W zależności od potrzeb, użytkownik może korzystać ze wszystkich lub tylko z części oferowanych możliwości programu.
Modułowa konstrukcja umożliwia wybór zakresu stosowania i stopniowe wprowadzanie do użytku nowych elementów lub tylko częściowe wykorzystanie systemu. Moduły te można dowolnie dobierać do podstawowej wersji programu dostosowując program do własnych potrzeb.
Zawarte w podręczniku specyfikacje i opisy obejmują wersję programu z kompletem modułów i dodatków. Zakupiona wersja programu może nie zawierać tych wszystkich elementów, które można dokupić w dowolnym momencie poprzez Moje Konto dostępne wprost w programie.
Stosując program w podstawowym zakresie ograniczamy się do wprowadzania danych dla potrzeb Księgi podatkowej (lub Ewidencji przychodów w przypadku ryczałtowców). Możemy także korzystać z Rejestrów VAT.
Korzystamy z punktów dotyczących sporządzania deklaracji i prowadzenia wybranych ewidencji.
Niekiedy używamy funkcji pomocniczych z części Biuro: przelewy, dowody wewnętrzne.
Zawarte tu specyfikacje i opisy obejmują wersję programu z kompletem modułów i dodatków.
Zakupiona wersja programu może nie zawierać tych wszystkich elementów.
W ramach opieki serwisowej program może być rozbudowany w późniejszym czasie.
Konstrukcja programu
Schematyczne działanie programu przedstawia obrazek:
Punkt Księgowanie możemy traktować jako brudnopis – wpisane tu dokumenty nie są jeszcze uwzględniane w zestawieniach. Aby tak się stało muszą znaleźć się w Dzienniku zapisów, który możemy traktować, jak segregator, w którym wpięte są wszystkie dokumenty księgowe firmy. Należy wykonać Zapis próbny lub Księgowanie – wówczas zapisy znikną z punktu Księgowanie, a pojawią się w Dzienniku zapisów i w konsekwencji we wszystkich zestawieniach.
Zapis próbny tym różni się od Księgowania, że dokumenty próbnie zapisane w dzienniku zapisów możemy wycofać do brudnopisu np. celem uzupełnienia lub poprawek. Trwały zapis daje operacja Księgowanie, choć i w dzienniku zapisów mamy możliwość korygowania błędów, czy pomyłek.
Jak widać z powyższego schematu działanie użytkownika sprowadza się do prawidłowego wprowadzenia dokumentu, natomiast wszelkie skomplikowane zestawienia, rejestry i ewidencje są już automatycznie tworzone przez program.
Oprócz wspomnianych elementów związanych bezpośrednio z księgowaniem dokumentów program zawiera wiele innych modułów, które działają niezależnie od systemu księgowego lub mogą się z nim łączyć np. księgowanie kosztów użytkowania samochodu.
Na końcu tego rozdziału ujęto w punktach najważniejsze kroki zmierzające do rozpoczęcia użytkowania systemu. Wcześniej jednak szerzej omówimy związane z tym zagadnienia.
W zależności od potrzeb, użytkownik może korzystać ze wszystkich lub tylko z części oferowanych możliwości programu. Modułowa konstrukcja umożliwia wybór zakresu stosowania i stopniowe wprowadzanie do użytku nowych elementów lub tylko częściowe wykorzystanie systemu.
Uwaga! W programie zastosowano kilka poziomów pomocy i podpowiedzi. Wskazane jest zapoznać się z rozdziałem Jak korzystać z Pomocy.
Plan Kont
Jeżeli uznamy, że w oparciu wyłącznie o zapisy w kolumnach Księgi uzyskujemy zbyt mało informacji, możemy zastosować bardziej rozbudowany sposób rejestracji wprowadzając własny Plan Kont.
Dotyczy to w szczególności podziału kosztów oraz miejsca i struktury dostawy (sprzedaży).
Nie naruszy to w niczym prawidłowości wymaganej od nas dokumentacji oraz w niczym nie utrudnia i nie wydłuża procesu wprowadzania danych.
Uwaga! W biurach rachunkowych może stanowić dodatkową usługę.
Kontrola zapłat
Mając wprowadzone dokumenty dotyczące nabycia (zakupu) i dostawy (sprzedaży) możemy prowadzić kontrolę zapłat.
Moduł rozrachunkowy umożliwia pełną kontrolę nad rozliczaniem zobowiązań i należności.
Wystarczy wprowadzać dokumenty kasowe i bankowe, a następnie żądać odpowiednich zestawień.
Program dokonuje rozliczania dokumentów (także zapłat częściowych) i kontroluje terminowość.
Kontrahenci
Program prowadzi kartoteki kontrahentów.
Na bieżąco informuje o aktualnym stanie sald, obrotów, należności i zadłużeń. Umożliwia tworzenie wydruków różnych zestawień, list.
Możliwe jest też tworzenie pism i druków dla kontrahentów.
Fakturowanie
W programie mamy możliwość wystawiania różnych dokumentów - faktur, rachunków, paragonów. Można prowadzić archiwum tychże dokumentów.
Należy mieć jednak świadomość, że nie jest on w żaden sposób powiązany z magazynem, nie prowadzi stanów magazynowych.
Jeśli więc moduł fakturujący okaże się wystarczający dla potrzeb użytkownika (większość usług, niektórzy producenci), uzyska on wygodne narzędzie obsługi dostawy (sprzedaży) połączone z silnym systemem księgowo-podatkowym. Zaspokajając wszystkie potrzeby komputerowej obsługi działalności.
W przypadku, gdyby jednak zależało nam na prowadzeniu i kontrolowaniu stanów magazynowych możliwe jest dokupienie rozszerzenia do programu, czyli MiniMagazynu. Dzięki niemu możemy generować druki magazynowe, tworzyć listy asortymentu, remanentowe oraz mieć podgląd na obroty magazynowe.
Podręcznik
Wiele zawartych w podręczniku informacji dotyczących obsługi lub spraw merytorycznych może być już znana naszym użytkownikom z innych doświadczeń.
Jednak ma on służyć także tym, którzy właśnie rozpoczęli działalność, kupili komputer i po raz pierwszy przystępują do księgowania swojej firmy.
A i osoby bardziej obyte w pracy z komputerem znajdą tu też uporządkowane informacje i porady, do których warto niekiedy zajrzeć.
Trudne zdarzenia księgowe
Mimo zawartych w podręczniku porad oraz przedyskutowania trudniejszych zagadnień, dokumentacja ta nie jest i nie może być poradnikiem w zakresie księgowości i podatków.
Użytkownik powinien znać przepisy w tym zakresie i ich interpretację.
Napotykając na trudność w zrealizowaniu w programie jakiegoś bardziej skomplikowanego zdarzenia księgowego, należy wpierw głośno zastanowić się, jaki efekt chcemy uzyskać i jak byśmy to wykonali nie używając komputera. Dopiero wówczas należy zastosować odpowiednie mechanizmy programu.
Dobrym podejściem jest traktowanie systemu, jak pracownika, któremu wydajemy polecenia, aby przygotował zestawienie, sporządził wydruk, itp. zgodnie z naszym życzeniem.
Intuicyjna praca z programem
Program nie wymaga specjalnego wdrożenia i można go użytkować już po zapoznaniu się z początkowymi rozdziałami podręcznika. Konwersacyjna współpraca z komputerem, wiele komunikatów ostrzegawczych i informacyjnych, obszerny podręcznik oraz system kontroli błędów i kontekstowych podpowiedzi, czyni system przyjazny użytkownikowi i gwarantuje bezpieczną pracę.
Opcje dostępne we wszystkich częściach programu pozwalają na jego dostosowanie do potrzeb i przyzwyczajeń użytkownika.
Praca z programem jest intuicyjna. Wiele informacji, zwłaszcza dotyczących manualnej strony obsługi, a zajmujących stronę skomplikowanych wyjaśnień można zastąpić jedną, praktyczną próbą przy komputerze, do czego gorąco zachęcamy przy poznawaniu programu.