6. PŁACE > Dane osobowe

Na oknie głównym ukazane są dane poszczególnych pracowników. Wyświetlane są dane tego pracownika, na którym aktualnie znajduje się kursor w tabeli pracowników.

Poniżej, w lewym dolnym rogu, znajduje się tabela pracowników.

Tabela pracowników

Zawiera ona wszystkich pracowników ujętych w systemie. Zarówno tych, którzy pracują, jak i tych, którzy są zwolnieni, a nie zaleca się ich usuwania, gdyż może to prowadzić do błędów w deklaracjach.

Pracownika zwolnionego możemy usunąć dopiero w kopii przygotowanej na kolejny rok, gdy nie musimy mu już sporządzać żadnych deklaracji.

Tabela składa się z paru kolumn, gdzie pierwsza określa pozycję, na której aktualnie znajduje się kursor. Kolumna druga pozwala na zaznaczanie pozycji. Kolumny kolejne zawierają Typ, Nazwisko i imię pracownika, grupę do jakiej należy. Można tu także zauważyć informacje o ważności badań lekarskich i szkoleń BHP.

Ważność badań lekarskich i szkoleń BHP

Aby kontrolowana była ważność badań lekarskich i szkoleń BHP należy mieć zaznaczoną opcję "Prowadź kontrole ważności badań lekarskich i szkoleń BHP" dostępną w Dane osobowe → Opcje.

Gdy powyższa opcja jest zaznaczona to w tabeli pracowników dostępne są dwie kolumny !L oraz !B.

Dotyczą one !L - terminów badań lekarskich oraz !B - terminów szkoleń BHP.

W tych kolumnach ukazują się informacje na temat ważności tych terminów i sygnalizowany jest zbliżający koniec ważności badań lub szkoleń lub wręcz upłynięcie tego terminu.

I tak widoczne może być:

•! - termin upłynął lub nie jest określona data,

•od -7 do - 1 - ilość dni do końca terminu.

Dzięki operacji [Filtruj] można ze wszystkich pracowników wybrać tylko tych, dla których daty ważności badań lekarskich lub szkoleń BHP są:

•Przeterminowane - minęła już data ważności badań lub szkoleń i są one już nieważne,

•Nie przeterminowane - pracownik ma aktualne badania lub szkolenia,

•Badania kończą się w dniu - data ważności badań lub szkoleń wypada w danym zakresie dat,

•Nieokreślone - nie ma podanej daty ważności badań lub szkoleń.

Pracownicze Plany Kapitałowe

PPK to dobrowolny i w pełni prywatny system długoterminowego oszczędzania. Na PPK płacą pracodawcy jak i sam pracownik.

Wpłata podstawowa wynosi 2 procent wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od uczestnika programu i 1,5 proc. wynagrodzenia, stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od pracodawcy.

Jeżeli pracownik przystąpił do Pracowniczych Planów Kapitałowych możemy to w programie zaznaczyć, określić datę przystąpienia, datę ewentualnej rezygnacji czy wznowienia oraz składki: podstawową i dodatkową pracownika oraz dodatkową pracodawcy.

Klawisze funkcyjne

DODAJ

Powoduje wyświetlenie formularza do wpisania nowych pracowników.

Zamiast operacji [Dodaj] możemy użyć na klawiaturze [Insert] bądź też [ALT] + [D].

Uwaga! Program posiada funkcję sprawdzania poprawności numerów PESEL i NIP. Sygnalizuje, gdy są one niewłaściwie wprowadzone lub jest ich brak.

EDYTUJ

Umożliwia dokonywanie poprawek związanych z danym pracownikiem.

WYDRUK

Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku.

Aby wydrukować wystarczy kliknąć przycisk [Wydruk].

W celu zobaczenia, jak będzie wyglądał wydruk należy kliknąć [Podgląd].

Dostępne tu są:

•Koperty - W przypadku wysyłki korespondencji do pracowników można nadrukować dane pracowników na kopertę. Więcej o ustawieniach nadruku w Koperty.

•Drukuj według szablonu - Stworzone pismo w Biuro → Pisma → Edytor możemy z tego miejsca wydrukować. Szczegółowe informacje dotyczące tworzenia pism według szablonów zawarte są w Edytorze.

Umieszczone są tu także gotowe druki pracownicze:

- Umowa o pracę, o dzieło i zlecenie,

- Rachunek do umowy o dzieło i zlecenie,

- Zaświadczenie o zatrudnieniu,

- Zaświadczenie o zarobkach,

- Świadectwo pracy,

- Rozwiązanie umowy o pracę,

- Karty urlopowe,

- Oświadczenia,

- i inne.

Przygotowane są one w oparciu o szablony. Wystarczy "stanąć" na wybranym pracowniku, wybrać odpowiedni druk, a system podciągnie potrzebne dane dotyczące tego pracownika.

•Dane osobowe - Drukowane są dane osobowe pracowników.

•Lista osobowa z opisem - Drukowana jest Lista wszystkich pracowników. Można na liście zawierać wybranych pracowników wyfiltorwanych przyciskiem [Filtruj]. Istnieje możliwość stworzenia listy pracowników z dowolnym opisem.

Po wybraniu tej opcji istnieje możliwość zaznaczenia dodatkowych elementów, które będą uwzględnione na wydruku. Lista może być zatytułowana miesiącem poprzednim, może mieć zawarty podpis sporządził/zatwierdził, pracownika lub datę sporządzenia.

Listę możemy tworzyć dla jednego wybranego pracownika lub dla wszystkich pozycji.

Do listy możemy dołączyć opis, czyli tak zwany komentarz. W przypadku powtarzalnych opisów można je zapisać w Szablonach i pobierać bez konieczności każdorazowego ich wpisywania.

Listę możemy także oznaczyć datą jej sporządzenia.

SZUKAJ

Dzięki tej funkcji możemy szybko znaleźć jednego, konkretnego pracownika.

Osobę wyszukamy po imieniu lub nazwisku.

FILTRUJ

Uporządkowanie listy pracowników według wybranych warunków sortowania.

ZAZNACZ

Zaznacza wybranego pracownika lub odznacza zaznaczony.

SKREŚL / NIE SKREŚLAJ

Przycisk [Skreśl] pozwala na "przekreślenie" pozycji czerwoną linią, którą można ostatecznie skasować przez Usuń skreślone pozycje dostępną w Opcjach. Znajdując się na skreślonej pozycji przycisk ten przybiera postać [Nie skreślaj], dzięki czemu możemy odznaczyć zaznaczoną wcześniej pozycję.

OPCJE

Dostępne są:

•PIT- 2(9) - Umożliwia wygenerowanie oświadczenia pracownika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek.

Formularz PIT-2 (wersja 9) obejmuje wszystkie oświadczenia i wnioski podatnika, które wpływają na sposób obliczania zaliczek na podatek dochodowy.

Zawiera m.in. informacje o stosowaniu kwoty zmniejszającej podatek, preferencyjnym opodatkowaniu dochodów, podwyższonych kosztach pracowniczych, ulgach podatkowych (na powrót, dla rodzin 4+, dla seniorów), a także rezygnacji z ulg lub kosztów oraz wnioski o niepobieranie zaliczek.

Każdy blok formularza dotyczy innego rodzaju oświadczenia lub wniosku składanego płatnikowi.

•Import pracowników z Płatnika - Umożliwia import parcowników z pliku ZUS ZUA wygenerowanego w programie Płatnik/ ePłatnik.

•Automatyczne wypełnianie składek ZUS- Stosujemy w celu określenia podlegania ubezpieczeniom społecznym większej grupie pracowników. Wybierając tę opcję, w danych osobowych wskazanych pracowników, automatycznie zaznaczą się wszystkie składki ZUS oprócz FEP.

Mamy możliwość wyboru:

•wskazanego pracownika,

•zaznaczonych lub

•wszystkich pracowników.

•Automat PPK - W przypadku większej grupy pracowników przystępujących jednocześnie do PPK możemy im "hurtowo" określić datę przystąpienia do PPK.

Do wyboru mamy:

•wskazanego pracownika,

•zaznaczonych lub

•wszystkich pracowników.

Wybranych pracowników można zaznaczyć lub wyfiltrować za pomocą filtra.

Z tego miejsca można także zmienić wielkość składki podstawowej pracownika lub dodatkowej pracownika lub pracodawcy.

•Automatyczne wypełnianie oświadczeń PIT- Stosujemy w celu zaznaczenia wybranych oświadczeń wiekszej grupie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę lub umowę cywilno-prawną

Do wyboru mamy:

•wskazanego pracownika,

•zaznaczonych lub

•wszystkich pracowników.

Wybranych pracowników można zaznaczyć lub wyfiltrować za pomocą filtra.

•Wykorzystanie urlopów - Dzięki tej opcji możemy sprawdzić jakie jest wykorzystanie urlopów zarówno w bieżącym roku jak i tych zaległych.

Na górze okna dostępny mamy wybór dnia, według którego wyliczone zostaną dni urlopu pracowników oraz możliwość wskazania, czy mają to być dni z urlopu bieżącego czy zaległego.

Poniżej widoczna jest lista wszystkich pracowników oraz:

•Limit - określa ilość dni urlopu, jaka przysługuje pracownikowi w danym roku,

•Wykorzystano dni - pokazuje się tu liczba dni urlopu już wykorzystanego,

•w tym na żądanie - widoczna jest tu liczba dni urlopu wziętego na żądanie (dostępna tylko dla urlopów bieżących),

•Do wykorzystania pozostało - ilość dni urlopu, jaka została do wykorzystania dla pracownika.

Listę taką można wydrukować za pomocą przycisku [Wydruk].

•Automat czasu pracy - Pozwala na automatyczne wypełnienie czasu pracy dla wybranej grupy pracowników.

Do wyboru jest zakres danych, czyli:

•Bieżąca pozycja - czas pracy będzie wypełniony dla wskazanego pracownika,

•Zaznaczone pozycje - czas pracy wypełniony będzie dla zaznaczonych pracowników,

•Wszystkie pozycje - czas pracy będzie wypełniony dla wszystkich pracowników.

Poniżej określa się już wymiar czasu pracy.

Do wprowadzenia są:

•Nominalny czas pracy w godz. - Ilość godzin pracy dziennie:

•w przypadku pracownika zatrudnionego na pełen etat (8 godz. 5 dni w tygodniu ) - wprowadzamy tu wartość 8,

•w przypadku pracownika zatrudnionego na część etatu: np. 1/2 etatu (4 godz. dziennie) - wprowadzamy 4, natomiast w przypadku na 1/2 etatu (8 godz. co 2-gi dzień) - wprowadzamy wartość 8,

•Godzina rozpoczęcia pracy - Godzina, w której pracownik rozpoczyna pracę,

•Godzina zakończenia pracy - Godzina, w której pracownik kończy pracę,

•Roczny wymiar urlopu w dniach - Ilość dni urlopu przysługujący pracownikowi na dany rok kalendarzowy, dla całego przepracowanego roku to 20 lub 26 dni,

•w tym dni urlopu na żądanie - Ilość dni urlopu (maksymalnie 4), które pracownik może wziąć na żądanie w ciągu danego roku.

Wartości wpisane w wymiar czasu pracy takie jak: nominalny czas pracy oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy będą brane pod uwagę na kartach pracy w przypadku wyliczeń czasu przepracowanego oraz automatycznego uzupełnienia danych.

Wpisanie rocznego wymiaru urlopu wraz z dniami na żądanie służy do kontroli zgodności ilości wpisanych w Kartach pracy wykorzystanych dni urlopu, w tym urlopu na żądanie.

•Prowadź kontrole ważności badań lekarskich i szkoleń BHP - Gdy opcja ta jest zaznaczona, program będzie kontrolował daty ważność badań lekarskich i szkoleń BHP wprowadzone w Danych osobowych. W przypadku zbliżania się końca terminu ważności program zasygnalizuje to na 7 dni przed aż do dnia upływu ważności badania lub szkolenia. Po przekroczeniu daty ważności będzie wysyłał informację, o nieaktualnych badaniach lekarskich lub szkoleniach BHP. W tabeli pracowników zasygnalizowane to będzie w kolumnach !L lub !B wykrzyknikiem.

•Dane płatnika - Wprowadzamy tu: NIP, PESEL, Regon płatnika, czyli dane do deklaracji ZUS a także dane adresowe płatnika składek.

Okno podzielone jest na zakładki: Podstawowe, Adresowe, Składki ZUS oraz PPK.

Podstawowe

Podstawowe dane płatnika obejmują informacje używane przy sporządzaniu deklaracji rozliczeniowych ZUS i są niezależne od danych używanych w deklaracjach podatkowych.

Ten sam formularz dostępny jest przy sporządzaniu wydruku deklaracji ZUS.

Termin przesyłania deklaracji - Do wyboru są cztery terminy:

•1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

•3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną,

•5 – dla deklaracji składanych za sędziów, prokuratorów, żołnierzy lub funkcjonariuszy, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne,

•6 – dla deklaracji składanych do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek”,

Płatnikiem jest spółka - Składki ZUS pracowników opłaca spółka a nie wspólnicy spółki.

NIP - Wprowadzamy numer NIP Firmy.

REGON - Wprowadzamy numer REGON Firmy.

PESEL - Wprowadzamy numer PESEL właściciela Firmy.

Inny numer (rodzaj, seria, i numer) - Na deklaracjach można umieścić dane z dowodu osobistego lub paszportu.

Rachunek składkowy - Dzięki wprowadzeniu w tym miejscu indywidualnego rachunku składkowego dla płatnika składek, jednym przelewem, na jeden rachunek składkowy, przeleje się wszystkie składki na:

•ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),

•ubezpieczenie zdrowotne,

•fundusze (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych).

Nazwa skrócona - Skrócona nazwa Firmy.

Nazwisko - Nazwisko właściciela Firmy.

Imię pierwsze - Pierwsze imię właściciela Firmy.

Data urodzenia - Data urodzenia właściciela Firmy.

Preferowane na przelewach ZUS - Określa co ma być ukazywane na przelewach - numer REGON, PESEL lub inny numer a także czy widoczna ma być nazwa skrócona czy nazwisko i imię.

Stopa składek na ubezpieczenie wypadkowe - Na początku roku stopę ubezpieczenia wypadkowego zmieniamy w System - Parametry. Jeżeli zmiana następuje w trakcie roku - wtedy zmieniamy ją w tym miejscu.

Okres podstawy wymiaru składek - Wybieramy długość okresu podstawy wymiaru składek. Do wyboru jest 6 lub 12 miesięcy.

Firma jest uprawniona do wypłaty zasiłków - Pracodawcy zatrudniający ponad 21 pracowników zobowiązani są do wypłaty choremu pracownikowi nie tylko wynagrodzenie chorobowe, ale również zasiłek chorobowy, zasiłek wyrównawczy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek opiekuńczy oraz zasiłek macierzyński. Należy wtedy mieć zaznaczoną tę opcję.

Wynagrodzenie jest wypłacane z kolejnym miesiącu - Wynagrodzenie zamiast wypłacane na koniec jednego miesiąca wypłacane jest na początku następnego miesiąca.

Stosuj koszty autorskie - Po zaznaczeniu tej opcji będą naliczane pracownikowi koszty autorskie. Aby je wyliczyć wystarczy w Płace i ZUS - Edycja - wpisać w polu kosztów S a w prawym, dolnym rogu pojawi się miejsce do wpisania kosztów w wartości procentowej lub złotówkowej.

Ilość dodatkowych płac prowadzonych przez Firmę - Firma może prowadzić więcej niż 1 listę płac. Ma możliwość wskazania, czy prowadzi jedną, dwie czy trzy listy płac zaznaczając odpowiednio: bez dodatkowych, jedna lub dwie.

Do dyspozycji mamy:

•domyślna - lista główna,

•lista główna i 1 lista dodatkowa,

•lista główna i 2 listy dodatkowe.

W zależności od wyboru ilości list płac tyle pojawi się zakładek list płac w zakładce Płace i ZUS. Zbiorczo, Karty pracy i deklaracje rozliczeniowe ujmowały będą wszystkie kwoty zbiorczo ze wszystkich list płac.

Tu też znajdziemy wybór metody księgowania wypłat brutto i składek ZUS - memoriałową lub kasową. Więcej o tych metodach w Metody księgowania składek.

Adresowe

Adresowe dane płatnika dotyczą adresu płatnika składek, jaki umieszczany będzie na drukach ZUS Z-3, Z-3a i Z-3b.

Można tu wprowadzić kod pocztowy, pocztę, gminę, miejscowość, ulicę oraz numer domu i lokalu. Dodatkowo można podać numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.

W przypadku kraju innego niż Polska, wystarczy zaznaczyć "Kraj inny niż Polska", wybrać właściwy kraj oraz wpisać jego kod pocztowy.

Wprowadzone tu dane ujęte będą na drukach ZUS Z-3, Z-3a i Z-3b.

Składki ZUS

•Mały ZUS

Dla osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę, które korzystają z obniżenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Należy zaznaczyć tę opcję oraz wpisać kwotę przychodu z działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym.

Kwota ta zostanie uwzględniona na DRA cz. II lub RCA cz. II.

•Składka zdrowotna

Forma opodatkownaia- z rozwijanej listy wybieramy forme księgowości. Do wyboru mamy:

-opodatkowanie na zasadach ogólnych- podatek według skali;

-opodatkownaie na zasadch ogólnych- podatek liniowy;

-karta podatkowa;

-ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;

-bez formy opodatkowania.

Deklaracja opłacania składek na podstawie przychodów za poprzedni rok- opcja dostępna jedynie przy wybranej formie opodatkownia ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Zaznaczenie tej pozycji spowoduje uaktywnienie się okienka Kwota dochodu za poprzedni rok (przychód- składki społeczne)

Składka społeczna księgowan jest do KUP- zaznaczamy gdy składki społeczne księgujemy do kosztów uzyskania przychodu. Opcja dostępna przy formie opodatkowania na zasadach ogólnych- podatek według sklali oraz liniowy.

Za m-c styczeń 2022 r. stosuj składkę 4,9%- parametr dostepny jedynie przy podatku liniowym. Zaznaczając te opcje składka zdrowotna zostanie wyliczona w wysokości 4,9% podstawy wymiaru składki. Systemowo opcja ta jest odznaczona.

PPK

W tym miejscu wprowadzany dane dotyczące Pracowniczych Planów Kapitałowych:

•nazwę Funduszu PPK,

•nr konta bankowego do wpłat składek,

•nr umowy o zarządzanie PPK,

•datę zawarcia umowy o zarządzanie PPK,

•datę zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu pracowników.

Na chwilę obecną okno to pełni rolę jedynie informacyjną. W przyszłości z tego miejsca można będzie nawiązać współpracę z Fundoszem PPK.

•Kopiuj dane osobowe - Dopisujemy nową osobę z takimi samymi danymi osobowymi, jak ta osoba, na której stanęliśmy kursorem. Jest to opcja niezwykle przydatna w przypadku, gdy np. zatrudniamy pracownika z umowy o pracę dodatkowo na umowę zlecenie. Oba stosunki pracy są inaczej rozliczane i musi on być dwukrotnie wprowadzony do systemu z różnymi typami.

•Dodaj do kontrahentów - Danego pracownika możemy dopisać do kontrahentów.

•Zaznaczanie - Pozwala na zaznaczanie poszczególnych pozycji w Dzienniku. Można:

- Zaznaczyć widoczne pozycje,

- Bądź je odznaczyć,

- Można także odwrócić zaznaczenie - Pozycje zaznaczone staną się odznaczone i odwrotnie.

•Usuń skreślone pozycje - Pozycje przekreślone przyciskiem [Skreśl] są ostatecznie kasowane.

W [Opcjach] możemy wykonywać grupowe zaznaczanie pozycji oraz ich ostateczne kasowanie.

PROBLEM ?

Zawarte są tu porady dotyczące pracowników. W przypadku wątpliwości zachęcamy do zapoznania się z nimi.

Uwzględniać w:

W prawym, górnym rogu ekranu znajduje się tabela podległości pracowników. Pokazuje ona nam, który pracownik ma liczone, jakie składki i w jakiej deklaracji jest ujmowany.

Dla każdego pracownika należy w pierwszej kolejności określić te podległości i pamiętać, że są one nadrzędnie traktowane przez system. Jeżeli np. dana osoba ma zaznaczone, że nie podlega ubezpieczeniu chorobowemu, a wprowadzony dla niej składnik wynagrodzenia będzie miał takie oznaczenie to zostanie ono zignorowane.

Uwaga! W PIT-4R zaznaczamy jedynie pracowników na umowę o pracę, którzy mają być uwzględnieni w deklaracji PIT-4R na pierwszej stronie. Czyli, w PIT-4R będzie wykazana taka ilość podatników w danym miesiącu, dla ilu pracowników w tym miesiącu mamy zaznaczone "Uwzględniać w PIT-4R". Bez względu na to, czy mają oni wyliczane wynagrodzenie w danym miesiącu, czy nie.

Pracownicy na umowę zlecenie czy o dzieło nie mogą mieć zaznaczone "uwzględniać w PIT-4R" gdyż pracownicy z typem U trafiają na 3 stronę deklaracji, więc gdybyśmy zaznaczyli im tę podległość byliby wykazani na 1 a nie na 3 stronie deklaracji.