2. ZASADY OBSŁUGI > Automatyczne księgowania

W kilku modułach programu:

dostępna jest funkcja umożliwiająca wykonanie wpisu księgowego bez konieczności przechodzenia do przeznaczonego na wprowadzanie danych miejsca programu, tj. do punktu Księgi - Księgowanie, czyli naszego "brudnopisu". Wykonuje to operacja [Zaksięguj] (skrót [ALT] + [A]).

Zaksięguj

Operacja zaksięguj została przygotowana w celu ułatwienia comiesięcznych czynności związanych z księgowaniem, przypisu z tytułu użytkowania auta prywatnego oraz różnych not i dowodów wewnętrznych.

Ustawienia tej funkcji nie wymagają od użytkownika dodatkowych czynności.

Funkcja ta ma zdolność pamiętania parametrów księgowania. Po jej wywołaniu pojawia się formularz, w którym pola:

•Konto,

•Kontrahent,

•Opis zdarzenia gospodarczego,

•Uwagi

mają domyślne wartości takie, jakie były poprzednio używane w tym formularzu.

Wartości te są oddzielnie pamiętane dla każdego modułu programu, w którym występuje operacja zaksięguj. Domyślnie pobierane są do zaksięgowania kwota i data.

Noty, Dowody

Tutaj, w miarę potrzeb, drukujemy różnego rodzaju noty księgowe i dowody wewnętrzne.

Tworząc taki dokument księgowy możemy bezpośrednio zlecić jego zapis.

Po włączeniu operacji zaksięguj pojawi się znajomy formularz automatycznego księgowania z przygotowanymi danymi.

Domyślnie jako kwota i data przyjmowane są do księgowania dane uprzednio wpisane do noty / dowodu wewnętrznego.

Ponieważ tworzymy tu dokumenty dotyczące różnych zdarzeń gospodarczych musimy dobrać odpowiednie Konto, kontrahenta i opis chyba, że wyświetlone wartości domyślne są odpowiednie.

Płace

Wynagrodzenia możemy zaksięgować jako koszty.

Używamy do tego celu przycisku Zaksięguj, który jest dostępny w oknie ustawień wydruku Listy płac.

Po włączeniu operacji zaksięguj pojawi się znajomy formularz automatycznego księgowania z przygotowanymi danymi.

Mamy tu możliwość zaksięgowania różnych kwot:

•Brutto - Koszt wynagrodzeń brutto, czyli kwota wynagrodzenia nieobejmująca potrąceń z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne oraz zaliczki na podatek.

•ZUS - Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników w części przypadającej na pracodawcę (z uwzględnieniem zwrotu wypłaconych świadczeń).

•FP i FGŚP - Składki na Fundusz Pracy z Solidarnościowym Funduszem Wsparcia Osób Niepełnosprawnych, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych oraz Fundusz Emerytur Pomostowych odprowadzane za pracowników.

•Ulga - Kwota pomniejszania kosztów z tytułu pracowników niepełnosprawnych.

Środki trwałe

Możemy tu zaksięgować sumę odpisów amortyzacyjnych wszystkich środków trwałych w danym miesiącu.

Tutaj również używamy do tego celu przycisku Zaksięguj, który jest dostępny dostępnt po wciśnięciu przycisku Suma i wyświetleniu okna, gdzie pojawiają się sumaryczne wartości przeszacowane dotyczące wszystkich środków trwałych.

Również i tutaj po włączeniu operacji zaksięguj pojawia się formularz automatycznego księgowania z przygotowanymi danymi.

Delegacje krajowe i zagraniczne

Możemy dokonać księgowania wykonanych wcześniej wyliczeń delegacji bieżąco dla jednej pozycji, na której aktualnie stoimy, dla wszystkich lub zaznaczonych pozycji.

Księgujemy wyliczoną na podstawie rozliczenia delegacji – kwotę wypłacaną pracownikowi, która stanowi dla firmy koszt uzyskania przychodu.

W uwagach zapisywane jest imię i nazwisko pracownika.

Dowód wewnętrzny

Jednocześnie jest tu możliwość sporządzenia i wydruku dokumentu księgowego w postaci dowodu wewnętrznego, który też przyjmuje wartości domyślne.

Zauważmy, ze pole na numer dokumentu jest dwuczęściowe. Wynika to z tego, że dowód wewnętrzny możemy wydrukować bez podania numeru jednak do zaksięgowania konieczna jest jakaś nazwa dokumentu. Do pierwszego, krótkiego pola możemy wpisać jakieś oznaczenie (np. DW.), a wówczas brak numeru dowodu nie będzie już przeszkodą.

Podsumowanie

Mówiąc o miesiącu mamy na myśli aktualny miesiąc księgowy, który jest ustawiony w opcjach księgowania, bowiem tylko na ten miesiąc można w danym momencie wykonywać operacje wprowadzania danych księgowych.

Ilekroć występuje tu określenie kontrahent mamy na myśli dowolną pozycję z listy kontrahentów. Wskazane jest założenie na liście kontrahentów "pustego" kontrahenta, któremu w nazwie wpiszemy np. kropkę. Ogólnie na liście kontrahentów nie musimy umieszczać tylko rzeczywistych podmiotów gospodarczych, ale też zapisy typu: Amortyzacja, Sprzedaż detaliczna, itp.

W każdym przypadku użytkownik może wprowadzić dowolną wartość do każdego z występujących na formularzu pól edycyjnych.

Formularz automatycznego księgowania współdziała z formularzem dowodu wewnętrznego. Zmiany wprowadzone w jednym z nich automatycznie pojawiają się w drugim formularzu.

Drukowanie dowodu wewnętrznego nie jest warunkiem księgowania dokumentu.