6. PŁACE > Płace i ZUS > Rozliczenia z ZUS

Dzięki wprowadzonym danym mamy możliwość wykonania deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA oraz raportów miesięcznych:

•DRA,

•RMUA,

•RCA,

•RSA,

•RPA,

•DRA cz. II,

•Dra cz. III.

Zwracamy uwagę, że dokumenty za każdego ubezpieczonego będącego obywatelem Polski muszą zawierać poprawny numer PESEL. Brak bądź niepoprawny numer PESEL na dokumencie uniemożliwi przekazanie takiego dokumentu do ZUS.

Sposób przekazywania do deklaracji ZUS informacji o pracowniku, który ma prawo do dodatkowych świadczeń z tytułu urodzenia i wychowywania dziecka omówiony jest w punkcie Urlop wychowawczy i macierzyński.

Deklaracje ZUS

Deklaracje ZUS mogą być przekazywane do programu Płatnik lub platformę PUE.

Deklaracje ZUS sporządzane są na podstawie zapisów w kartotekach wynagrodzeń.

Aby wysłać dane do Płatnika wystarczy wejść w Wydruk i wybrać "Do programu Płatnik".

Dane płatnika

Formularz Dane płatnika dostępny jest w części płacowej w Opcjach w zakładkach: Dane osobowe lub Płace i ZUS oraz w oknie wydruków deklaracji i przelewów ZUS.

Obejmują one wszystkie informacje używane przy sporządzaniu deklaracji ZUS.

Wprowadzamy tu: NIP, PESEL, Regon płatnika, czyli dane do deklaracji ZUS a także dane adresowe płatnika składek.

Okno podzielone jest na zakładki: Podstawowe, Adresowe, Składki ZUS oraz PPK.

Podstawowe

Podstawowe dane płatnika obejmują informacje używane przy sporządzaniu deklaracji rozliczeniowych ZUS i są niezależne od danych używanych w deklaracjach podatkowych.

Ten sam formularz dostępny jest przy sporządzaniu wydruku deklaracji ZUS.

Termin przesyłania deklaracji - Do wyboru są cztery terminy:

•1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

•3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną,

•6 – dla deklaracji składanych do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek”,

Płatnikiem jest spółka - Składki ZUS pracowników opłaca spółka a nie wspólnicy spółki.

NIP - Wprowadzamy numer NIP Firmy.

REGON - Wprowadzamy numer REGON Firmy.

PESEL - Wprowadzamy numer PESEL właściciela Firmy.

Inny numer (rodzaj, seria, i numer) - Na deklaracjach można umieścić dane z dowodu osobistego lub paszportu.

Rachunek składkowy - Dzięki wprowadzeniu w tym miejscu indywidualnego rachunku składkowego dla płatnika składek, jednym przelewem, na jeden rachunek składkowy, przeleje się wszystkie składki na:

•ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe),

•ubezpieczenie zdrowotne,

•fundusze (Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Emerytur Pomostowych).

Nazwa skrócona - Skrócona nazwa Firmy.

Nazwisko - Nazwisko właściciela Firmy.

Imię pierwsze - Pierwsze imię właściciela Firmy.

Data urodzenia - Data urodzenia właściciela Firmy.

Preferowane na przelewach ZUS - Określa co ma być ukazywane na przelewach - numer REGON, PESEL lub inny numer a także czy widoczna ma być nazwa skrócona czy nazwisko i imię.

Stopa składek na ubezpieczenie wypadkowe - Na początku roku stopę ubezpieczenia wypadkowego zmieniamy w System - Parametry. Jeżeli zmiana następuje w trakcie roku - wtedy zmieniamy ją w tym miejscu.

Okres podstawy wymiaru składek - Wybieramy długość okresu podstawy wymiaru składek. Do wyboru jest 6 lub 12 miesięcy.

Firma jest uprawniona do wypłaty zasiłków - Pracodawcy zatrudniający ponad 21 pracowników zobowiązani są do wypłaty choremu pracownikowi nie tylko wynagrodzenie chorobowe, ale również zasiłek chorobowy, zasiłek wyrównawczy, świadczenie rehabilitacyjne, zasiłek opiekuńczy oraz zasiłek macierzyński. Należy wtedy mieć zaznaczoną tę opcję.

Wynagrodzenie jest wypłacane z kolejnym miesiącu - Wynagrodzenie zamiast wypłacane na koniec jednego miesiąca wypłacane jest na początku następnego miesiąca.

Stosuj koszty autorskie - Po zaznaczeniu tej opcji będą naliczane pracownikowi koszty autorskie. Aby je wyliczyć wystarczy w Płace i ZUS → Edycja - wpisać w polu kosztów S a w prawym, dolnym rogu pojawi się miejsce do wpisania kosztów w wartości procentowej lub złotówkowej.

Ilość dodatkowych płac prowadzonych przez Firmę - Firma może prowadzić więcej niż 1 listę płac. Ma możliwość wskazania, czy prowadzi jedną, dwie czy trzy listy płac zaznaczając odpowiednio: bez dodatkowych, jedna lub dwie.

Do dyspozycji mamy:

•domyślna - lista główna,

•lista główna i 1 lista dodatkowa,

•lista główna i 2 listy dodatkowe.

W zależności od wyboru ilości list płac tyle pojawi się zakładek list płac w zakładce Płace i ZUS. Zbiorczo, Karty pracy i deklaracje rozliczeniowe ujmowały będą wszystkie kwoty zbiorczo ze wszystkich list płac.

Adresowe

Adresowe dane płatnika dotyczą adresu płatnika składek, jaki umieszczany będzie na drukach ZUS Z-3, Z-3a i Z-3b.

Można tu wprowadzić kod pocztowy, pocztę, gminę, miejscowość, ulicę oraz numer domu i lokalu. Dodatkowo można podać numer telefonu oraz adres poczty elektronicznej.

W przypadku kraju innego niż Polska, wystarczy zaznaczyć "Kraj inny niż Polska", wybrać właściwy kraj oraz wpisać jego kod pocztowy.

Wprowadzone tu dane ujęte będą na drukach ZUS Z-3, Z-3a i Z-3b.

Składki ZUS

•Mały ZUS

Dla osób fizycznych wykonujących działalność gospodarczą na mniejszą skalę, które korzystają z obniżenia składek na ubezpieczenie społeczne.

Należy zaznaczyć tę opcję oraz wpisać kwotę przychodu z działalności gospodarczej w poprzednim roku kalendarzowym.

Kwota ta zostanie uwzględniona na DRA cz. II lub RCA cz. II.

•Składka zdrowotna

Forma opodatkownaia- z rozwijanej listy wybieramy forme księgowości. Do wyboru mamy:

-opodatkowanie na zasadach ogólnych- podatek według skali;

-opodatkownaie na zasadch ogólnych- podatek liniowy;

-karta podatkowa;

-ryczałt od przychodów ewidencjonowanych;

-bez formy opodatkowania.

Deklaracja opłacania składek na podstawie przychodów za poprzedni rok- opcja dostępna jedynie przy wybranej formie opodatkownia ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Zaznaczenie tej pozycji spowoduje uaktywnienie się okienka Kwota dochodu za poprzedni rok (przychód- składki społeczne)

Składka społeczna księgowan jest do KUP- zaznaczamy gdy składki społeczne księgujemy do kosztów uzyskania przychodu. Opcja dostępna przy formie opodatkowania na zasadach ogólnych- podatek według sklali oraz liniowy.

PPK

W tym miejscu wprowadzany dane dotyczące Pracowniczych Planów Kapitałowych:

•nazwę Funduszu PPK,

•nr konta bankowego do wpłat składek,

•nr umowy o zarządzanie PPK,

•datę zawarcia umowy o zarządzanie PPK,

•datę zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu pracowników.

Na chwilę obecną okno to pełni rolę jedynie informacyjną. W przyszłości z tego miejsca można będzie nawiązać współpracę z Fundoszem PPK.

Program Płatnik

Pliki przeznaczone dla programu Płatnik tworzymy wybierając przycisk Wydruk - Do programu Płatnik.

Zostaje wówczas przygotowany plik o wymaganym formacie i złożony w tym samym folderze, w którym znajdują się pozostałe dane Firmy.

Plik nosi nazwę: ZUSXX.xml, gdzie xx jest numerem miesiąca.

Przy wysyłce danych do Płatnika program przeprowadza pełną kontrolę poprawności danych. Sprawdzane są:

•Nazwisko płatnika

•Imię płatnika

•Data urodzenia płatnika

•NIP płatnika

•REGON płatnika

•PESEL płatnika

•Typ dokumentu płątnika

•Nazwa skrócona płatnika

•Okres OD i DO

•PESEL pracownika

•Liczba dni

•Kod tytułu ubezpieczenia

W przypadku niewypełnienia żądanych pól program wysyła odpowiednie komunikaty i umożliwia poprawę danych wysyłanych do Płatnika.

Po wybraniu Wydruk - Do Płatnika otwiera się okno, na którym dostępne są opcje dostosowujące tworzenie plików do Płatnika:

Czy DRA wypełniana jest tylko za siebie

Ustalamy tu, czy deklarację wypełniamy tylko za siebie, jako właściciela, czy także za pracowników.

W przypadku wypełniania DRA tylko za właściciela wybieramy TAK.

W przypadku wypełniania DRA także za pracowników należy wybrać NIE.

Znak i numer decyzji pokontrolnej

Miejsce na wpisanie znaku i decyzji pokontrolnej.

Identyfikator deklaracji

Należy wpisać identyfikator deklaracji (numer/miesiąc/rok), np. 01 01 2025.

Numer oznacza numer raportu za dany miesiąc. Szczegółowych informacji, jaki ma być numer proszę szukać w ZUS.

Identyfikator deklaracji, do której były dołączone raporty

Należy wpisać identyfikator deklaracji (numer/miesiąc/rok), np. 01 01 2025.

Numer oznacza numer raportu za dany miesiąc. Szczegółowych informacji, jaki ma być numer proszę szukać w ZUS.

Data wypełnienia

Miejsce na określenie daty wypełnienia deklaracji.

Fundusz Emerytur Pomostowych

Liczba pracowników, za których opłacana jest składka na FEP

Wprowadzamy tu liczbę pracowników, za których opłacana jest składka na fundusz emerytur pomostowych.

Fundusz Emerytur Pomostowych

Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze

Wprowadzamy tu liczbę stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.

Korzystaj z warunku filtrującego

W przypadku, gdy mamy wyfiltrowanych pracowników przyciskiem [Filtruj] możemy zaznaczyć ü przy tej opcji.

Brane pod uwagę będą tylko wyfiltrowane osoby.

Dodatkowo, na oknie, dostępne są klawisze funkcyjne:

WYBÓR OSÓB

Ukazana jest lista pracowników firmy. Z tego miejsca możemy prześledzić, dla których pracowników możemy wyeksportować dane do Płatnika. Określają to kropki:

•Zielone - Pracownik ujmowany do Płatnika,

•Czerwone - Pracownik nie ujmowany do Płatnika.

Kropki te dodatkowo są podzielone na:

•Kropki według użytkownika, możemy je sami zmieniać i przywracać bądź nie danego pracownika do wysyłki do Płatnika,

•Kropki według systemu, których nie możemy zmieniać i wskazują czy dany pracownik może być wyeksportowany do Płatnika. Gdy jest czerwona kropka, oznacza to, że dane pracownika są niepełne lub niewłaściwe.

DANE PŁATNIKA

Wprowadzamy tu: NIP, PESEL, Regon, dane do deklaracji ZUS oraz zmieniamy stopę ubezpieczenia wypadkowego w trakcie roku. Ustalamy także adres ujmowany na drukach ZUS Z-3, Z-3a i Z-3b. Zaznaczamy, że opłącamy składki w ramach Małego ZUS oraz wybieramy forme opodatkowania na podstawie której naliczona zostanie składka zdrowotna dla właściciela.

Określamy termin przesyłania deklaracji:

•1 – dla deklaracji składanych do 5. dnia następnego miesiąca za miesiąc poprzedni dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,

•3 – dla deklaracji składanych do 15. dnia następnego miesiąca - dla płatników składek posiadających osobowość prawną,

•6 – dla deklaracji składanych do 20. dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników składek”,

WYŚLIJ KOMPLET DEKLARACJI

Wysyłany jest komplet deklaracji do programu Płatnik.

Po wysłaniu plików otwiera się okno Lista plików do programu Płatnik. Wypisane są pliki tworzone dla wszystkich miesięcy, nazywane odpowiednio ZUSXX.xml, gdzie XX to miesiąc utworzenia. Widnieje także krótka instrukcja dostępu do dokumentów rozliczeniowych w Płatniku.

Utworzone pliki możemy usunąć z listy za pomocą prawego klawisza myszki.

WYŚLIJ DRA

W przeciwieństwie do Wyślij komplet deklaracji z tego miejsca możemy wysyłać do Płatnika osobne poszczególne deklaracje. Pierwszą będzie DRA.

Po jej wysłaniu ukaże się okno RCA -> do programu Płatnik, gdzie dostępny jest przycisk [Wyślij RCA].

Po kolei można wysłać deklaracje do Płatnika.

PRZERWIJ

Przerywa lub anuluje operację wysyłki do Płatnika.

PŁATNIK

Ukazuje się się okno Lista plików do programu Płatnik. Wypisane są pliki tworzone dla wszystkich miesięcy, nazywane odpowiednio ZUSXX.xml, gdzie XX to miesiąc utworzenia. Widnieje także krótka instrukcja dostępu do dokumentów rozliczeniowych w Płatniku.

Utworzone pliki możemy usunąć z listy za pomocą prawego klawisza myszki.

Aby w programie Płatnik uzyskać dostęp do dokumentów rozliczeniowych ZUS utworzonych w programie SKP® należy uruchomić Płatnika i przeprowadzić "Import z innych programów" postępując zgodnie z poleceniami kreatora importu.

Zawsze po dokonaniu importu dokumentów należy zapoznać się z "Raportem z importu".

Uwaga! Dalsze czynności wykonujemy już w programie Płatnik. Z programu SKP® wysyłamy jedynie plik z danymi.