5. KARTOTEKI > Delegacje krajowe

Delegacje krajowe dostępne są jako dodatkowy moduł. Można program rozbudować w dowolnym momencie.

Za krajową podróż służbową można uznać wykonywanie zadania określonego przez pracodawcę poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, w obszarze kraju, w którym jest zatrudniony.

Pracodawcy mogą stosować polecenie wyjazdu – nie jest on, co prawda, wymagany przez przepisy, ale pomoże ustalić ewentualne należności pracownika i przebieg wyjazdów po upływie dłuższego okresu czasu. Pozwala też stosować odpowiednie procedury kontrolne. Określa ono miejscowość docelową, cel podróży oraz czas trwania delegacji z uwzględnieniem daty jej rozpoczęcia i zakończenia.

Pracownikowi przebywającemu w delegacji przysługują diety oraz zwrot wydatków na:

•Przejazdy,

•Noclegi,

•Dojazdy środkami komunikacji miejscowej,

•Inne udokumentowane wydatki.

Dieta przeznaczona jest na pokrycie codziennych wydatków związanych z posiłkami i przysługuje w wysokości określonej przepisami.

Właściciel i osoby z nim współpracujące w przypadku wyjazdów służbowych (czyli pozostających w związku z wykonywaną działalnością) mogą zaliczyć do kosztów uzyskania wartość diet w wysokości takiej, jakie przysługują pracownikowi.

W swoim własnym interesie przedsiębiorca powinien dobrze udokumentować wyjazd służbowy, aby w razie kontroli podatkowej móc udowodnić, że wyjazd ten pozostawał w związku z uzyskanym przychodem. Na pewno przyda się notatka z negocjacji, protokół ustaleń wzajemnych podpisany przez obie strony, faktura zakupowa itp.

Moduł "Delegacje krajowe" przeznaczony jest do wspomagania rozliczeń pracowników z krajowych podróży służbowych. Umożliwia ich szybkie i proste rozliczenie, a także rozliczenie ryczałtu za używanie pojazdu (kilometrówka).

Dzięki temu modułowi możliwe jest:

•Sporządzanie poleceń wyjazdu i ich wydruk,

•Rozliczanie delegacji krajowych,

•Rozliczanie zaliczek,

•Rozliczanie przejazdów, noclegów i innych wydatków,

•Rozliczanie ryczałtu za używanie pojazdu (kilometrówka).

Wprowadzone dane służą do wyliczenia diet, ryczałtów i obliczenia sumy wydatków dodatkowych. Wyliczane są też w razie konieczności kwoty zwrotów z tytułu używania samochodu pracownika.

Wszystkie parametry niezbędne do sporządzenia wyliczeń - takie jak: wysokości przysługujących diet, ryczałtów, stawka za km przebiegu pojazdu pozostawiamy programowi - wystarczy uzupełnić formularz danymi dotyczącymi samej delegacji, a rozliczeniem jej zajmie się program.

Na podstawie wprowadzonej delegacji można sporządzić rozliczenie wyjazdu.

Wygląd ekranu

Całe niemal okno zawiera spis delegacji krajowych - poleceń i rozliczeń wyjazdu.

Poniżej tabeli poleceń wyjazdu znajdują się klawisze funkcyjne, dzięki którym można:

•Dopisać nową delegację,

•Poprawić już wprowadzone,

•Drukować,

•Filtrować,

•Zaznaczać,

•Usuwać,

•Dopisywać elementy do słowników,

•Rozliczać delegacje.

Aby usprawnić dalszą pracę w programie proponujemy wprowadzić w Opcjach:

•Pojazdy,

•Cele przejazdów,

•Miejscowości, itp.

Mając wprowadzone takie dane wypełnienie delegacji będzie już niezwykle proste i szybkie.

Oczywiście w każdym momencie można dopisywać nowe pozycje do Słowników.

Mając określone wszystkie niezbędne elementy programu można bez kłopotu wprowadzać delegacje - polecenia wyjazdu i ich rozliczenia.

Aby dopisać nową delegację należy kliknąć przycisk [Dodaj] znajdujący się na dole ekranu.

Ukaże się okno składające się z czterech zakładek, w których po kolei można wprowadzać wydatki poniesione podczas delegacji.

Po wprowadzeniu delegacji można drukować samą delegację, listę wystawionych delegacji lub szczegółowe zestawienie wydatków podzielonych według rodzaju - przejazdy, noclegi, inne wydatki.

Szczegółowe informacje znajdują się w Edycji.

Okno główne

Edycja