Pisma
|
<< Kliknij, aby wyświetlić spis treści >> Nawigacja: 7. BIURO > Pisma |
Moduł Pisma służy do pisania prostych tekstów.
Mogą one być drukowane samodzielnie lub potraktowane jako pisma i w oparciu o dane adresowe kontrahentów wydrukowane z adresem nadawcy (użytkownika programu) i adresata.
Poza wydrukiem tekstu do pisma można dołączyć tzw. Notatkę, o indywidualnej treści dla każdego adresata. W ten sposób gdy wysyłamy grupie kontrahentów pismo np. z prośbą o uzgodnienie salda, czy informację o zmianie numerów telefonów, niektórym możemy dołączyć specjalna uwagę.
Dodatkowo ten moduł programu umożliwia adresowanie kopert.
Ten punkt programu daje nam cztery zasadnicze możliwości:
•Edycja i wydruk dowolnych, niezależnych dokumentów,
•Wydruk zaadresowanych pism z treścią w formie krótkich notatek,
•Wydruk pism + dołączanie większego dokumentu utworzonego w edytorze,
•Adresowanie kopert.
Dane do tego punktu można też przesyłać bezpośrednio z:
•Dziennika zapisów oraz
•Kartoteki - Kontrahenci np. dla korespondencji seryjnej.
Na liście znajduje się nazwa kontrahenta oraz tzw. Notatka. Jest to krótki tekst (do 250 znaków), który w przypadku krótkich informacji może zastąpić dołączanie oddzielnego pisma. Jednak jego głównym przeznaczeniem jest indywidualizacja korespondencji seryjnej.
Jeżeli dla grupy kontrahentów drukujemy pismo, do którego wstawiamy stały tekst z edytora, to jednocześnie możemy kazać też ujmować w treści pisma Notatki, których treść jest już odmienna dla każdego adresata.
Uwaga! W Notatce nie mamy, jak w innych przypadkach wprowadzania dłuższych tekstów, możliwości samodzielnego łamania linii. Program sam dzieli wprowadzony tekst na linie.
Dokumenty tworzone w edytorze są formatu *.rtf, stąd każde pismo ma oprócz nazwy podanej przez użytkownika dodatkowe rozszerzenie .rtf. Wszystkie pisma składowane są folderze System, który jest pod-folderem foldera, w którym zainstalowano program.
Tworzenie pism
Zasadniczo możemy stworzyć pismo w oparciu o:
•Notatki wprowadzone przez [Dodaj],
•Tekst, który stworzymy w Edytorze,
•Pismo zawierające notatkę widoczną na ekranie i tekst z Edytora.
Zakres danych pojawiających się na piśmie wybieramy przy drukowaniu. Po kliknięciu na przycisk [Wydruk] ukazuje się okno, gdzie możemy wybrać:
•Pisma - Tworzone jest pismo z adresem nadawcy, adresata oraz notatką, tekstem w zależności od wyboru.
•Lista - Tworzona jest lista wybranych adresatów wraz z przypisanymi do nich notatkami.
Wydruk listy możemy dodatkowo oznaczyć własnym komentarzem, który możemy wpisać lub pobrać ze Słownika.