4. KSIĘGI > KSEF

Moduł KSeF umożliwia współpracę programu z Krajowym Systemem e-Faktur. Pozwala na obsługę dokumentów sprzedaży oraz zakupu związanych z KSeF – od wysyłki faktur sprzedaży, przez odbiór dokumentów, aż po przygotowanie ich do dalszego księgowania.

Dzięki integracji z KSeF użytkownik może wygodnie zarządzać fakturami wystawionymi w programie, kontrolować ich status wysyłki oraz pobierać dokumenty zakupowe bezpośrednio z systemu KSeF.

Moduł został podzielony na dwie główne części:

•Sprzedaż – obsługa faktur sprzedaży wysyłanych do KSeF oraz pobieranych z systemu,

•Zakupy – obsługa faktur zakupowych pobieranych z KSeF.

Zakres dostępnych funkcji zależy od posiadanych modułów programu. Zakładka Sprzedaż jest dostępna dla wszystkich klientów posiadających moduł Fakturowanie.

Dostęp do zakładki Zakupy wymaga wykupienia modułu KSeF. Poza aktywnym modułem KSeF zakładka ta nie jest widoczna w programie.

Faktury wystawione w module Fakturowanie są przekazywane do odpowiedniej zakładki w module KSeF w zależności od ustawionego sposobu wysyłki:

•Sprzedaż → Do wysłania – jeżeli ustawiono ręczny sposób wysyłki dokumentów do KSeF,

•Sprzedaż → Wysłane – jeżeli faktury są wysyłane automatycznie po zapisie.

Parametry KSEF

Okno Parametry KSeF służy do konfiguracji ustawień współpracy programu z Krajowym Systemem e-Faktur. W tym miejscu definiujemy sposób uwierzytelniania w KSeF, sposób wysyłki faktur sprzedaży oraz zasady pobierania dokumentów sprzedażowych i zakupowych.

Okno składa się z czterech zakładek:

•Podstawowe,

•Wysyłka (Sprzedaż),

•Odbiór (Sprzedaż),

•Odbiór (Zakup).

Podstawowe:

W zakładce Podstawowe wybieramy sposób uwierzytelniania użytkownika w systemie KSeF. Program umożliwia autoryzację za pomocą:

•certyfikatu,

•tokena.

Po wybraniu odpowiedniej metody należy uzupełnić wymagane dane, a następnie wybrać przycisk:

•[Sprawdź certyfikat] – dla uwierzytelniania za pomocą certyfikatu,

•[Sprawdź token] – dla uwierzytelniania za pomocą tokena.

Jeżeli połączenie z KSeF zostanie nawiązane poprawnie, program wyświetli zielony komunikat potwierdzający prawidłowe uwierzytelnienie.

Uwaga!

W przypadku uwierzytelniania za pomocą certyfikatu należy wskazać zarówno plik certyfikatu (.crt), jak i odpowiadający mu plik klucza (.key) oraz wprowadzić hasło do klucza.

Token jest rozwiązaniem przejściowym. Docelowo komunikacja z KSeF będzie opierać się na certyfikatach.

Wysyłka (Sprzedaż):

Zakładka Wysyłka (Sprzedaż) pozwala określić sposób przekazywania faktur sprzedaży do KSeF.

Dostępne są dwa tryby wysyłki:

•Po każdym zapisie KSeF – faktura: Faktura jest automatycznie wysyłana do KSeF po wybraniu polecenia: Wydruk/KSeF → KSeF – faktura. Po poprawnym wysłaniu dokument zostaje przekazany do systemu KSeF.

•Ręcznie: Po wybraniu polecenia: Wydruk/KSeF → KSeF – faktura, dokument zostaje zapisany w module: KSeF → Sprzedaż → Do wysłania. Aby przekazać fakturę do KSeF, należy wybrać przycisk [Wyślij do KSeF].

Odbiór (Sprzedaż)

Zakładka Odbiór (Sprzedaż) służy do konfiguracji pobierania faktur sprzedaży z KSeF. W tym miejscu wskazywane jest domyślne konto księgowe, które zostanie automatycznie przypisane do pobranych dokumentów sprzedaży.

Przypisane konto można zmienić na późniejszym etapie pracy z dokumentem. Obecnie pobieranie dokumentów sprzedaży odbywa się ręcznie za pomocą przycisku [Pobierz nowe dokumenty].

Odbiór (Zakup)

Zakładka Odbiór (Zakup) służy do konfiguracji pobierania faktur zakupowych z KSeF. Użytkownik może określić, jakie dokumenty mają być pobierane:

•wyłącznie dokumenty, w których firma występuje jako nabywca,

•dokumenty, w których firma występuje również w innej roli, np. płatnika lub odbiorcy.

W tej zakładce wskazywane jest również domyślne konto księgowe dla pobieranych dokumentów zakupu. Konto zostanie automatycznie przypisane podczas importu dokumentu, jednak w razie potrzeby można je zmienić podczas dalszej pracy z dokumentem.

Podobnie jak w przypadku dokumentów sprzedaży, pobieranie faktur zakupowych odbywa się ręcznie za pomocą przycisku [Pobierz nowe dokumenty].