5. KARTOTEKI > Delegacje zagraniczne

Delegacje zagraniczne, podobnie jak krajowe, dostępne są jako dodatkowo płatny moduł. Początkowo można program zakupić w wersji bez dodatków i modułów i wraz z rozwojem firmy można program rozbudowywać o dostępne moduły, dostosowując program do swoich potrzeb.

Za zagraniczną podróż służbową można uznać wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością i krajem, w którym znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę.

Pracownikowi wyjeżdżającemu za granicę na polecenie pracodawcy przysługują diety oraz zwrot wydatków na:

• Przejazdy,

• Noclegi,

• Dojazdy środkami komunikacji miejscowej,

• Inne udokumentowane wydatki, określone przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Dieta, przeznaczona na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki różni się wysokością w zależności od kraju docelowego co określone jest w przepisach.

Za nocleg przysługuje pracownikowi zwrot kosztów do wysokości limitu określonego przepisami. Wartość limitu, tak jak w przypadku diet, zależy od państwa, do którego został delegowany pracownik. Nocleg musi być udokumentowany rachunkiem. W przypadku jego braku pracownikowi przysługuje zwrot wydatków do 25% limitu.

Pracodawca określa rodzaj środka transportu, jakim porusza się delegowany. Zwrot kosztów za dojazd przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości z uwzględnieniem ulg przysługujących pracownikowi, bez względu na to, z jakiego tytułu przysługują.

Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na podróż samochodem pracownika, pracownikowi przysługuje zwrot kosztów według stawek za jeden kilometr przebiegu, określonych w rozporządzeniu.

Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z dworca i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której pracownik korzystał z noclegu, a na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej. Kwoty te nie przysługują, jeśli pracownik korzysta z własnego samochodu, lub jeśli pracownik faktycznie nie ponosi wydatków na te dojazdy.

Czas pobytu pracownika poza granicami kraju liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:

• Lądowej - od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

• Lotniczej - od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

• Morskiej - od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Moduł "Delegacje zagraniczne" przeznaczony jest do wspomagania rozliczeń pracowników z zagranicznych podróży służbowych. Umożliwia ich szybkie i proste rozliczenie, a także rozliczenie ryczałtu za używanie pojazdu (kilometrówka).

Dzięki temu modułowi możliwe jest:

• Sporządzanie poleceń wyjazdu i ich wydruk,

• Rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych,

• Rozliczanie przejazdów, noclegów i innych wydatków,

• Rozliczanie zaliczek,

• Rozliczanie ryczałtu za używanie pojazdu (kilometrówka).

W przypadku delegacji zagranicznej kłopotem, oprócz różnych stawek diet i ryczałtów dla poszczególnych krajów, jest konieczność przeliczania kursów walut, a także rozbicie delegacji na część krajową i zagraniczną. Dzięki temu programowi nie stanowi to już żadnego problemu.

Aby usprawnić proces rozliczania delegacji zagranicznej wprowadzono szereg udogodnień, do najważniejszych zaliczyć trzeba:

• Wbudowana baza on-line średnich kursów walut NBP,

• Możliwość rozliczania delegacji zagranicznych według indywidualnych - definiowanych przez użytkownika - parametrów określających wysokość diety, ryczałtu noclegowego lub wskaźników domyślnych,

•Pobieranie kursu waluty obcej z dowolnie wybranego dnia. Domyślnie jest to data rozliczania delegacji,

•Możliwość rozliczania zaliczek w walucie krajowej PLN lub walucie obcej (kraju docelowego).

Rozliczenie kosztów podróży dokonywane jest w walucie krajowej PLN.

Z rozliczeniem delegacji zagranicznych współpracuje kalkulator walutowy. W razie konieczności program automatycznie przeliczy kwotę z waluty obcej na walutę krajową na podstawie średniego kursu NBP.

Formularz delegacji posiada kilka zakładek, pozwalających na udokumentowanie wszystkich rodzajów rozliczanych wydatków

Po wypełnieniu formularza delegacji, drukowane jest podsumowanie, które można wykorzystać w księgowości do rozliczenia wyjazdu i rozliczenia zaliczki z pracownikiem.

Wszystkie parametry niezbędne do sporządzenia wyliczeń - takie jak: wysokości przysługujących diet, ryczałtów, stawka za km przebiegu pojazdu pozostawiamy programowi - wystarczy uzupełnić formularz danymi dotyczącymi samej delegacji, a rozliczeniem jej zajmie się program.

Wygląd ekranu

Całe niemal okno zawiera spis delegacji zagranicznych.

Na górze ekranu znajdują się klawisze do przechodzenia między częściami programu, z których główne to delegacje krajowe i delegacje zagraniczne.

Poniżej tabeli delegacji znajdują się klawisze funkcyjne, dzięki którym można:

• Dopisać nowe polecenie i rozliczenie wyjazdu,

• Poprawić już wprowadzone,

• Drukować,

• Filtrować,

• Zaznaczać,

• Usuwać,

• Dopisywać elementy do słowników

• Rozliczać wyjazdy.

Aby usprawnić dalszą pracę w programie proponujemy wprowadzić w Opcjach:

•Pojazdy,

•Cele przejazdów,

•Miejscowości, itp.

Mając wprowadzone takie dane wypełnienie delegacji będzie już niezwykle proste i szybkie.

Oczywiście w każdym momencie można dopisywać nowe pozycje do Słowników.

Mając określone wszystkie niezbędne elementy programu można bez kłopotu wprowadzać delegacje - polecenia wyjazdu i ich rozliczenia.

Aby dopisać nową delegację należy kliknąć przycisk [Dodaj] znajdujący się na dole ekranu.

Ukaże się okno składające się z czterech zakładek, w których po kolei można wprowadzać wydatki poniesione podczas delegacji.

Po wprowadzeniu delegacji można drukować samą delegację, listę wystawionych delegacji lub szczegółowe zestawienie wydatków podzielonych według rodzaju - przejazdy, noclegi, inne wydatki.

Szczegółowe informacje znajdują się w Edycji.

Okno główne

Edycja