4. KSIĘGI > KSEF > KSEF Zakupy

Zakładka KSeF → Zakupy służy do obsługi faktur zakupowych pobranych z Krajowego Systemu e-Faktur. Z jej poziomu można pobierać dokumenty z KSeF, wyświetlać ich wizualizację, przygotowywać je do księgowania oraz przekazywać do akceptacji.

Zakładka umożliwia również przypisanie dokumentom odpowiednich statusów, kategorii oraz kont księgowych, co usprawnia ich dalszą obsługę w programie.

Szybki filtr

Umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów wyświetlanych na liście. Dzięki niemu można ograniczyć widok wyłącznie do dokumentów spełniających określone kryteria.

Dostępne są następujące filtry:

•Kontrahent – wyświetla dokumenty przypisane do wybranego kontrahenta.

•Nr faktury – wyszukuje dokument o podanym numerze faktury.

•Nr faktury w KSeF – wyszukuje dokument na podstawie numeru KSeF.

•Data wystawienia – umożliwia filtrowanie dokumentów według daty wystawienia. Dostępne są opcje: Bieżący miesiąc, Dany dzień oraz Dany okres.

•Status – umożliwia wyświetlenie dokumentów o wybranym statusie: Nowy, Zaksięgowano, Przekazano do akceptacji, Zaakceptowano, Odrzucono oraz Błędna – wymaga korekty.

•Kategoria kosztu – umożliwia wyszukiwanie dokumentów z przypisaną kategorią: Zakup towarów i materiałów, Koszty uboczne zakupu, Pozostałe wydatki lub Nieokreślona.

•Konto – wyświetla dokumenty przypisane do wybranego konta księgowego. Lista obejmuje konta przychodowe zdefiniowane w planie kont.

Tabela dokumentów

Tabela dokumentów zawiera listę pobranych faktur zakupowych. Jeżeli nie zastosowano żadnego filtru, na liście widoczne są wszystkie dokumenty.

W tabeli prezentowane są następujące informacje:

•Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego wystawiono dokument.

•NIP- numer NIP lub inny identyfikator podatkowy kontrahenta.

•Nr dokumentu – numer faktury.

•Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.

•Waluta – kod waluty, w której wystawiono dokument.

•Kwota netto – wartość netto dokumentu.

•Kwota VAT- wartość podatku VAT.

•Kwota brutto – wartość brutto dokumentu.

•Nr w KSeF – unikalny numer dokumentu nadany przez system KSeF.

•Data przyjęcia do KSeF – data przyjęcia dokumentu przez system KSeF.

•Status – określa status dokumentu: Nowy, Zaksięgowano, Zaakceptowano, Przekazano do akceptacji, Odrzucono.

•Kategoria kosztu – kategoria kosztu przypisana do dokumentu.

•Konto SKP – konto księgowe przypisane do dokumentu.

•Uwagi – dodatkowe informacje wprowadzone do dokumentu.

Przyciski funkcjonalne

POBIERZ NOWE DOKUMENTY

Funkcja umożliwia pobranie dokumentów zakupowych z Krajowego Systemu e-Faktur. Podczas pobierania należy określić zakres dokumentów:

•Za dany dzień – pobierane są dokumenty wystawione we wskazanym dniu,

•Bieżący miesiąc – pobierane są dokumenty wystawione w aktualnym miesiącu,

•Poprzedni miesiąc – pobierane są dokumenty wystawione w poprzednim miesiącu,

•Za dany okres od ... do- pobierane są dokumenty wystawione w wybranym przedziale czasowym.

Uwaga!

KSeF umożliwia pobieranie dokumentów maksymalnie za okres 3 miesięcy wstecz.

Ze względu na limity zapytań dotyczących pobierania dokumentów wprowadzone przez Ministerstwo Finansów (każda pobrana faktura stanowi osobne zapytanie), dokumenty pobierane są w formie paczek zawierających faktury oraz pliki XML niezbędne do ich wizualizacji i księgowania.

Po wybraniu pobierania należy przejść do obsługi zamówionych eksportów za pomocą przycisku [Przejdź do obsługi zamówionych eksportów] lub z poziomu menu Opcje → Obsługa zamówionych eksportów, a następnie pobrać przygotowany eksport.

Jeżeli w wybranym zakresie znajduje się tylko jedna faktura, dokument zostanie pobrany automatycznie bez konieczności dodatkowej obsługi eksportu.

KSIĘGUJ

Funkcja umożliwia zaksięgowanie dokumentów pobranych z KSeF. Dokumenty można księgować dla:

•bieżącej pozycji,

•zaznaczonych dokumentów,

•wszystkich dokumentów znajdujących się na liście.

W przypadku księgowania bieżącej pozycji otworzy się okno księgowania wraz z wizualizacją faktury. Dane dokumentu zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie informacji pobranych z KSeF.

Pod wizualizacją faktury dostępne są dwie opcje:

•Księguj z wartości pliku KSeF- Pozwala zaksięgować dokument dokładnie według wartości zapisanych w pliku KSeF, bez dodatkowych przeliczeń.

•Edytuj- Umożliwia zmianę danych dokumentu przed zaksięgowaniem, w tym edycję pozycji znajdujących się na fakturze. Opcja jest przydatna np. w sytuacji, gdy dokument zawiera zarówno wydatki firmowe, jak i prywatne.

Księgowanie zaznaczonych lub wszystkich dokumentów odbywa się automatycznie, bez podglądu wizualizacji faktur, podobnie jak w przypadku importu dokumentów z obcych programów. Szczegółowy opis funkcji dostępnych podczas masowego księgowania znajduje się w rozdziale Import z obcych programów.

WYDRUK

Funkcja umożliwia wydruk listy dokumentów znajdujących się w tabeli.

POKAŻ WIZUALIZACJĘ

Funkcja umożliwia wyświetlenie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej zgodnej ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów.

Wizualizacja przedstawia dane dokumentu w czytelnej formie oraz zawiera wygenerowane kody QR wymagane dla faktur przesyłanych do KSeF.

ZMIANA STATUSU

Funkcja umożliwia określenie statusu dokumentu oraz dodatkowe opisanie zasad jego księgowania. Zmiany można dokonać dla:

•bieżącej pozycji,

•zaznaczonych dokumentów,

•wszystkich dokumentów znajdujących się na liście.

Dostępne statusy:

•Nowy – przywraca pierwotne oznaczenie dokumentu.

•Zaksięgowano – oznacza dokument, który został zaksięgowany. Jeżeli księgowanie wykonano za pomocą przycisku Księguj, status zmieni się automatycznie.

•Przekazano do akceptacji – stosowany w przypadku przekazania faktury do zatwierdzenia, np. do osoby odpowiedzialnej za akceptację kosztów.

•Zaakceptowano – oznacza dokument potwierdzony, który stanowi koszt uzyskania przychodu i może zostać zaksięgowany.

•Odrzucono – stosowany w przypadku dokumentów, które nie dotyczą działalności firmy lub stanowią wydatki prywatne i nie podlegają księgowaniu.

Podczas zmiany statusu można również:

•dodać uwagi dotyczące dokumentu, np. powód odrzucenia, opis wydatku lub dodatkowe informacje (np. numer rejestracyjny samochodu przy zakupie paliwa),

•przypisać kategorię sprzedaży: sprzedaż podstawowa, pozostałe przychody lub nieokreślona,

•wskazać konto księgowe do zaksięgowania dokumentu.

Zmiany statusu, kategorii oraz konta SKP można również wykonać bezpośrednio poprzez edycję wybranej pozycji w tabeli dokumentów.

ZAZNACZ/ODZNACZ

Funkcja pozwala na zaznaczanie lub odznaczanie dokumentów znajdujących się na liście.

SKREŚL/ NIE SKREŚLAJ

Opcja umożliwia oznaczenie wybranych dokumentów jako skreślone.Aby usunąć oznaczenie skreślenia, należy wybrać opcję Nie skreślaj.

WYŚLIJ DO AKCEPTACJI

Funkcja umożliwia przesłanie wybranych dokumentów do akceptacji w formacie PDF lub Excel. Do wiadomości można dodatkowo dołączyć wizualizacje faktur.

Dokumenty można wysłać:

•bezpośrednio z programu SKP,

•jako załączniki w programie pocztowym ustawionym jako domyślny klient poczty w systemie Windows.

OPCJE

W menu Opcje dostępne są dodatkowe funkcje:

•Obsługa zamówionych eksportów- umożliwia pobranie paczki dokumentów wraz z plikami XML wymaganymi do wizualizacji i księgowania. Funkcja jest związana z limitami zapytań do KSeF wprowadzonymi przez Ministerstwo Finansów.

•Eksport pliku FA(3)- Umożliwia zapisanie wybranej faktury w formacie FA(3).xml we wskazanej lokalizacji.

•Zaznaczenie- Pozwala na wykonanie operacji na zaznaczonych dokumentach:

ozaznaczenie wszystkich widocznych pozycji,

oodznaczenie wszystkich widocznych pozycji,

oodwrócenie zaznaczenia.

•Usuń skreślone pozycje- Funkcja umożliwia usunięcie z listy dokumentów oznaczonych jako skreślone