7. BIURO > Pisma

Otwiera się nam okno prostego edytora. Posiada on podstawowe, ale najważniejsze funkcje umożliwiające sporządzenia całkiem atrakcyjnego w wyglądzie dokumentu.

Zwracamy uwagę, że znajduje się tu możliwość układania szablonów pism, które następnie można wykorzystać np. w module Płace do drukowania np. umów, świadectw pracy, itp.

W module Biuro → Pisma → Edytor należy wpisać żądaną treść, a w miejsce gdzie powinny znajdować się dane pracownika (np. Nazwisko, Adres, itd.) należy wstawić odpowiedni symbol. Symbol ten wstawimy, gdy w treści pisma klikniemy prawym klawiszem myszki, a następnie wybierzemy: Szablony → Pracownicy i żądany element z wyświetlonej listy.

Zredagowany tekst zapisujemy. Następnie w module: Płace → Dane osobowe → Wydruk → Drukuj szablon wskazujemy ten tekst do druku. W miejsce symbolicznych oznaczeń pojawią się rzeczywiste dane pracownika.

Dla danych, które nie mają swoich symboli należy w szablonie pozostawić wykropkowane miejsce do ręcznego uzupełnienia po wydruku.

Moduł Pism można też wykorzystywać do utworzenia wzorów częściej powtarzanych dokumentów. Np. dokument przyjęcia środka trwałego, nota korygująca (wystawiana przez odbiorcę faktury, gdy zawiera ona błędy w zakresie adresu, NIP-u, daty, itp.), bardziej rozbudowany dowód wewnętrzny, nota odsetkowa, wezwanie do zapłaty, itp.

Panel górny

Możemy wybierać rodzaj czcionek (z tych, jakie mamy aktualnie zainstalowane w komputerze) oraz ich wielkość.

Możemy je wytłuszczać (B), pochylać (I) i podkreślać (U).

Tekst może być centrowany lub wyrównywany do lewej lub prawej strony.

Pierwsze trzy ikony z lewej strony odpowiadają typowym operacjom:

•Wytnij - Skrót klawiszowy [Ctrl] + [X],

•Kopiuj - Skrót klawiszowy [Ctrl] + [C],

•Wklej - Skrót klawiszowy [Ctrl] + [V].

Dostępne są też pod prawym klawiszem myszki, gdzie dodatkowo mamy możliwość wyboru czcionek.

Okno edycyjne

Na oknie widoczne są trzy strzałki:

•Na linijce u góry formularza, z lewej strony, wytłuszczona strzałka wskazująca w dół - Określa stopień wcięcia pierwszej linii akapitu,

•Wskazująca w górę - Określa wcięcie pozostałych linii, czyli dodatkowy lewy margines akapitu.

•Jaśniejsza strzałka z prawej strony - Pozwala określić dodatkowy margines akapitu z prawej strony.

Operacje te obejmują aktualny akapit, czyli ten, w którym znajduje się teraz kursor chyba, że wykonaliśmy zaznaczenie większej ilości tekstu.

Zaznaczanie wykonujemy myszką wciskając w początkowym miejscu tekstu, który ma być zaznaczony lewy przycisk i przesuwając myszkę bez puszczania przycisku, aż do końcowego miejsca tekstu.

Możemy też użyć klawiatury wciskając w początkowym miejscu tekstu, który ma być zaznaczony klawisz [Shift] i używając strzałek z klawiatury (lewo / prawo / góra / dół) bez puszczania klawisza, aż do końcowego miejsca tekstu.

Czynności związane z czcionkami obowiązują dla nowo wpisywanych znaków od miejsca, w którym ustawiono nowe parametry czcionki (typ, rozmiar, itp.) albo obejmują tekst zaznaczony.

Całość tekstu w dokumencie możemy szybko zaznaczyć skrótem [Ctrl] + [A]. Wówczas wszystkie zmiany dotyczące marginesów akapitów, czcionek oraz inne formatowania będą obejmowały całość dokumentu.

Klawisze funkcyjne

NOWY

Otwiera się nowy formularz do stworzenia pisma.

Uwaga! W momencie wejścia do Edytora, dostępny jest od razu nowy formularz.

OTWÓRZ

Pozwala pobrać stworzone wcześniej pismo w celu jego edytowania i poprawienia lub dopisania.

Po kliknięciu na ten przycisk ukazuje się lista, z której należy wybrać pożądany plik.

ZAPISZ

Stworzone pismo można zapisać. Program domyślnie proponuje nazwę "Bez nazwy". Można jednak wpisać dowolną nazwę.

Radzimy nazwy tworzyć tak, by łatwo było później odszukać pożądane pisma.

W przypadku, gdy pracujemy na piśmie, które ma już nazwę program zapisze tylko zmiany w piśmie.

ZAPISZ JAKO

Istnieje możliwość zapisania stworzonego pisma z własną nazwą.

W przypadku, gdy pracujemy na piśmie, które ma już nazwę, można w tym miejscu ją zmienić.

WYDRUK

Drukowanie stworzonego pisma.

Można ustawić marginesy pisma.

ZAMKNIJ

Zamyka Edytor.

Tworzenie pism według szablonów

Będąc w Edytorze, mamy możliwość tworzenia pism z zastosowaniem szablonów.

Szablony są elementy podciągające dane z systemu. Podzielone one są na części:

•Firma - Dostępne są tu: nazwa, adres, NIP, konta bankowe firmy.

•Płatnik składek - Można tu pobrać: NIP, Pesel, Regon, dokument tożsamoście, nazwa skrócona, data urodzenia.

•Pracownicy - Zawarte są tu wszelkie dane dotyczące pracowników.

•Rachunek - Dostępne są tu kwoty przydatne do rachunków, tj np.: kwota rachunku brutt, koszty uzyskania przychodów, podatek, kwota do wypłaty oraz nazwa rachunku, data zaplaty.

Aby stworzyć pismo z zastosowaniem szablonów należy w Edytorze kliknąć prawy przycisk myszki. Dostępna będzie wtedy pozycja Szablony, a w niej wyżej wymienione elementy.

W tak stworzonym piśmie, w odpowiednim miejscu, odpowiednie elementy będą podciągane z systemu i nie trzeba będzie wprowadzać ich każdorazowo ręcznie.

Raz stworzony szablon można będzie wykorzystywać dla różnych pracowników i różnych danych.