4. KSIĘGI > Księgowanie > Opcje > Import z innych programów

Program SKP® ma możliwość przyjmowania danych z obcych programów typu: magazyn, fakturowanie, produkcja, sprzedaż, obsługa klienta, itp., a także z innych programów księgowych.

W tym celu Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT udostępniło otwarty protokół przekazywania danych do swoich programów księgowych. Producenci obcych programów lub inne kompetentne do tego firmy, mogą wykonać moduł pośredniczący, który będzie przygotowywał dane w ustalonym formacie. Dopiero wówczas możliwy jest ich import do programu SKP®

Jeśli więc użytkownik programu SKP® chce przyjmować automatycznie dane z innego programu powinien zwrócić się do jego producenta lub innej firmy znającej zasady jego działania w celu wykonania specjalnego modułu eksportu danych.

Szczegółowe informacje na ten temat w tym dokładna specyfikacja techniczna dostępne są na stronie:

https://www.ksiega-podatkowa.pl/import-danych

Moduł importu służy do automatycznego przenoszenia zapisów dotyczących sprzedaży / zakupów, z innych programów (magazynowych, fakturujących, obsługi produkcji, sprzedaży, itp.) w dalszej części nazywanej ZBYT do programu księgowego SKP®.

Uwaga! Ze względu na konstrukcję programu SKP® wskazane jest przenoszenie dokumentów należących do jednego miesiąca księgowego. Program SKP® przyjmie dokumenty z dowolnego zakresu dat, jednakże przypisze je do aktualnie wybranego miesiąca księgowego.

Za pomocą modułu importu możemy przenosić dane dotyczące dokumentów i kontrahentów.

Błędy w imporcie

Prosta obsługa tego modułu i komunikaty informujące o powstałych błędach podczas importu nie będą stanowiły problemu dla użytkownika. Jeżeli wystąpią błędy w pliku pośredniczącym dotyczące dokumentów lub kontrahentów użytkownik nie będzie mógł wykonać importu danych. Błędy będą widoczne w ilości importowanych danych. Informacja ta przedstawiana jest jako ilość elementów przeznaczonych do importu z wszystkich możliwych do zaimportowania, np. 6/8 - wszystkich kontrahentów jest 8-u a zaimportowanych zostanie 6-u, analogicznie będzie przedstawiała się sytuacja dotycząca dokumentów.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w ilości danych do importu wskazane jest wciśnięcie przycisku [Pokaż błędy] / [Ukryj błędy], dzięki któremu zostanie udostępniona szczegółowa lista błędów. Listę błędów użytkownik będzie mógł zapisać w postaci pliku tekstowego za pomocą przycisku [Zapisz błędy].

Uwaga! W razie wystąpienia błędów w pliku pośredniczącym, należy skontaktować się z producentem modułu odpowiadającego za eksport danych z programu ZBYT.

Proces importu

Pierwszym krokiem jest wybranie w polu Importowany plik odpowiedniego pliku pośredniczącego, z którego mamy dokonać importu danych. Użytkownik powinien wiedzieć, gdzie ten plik został zapisany w celu jego zlokalizowania.

Po załadowaniu tego pliku w zakładce Szczegóły pliku pojawi się szereg informacji dotyczących tego pliku tj. kiedy nastąpił eksport dokumentów (data i godzina), ile jest kontrahentów i dokumentów przeznaczonych do zaimportowania, zakres ładowanych dokumentów wraz z opisem.

Moduł ten umożliwia przesyłanie:

•Dokumentów wraz z kontrahentami powiązanymi,

•Dokumentów i wszystkich kontrahentów,

•Tylko kontrahentów.

Przy imporcie kontrahentów wymagane jest podanie nazwy skróconej i symbolu kontrahenta. Zaleca się jednak przekazywać dane dotyczące wyłącznie tych kontrahentów, którzy powiązani są z przesyłanymi dokumentami. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy celowo przekazywana jest cała lista kontrahentów z programu ZBYT, służy do tego celu opcja tylko kontrahentów.

W takim przypadku podczas importu danych szczegółowo analizowane są dane dotyczące kontrahentów w celu wyeliminowania ich powtórnego zapisania w programie SKP®. Sprawdzenie odbywa się poprzez porównanie kompletu pól z pliku pośredniczącego z ich odpowiednikami w programie SKP®.

Stopień dokładności

W Opcjach możemy wybrać sposób sprawdzania danych tzw. Stopień dokładności:

•Ogólny (tylko NIP i Nazwa kontrahenta) lub

•Szczegółowy (wszystkie dane są porównywane).

Jeżeli w systemie mamy wprowadzonych kontrahentów z pełnymi danymi to wykonując IMPORT wskazane jest zaznaczenie porównania kompletu pól. W takim przypadku użytkownik będzie miał pewność, że ten sam kontrahent nie zostanie jeszcze raz dopisany do systemu.

Inaczej wygląda sytuacja jeżeli w systemie kontrahenci są wprowadzeni tylko z nazwą skróconą i NIP, wtedy wystarczy zaznaczyć porównanie podstawowe. W razie wystąpienia rozbieżności między danymi z pliku pośredniczącego a listą kontrahentów w SKP®, użytkownik określa sposób postępowania z kontrahentami. Po znalezieniu rozbieżności następuje otwarcie okna, w którym w polu po lewej stronie wykazane są dane dotyczące pliku importowanego a w polu po prawej stronie dane systemowe.

Dla lepszego porównania różnice zaznaczone są innym kolorem. Moduł ustala, którzy kontrahenci są nowi i umożliwia dopisanie ich do programu SKP® - służy do tego przycisk [Dodaj], lub w przypadku zmiany parametrów w danych kontrahenta, przepisanie kontrahentów importowanych do systemu za pomocą przycisku [Przepisz]. Te dwa klawisze występują przy imporcie samych kontrahentów. Szerzej są omówione przy opcji importu dokumentów wraz z kontrahentami powiązanymi.

W przypadku importu dokumentów podstawowym krokiem jest przypisanie do kont importowanych w zakładce KONTA odpowiadających im kont w systemie. Ze względu na to, iż mogą występować różnice w nazewnictwie kont pomiędzy programem ZBYT a SKP®, użytkownik powinien wiedzieć, które konta odpowiadają sobie wzajemnie. Po dwukliku w prawym polu obok numeru konta importowanego otworzy się rozwijalna lista wszystkich kont zapisanych w programie SKP®. Klikając na wybranym koncie wprowadzamy go do tabeli. Nie wykonanie tej czynności przed importem danych będzie skutkowało pojawieniem się stosownego komunikatu.

Podczas przyjmowania danych do SKP® sprawdzane jest, czy w programie określono czy ma on obsługiwać dodatkowe stawki podatku VAT. Ustawienie takie wykonuje się w Opcjach księgowania. Gdy plik pośredniczący zawiera informacje o kwotach w stawkach dodatkowych, a odpowiednia opcja nie jest wybrana w SKP®, wówczas przyjmowanie danych zostanie wstrzymane. Należy również zwrócić uwagę czy aktualne przepisy określają dodatkowe stawki VAT, jaka jest ich wysokość procentowa, czy mają one swoje miejsce w deklaracji VAT, oraz czy zachodzi zgodność stawek dodatkowych stosowanych w programie ZBYT i SKP®.

Proces importu

Wciśnięcie przycisku [Importuj] skutkuje pojawieniem się okna z wszystkimi wybranymi danymi przeznaczonymi do importu. Nie wszystkie dokumenty muszą być zaimportowane. Użytkownik za pomocą Filtruj może wybrać odpowiedni zakres dokumentów przeznaczonych do importu. Po zaakceptowaniu zawartości, jeszcze raz wciskamy przycisk [Importuj] w celu zaimportowania danych do programu SKP®.

Jeżeli użytkownik wcześniej wykonywał import danych z danego pliku to przed wykonaniem powtórnego importu otrzyma komunikat: "W systemie znajdują się już wcześniej zaimportowane dokumenty", taki komunikat pozwala uniknąć użytkownikowi wielokrotnego księgowania tych samych dokumentów. W oknie dotyczącym Importu w kolumnie S- dokumenty już zaimportowane będą miały znaczniki, dzięki którym użytkownik będzie mógł odróżnić dokumenty już zaimportowane od tych, które w ogóle nie były importowane.

W celu usprawnienia procesu importu i łatwego wybrania dokumentów w Opcjach → Dokumenty do importu możemy wybrać odpowiedni zakres tych dokumentów. Mogą to być dokumenty w ogóle nie importowane, już zaimportowane lub wszystkie. Dokumenty po transmisji wykazane będą w Księgowaniu natomiast kontrahenci będą dopisani do zakładki Kontrahenci.

Po ponownym wybraniu IMPORTUJ rozpocznie się proces kontroli danych. Jeżeli występują sytuacje wymagające wyjaśnienia tzn. rozbieżności w listach Kontrahentów, pojawią się formularze do wykonania uzgodnień. Formularz taki przedstawiony jest za pomocą okna, w którym po lewej stronie są dane importowane a po prawej dane systemowe, dzięki temu użytkownik może porównać dane między sobą a różnice ma zaznaczone innym kolorem.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w trakcie importu dokumentów użytkownik będzie mógł skorzystać z trzech możliwości za pomocą klawiszy:

•Dopisać - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł automatycznie dopisać dane dotyczące kontrahenta z pliku importowanego do systemu.

Przykład

W pliku importowanym mamy kontrahenta o nazwie "LOTOS", ale w systemie takiego kontrahenta jeszcze nie mamy. Program importując dane wskaże nam tego kontrahenta i umożliwi nam dopisanie go do systemu.

•Przeksięgować - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł przeksięgować dokumenty dotyczące kontrahenta importowanego na te zapisane w systemie.

Przykład

W systemie wprowadzony jest kontrahent o nazwie "AMBROZJA" i numerze NIP 521-104-03-03, natomiast w pliku importowanym wprowadzony jest kontrahent "AMBROZJA" Sp. z o.o. o numerze NIP 521-104-03-03. Na podstawie danych system weryfikuje kontrahenta, dzięki czemu użytkownik uniknie dopisywania tego samego kontrahenta kolejny raz. W takim przypadku zasadne będzie skorzystanie z przycisku [Przeksięguj]. Użycie tego przycisku spowoduje, że dokumenty z pliku wprowadzone z nazwą "AMBROZJA" Sp. z o.o. zostaną przeksięgowane (przeniesione) na kontrahenta o nazwie "AMBROZJA", gdyż jest to ten sam kontrahent.

•Przepisać - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł przepisać (zamienić) dane występujące w systemie dotyczące kontrahenta na dane importowane.

Przykład

W danych importowanych mamy wprowadzone pełne dane kontrahenta: nazwa pełna i skrócona, NIP, adres oraz informacje dodatkowe, natomiast w danych systemowych ten kontrahent jest wprowadzony tylko z nazwą skróconą i numerem NIP. Za pomocą przycisku [Przepisać] możemy zamienić te niepełne dane w systemie na pełne dane z pliku.

Import transakcji unijnych

Zaletą tego modułu jest to, iż w przypadku transakcji unijnych, dla których nie została wystawiona faktura wewnętrzna w momencie importu taka faktura zostanie automatycznie doksięgowana. Oznaczenia N, U, T lub nazwy odpowiadające tym oznaczeniom, nadane przez użytkownika dotyczące transakcji wewnątrzwspólnotowych będą miały istotne znaczenie przy imporcie dokumentów. Jeżeli wystąpi w/w symbol lub nazwa w kontach importowanych, użytkownik dopisując konta systemowe do kont importowanych będzie wiedział, że do faktury macierzystej nie została wystawiona faktura wewnętrzna w programie ZBYT. W takim przypadku będzie to informacja dla tego modułu, aby taką fakturę automatycznie doksięgował w programie SKP®.

Księgowanie tych transakcji oznaczonych symbolami:

•N - wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów,

•U - import usług,

•T - wewnątrzwspólnotowe nabycie środków transportu - podatek VAT zapłacony przed dniem złożenia deklaracji;

wymaga podwójnego zapisu. Pierwszy polega na wystawieniu faktury wewnętrznej księgowanej w programie SKP® na konta N, U, T i do rejestrów VAT ujmowanych jako Dostawa, natomiast w KPiR ten dokument nie będzie ujęty. Drugi zapis księgowany na konta rodzaju <dostawa / nabycie na terytorium kraju> będzie ujmowany w Rejestrach VAT jako nabycie a w KPiR będzie ujęty jako Koszt.

Gdy wystąpi taka sytuacja w pierwszym oknie - Import z innych programów będziemy mieli np. 8 dokumentów przeznaczonych do importu, natomiast w kolejnym oknie - Import Danych Księgowych tych dokumentów może być już 10, gdyż do dwóch dokumentów zostaną doksięgowane faktury wewnętrzne dotyczące transakcji unijnych.