7. BIURO > Noty, Dowody

Dowody wewnętrzne

Dowody wewnętrzne należą do dokumentów księgowych własnych wewnętrznych wystawianych przez podatnika w celu zaewidencjonowania operacji gospodarczej nieudokumentowanej innym dowodem, a mogącej zostać udokumentowaną dowodem wewnętrznym.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów określa rodzaj i postać dopuszczalnych dowodów księgowych oraz zasady dokumentowania niektórych kosztów dowodami wewnętrznymi.

Muszą być zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków, określające:

•przy zakupie – nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość,

•a w innych przypadkach – przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Dowody wewnętrzne dotyczą m.in. opłat sądowych, notarialnych, wydatków związanych z opłatami za czynsz, energię i inne media, wydatków związanych z parkowaniem auta, diet za wyjazdy służbowe.

Dowody wewnętrzne możemy też drukować w innych częściach programu. Tam, gdzie znajdują się funkcje automatycznego księgowania (np. Przejazdy → Rozlicz, Płace → Płace i ZUS → Lista płac → Księguj) możemy bezpośrednio je sporządzać i księgować.

Dowody księgowe

Są podstawą zapisów w KPiR.

Wśród dowodów księgowych znajdują się: faktury, faktury VAT RR, rachunki, dokumenty celne. Także dokumenty określające zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów na podstawie art. 22p ustawy o podatku dochodowym oraz inne dowody wymienione w § 12 i § 13.

Dowodami księgowymi są m.in. również: dzienne zestawienia dowodów, dowody opłat pocztowych i bankowych, dowody przesunięć.

Dowody księgowe możemy też drukować w innych częściach programu. Tam, gdzie znajdują się funkcje automatycznego księgowania (np. Środki trwałe → Sumy → Księguj) możemy bezpośrednio je sporządzać i księgować

Noty księgowe

Noty księgowe należą do dokumentów księgowych własnych zewnętrznych sporządzanych w celu skorygowania operacji gospodarczej, wynikającej z dokumentu obcego lub własnego oprócz faktur VAT (np. nota uznaniowa lub obciążeniowa).

Okno główne

Wprowadzamy tu niewiele danych:

•Numer Noty / Dowodu wewnętrznego lub księgowego,

•Data wystawienia,

•Tytuł - Dostępny dla dowodów księgowych. Do wyboru jest: amortyzacja, ZUS, PPK, różnice kursowe, nieodliczony VAT, inne lub brak,

•Cel wydatku / Rodzaj przychodu - Opis dla typowych przypadków możemy pobrać ze Słownika. Możemy też wpisać nową treść, która z kolei może być zapamiętana w Słowniku,

•Kwota wydatku / kwota przychodu,

•Numer pozycji w Księdze - Wprowadzamy tylko wtedy, gdy mamy tak prowadzone księgowania, że możemy go w danej chwili określić. Zazwyczaj pole to pozostawiamy puste, a numerację pozycji z Księgi nadajemy tak, jak wszystkim pozostałym dokumentom księgowym po zakończeniu miesiąca i wydrukowaniu Księgi.

Uwaga! Jeżeli proponowana w tym punkcie postać Noty / Dowodu nie odpowiada wszystkim sytuacjom można w części Pisma stworzyć wzór dokumentu dowolnej postaci i uzupełniać go treścią w miarę potrzeby.

Klawisze funkcyjne

DODAJ

Wpisuje kolejny numer Noty księgowej lub Dowodu wewnętrznego.

Ostatnio używane numery są oddzielnie pamiętane przez program dla Not i Dowodów.

Czyszczona jest też zawartość pól na ekranie.

WYDRUK

Drukuje Notę księgową lub Dowód wewnętrzny.

Można ustalić indywidualne marginesy dla wydruku.

Można także zobaczyć, jak wygląda dokument jeszcze przed wydrukiem za pomocą przycisku [Podgląd].

DOWÓD WEWNĘTRZNY/DOWÓD KSIĘGOWY/ NOTA KSIĘGOWA

Nota księgowa zawiera te same elementy co Dowód wewnętrzny czy księgowy, różni się tylko tytułem na wydruku.

Dowód księgowy ma dodatkowe pole na tytuł.

PRZYCHÓD / KOSZT

W zależności od ustawienia raz pojawiają się określenia:

•cel wydatku i kwota wydatku, lub

•rodzaj przychodu i kwota przychodu.

SŁOWNIK

Pełny dostęp do Słownika opisów Not księgowych i Dowodów wewnętrznych oraz ksiegowych.

Po uruchomieniu tej funkcji wyświetla się tabelka, w której możemy dopisywać, poprawiać i usuwać elementy Słownika.

KSIĘGUJ

Notę księgową lub dowód wewnętrzny bądź ksiegowy sporządzone w tym punkcie programu można bezpośrednio zaksięgować.

Dane z noty, czy dowodów są automatycznie podciągane do powstałego okna. Miesiąc księgowanie jest adekwatny do miesiąca księgowego wybranego w Księgowanie → Opcje → Domyślny miesiąc księgowy.

W celu zaakceptowania danych i zaksięgowania dokumentu należy kliknąć przycisk [OK].

ARCHIWUM

Jest to tzw. magazyn wydrukowanych not i dowodów wewnętrznych oraz księgowych.

W Archiwum zapisywane są wszystkie dokumenty, które zostały wydrukowane.

Po wejściu do archiwum dostępne są następujące pozycje w tabeli:

•Rodzaj – w zależności od wariantu wystawionego dokumentu, pojawiają się oznaczenia:

- Nota księgowa,

- Dowód wewnętrzny,

- Dowód księgowy.

•Nr – nr dokumentu

•Data – data wystawienia

•Kwota – kwota, na którą opiewał wystawiony dokument

Funkcje dostępne w Archiwum faktur:

•Pobierz z archiwum - Przy pobieraniu dokumentu z archiwum moduł przechodzi w stan Archiwum. Świadczy o tym znajdujący się po prawie stronie okna czerwony napis ARCHIWUM. Dokument taki możemy wydrukować ponownie. Możemy też go zmodyfikować przed wydrukiem, wówczas po wydruku zapis w archiwum ulega zmianie stosowanie do wprowadzonych zmian.

Dowód wewnętrzny, księgowy bądź nota drukowana z Archiwum nie jest księgowana automatycznie, a dokonane w niej zmiany nie wpływają na zapisy księgowe. Jeżeli chcemy zmienić coś w dokumencie zapisanym próbnie czy zaksięgowanym należy zmiany wprowadzić w programie.

Wyjście ze stanu Archiwum wykonujemy przyciskiem: „Wyjdź z Archiwum " lub przez zmianę zakładki. Przywracany jest wówczas stan modułu, jaki istniał przed pobraniem dokumentu archiwalnego.

Pozostałe dostępne przyciski - Wydruk, Szukaj, Filtruj, Skreśl oraz Zamknij są już niejednokrotnie opisane więc nie potrzebują omówienia.