6. PŁACE > Płace i ZUS > Kalkulator zasiłkowo-chorobowy

Kalkulator zasiłkowo-chorobowy jak sama nazwa wskazuje służy do wyliczeń świadczeń za czas choroby.

Należy zwrócić uwagę, że wyliczenia nie są zapamiętywane i archiwizowane - potrzebne są wyłącznie do określenia wielkości świadczenia i widoczne są jedynie w momencie wyliczeń.

Uruchamiając kalkulator chorobowo-zasiłkowy użytkownik sam decyduje o nabyciu prawa danego ubezpieczonego do wypłaty świadczenia (minął już odpowiedni okres wyczekiwania).

O tym, czy dana firma uprawniona jest do wypłaty zasiłków, czy też nie, decyduje oznaczenie dokonane w Opcje → Dane Płatnika.

Wyliczenie przysługującego świadczenia za czas choroby (zasiłku chorobowego, zasiłku opiekuńczego, zasiłku rehabilitacyjnego) w skrócie sprowadza się do:

•Ustalenia, z których miesięcy wynagrodzenie zostanie uwzględnione do wyliczenia przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia,

•Ustalenia przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia,

•Ustalenia podstawy wynagrodzenia za dzień nieobecności,

•Ustalenia wynagrodzenia za dzień nieobecności,

•Ustalenia wynagrodzenia za zadany okres niezdolności .

Cała trudność z wyliczaniem wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku polega na prawidłowym ustaleniu podstawy, od której następuje dalsze liczenie. Aby ją prawidłowo ustalić należy wprowadzić dane płacowe pracownika, dla którego ustala się wynagrodzenie.

Należy wprowadzić dane ze wszystkich miesięcy, z których wynagrodzenie będzie uwzględniane w wyliczeniu podstawy wymiaru.

W przypadku gdy płace za ostatni rok były wyliczane w programie SKP® można pobrać je automatycznie do wyliczeń. Gdy pracę z programem rozpoczęto później należy brakujące miesiące uzupełnić ręcznie.

Do podstawy wyliczonego świadczenia chorobowego ujmuje się te wynagrodzenia z oznaczeniem w kolumnie B – innym niż ND.

Jeżeli wynagrodzenie przysługuje w stałej miesięcznej wysokości, do podstawy wymiaru wynagrodzenia i zasiłku przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę, a jeżeli pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne – wynagrodzenie, które osiągnąłby, gdyby przepracował pełen miesiąc kalendarzowy.

Uwaga! Do wyliczeń świadczenia chorobowego brane są kwoty wprowadzone we wszystkich listach płac (głównej i dwóch dodatkowych). Ilość dni przepracowanych brana jest jednak jedynie z listy głównej, pomijając listy dodatkowe.

Nieprzepracowanie części miesiąca

W przypadku, gdy w okresie, z którego wynagrodzenie uwzględnia się w podstawie wymiaru świadczenia chorobowego, pracownik nie osiągnął pełnego wynagrodzenia wskutek nieprzepracowania części miesiąca z przyczyn usprawiedliwionych, przy obliczaniu podstawy :

•Wyłącza się wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy

•Przyjmuje się, po uzupełnieniu, wynagrodzenia za miesiące, w których pracownik przepracował więcej niż połowę obowiązującego go w danym miesiącu czasu pracy.

Ważnym staje się więc uzupełnianie, wpisując wypłaty z danych miesięcy, pola „Dni robocze" i „Dni przepracowane" w Płacach i ZUS → Edytuj.

Uwaga! W liczbie dni, które pracownik był obowiązany przepracować, nie uwzględnia się dni nieusprawiedliwionej nieobecności w pracy .

W przypadku wystąpienia urlopu wypoczynkowego – w ilości dni przepracowanych należy wpisać łączną liczbę dni pracy i dni urlopu wypoczynkowego.

Informacje o chorobie

Aby prawidłowo wyliczyć wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy należy, poza historią wynagrodzenia, wprowadzić parę istotnych informacji, które zostaną opisane poniżej.

Powód nieobecności

Należy określić powód nieobecności pracownika. Do wyboru mamy:

•Choroba pracownika - wyliczane będzie tu wynagrodzenie lub zasiłek chorobowy - kod świadczenia 331 lub 313,

Wynagrodzenie chorobowe przysługuje za pierwsze 33 dni choroby w danym roku kalendarzowym, po upłynięciu tego terminu staję się zasiłkiem chorobowym, wykazanym w postaci przerwy lub kwotowo w zależności, czy dana firma jest uprawniona do wypłaty tego świadczenia, czy też nie.

Wyjątkiem są osoby, które ukończyły 50 rok życia, dla nich okres tego przejścia jest krótszy i wynosi 14 dni.

Maksymalny okres wypłaty tych typów świadczeń to 182 lub 270 dni.

Przy chorobie pracownika wymiar wynagrodzenia może wynosić:

•80%,

•100%.

•Świadczenie rehabilitacyjne - kod świadczenia 321,

Świadczenie rehabilitacyjne przysługuje ubezpieczonemu, który po wykorzystaniu okresu zasiłkowego omówionego wyżej, nadal pozostaje niezdolny do pracy.

O prawie do wypłaty tego świadczenia decyduje lekarz orzecznik oddziału ZUS, przyznany może być max. na okres 12 miesięcy, gdzie miesiąc to 30 dni.

Przy świadczeniu re habilitacyjnym wymiar wynagrodzenia może wynosić:

•75%,

•90%,

•100%.

Świadczenie rehabilitacyjne podlega dodatkowo waloryzacji , jeżeli wskaźnik waloryzacji ogłoszony przez ZUS jest większy niż 100%.

•Zasiłek opiekuńczy - kod świadczenia 312.

Zasiłek opiekuńczy przysługuje z tytułu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem do 14 roku jego życia (max. 60 dni w roku kalendarzowym) lub innym dorosłym członkiem rodziny (do 14 dni). Łączny okres wypłaty tego zasiłku nie może jednakże przekraczać w roku kalendarzowym 60 dni.

Przy zasiłku opiekuńczym wymiar wynagrodzenia wynosi 80%.

•Wypadek - praca - kod świadczenia 313 lub 314.

Za czas niezdolności do pracy wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego pracodawca wypłaca pracownikowi wynagrodzenie za czas choroby ( kod 313) . Gdy nieszczęśliwe zdarzenie, jakiemu ulegnie pracownik, zostanie zakwalifikowane jako wypadek w drodze do lub z pracy, niezdolny do pracy pracownik otrzyma 100 proc.

Gdy niezdolność do pracy będzie trwała dłużej niż 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, pracownikowi od 34 dnia będzie przysługiwał zasiłek chorobowy (kod 314) . Jeżeli niezdolność do pracy powstanie wskutek wypadku w drodze do pracy lub z pracy, miesięczny zasiłek chorobowy wynosi 100 proc. podstawy wymiaru zasiłku.

Pracownik nieobecny od

Wprowadzamy okres absencji pracownika. Daty od i do można wprowadzić ręcznie lub za pomocą kalendarza dostępnego po prawej stronie pól.

Kod choroby

W zaświadczeniu lekarskim o czasowej niezdolności do pracy z powodu choroby informacje o okolicznościach, które mają wpływ na prawo do wynagrodzenia lub zasiłku chorobowego albo na jego wysokość, podaje się z zastosowaniem następujących kodów literowych:

•Kod A – oznacza niezdolność do pracy powstałą po przerwie nieprzekraczającej 60 dni – spowodowaną tą samą chorobą, która była przyczyną niezdolności do pracy przed przerwą,

•Kod B – oznacza niezdolność do pracy przypadającą w okresie ciąży, przysługuje z tego tytułu 100% wymiaru świadczenia,

•Kod C – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną nadużyciem alkoholu,

W przypadku zaznaczenia kodu C wynagrodzenie / zasiłek wyliczany będzie za okres powyżej 5-tego dnia choroby, za wcześniejsze dni wypłata nie przysługuje.

•Kod D – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną gruźlicą,

•Kod E – oznacza niezdolność do pracy spowodowaną chorobą zakaźną, której okres wylęgania jest dłuższy niż 14 dni lub innej choroby, której objawy chorobowe ujawniają się po okresie dłuższym niż 14 dni od początku choroby.

Dotychczasowe dni choroby w bieżącym roku

W pole to automatycznie wprowadzana jest ilość dni choroby w bieżącym roku. Dane są podciągane z części "Świadczenia i przerwy" pole „od – do" w Płace i ZUS.

Pole to nie jest edytowalne. Wszelkie modyfikacje tych wartości dokonujemy bezpośrednio poprzez przycisk [Edytuj] w odpowiednim miesiącu.

Zasiłek chorobowy na przełomie roku (kontynuacja)

Zaznaczamy, gdy chcemy wyliczyć zasiłek chorobowy od początku roku, w ramach kontynuacji.

Dni choroby u innego pracodawcy

W rubrykę tę wpisujemy ilość dni choroby pracownika z innych miejsc pracy, poprzedzających zatrudnienie w naszej firmie w danym roku kalendarzowym. Dane te powinny być zamieszczone w Świadectwach Pracy otrzymanych od poprzednich pracodawców .

Uwaga!

Pole to jest widoczne, tylko w sytuacji, gdy z daty zatrudnienia danego pracownika wynika, iż nie pracował w naszej firmie od początku obecnego roku , np. data zatrudnienia wpisana w Danych Osobowych to 02.05. danego roku.

Wymiar wynagrodzenia

Wymiar wynagrodzenia zależy od powodu nieobecności i dla każdego powodu ma do wyboru inną wielkość:

•Świadczenie chorobowe - 80, 100%,

•Świadczenie rehabilitacyjne - 75, 90, 100%,

•Świadczenie opiekuńcze - 80%.

Pole to powiązane jest z kodem choroby.

Wysokość wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy, to zwykle 80% podstawy wymiaru. W takiej wysokości pracownik ma prawo do wynagrodzenia chorobowego również w przypadku pobytu w szpitalu. .

Wyższe, bo 100% wynagrodzenie, otrzyma pracownik, który uległ wypadkowi w drodze do pracy lub z pracy albo pracownica, która zachorowała w czasie ciąży. W razie poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz poddania się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów pracownikowi również przysługuje 100% wynagrodzenia chorobowego.

Maksymalny okres przysługiwania zasiłku chorobowego

Zliczone dni zasiłku z części "Świadczenia i przerwy" – dla zwykłych chorób max.182, dla zakaźnych max.270 dni.

Jeżeli okres choroby jest dłuższy niż 182/270 dni zasiłek nie przysługuje, a gdy przekracza tą ilość dni w danym miesiącu to wielkość zasiłku jest ograniczona do ilości dni obowiązywania i wyliczana jest ilość dni do 182/270.

Wskaźnik zwaloryzowany

Pojawia się tylko przy świadczeniu rehabilitacyjnym.

Wskaźnik ten ogłaszany jest na stronach ZUS na okres kwartału i domyślnie w programie ustawiony jest na 1%.

Jeżeli w danym miesiącu wynosi on mniej niż 100% to pomija się waloryzację, jeżeli jest większy to mnoży się podstawę chorobowego i tenże wskaźnik.

Obniż zasiłek chorobowy

W przypadku zasiłku chorobowego, gdy dostarczono zwolnienie po upływie 7 dni, obniża się kwotę do wypłaty liczonej od dnia 8 (za pierwszych 7 dni - pełna wysokość zasiłku, a od 8 dnia 25% mniej od kwoty zasiłku).

Aby program uwzględnił obniżony zasiłek należy zaznaczyć to pole znaczkiem ü.

Pole to jest edytowalne - można wprowadzić dowolną kwotę obniżenia.

Przy wyliczaniu wynagrodzenia za czas choroby możemy natknąć się na różne dylematy dotyczące samego sposobu wyliczeń. W znaleźć można rozmaite zależności i ich ujęcie przy określaniu wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego, opiekuńczego i świadczenia rehabilitacyjnego.

W przypadku wątpliwości, jak należy wyliczać świadczenia za czas niezdolności do pracy z prawnego punktu widzenia, informacji i wyjaśnień należy szukać u księgowych, kadrowych czy w ZUS.

Tabela wynagrodzeń

Na górze tabeli znajduje się panel miesięcy, podzielony na 12 zakładek. Wykazanych jest tu 12 miesięcy wstecz od miesiąca, w którym aktualnie znajdujemy się w edycji wynagrodzenia. Możliwy jest również przypadek, w którym miesiąc końcowy nie będzie miesiącem poprzednim w stosunku do aktualnie wybranego w edycji wynagrodzeń. Sytuacja taka ma miejsce gdy przerwa pomiędzy zachorowaniami nie przekracza miesiąca kalendarzowego. Przykładowo pracownik chorował w styczniu 2025 i w lutym 2025 roku i następnie wykonujemy obliczenia dla przerwy wynikającej z choroby w miesiacu marcu, wtedy program wykona cofnięcie miesięcy obliczeń do grudnia 2024 (przypadek, w którym przerwa pomiędzy zachorowaniami wynosi mniej niż miesiąc kalendarzowy). W sytuacji gdyby dla tego samego pracownika chorującego w styczniu i lutym 2025 roku wykonujemy obliczenia w miesiącu lipcu 2025 program cofnie się do miesiąca marca 2025 (przypadek, w którym przerwa pomiędzy zachorowaniami jest większa niż miesiąc).

W sytuacji, gdy dany pracownik nie przepracował pełnego roku, okres miesięcy branych do wyliczania podstawy ulega zmniejszeniu proporcjonalnie do ilości pełnych miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w obecnej firmie. Sytuacja ta została szczegółowo opisana w części „Nietypowe sytuacje".

Dane w miesiącach roku poprzedniego mogą być podciągnięte automatycznie za pomocą opcji "Uzupełnij dane z zeszłego roku" lub wprowadzone ręcznie.

Poniżej, po lewej stronie znajdują się pola dotyczące dni roboczych, przepracowanych i choroby, procent składek oraz wartość wynagrodzenia branego do sumy. Kwoty te przedstawiane są w dwóch kolumnach:

•Według informacji w programie - są one nieedytowalne, automatycznie wypełniane przez program na podstawie wprowadzonych danych,

•Do obliczeń - pola te są edytowalne i można wprowadzić potrzebne wartości miesięcy roku poprzedniego. W przypadku danych obecnego roku, gdy chcemy poprawić te wartości, należy dokonać tego w zakładce Edytuj.

Po prawej stronie ukazana jest tabela wynagrodzeń wraz ze znacznikiem ujmowania ich przy wyliczaniu chorobowego. Jest ona podzielona podobnie jak powyższe elementy na część nieedytowalną, gdzie kwoty i znaczniki podciągane są przez program oraz część edytowalną, w której można wartości dowolnie modyfikować.

Na dole okna znajduje się wyliczenie należnych świadczeń. Można tu zobaczyć wartość:

•Sumy wynagrodzeń,

•Podstawy chorobowego,

•Wynagrodzenia chorobowego,

•Dziennego średniego chorobowego,

•Ilości dni choroby,

•Wynagrodzenia, zasiłku chorobowego.

Dzięki takiemu zestawieniu możemy prześledzić schemat wyliczeń chorobowego przez program oraz zweryfikować je.

W prawym, dolnym rogu ekranu znajduje się raport wyliczenia chorobowego, który przedstawia sposób liczenia wynagrodzeń/zasiłków. W nim zawarte są wszystkie informacje, na podstawie których program wylicza wynagrodzenia/zasiłki oraz wszystkie informacje pozwalające prześledzić logikę tych wyliczeń.

Klawisze funkcyjne

UZUPEŁNIJ DANE Z ZESZŁEGO ROKU

Uzupełniamy dane płacowe o dane z roku ubiegłego, pobrane dzięki opcji "Lokalizacja danych z zeszłego roku". Program przeszukuje dane i wyszukuje pracowników po numerze PESEL oraz imieniu i nazwisku.

Można wstawić dane płacowe dla wybranego miesiąca, paru miesięcy bądź nawet całego roku.

WSTAW DO ŚWIADCZEŃ

Wprowadzone dane dotyczące chorobowego wraz z wyliczonym świadczeniem za czas choroby wstawiane są do obliczeń wynagrodzenia w część "Świadczenia i przerwy". Można również wydrukować raport wyliczenia chorobowego. Jest to operacja zalecana, gdyż po zamknięciu okna kalkulatora chorobowo-zasiłkowego informacje o wyliczeniu wynagrodzenia/zasiłku zostaną utracone.

ANULUJ

Anuluje wyliczanie świadczenia za czas niezdolności do pracy.

Druki ZUS

W programie dostępne są druki ZUS niezbędne do rozliczeń świadczeń z tytułu niezdolności do pracy.

ZUS Z-17

Karta zasiłkowa.

Wypłatę zasiłków płatnik składek ewidencjonuje w karcie zasiłkowej na druku ZUS Z-17. Ewidencja ta może być prowadzona także w formie zapisu elektronicznego, pod warunkiem, że zapis ten będzie zawierał wszystkie dane, które zamieszczone są w karcie zasiłkowej na druku ZUS Z-17.

ZUS Z-3 i ZUS Z-3a

Zaświadczenia płatnika składek

Zaświadczenia do ZUS dla firm nie wypłacających zasiłków, gdy ZUS przejmuje wypłatę świadczeń, to druki ZUS Z-3 i ZUS Z-3a.

Druk ZUS Z-3 stosuje się w przypadku pracowników (typ P). Druk ZUS Z-3a stosuje się w przypadku pozostałych ubezpieczonych (np. typ UZ, UD, X, Y ).

Do druku ZUS Z-3 przechodzą dane dotyczące faktycznie wypłacanych wynagrodzeń, nie podlegają uzupełnieniom. Wynagrodzenie łączne nie może być niższe niż minimalne wynagrodzenie za pracę.

ZUS Z-7

Zastępcza asygnata zasiłkowa.

Druk ten informuje, że dany pracownik ma prawo do zasiłku, określa rodzaj tego zasiłku, okres jego występowania oraz kwoty zasiłku.

Nietypowe sytuacje

Niezdolność do pracy przed upływem 12 miesięcy zatrudnienia

Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego dla pracownika stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 12 miesięcy, wówczas podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku ustala się przyjmując przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia.

Przykład

Pracownica jest zatrudniona od 15 grudnia 2025 r. 15 kwietnia 2025 r. stała się niezdolna do pracy z powodu choroby. Pracownica ma prawo do zasiłku chorobowego. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należy przyjąć przeciętne miesięczne wynagrodzenie za pełne miesiące kalendarzowe zatrudnienia, tj. za styczeń, luty i marzec.

Niezdolność do pracy przed upływem 1 miesiąca zatrudnienia

W przypadku gdy prawo do zasiłku świadczenia powstało przed upływem pierwszego miesiąca kalendarzowego zatrudnienia, podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku stanowi wynagrodzenie z miesiąca, w którym pracownik został zatrudniony.

Do podstawy wymiaru, w zależności od otrzymywanego przez pracownika wynagrodzenia (stałego lub zmiennego), przyjmuje się:

•gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości - wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie nawiązującym stosunek pracy;

Przykład

Pracownik został zatrudniony 1 marca 2025 r., a 16 marca 2025 r. zachorował. Pracownik ma prawo do wynagrodzenia/zasiłku chorobowego. Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego stanowi wynagrodzenie za marzec 2025 r., po uzupełnieniu. Przychód pracownika za marzec wyniósł 1300 zł.

Z przychodu tego potrącono składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, tj. emerytalne, rentowe i chorobowe w kwocie 178,23 zł (1300 zł × 13,71%). Zgodnie z umową o pracę przychód pracownika określony został w stałej miesięcznej wysokości w kwocie 2600 zł.

Do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku przychód pracownika należy pomniejszyć o pełną miesięczną składkę, którą by pracodawca potrącił, gdyby pracownik przepracował pełny miesiąc, tj. o 356,46 zł (2600 zł × 13,71%).

Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego stanowi zatem kwota 2243,54 zł (2600 zł – 356,46 zł).

•gdy pracownik otrzymuje wynagrodzenie zmienne – wynagrodzenie, które osiągnąłby, gdyby przepracował pełny miesiąc kalendarzowy. Wynagrodzenie miesięczne zmienne, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc ustala się:

– przez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni przepracownych, w których wynagrodzenie to zostało osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu – jeżeli przepracował choćby jeden dzień,

– przyjmując kwotę zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości wypłaconej za ten miesiąc pracownikom zatrudnionym na takim samym lub podobnym stanowisku w zakładzie pracy, w którym przysługuje wynagrodzenie/zasiłek chorobowy – jeżeli pracownik nie osiągnął w danym miesiącu żadnego wynagrodzenia.

Przykład

Pracownica jest zatrudniona od 1 marca 2025 r. 22 marca stała się niezdolna do pracy z powodu choroby i niezdolność ta trwała 9 dni. Pracownica ma prawo do świadczeń w razie choroby od pierwszego dnia zatrudnienia, ponieważ między obecnym a poprzednim zatrudnieniem nie było żadnej przerwy i ma wymagany 30-dniowy okres ubezpieczenia chorobowego.

W marcu pracownica przepracowała 15 dni, a miała obowiązek przepracować 22 dni. Przychód pracownicy za przepracowane 15 dni wyniósł 1260 zł.

Wynagrodzenie, które pracownica osiągnęłaby, gdyby przepracowała wszystkie dni robocze wynosi 1594,63 zł (1260 zł – 172,75 zł = 1087,25 zł; 1087,25 zł: 15 dni × 22 dni). Kwota 172,75 zł jest kwotą składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez ubezpieczoną (13,71% z kwoty 1260 zł).

Podstawę wymiaru świadczenia chorobowego dla pracownicy stanowi w tym przypadku kwota 1594,63 zł.

Przekroczenie 30-krotności podstawy wymiaru

Do podstawy wymiaru świadczenia chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie uzyskane w okresie ubezpieczenia chorobowego, z którego tytułu przysługuje świadczenia.

Wynagrodzeniem pracownika jest przychód stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe.

Zgodnie z przepisami ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych pracownik finansuje część składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz w całości składkę na ubezpieczenie chorobowe – łącznie płatnik potrąca pracownikowi, z jego własnych środków, składkę w wysokości 13,71% podstawy wymiaru.

W celu ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego przychód pracownika należy pomniejszyć o kwotę faktycznie potrąconych pracownikowi składek – nie zawsze będzie to 13,71%, bowiem podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe podlega ograniczeniu w roku kalendarzowym do trzydziestokrotności prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej na dany rok. Oznacza to, że składka na te ubezpieczenia jest pobierana tylko do czasu osiągnięcia tego pułapu.

Należy obliczyć średni wskaźnik potrąconej pracownikowi za ten miesiąc składki na ubezpieczenie społeczne - ŚWS , który odejmowany będzie od składników wynagrodzenia.

Wyliczamy go w sposób następujący :

(skł. chorobowa liczona jest od faktycznego wynagrodzenia + skł. em. i rent. [limit roczny zawieszenia płacenia składek emerytalnych - suma wynagrodzeń sprzed m-ca przekroczenia] *11,26%) *100)/wynagrodzenie faktycznie otrzymane.

Od następnego miesiąca potrącana jest już tylko składka na ubezpieczenie chorobowe, ponieważ do niej nie stosuje się ograniczenia do trzydziestokrotności wymienionego wyżej wynagrodzenia. W pewnych przypadkach podstawę wymiaru zasiłku chorobowego będzie stanowił zatem przychód pracownika pomniejszony jedynie o kwotę składki na ubezpieczenie chorobowe – 2,45%.

Przykład

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby w marcu 2025 r. Do ustalenia podstawy wymiaru świadczenia należy przyjąć wynagrodzenie za okres od września 2025 r. do lutego 2025 r.

Z przychodu pracownika za te miesiące pracodawca potrącał składkę na ubezpieczenia: emerytalne (9,76%), rentowe (1,5%) oraz chorobowe (2,45%). Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przychód za te miesiące powinien być pomniejszony o kwoty potrąconych składek – łącznie o kwotę odpowiadającą 13,71%.

Przykład

Pracownik zachorował w listopadzie 2025 r., zatem do podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku należy przyjąć wynagrodzenie z okresu od maja do października 2025 r.

W październiku roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osiągnęła trzydziestokrotność prognozowanego przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej na dany 2025 r.

Podstawę wymiaru wynagrodzenia/zasiłku stanowi wynagrodzenie w następującej wysokości:

•za maj, czerwiec i lipiec – po 5527,72 zł miesięcznie (przychód 6800 zł po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek wynoszącą 1272,28 zł),

•za sierpień i wrzesień – 6096,75 zł (przychód 7500 zł po pomniejszeniu o kwotę potrąconych składek wynoszącą 1403,25 zł),

•za październik przychód wyniósł 6800 zł. Z uwagi na to, że przychód za ten miesiąc spowodował przekroczenie trzydziestokrotności prognozowanego wynagrodzenia, składka na ubezpieczenia społeczne za ten miesiąc została potrącona w kwocie 564,97 zł – składka na ubezpieczenie chorobowe od kwoty 6800 zł wyniosła 166,60 zł (2,45% z kwoty 6800 zł), a składka na ubezpieczenia emerytalne i rentowe potrącona tylko od kwoty 2450 zł wynioła 398,37 zł (16,26% z kwoty 2450 zł). Zatem wynagrodzenie za październik powinno być uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku w wysokości 6235,03 zł (przychód w kwocie 6800 zł pomniejszony o kwotę potrąconych składek wynoszącą łącznie 564,97 zł).

Premia kwartalna a zatrudnienie krótsze niż 4 kwartały

Premie i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy kwartalne lub roczne uwzględnia się w podstawie wymiaru wynagrodzenia/zasiłku w wysokości stanowiącej 1/12 tych premii i innych składników wynagrodzenia, wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Jeżeli pracownik był zatrudniony u pracodawcy przez okres krótszy niż cztery kwartały poprzedzające powstanie niezdolności do pracy, premie i inne składniki za okresy kwartalne lub roczne powinny być uwzględnione w podstawie wymiaru proporcjonalnie do liczby pełnych kalendarzowych miesięcy zatrudnienia w tych kwartałach lub roku, z których premia lub inny składnik kwartalny lub roczny podlega uwzględnieniu w podstawie wymiaru świadczenia.

Przykład

Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy od 1 listopada 2025 r. 17 sierpnia 2025 r. stał się niezdolny do pracy z powodu choroby.

Oprócz wynagrodzenia miesięcznego pracownik otrzymał premie kwartalne: za IV kwartał 2025 r. (za listopad i grudzień) oraz za I i II kwartał 2025 r.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru wynagrodzenia/zasiłku chorobowego do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od lutego do lipca 2025 r. powinna zostać wliczona premia kwartalna w wysokości 1/8 kwot wypłaconych za IV kwartał 2025 r. oraz za I i II kwartał bieżącego roku, tj. proporcjonalnie do liczby miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w kwartałach poprzedzających zachorowanie.

Przykład

Pracownik zatrudniony od 1 czerwca 2025 r., w styczniu 2025 r. otrzymał nagrodę roczną za rok poprzedni, tj. 2025. Nagroda ta jest proporcjonalnie zmniejszana za okres pobierania świadczenia chorobowego, opiekuńczego i macierzyńskiego.

Pracownik stał się niezdolny do pracy z powodu choroby we wrześniu 2025 r. Przy obliczaniu podstawy wymiaru przysługującego mu wynagrodzenia/zasiłku chorobowego, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od października 2025 r. do marca 2025 r. należy doliczyć nagrodę roczną w wysokości 1/7 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie, tj. proporcjonalnie do liczby miesięcy kalendarzowych zatrudnienia w 2025 r.

Przedstawiona wyżej zasada ma zastosowanie także wówczas, gdy pracownik korzystał z urlopu wychowawczego lub bezpłatnego.

Przykład

Pracownica do 31 marca 2025 r. przebywała na urlopie wychowawczym.

Za okres pracy od 1 kwietnia do 31 grudnia 2025 r. pracownicy wypłacono w styczniu 2025 r. nagrodę roczną, proporcjonalnie zmniejszaną za okres pobierania wynagrodzenia/zasiłku chorobowego.

Pracownica ta stała się niezdolna do pracy z powodu choroby w marcu 2025 r. Przy obliczaniu podstawy wymiaru, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za okres od września 2025 r. do lutego 2025 r. należy doliczyć nagrodę roczną w wysokości 1/9 kwoty wypłaconej za rok poprzedzający zachorowanie tj. 2025.