie wypełniać pole: Dzień wpisu do księgi", to znaczy, że miesiąc księgowy jest inny niż data wystawienia dokumentu lub należy sprawdzić czy Firma prowadzi kontrolę zapłat - jezeli tak, musi być równocześnie zaznaczony parametr: Termin płatności.