5. KARTOTEKI > Przejazdy

W tym miejscu programu dopisujemy i zmieniamy dane dotyczące pojazdów, ustalamy zryczałtowane stawki kosztów za przejazd 1 kilometra dla kilometrówki oraz mamy dostęp do słowników celów i tras przejazdów a także osób kierujących pojazdem dla ewidencji do celów VAT, które znakomicie ułatwiają proces wpisywania nowych przejazdów.

Tu też standardowo, jak i w innych punktach programu mamy funkcje dotyczące grupowego zaznaczania pozycji (np. dla potrzeb filtrowania) oraz ostatecznego kasowania pozycji zaznaczonych do usunięcia.

Pojazdy (kilometrówka)

Pojazdy

W programie możemy obsługiwać dowolną ilość pojazdów.

Możemy rejestrować dla nich przejazdy i wydatki, uzyskiwać zestawienia oraz porównywać rzeczywiście poniesione wydatki ze zryczałtowanymi kosztami przejazdów w przypadku kilometrówki.

Aby dopisać nowy pojazd należy przynajmniej podać jego nazwę i numer rejestracyjny.

Pojazdy te pojawiają się w zakładce Kilometrówka, gdzie dostępne są następujące pola:

Typ

Umowne określenie pojazdu.

Można oznaczać, czy dany pojazd jest rozliczany kilometrówką (np. K) czy prowadzona jest dla niego ewidencja przejazdów (np. P).

Występujące w tym miejscu pole: Typ ma zastosowanie, gdy mamy wiele aut i chcemy podzielić je na grupy (np. osobowe, dostawcze, itp.). Możemy wpisać tu 1 lub 2 dowolne znaki (litery, cyfry, znaki specjalne). Przejazdy aut oznaczonych wspólnym typem będą specjalne grupowane przy operacji sumowania, będziemy mogli też przy operacji filtrowania przejazdów wybierać przejazdy dotyczące danego typu pojazdów.

Nazwa

Marka, model samochodu.

Numer rejestracyjny

Numer rejestracyjny wprowadzanego samochodu.

Pojemność

W związku z wymaganiami niektórych ewidencji należy podać pojemność silnika pojazdu w cm3.

Pojemność silnika determinuje stawkę za kilometr, dzięki której szacowane są koszty przejazdów.

Stawka

Dla różnych przedziałów pojemności silnika obowiązują różne stawki za kilometr.

Dostępne są:

•do 900 cm3,

•powyżej 900 cm3,

•motorower,

•motocykl.

Gdy prowadzimy ewidencję przejazdów na potrzeby rozliczenia kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, albo gdy stosując własne wartości stawek szacujemy koszty przejazdów swoich pojazdów, należy określić tu przedział pojemności silnika, dla którego automatycznie zostanie dopasowana właściwa stawka zryczałtowanych kosztów za przejazd 1 kilometra.

Uwaga! Jeżeli zmienimy tu rodzaj stawki dla danego pojazdu będzie to miało wpływ na wykazywane dla niego wartości przejazdów, które są zgromadzone w ewidencji. Wyświetlane tam wartości przejazdów są bowiem wyliczane dynamicznie w zależności od aktualnej wartości stawek i przypisania wybranej stawki do konkretnego pojazdu. Program informuje nas o tym odpowiednimi komunikatami.

Po kliknięciu przycisku [Przejazdy] otwiera się okno z tabelą wprowadzonych pojazdów oraz przyciskami funkcyjnymi. Są to standardowe przyciski - [Dodaj], [Edytuj], [Wydruk], [Skreśl], [Opcje] i [Zamknij].

Uwaga! Przycisk [Skreśl] przekreśla jedynie pożądany pojazd, ostateczne kasowanie znajduje się w Opcje - Usuń skreślone pozycje.

Pojazdy (do celów VAT)

W programie możemy obsługiwać dowolną ilość pojazdów.

Możemy prowadzić ewidencję przejazdów pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów służbowych i tworzyć formularz zgłaszający pojazdy do tej ewidencji VAT-26.

W przypadku prowadzenia ewidencji przejazdu pojazdów wykorzystywanych wyłącznie na cele służbowe radzimy wprowadzić wszystkie niezbędne informacje. Jednym z elementów koniecznych do wypełniania, jakie precyzuje Ustawa o VAT w zakresie niezbędnych informacji takiej ewidencji jest: cel i trasa przejazdu, dystans oraz osoba kierująca pojazdem.

Pojazdy te pojawiają się w zakładce Ewidencja do celów VAT.

Typ

Umowne określenie pojazdu.

Mając wiele aut możemy podzielić je na grupy (np. osobowe, dostawcze, itp.) znakując je np. jakąś literą. Znak ten pokaże się w tej kolumnie.

Może oznaczać, czy dany pojazd jest rozliczany kilometrówką (np. K) czy prowadzona jest dla niego ewidencja przejazdów (np. P).

Nazwa

Marka, model samochodu.

Numer rejestracyjny

Numer rejestracyjny wprowadzanego samochodu.

Stawka

W związku z wymaganiami niektórych ewidencji należy podać pojemność silnika pojazdu w cm3.

Gdy prowadzimy ewidencję przejazdów na potrzeby rozliczenia kosztów użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych, albo gdy stosując własne wartości stawek szacujemy koszty przejazdów swoich pojazdów, należy określić tu rodzaj stawki zryczałtowanych kosztów za przejazd 1 kilometra. Dla lepszego zrozumienia pojęcia i zastosowania stawek wskazane jest wcześniej zapoznać się z odpowiadającą im częścią programu i dokumentacji.

Pojemność

Pojemność silnika wprowadzanego samochodu.

Dla różnych pojemności silnika obowiązują różne stawki za kilometr.

W przypadku pojazdów, dla których prowadzona jest ewidencja do celów VAT, niezbędne jest wprowadzenie jeszcze dodatkowych elementów. Konieczne jest określenie trasy i celu przejazdu, dystansu oraz osoby kierującej pojazdem.

Należy wprowadzić także takie dane samochodu jak:

•Marka,

•Model,

•Rok produkcji - rok,

•Data nabycia pojazdu,

•Data pierwszego wydatku,

•Data zmiany wykorzystania.

Określenie szczegółowe samochodu jest niezbędne do prowadzenia ewidencji pojazdów wykorzystywanych wyłącznie do celów służbowych i sporządzenia deklaracji VAT-26 dostępnej w Przejazdy → Opcje.

Uwaga! Przycisk [Skreśl] przekreśla jedynie pożądany pojazd, ostateczne kasowanie znajduje się w Opcje → Usuń skreślone pozycje.

Pod przyciskiem [Opcje] znajdują się:

VAT-26

Z tego miejsca można wydrukować informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej.

Formularz ten muszą składać podatnicy podatku od towarów i usług wykorzystujący wyłącznie do działalności gospodarczej pojazdy samochodowe, dla których zobowiązani są prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.

Informacja VAT-26 powinna być złożona w ciągu 7 dni od dnia poniesienia pierwszego wydatku związanego z pojazdami samochodowymi.

Po wprowadzeniu pojazdu, wprowadzeniu jego stanu początkowego i daty rozpoczęcia prowadzenia ewidencji formularz VAT-26 będzie tworzony automatycznie i możliwe będzie jego wydrukowanie. Po wydruku lub utworzeniu e-deklaracji formularz VAT-26 będzie automatycznie zapisywany do archiwum dostępnego w Pojazdy → Opcje →VAT-26.

Na całym oknie widoczny jest podgląd deklaracji. Na dole dostępne są przyciski:

Wydruk

Można wydrukować deklarację VAT-26.

Wydruk może być na oryginalnym formularzu lub na czystej kartce z rysowaniem formularza.

Istnieje możliwość ustawienia marginesów, orientacji wydruku.

Wydrukowaną informację wystarczy złożyć w odpowiednim urzędzie skarbowym.

Aktualizacja

Pozwala podciągnąć aktualne dane do formularza VAT-26.

Po kliknięciu na przycisk uruchamia się okno "Wybór samochodów", na którym zaznacza się klikając w pusty kwadracik po lewej stronie pojazdu, który ma zostać ujęty w formularzu.

Po zaznaczeniu wszystkich pojazdów należy zaakceptować wybór poprzez przycisk [Wybierz].

Wszystkie wskazane pojazdy widoczne będą będą w odpowiedniej części informacji VAT-26.

Uwaga! Jednorazowo można zaznaczyć i ująć w VAT-26 maksymalnie 9 pojazdów. W przypadku chęci zgłoszenia większej ilości pojazdów należy zaznaczyć 9 pojazdów, utworzyć VAT-26, następnie zaktualizować formularz odznaczając już ujęte i zaznaczając kolejne pojazdy oraz wygenerować kolejny formularz.

Utworzony formularz VAT-26 można złożyć osobiście w urzędzie lub wysłać za pomocą E-deklaracji dostępnej w Opcjach.

Archiwum

W archiwum zapisywane są wszystkie wydrukowane informacje VAT-26.

Po wykonanej aktualizacji za pomocą przycisku [Aktualizacja] dane zgromadzone w zakładce Kartoteki → Przejazdy → Ewidencja do celów VAT podciągane są do informacji VAT-26. Po jej wydruku zostaje ona zapisana w archiwum dostępnym pod przyciskiem [Archiwum].

Formularze zapisywane są po dacie wypełnienia zgłoszenia po wydruku formularza lub wysyłki e-deklaracji. Czyli możliwa do zapisania jest jedna informacja VAT-26 danego dnia.

Opcje

W opcjach dostępne są dodatkowe możliwości.

Znajdują się tam:

•E-deklaracje,

•Sprawdź deklarację,

•Zerowanie deklaracji.

W E-deklaracjach można dany formularz wysłać do Ministerstwa Finansów. Po wybraniu Opcje - E-deklaracje należy wcisnąć [Utwórz bieżący e-formularz] a następnie [Wyślij e-deklarację]. Po poprawnej wysyłce możliwe będzie pobranie UPO - Urzędowego Poświadczenia Odbioru, które jest potwierdzeniem wysyłki i odebrania formularza VAT-26 przez urząd. Więcej o e-deklaracjach w E-deklaracje.

W przypadku wątpliwości o poprawność wypełnienia formularza VAT-26 można skorzystać z opcji Sprawdź e-deklarację. Wystarczy wejść w Opcje → Sprawdź e-deklarację. Informacja VAT-26 zostanie sprawdzona i w przypadku jakichkolwiek niejasności zostaną one wykazane. Możliwa będzie poprawa wprowadzonych danych.

Za pomocą opcji Zerowanie deklaracji możliwe jest wyczyszczenie wszystkich wprowadzonych na formularzu danych. Po wybraniu Opcje → Zerowanie deklaracji ukaże się okno z zapytaniem, czy na pewno dane mają być usunięte. Po akceptacji - formularz będzie pusty. Nie można będzie przywrócić usuniętych danych - prosimy więc o ostrożne używanie tej opcji.

Stany licznika

W Opcjach znajdują się "Stany licznika".

Dzięki tej opcji istnieje możliwość wprowadzenia stanu początkowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji oraz stanów końcowych licznika dla wybranego pojazdu w poszczególnych miesiącach. Dodatkowo można określić datę rozpoczęcia i zakończenia ewidencji, z jaką stan licznika zostanie ujęty w ewidencji jako początkowy lub końcowy. Data ta będzie widoczna na wydruku ewidencji tylko w miesiącu z niej wynikającym.

Dane te niezbędne są do ewidencji przebiegu pojazdu wykorzystywanego wyłącznie do celów służbowych.

Początkowy stan licznika drukowany będzie nad specyfikacją przejazdów tylko w określonym miesiącu zaprowadzenia ewidencji.

Stan końcowy natomiast pojawi się na wydruku w każdym miesiącu prowadzenia ewidencji.

Dodatkowo, w przypadku gdy pojazd nie będzie już używany wyłącznie od celów służbowych lub zostanie zbyty, zostanie ujęty z datą zakończenia prowadzenia ewidencji.

Stawki

Ważne są i dostępne są tylko dla rozliczeń przejazdów kilometrówką.

Jak powiedziano w pierwszym rozdziale dokumentacji program może mieć kilka zastosowań. Stosownie do tego różne może być zastosowanie stawek i różnie określane ich wartości.

Generalnie stawki są to zryczałtowane koszty przejazdu 1 kilometra i umożliwiają nam oszacowanie jaki był koszt przejazdu konkretnej trasy.

Ponieważ program może prowadzić ewidencję przejazdów wielu pojazdów mamy też możliwość określenia 5 rodzajów stawek, aby móc dostosować je do różnych grup pojazdów.

Omówimy teraz jak należy określać stawki w zależności od przeznaczenia programu. Zwracamy uwagę, że gdy bliżej przyjrzymy się poniższym wyjaśnieniom okaże się, że możemy łączyć w jednym programie różne jego zastosowania.

•Przy rozliczanie kosztów eksploatacji samochodu prywatnego używanego do celów służbowych z wyliczeniem miesięcznego przypisu (tzw. "kilometrówka") – musimy stosować stawki urzędowe, które są okresowo publikowane. Przy instalacji program inicjuje tabelę stawek takimi właśnie wartościami.

•Przy posiadaniu pojazdów będących środkami trwałymi w firmie – jedną lub więcej stawek określamy według własnej wiedzy dotyczącej kosztów eksploatacji, albo kosztów jakim np. obciążamy klienta, któremu wynajmujemy pojazd. Jeżeli prowadzimy rejestr wydatków będzie on pomocny w określeniu kosztów eksploatacji.

•Przy stosowaniu modułu do celów prywatnych – postępujemy jak wyżej, samodzielnie określając oszacowany przez nas koszt przejazdu 1 kilometra.

Uwaga! Ewidencję przejazdów możemy też wykorzystać dla maszyn, którym nie określa się przebiegu, ale czas pracy. Wówczas pod pojęciem przejazdu (dystansu) będziemy rozumieć ilość godzin pracy, a stawkę za 1 kilometr będziemy traktować jako stawkę za 1 godzinę pracy. Ponieważ w ewidencji pole "ilości" przyjmuje tylko wartości całkowite, w przypadku gdy czas pracy rozliczamy dokładniej niż w pełnych godzinach należy przyjąć inne jednostki np. minuty i stosownie do tego określić stawkę.

Oprócz kwot w tabeli stawek podajemy też daty. Konkretna data oznacza, że w tym właśnie dniu obowiązuje już nowa wartość stawki. Program nie akceptuje dwóch takich samych dat obowiązywania stawek, co oczywiście prowadziłoby do jednoznaczności przy prowadzeniu obliczeń. Tabela stawek jest zawsze wyświetlana w kolejności dat.

Uwaga! Jeżeli zmienimy tabelę stawek (daty lub kwoty), będzie to miało wpływ na wartości przejazdów, które są zgromadzone w ewidencji. Wyświetlane tam wartości przejazdów są bowiem wyliczane dynamicznie w zależności od aktualnej wartości stawek i dat ich obowiązywania. Program informuje nas o tym odpowiednimi komunikatami.

Po kliknięciu przycisku [Stawki] otwiera się okno z tabelą wprowadzonych stawek oraz przyciskami funkcyjnymi. Są to standardowe przyciski - [Dodaj], [Edytuj], [Wydruk], [Skreśl], [Opcje] i [Zamknij].

W Opcjach znajdziemy funkcję Nazwy stawek, dzięki której możemy nadać stawkom dowolne własne określenia, odpowiednie do ich rzeczywistego zastosowania. Dostępna jest też funkcja "Usuń skreślone pozycje".

Uwaga! Przycisk [Skreśl] przekreśla jedynie pożądaną stawkę, ostateczne kasowanie znajduje się w Opcje → Usuń skreślone pozycje.

Słowniki przejazdów

Słowniki celów i tras przejazdów oraz osób kierujących pojazdem ułatwiają proces wpisywania nowych przejazdów. Ujmujemy w nich częściej używane określenia.

Takich, które pojawiają się jednorazowo raczej nie ujmujmy w słownikach, aby ich nie zaśmiecać.

W tym miejscu programu możemy dopisywać nowe pozycje do słowników, kasować je i zmieniać.

Należy wiedzieć, że nowy element do słownika można dodać także, bezpośrednio przy wpisywaniu przejazdów i nie trzeba w tym celu przechodzić do słowników. Jeśli więc przy rejestrowaniu nowego przejazdu nie znajdziemy w słowniku odpowiedniego elementu wpisujemy go, a program może automatycznie dopisać go do słowników, w zależności od zaznaczonej Opcji - Reakcja na nowe pozycje.

Po kliknięciu przycisku [Słowniki] otwiera się okno z tabelą wprowadzonych określeń, wyborem słownika oraz przyciskami funkcyjnymi. Są to standardowe przyciski - [Dodaj], [Edytuj], [Wydruk], [Skreśl], [Opcje] i [Zamknij].

W Opcjach dostępna jest "Reakcja na nowe pozycje", gdzie mamy trzy warianty:

•Nie pytaj i nie dopisuj do słownika – Nowy element będzie dopisany do słownika.

•Pytaj o dopisanie – Przy dopisaniu nowego elementu będzie zadane pytanie, czy należy dopisać go słownika.

•Dopisuj bez pytania – Słownik będzie automatycznie aktualizowany bez zadawania pytań użytkownikowi.

Dobór opcji zależy wyłącznie od użytkownika i po pewnym okresie eksploatacji sam uzna, jakie ustawienia są dla niego wygodne. Domyślnie opcje te ustawione są na: Pytaj o dopisanie.

Dodatkowo w Opcjach znajduje się "Usuń skreślone pozycje".

Uwaga! Przycisk [Skreśl] przekreśla jedynie pożądany element, ostateczne kasowanie znajduje się w Opcje - Usuń skreślone pozycje.

Dostępne są 4 Słowniki:

•Cele przejazdów

Celem przejazdu w rozumieniu programu są określenia typu: wizyta handlowa, kontrola filii, serwis u klienta, dystrybutorzy, itp. Trasą jest określenie miejsca wyjazdu i zakończenia przejazdu z ewentualnym podaniem miejsc pośrednich.

Cel przejazdu zapamiętany w słowniku może zawierać i trasę i ilość kilometrów. Jest to przydatne dla częstych wyjazdów tą samą trasą.

Gdy ten sam cel realizujemy na różnych trasach (np. wizyty handlowe w różnych miastach) nie wpisujmy tu trasy, bowiem będzie nam to później przeszkadzać przy korzystaniu ze słownika celów w ewidencji przejazdów. Chyba, że cel i trasa są ze sobą związane w większości przypadków, a tylko w sporadycznych przypadkach bywa inaczej.

•Trasy przejazdów

Trasą jest określenie miejsca wyjazdu i zakończenia przejazdu z ewentualnym podaniem miejsc pośrednich. Wraz z trasą możemy określić jej długość w kilometrach, czyli dystans.

Jeżeli nie jesteśmy pewni dystansu jaki ma nasza trasa lub będziemy ją pokonywać z różną ilością kilometrów wartości tej tu nie podajemy.

•Komentarze do wydruków

Sporządzając wydruki możemy je podpisywać dowolnym komentarzem - dla kogo, po co lub dlaczego został dany wydruk wykonany. Może to być niezwykle przydatne przy posiadaniu obszernej dokumentacji.

•Osoba kierujące, delegowane

W przypadku wprowadzania przejazdu rozliczanego za pomocą ewidencji przebiegu pojazdów użytkowanych wyłącznie na cele służbowe niezbędne jest podanie osoby kierującej pojazdem. Osobę taką, która często wykonuje takie przejazdy można dopisać do słownika - jej imię i nazwisko a podczas dopisywania kolejnego przejazdu wystarczy wybrać ją ze słownika.

Więcej o Słownikach, ich możliwościach i wykorzystaniu w Słowniki.

Zaznaczanie

Pozwala na zaznaczanie poszczególnych pozycji. Można:

•Zaznaczyć widoczne pozycje,

•Bądź je odznaczyć,

•Można także odwrócić zaznaczenie - pozycje zaznaczone staną się odznaczone i odwrotnie.

Usuń skreślone pozycje

Usunięte zostaną pozycje przekreślone czerwoną linią poprzez [Skreśl].