5. KARTOTEKI > Kontrahenci

Umożliwiają dostosowanie procesu wprowadzania danych do wymagań użytkownika, zawierają też rzadziej wykonywane operacje. Dostępne są:

Import dokumentów z R2Księga

Umożliwia import kontrahentów z programu R2 Księga. Przygotowany plik do importu powinien być w formacie xml.

Sprawdź na Białej liście

W punkcie tym możemy zweryfikować dane kontrahentów już zapisanych w bazie programu z Białą listą. Możemy sprawdzić tu:

dane Firm - Weryfikacji podlega tu nazwa, adres, miejscowość i kod pocztowy danego kontrahenta. Można sprawdzić bieżącą, zaznaczone lub wszystkie pozycje, na bieżący dzień lub dowolną, wcześniejszą datę do 5 lat wstecz. Po zaakceptowaniu przyciskiem [Sprawdź] ukazuje się okno z porównaniem danych zapisanych w programie i danych na Białej liście.

konta bankowe Firm - Sprawdzane są numery kont bankowych danej Firmy. Można sprawdzić bieżącą, zaznaczone lub wszystkie pozycje, tylko na bieżący dzień. Po zaakceptowaniu przyciskiem [Sprawdź] ukazuje się okno z listą kont bankowych zapisanych w programie i ich statusem na Białej liście.

Archiwum sprawdzań Białej listy

Rejestr sprawdzań danych Firmy oraz numerów kont bankowych przypisanych do danego kontrahenta na Białej liście. Dostępne są archiwa sprawdzań opisanych powyżej, a mianowicie:

kont bankowych Firmy - Widnieje tu lista sprawdzań numerów kont bankowych wraz z ich statusem na Białej liście i datą sprawdzenia, Istnieje możliwość pobrania rachunku do programu.

danych Firmy - Lista sprawdzań danych Firmy i ich numerów kont bankowych widniejących na Białej liście.

Dla obu sprawdzeń dostępne są podobne przyciski funkcyjne.

Filtr - Można wyfiltrować tylko konkretne pozycje spośród wszystkich na oknie wybierając za kryterium kontrahenta, pozycje zaznaczone lub skreślone a także datę weryfikacji.

Wydruk listy - Drukowana będzie lista sprawdzeń na Białej liście - czy to związanych z danymi Firmy czy numerami jej kont bankowych.

Wydruk raportu - Drukowana jest wizualizacja raportu sprawdzania wykonana na podstawie danych MF.

Skreśl - Dzięki skreśleniu możemy przekreślić daną pozycję na liście czerwoną linią. W każdej chwili można zdjąć skreślenie używając przycisku [Nie skreślaj].

Opcje - W tym miejscu znajdują się dobrze znane opcje z programu: zaznaczanie i usuwanie skreślonych pozycji.

Pobierz konto z Białej listy - pobierane są numery kont bankowych z Białej listy dla wskazanych Firm.

Pobierz dane Firmy z Białej listy - z Białej listy pobierane są dane Firm i ich numery kont bankowych dla wskazanych Firm.

Sprawdź status podmiotów w VAT

Opcja ta pozwala sprawdzić, czy kontrahenci są czynnymi podatnikami VAT. W pierwszej kolejności powinni z niej skorzystać przede wszystkim ci podatnicy, którzy stosują mechanizm odwrotnego obciążenia.

Można z tego miejsca sprawdzić:

•bieżącą pozycję,

•zaznaczone pozycje,

•wszystkie pozycje (Uwaga! W przypadku dużej ilości pozycji operacja ta może potrwać dłuższy czas).

Po wybraniu tej opcji i wskazaniu żądanego zakresu danych następuje łączenie się z bazą Ministerstwa Finansów i sprawdzani są kontrahenci ze wskazanych dokumentów. Po zweryfikowaniu wszystkich kontrahentów ukazuje się na ekranie okno "Czynny podatnik VAT - sprawdzenie" oraz lista numerów NIP kontrahentów wraz z ich statusami.

Możliwe są statusy:

•czynny podatnik VAT - kontrahent zarejestrowany jest jako czynny podatnik VAT, czyli zobowiązany jest do uregulowania podatku dochodowego i podatku od towarów i usług,

•nieczynny podatnik VAT - kontrahent wykreślony z rejestru VAT,

•zwolniony podatnik VAT - kontrahent, który dokonał rejestracji VAT, ale korzysta ze zwolnienia od podatku,

•NIP niepoprawny - wprowadzony NIP kontrahenta jest niepoprawny, nie widnieje w bazie MF.

Istnieje możliwość wydruku listy numerów NIP wraz ze statusami. Wystarczy kliknąć [Wydruk].

Gdy na liście dany numer NIP będzie miał inny status niż zapisany w ustawieniach kontrahenta zostanie to zasygnalizowane komunikatem oraz będzie możliwość automatycznego zapisania aktualnych statusów w programie. Będzie to dotyczyć zarówno kontrahentów czynnych, jak i nieczynnych i zwolnionych. W przypadku statusu nieczynny lub zwolniony opcja "czynny podatnik VAT" zostanie odznaczona, a w przypadku statusu czynny opcja ta zostanie zaznaczona.

W przypadku braku NIP kontrahenta wpisz słowo "brak"

Struktura pliku JPK_V7 wymaga, aby pole NIP było zawsze uzupełnione. W sytuacjach takich jak księgowanie raportów okresowych lub faktur do paragonów wystawianych na osoby prywatne (nieposiadające NIP), w polu NIP należy wpisać słowo „brak”.

Skorzystanie z tej opcji spowoduje automatyczne uzupełnienie pola NIP słowem „brak”. Można to zastosować dla:

•bieżącej pozycji,

•wszystkich zaznaczonych pozycji,

•wszystkich pozycji na liście.

Wyślij do pism

Wykonuje automatyczny wpis w części Pisma. Oprócz danych adresowych kontrahenta możemy wysłać dodatkowe informacje w postaci krótkiej notatki, a już w samych Pismach możemy dołączać dłuższe teksty.

Wpis można uzupełnić lub zmienić przed wydrukiem lub usunąć.

Wysłać możemy jednego kontrahenta lub wszystkich. Mówiąc wszystkie, mamy na myśli wszystkie, jakie użytkownik wybrał stosując filtrowanie.

Funkcji tej używamy jeżeli do grupy kontrahentów wybranych według np. miejscowości chcemy wysłać pismo lub zaadresować koperty.

Więcej funkcji wysyłania danych do innych modułów programu znajduje się też w Dzienniku zapisów.

Zamroź kolumny początkowe

Zmienia sposób przeglądania kolumn. Początkowe kolumny z nazwą robocza i siedzibą kontrahentów zapisane są na stałe, w momencie przesuwania tabeli kontrahentów te kolumny się nie przesuwają.

Kolor kolumn "zamrożonych" można zmienić w System → Wygląd.

Zaznacz do usunięcia nieużywanych kontrahentów

Automatycznie zostaną zaznaczeni do usunięcia kontrahenci, którzy nie są powiązani w programie z żadnymi dokumentami.

Zaznaczanie

Pozwala na zaznaczanie poszczególnych pozycji w Kontrahentach. Można:

•Zaznaczyć widoczne pozycje,

•Bądź je odznaczyć,

•Można także odwrócić zaznaczenie - Pozycje zaznaczone staną się odznaczone i odwrotnie.

Usuń skreślone pozycje

Usunięte zostaną pozycje przekreślone czerwoną linią poprzez Skreśl.