4. KSIĘGI > Deklaracje VAT / JPK

Przy automatycznym wypełnianiu deklaracji VAT oraz pliku JPk_V7 program operuje wyłącznie na dokumentach ujętych w ewidencji VAT, czyli tylko na tych, które możemy odnaleźć w punkcie Rejestry VAT.

Pamiętajmy, że w punkcie Księgowanie przy wprowadzaniu dokumentów, które maja być ujęte w ewidencji VAT przypisujemy im tzw. Typ VAT. Dzięki temu program może teraz odróżnić sprzedaże od zakupów, a zakupy podzielić na odpowiednie kategorie. W części dotyczącej zakupów ujmowane są wyłącznie kwoty zakupów opodatkowanych (23, 8, 5, 0% oraz dwie stawki dodatkowe). Zakupy typu zwolnione i bez odliczeń są pomijane.

Ze względu na niemożliwą do określenia specyfikę działalności poszczególnych użytkowników oraz na ustawione wyjątki, co do ujmowania określonych zdarzeń w deklaracji VAT trudno założyć, że absolutnie wszystkie pozycje z ewidencji mają być uwzględniane. Dlatego w Planie Kont należy oznaczyć Konta, które maja być brane pod uwagę przy automatycznym wypełnianiu deklaracji.

Korzystając z tych informacji (Typ VAT oraz przypisanie do Konta) program przeglądając dokumenty kwalifikuje je do odpowiedniej rubryki deklaracji.

Zakłada się, że dane w deklaracji za miesiąc poprzedzający okres wskazany do aktualizacji są prawidłowe, co jest konieczne przy uwzględnianiu nadwyżek lub kwot nierozliczonych z poprzednich miesięcy.

W oknie aktualizacji możemy określić opcję "Zeruj pola, które nie są automatycznie wypełniane". Dotyczy to:

•Sprzedaży opodatkowanej objętej częściowym zaniechaniem poboru podatku należnego od towarów objętych spisem z natury,

•Kwot wydatkowanych na zakup kas rejestrujących,

•Kwoty zwrotu na rachunek bankowy.

Opcja "Uwzględniaj rozliczenie sprzedaży według struktury nabyć" dotyczy natomiast wyłącznie prowadzących sprzedaż detaliczną, którzy rozliczają podatek należny ze sprzedaży według struktury nabyć. Przy zaznaczeniu tej opcji kwoty sprzedaży pobierane są z wcześniej przygotowanej tabeli w punkcie Rejestry VAT → Struktura nabyć. Gdy miesięczną sprzedaż rejestrujemy zbiorczym "super wpisem" do ewidencji VAT odznaczamy tę opcję, aby nie ujmować sprzedaży podwójnie.

Schemat działań programu podczas aktualizacji

Podczas aktualizacji program działa następująco:

•Zeruje dane części deklaracyjnej pliku JPK_V7 z pominięciem niektórych pól, które obejmuje wyżej opisana opcja dotycząca zerowania.

•Przegląda ewidencję VAT i wybiera dokumenty należące do aktualizowanego miesiąca.

•Sprawdza, czy dokument jest księgowany na Konto, które w Planie Kont ma zaznaczone Uwzględniać w dekl. VAT. Jeżeli tak jest, sprawdza jeszcze Typ VAT tego dokumentu i kieruje jego kwoty (netto i podatek) do odpowiedniej pozycji deklaracji.

•Po zsumowaniu wszystkich kwot zaokrągla je do pełnych złotych.

•Po zakończeniu powyższych działań sprawdza, czy w miesiącu poprzednim wystąpiła nadwyżka podatku naliczonego nad należnym, czy wystąpiły w nim kwoty nierozliczone do przeniesienia na następny miesiąc (brak sprzedaży opodatkowanej) oraz kwoty nierozliczone jeszcze z poprzednich miesięcy.

•Jeżeli aktualizacji zażądano za zakres miesięcy, wszystkie operacje wykonywane są wielokrotnie także kontrola poprzednich miesięcy.

Uwaga! Gdy mowa tu o miesiącach należy mieć na względzie, że tak samo dzieje się w przypadku kwartałów, gdy rozliczamy się kwartalnie.

Pierwsze kroki w tworzeniu części deklaracyjnej pliku JPK_V7

Pierwszą rzeczą, którą należy wykonać przy sporządzaniu pliku JPK_V7 jest wybranie odpowiedniego miesiąca przez kliknięcie na właściwy miesiąc na samej górze okna.

Przed pierwszym wypełnieniem deklaracja jest pusta. Należy jednorazowo wpisać dane podatnika.

Dane raz wpisane będą zachowane, będzie jednak możliwość ich edytowania. Kolejno należy wypełnić wymagane pola deklaracji:

•NIP - Dwukrotnie należy kliknąć w pole NIPu aż pojawi się migający kursor na granatowym tle. Można będzie wtedy wpisać Numer Identyfikacji Podatkowej, używając rozdzielających kresek bądź nie. Po wpisaniu klikamy [Enter].

•Urząd skarbowy - Nie można go wpisać "z ręki" a jedynie za pomocą Słowników Urzędów Skarbowych. Klikamy dwukrotnie na to pole i w prawym dolnym rogu pojawia się ikonka (szary kwadracik z czarną strzałką). Klikając na tę ikonkę rozwija się lista Urzędów Skarbowych, z której można wybrać lub poprawić interesujący nas urząd.

•Dane podatnika - Wpisujemy tutaj wszystkie dane podatnika. Jest to czynność jednorazowa, raz wpisane dane program zapamięta i będą zawsze pojawiały się na deklaracjach. Można oczywiście w każdej chwili wprowadzać zmiany w tych danych. Należy podać rodzaj podatnika, nazwisko, i mię i datę urodzenia w przypadku osób fizycznych lub nazwę w przypadku podatników nie będących osobą fizyczną. Dodatkowo można podać dane ułatwiające kontakt z podatnikiem - e-mail oraz nr telefonu.

Następnie wystarczy zaktualizować formularz poprzez przycisk [Aktualizacja] i utworzyć plik JPK_V7 dzięki opcji JPK_V7 - Tworzenie dostępnej pod przyciskiem [JPK_V7M(K)].

Przed utworzeniem pliku JPK_V7 należy określić miesiąc, za jaki ma być utworzony plik oraz cel złożenia - złożenie lub korekta.

Korekta może dotyczyć części deklaracyjnej, ewidencyjnej albo obu jednocześnie.

W przypadku korekty numer korekty jest tylko wewnętrzną informacją o ilości utworzonych korekt i nie wchodzi do pliku JPK_V7.

Sporządzanie kolejnych deklaracji VAT i pliku JPK_V7

Po utworzeniu pierwszej deklaracji lub pliku JPK_V7 kolejne nie przysparzają już więcej kłopotów.

Wystarczy kliknąć przycisk [Aktualizacja], wybrać odpowiedni okres i zatwierdzić przyciskiem [OK].

Do deklaracji zostaną podciągnięte dane z wybranego miesiąca.

Można będzie wtedy już wydrukować deklarację i złożyć ją w odpowiednim Urzędzie bądź utworzyć i wysłać plik JPK_V7.

Samodzielne wypełnianie deklaracji VAT

W górnej listwie miesięcy/kwartałów wybieramy odpowiedni okres, za który chcemy sporządzić deklarację.

Jeżeli deklarację VAT mamy wypełnić ręcznie, najwygodniej jest to wykonać korzystając z informacji uzyskanych z części programu Rejestry VAT. Tam mamy funkcję Suma, która podaje kwoty w rozbiciu na poszczególne stawki i typy VAT.

Pamiętamy, że stosowane w programie pojęcie Typ VAT, odpowiada rubrykom z deklaracji VAT. Możemy to łatwo sprawdzić porównując np. listę typów VAT dostępną przy wprowadzaniu danych w module Księgowanie z określeniami rodzajów nabyć (zakupów) jakie znajdują się np. na drugiej stronie deklaracji. Także na wydrukach Rejestrów VAT znajdują się poszukiwane sumy w poszczególnych stawkach i typach.

Gdy sporządzenie właściwego rejestru VAT lub deklaracji VAT nastręcza trudności możemy posłużyć się podpowiedziami jakie uzyskamy po wciśnięciu przycisku Problem?. Zawarte są tam praktyczne rady i rozwiązania najczęściej spotykanych problemów.