4. KSIĘGI > Księgowanie > Opcje

W przypadku posiadania przez użytkownika rozszerzenia do wymiany danych z tego miejsca możemy dokonać importu danych z dyskietki, bądź innego nośnika, za pomocą opcji Wymiana danych → Import.

Po wybraniu tej opcji wyświetlona zostanie lista znajdujących się tam plików zawierających dane do importu. Każdy plik zaczyna się od SKPEX, a następnie data i godzina eksportu danych. Poniżej wyświetlane są szczegóły, między innymi data sporządzenia pliku oraz od kogo pochodzą dane.

Po zaakceptowaniu zawartości wciskamy przycisk [OK] w celu zaimportowania danych do programu SKP®.

Jeżeli użytkownik wcześniej wykonywał import danych z danego pliku to przed wykonaniem powtórnego importu otrzyma ostrzeżenie - W systemie znajdują się już wcześniej zaimportowane dokumenty, taki komunikat pozwala uniknąć użytkownikowi wielokrotnego księgowania tych samych dokumentów.

W oknie dotyczącym Importu w kolumnie S - dokumenty już zaimportowane będą miały znaczniki, dzięki którym użytkownik będzie mógł odróżnić dokumenty już zaimportowane od tych, które w ogóle nie były importowane. W celu usprawnienia procesu importu i łatwego wybrania dokumentów w Opcjach → Dokumenty do importu możemy wybrać odpowiedni zakres tych dokumentów. Mogą to być dokumenty w ogóle nie importowane, już zaimportowane lub wszystkie.

Podczas importu danych szczegółowo analizowane są również dane dotyczące kontrahentów w celu wyeliminowania ich powtórnego zapisania w programie SKP®. Sprawdzenie odbywa się poprzez porównanie kompletu pól z pliku z ich odpowiednikami w programie.

Stopień dokładności

W Opcjach możemy wybrać sposób sprawdzania danych tzw. Stopień dokładności:

•Ogólny (tylko NIP i Nazwa kontrahenta)

•Szczegółowy (wszystkie dane są porównywane).

Jeżeli w Systemie mamy wprowadzonych kontrahentów z pełnymi danymi to wykonując import wskazane jest zaznaczenie porównania kompletu pól. W takim przypadku użytkownik będzie miał pewność, że ten sam kontrahent nie zostanie jeszcze raz dopisany do systemu. Inaczej wygląda sytuacja jeżeli w Systemie kontrahent jest wprowadzony tylko z nazwą skróconą i NIP, wtedy wystarczy zaznaczyć: Porównanie podstawowe. W razie wystąpienia rozbieżności między danymi z pliku pośredniczącego a listą kontrahentów w SKP®, użytkownik określa sposób postępowania z kontrahentami.

Po ponownym wybraniu IMPORTUJ rozpocznie się proces kontroli danych. Jeżeli występują sytuacje wymagające wyjaśnienia np. rozbieżności w listach Kont lub Kontrahentów pojawiają się formularze do wykonania uzgodnień. Formularz taki przedstawiony jest za pomocą okna, w którym po lewej stronie są dane importowane a po prawej dane systemowe dzięki temu użytkownik może porównać dane między sobą a różnice ma zaznaczone innym kolorem.

W przypadku wystąpienia rozbieżności w trakcie importu dokumentów użytkownik będzie mógł skorzystać z trzech możliwości za pomocą klawiszy:

•Dopisać - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł dopisać dane z pliku importowanego np. konto lub kontrahenta do systemu. Dzięki tej operacji użytkownik będzie miał identyczne konta i kontrahentów w systemie jak te, które są zapisane w pliku.

Przykład

W pliku importowanym mamy wprowadzoną fakturę z Tesco, ale w systemie takiego kontrahenta jeszcze nie mamy. Program importując dane wskaże nam tego kontrahenta i umożliwi nam dopisanie go do systemu.

•Przeksięgować - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł przeksięgować dane dotyczące konta lub kontrahenta importowanego na te zapisane w systemie.

Przykład

W systemie wprowadzony jest kontrahent o nazwie "AMBROZJA" i numerze NIP 521-104-03-03, natomiast w pliku importowanym wprowadzony jest kontrahent "AMBROZJA" Sp. z o.o. o numerze NIP 521-104-03-03. Na podstawie danych system weryfikuje kontrahenta, dzięki czemu użytkownik uniknie dopisywania tego samego kontrahenta kolejny raz. W takim przypadku zasadne będzie skorzystanie z przycisku [Przeksięguj]. Użycie tego przycisku spowoduje, że dane z pliku wprowadzone z nazwą "AMBROZJA" Sp. z o.o. zostaną przeniesione na "AMBROZJA".

•Przepisać - za pomocą tego przycisku użytkownik będzie mógł przepisać (zamienić) dane występujące w systemie dotyczące kontrahenta na dane importowane.

Przykład

W danych importowanych mamy wprowadzone pełne dane kontrahenta: nazwa pełna i skrócona, NIP, adres oraz informacje dodatkowe, natomiast w danych systemowych ten kontrahent jest wprowadzony tylko z nazwą skróconą i numerem NIP. Za pomocą przycisku [Przepisać] możemy zamienić te niepełne dane w systemie na pełne dane z pliku.

Importować można wszystkie pozycje lub wybrać tylko żądane przy pomocy operacji Filtruj.