Zakładka KSeF → Sprzedaż służy do obsługi faktur sprzedaży przekazywanych do Krajowego Systemu e-Faktur. Umożliwia przygotowanie dokumentów do wysyłki, wyświetlenie wizualizacji faktury, weryfikację wygenerowanego pliku XML oraz pobieranie statusów wysyłki i Urzędowych Poświadczeń Odbioru (UPO).
Zakładka została podzielona na trzy części:
Do wysłania – zawiera dokumenty oczekujące na wysłanie do KSeF.
Wysłane – zawiera dokumenty przekazane do KSeF wraz z informacjami o ich statusie.
Import – umożliwia pobieranie i obsługę faktur sprzedaży znajdujących się w KSeF. Zakładka widoczna jest jedynie dla użytkowników którzy wykupili moduł KSEF.
Niezależnie od wybranej części modułu, okno składa się z szybkiego filtru, tabeli dokumentów oraz paska przycisków funkcjonalnych, za pomocą których można wykonywać operacje na dokumentach.
Szybki filtr
Umożliwia szybkie wyszukiwanie dokumentów wyświetlanych na liście. Dzięki niemu można ograniczyć widok wyłącznie do dokumentów spełniających określone kryteria.
W zależności od wybranej części modułu dostępne są następujące filtry:
•Kontrahent – wyświetla dokumenty przypisane do wybranego kontrahenta.
•Nr faktury – wyszukuje dokument o podanym numerze faktury.
•Data wystawienia – umożliwia filtrowanie dokumentów według daty wystawienia. Dostępne są opcje: Bieżący miesiąc, Dany dzień oraz Dany okres.
•Data sprzedaży – umożliwia filtrowanie dokumentów według daty sprzedaży. Dostępne są opcje: Bieżący miesiąc, Dany dzień oraz Dany okres.
W części Sprzedaż → Wysłane dostępny jest dodatkowy filtr Rodzaj wysyłki, który pozwala wyświetlić dokumenty wysłane:
•pojedynczo,
•zbiorczo,
•wszystkie.
Do wysyłki pojedynczej zaliczane są dokumenty wysyłane pojedynczo, np. podczas wysyłania bieżącej faktury lub przy automatycznej wysyłce po jej zapisaniu. Do wysyłki zbiorczej zaliczane są dokumenty wysłane jednocześnie z wykorzystaniem zakresu danych Zaznaczone lub Wszystkie.
Uwaga!
O rodzaju wysyłki decyduje wybrany zakres danych (Bieżąca, Zaznaczone lub Wszystkie), a nie liczba wysyłanych faktur.
W części Import dostępne są dodatkowo następujące filtry:
•Nr faktury w KSeF – wyszukuje dokument na podstawie numeru KSeF.
•Status – umożliwia wyświetlenie dokumentów o wybranym statusie: Nowy, Zaksięgowano, Przekazano do akceptacji, Zaakceptowano, Odrzucono oraz Błędna – wymaga korekty.
•Kategoria przychodu/sprzedaży – umożliwia wyszukiwanie dokumentów z przypisaną kategorią: Sprzedaż podstawowa, Pozostałe przychody lub Nieokreślona.
•Konto – wyświetla dokumenty przypisane do wybranego konta księgowego. Lista obejmuje konta przychodowe zdefiniowane w planie kont.
Tabela dokumentów
Zawiera listę dokumentów znajdujących się w aktualnie wybranej części modułu KSeF → Sprzedaż. W zależności od otwartej zakładki wyświetlane są dokumenty przygotowane do wysłania, wysłane lub zaimportowane z KSeF.
Jeżeli nie zastosowano żadnego filtru, na liście widoczne są wszystkie dokumenty dostępne w danej zakładce.
W tabeli dokumentów prezentowane są następujące informacje:
•Rodzaj – określa typ dokumentu:
oFS – faktura sprzedaży,
oFZ – faktura zaliczkowa,
oFM – faktura VAT marża,
oK – faktura korygująca.
•Data wystawienia – data wystawienia dokumentu.
•Data sprzedaży – data sprzedaży wskazana na dokumencie.
•Nr dokumentu – numer faktury.
•Kontrahent – nazwa kontrahenta, dla którego wystawiono dokument.
•Prefiks identyfikatora – kod kraju kontrahenta.
•Identyfikator podatkowy – numer NIP lub inny identyfikator podatkowy kontrahenta.
•Waluta – kod waluty, w której wystawiono dokument.
•Kwota netto – wartość netto dokumentu.
•Kwota brutto – wartość brutto dokumentu.
•Tryb KSeF – tryb wysyłki do KSeF wybrany podczas wystawiania faktury.
W części Wysłane dostępne są dodatkowo kolumny:
•Status wysyłki – informuje o aktualnym statusie dokumentu w KSeF, np. Przekazana do KSeF, Zaakceptowana lub Odrzucona.
•Nr w KSeF – unikalny numer dokumentu nadany przez system KSeF.
•Data KSeF – data przyjęcia dokumentu przez system KSeF.
•Rodzaj wysyłki – określa, czy dokument został wysłany pojedynczo czy zbiorczo.
W części Import dostępne są ponadto następujące kolumny:
•Status – określa status dokumentu: Nowy, Zaksięgowano, Zaakceptowano, Przekazano do akceptacji, Odrzucono, Błędna- wymaga korekty.
•Kategoria sprzedaży – kategoria sprzedaży przypisana do dokumentu.
•Konto SKP – konto księgowe przypisane do dokumentu.
•Uwagi – dodatkowe informacje wprowadzone do dokumentu.
Przyciski funkcjonalne- Sprzedaż do Wysłania
WYŚLIJ DO KSEF
Funkcja umożliwia wysłanie przygotowanych dokumentów do KSeF. Dokumenty można wysłać w jednym z dostępnych zakresów:
•Bieżąca pozycja – wysyłany jest dokument aktualnie zaznaczony na liście (wiersz podświetlony na niebiesko).
•Zaznaczone – wysyłane są dokumenty, przy których w pierwszej kolumnie tabeli zaznaczono znacznik wyboru 
•Wszystkie – wysyłane są wszystkie dokumenty znajdujące się na liście.
POKAŻ WIZUALIZACJĘ
Funkcja umożliwia wyświetlenie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej zgodnej ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów.
Wizualizacja przedstawia dane dokumentu w czytelnej formie oraz zawiera wygenerowane kody QR wymagane dla faktur przesyłanych do KSeF.
POKAŻ JAKO XML
Funkcja umożliwia podgląd dokumentu w formacie XML, czyli w strukturze pliku przesyłanego do Krajowego Systemu e-Faktur.
ZAZNACZ/ODZNACZ
Funkcja pozwala na zaznaczanie lub odznaczanie dokumentów znajdujących się na liście.
SKREŚL/ NIE SKREŚLAJ
Opcja umożliwia oznaczenie wybranych dokumentów jako skreślone.Aby usunąć oznaczenie skreślenia, należy wybrać opcję Nie skreślaj.
OPCJE
W menu Opcje dostępne są dodatkowe funkcje:
•Oznacz jako przekazane do KSeF- Opcja stosowana w przypadku, gdy faktura została wysłana do KSeF poza programem SKP. Umożliwia ręczne uzupełnienie numeru KSeF oraz daty nadania numeru KSeF.
•Zaznaczenie- Pozwala na wykonanie operacji na zaznaczonych dokumentach:
ozaznaczenie wszystkich widocznych pozycji,
oodznaczenie wszystkich widocznych pozycji,
oodwrócenie zaznaczenia.
•Usuń skreślone pozycje- Funkcja umożliwia usunięcie z listy dokumentów oznaczonych jako skreślone.
Przyciski funkcjonalne- Sprzedaż Wysłane
POBIERZ STATUSY I NR UPO
Funkcja umożliwia pobranie aktualnych statusów wysyłki dokumentów oraz numerów KSeF dla faktur przesłanych do systemu KSeF. Po wysłaniu faktury do KSeF dokument otrzymuje status Przekazana do KSeF. Dopiero po użyciu funkcji Pobierz statusy i nr UPO program pobiera informację zwrotną z KSeF, a status dokumentu może zostać zmieniony na Zaakceptowano lub Odrzucono.
Statusy można pobrać w jednym z dostępnych zakresów:
•Bieżąca pozycja – pobierany jest status dokumentu aktualnie zaznaczonego na liście (wiersz podświetlony na niebiesko).
•Zaznaczone – pobierane są statusy dokumenty, przy których w pierwszej kolumnie tabeli postawiono znacznik wyboru
•Wszystkie – pobierane są statusy dla wszystkich dokumentów znajdujące się na liście.
POKAŻ WIZUALIZACJĘ
Funkcja umożliwia wyświetlenie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej zgodnej ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów.
Wizualizacja przedstawia dane dokumentu w czytelnej formie oraz zawiera wygenerowane kody QR wymagane dla faktur przesyłanych do KSeF.
POKAŻ JAKO XML
Funkcja umożliwia podgląd dokumentu w formacie XML, czyli w strukturze pliku przesyłanego do Krajowego Systemu e-Faktur.
POKAŻ UPO
Funkcja umożliwia podgląd pobranego dla dokumentu Urzędowego Poświadczenia Odbioru. UPO dostępne jest dla dokumentów, które posiadają status wysyłki Zaakceptowano.
ZAZNACZ/ODZNACZ
Funkcja pozwala na zaznaczanie lub odznaczanie dokumentów znajdujących się na liście.
SKREŚL/ NIE SKREŚLAJ
Opcja umożliwia oznaczenie wybranych dokumentów jako skreślone.Aby usunąć oznaczenie skreślenia, należy wybrać opcję Nie skreślaj.
OPCJE
W menu Opcje dostępne są dodatkowe funkcje:
•Oznacz jako przekazane do KSeF- Opcja stosowana w przypadku, gdy faktura została wysłana do KSeF poza programem SKP. Umożliwia ręczne uzupełnienie numeru KSeF oraz daty nadania numeru KSeF.
•Zaznaczenie- Pozwala na wykonanie operacji na zaznaczonych dokumentach:
ozaznaczenie wszystkich widocznych pozycji,
oodznaczenie wszystkich widocznych pozycji,
oodwrócenie zaznaczenia.
•Usuń skreślone pozycje- Funkcja umożliwia usunięcie z listy dokumentów oznaczonych jako skreślone
Przyciski funkcjonalne- Sprzedaż Import
POBIERZ NOWE DOKUMENTY
Funkcja umożliwia pobranie dokumentów sprzedaży z Krajowego Systemu e-Faktur. Podczas pobierania należy określić z jakiego okresu mają zostać pobrane dokumenty:
•Za dany dzień – pobierane są dokumenty wystawione we wskazanym dniu,
•Bieżący miesiąc – pobierane są dokumenty wystawione w aktualnym miesiącu,
•Poprzedni miesiąc – pobierane są dokumenty wystawione w poprzednim miesiącu,
•Za dany okres od ... do- pobierane są dokumenty wystawione w wybranym przedziale czasowym.
Uwaga!
KSeF umożliwia pobieranie dokumentów maksymalnie za okres 3 miesięcy wstecz.
Ze względu na limity zapytań dotyczących pobierania dokumentów wprowadzone przez Ministerstwo Finansów (każda pobrana faktura stanowi osobne zapytanie), dokumenty pobierane są w formie paczek zawierających faktury oraz pliki XML niezbędne do ich wizualizacji i księgowania.
Po wybraniu pobierania należy przejść do obsługi zamówionych eksportów za pomocą przycisku [Przejdź do obsługi zamówionych eksportów] lub z poziomu menu Opcje → Obsługa zamówionych eksportów, a następnie pobrać przygotowany eksport.
Jeżeli w wybranym zakresie znajduje się tylko jedna faktura, dokument zostanie pobrany automatycznie bez konieczności dodatkowej obsługi eksportu.
KSIĘGUJ
Funkcja umożliwia zaksięgowanie dokumentów pobranych z KSeF. Dokumenty można księgować dla:
•bieżącej pozycji,
•zaznaczonych dokumentów,
•wszystkich dokumentów znajdujących się na liście.
W przypadku księgowania bieżącej pozycji otworzy się okno księgowania wraz z wizualizacją faktury. Dane dokumentu zostaną automatycznie uzupełnione na podstawie informacji pobranych z KSeF.
Księgowanie zaznaczonych lub wszystkich dokumentów odbywa się automatycznie, bez podglądu wizualizacji faktur, podobnie jak w przypadku importu dokumentów z obcych programów. Szczegółowy opis funkcji dostępnych podczas masowego księgowania znajduje się w rozdziale Import z obcych programów.
WYDRUK
Funkcja umożliwia wydruk listy dokumentów znajdujących się w tabeli.
POKAŻ WIZUALIZACJĘ
Funkcja umożliwia wyświetlenie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej zgodnej ze strukturą określoną przez Ministerstwo Finansów.
Wizualizacja przedstawia dane dokumentu w czytelnej formie oraz zawiera wygenerowane kody QR wymagane dla faktur przesyłanych do KSeF.
ZMIANA STATUSU
Funkcja umożliwia określenie statusu dokumentu oraz dodatkowe opisanie zasad jego księgowania. Zmiany można dokonać dla:
•bieżącej pozycji,
•zaznaczonych dokumentów,
•wszystkich dokumentów znajdujących się na liście.
Dostępne statusy:
•Nowy – przywraca pierwotne oznaczenie dokumentu.
•Zaksięgowano – oznacza dokument, który został zaksięgowany. Jeżeli księgowanie wykonano za pomocą przycisku Księguj, status zmieni się automatycznie.
•Przekazano do akceptacji – stosowany w przypadku przekazania faktury do zatwierdzenia.
•Zaakceptowano – oznacza dokument potwierdzony, który stanowi przychód firmy i może zostać zaksięgowany.
•Odrzucono – stosowany w przypadku dokumentów, które nie dotyczą działalności firmy i nie podlegają księgowaniu.
Podczas zmiany statusu można również:
•dodać uwagi dotyczące dokumentu, np. powód odrzucenia, opis przychodu lub dodatkowe informacje,
•przypisać kategorię sprzedaży: sprzedaż podstawowa, pozostałe przychody lub nieokreślona,
•wskazać konto księgowe do zaksięgowania dokumentu.
Zmiany statusu, kategorii oraz konta SKP można również wykonać bezpośrednio poprzez edycję wybranej pozycji w tabeli dokumentów.
ZAZNACZ/ODZNACZ
Funkcja pozwala na zaznaczanie lub odznaczanie dokumentów znajdujących się na liście.
SKREŚL/ NIE SKREŚLAJ
Opcja umożliwia oznaczenie wybranych dokumentów jako skreślone.Aby usunąć oznaczenie skreślenia, należy wybrać opcję Nie skreślaj.
WYŚLIJ DO AKCEPTACJI
Funkcja umożliwia przesłanie wybranych dokumentów do akceptacji w formacie PDF lub Excel. Do wiadomości można dodatkowo dołączyć wizualizacje faktur.
Dokumenty można wysłać:
•bezpośrednio z programu SKP,
•jako załączniki w programie pocztowym ustawionym jako domyślny klient poczty w systemie Windows.
OPCJE
W menu Opcje dostępne są dodatkowe funkcje:
•Obsługa zamówionych eksportów- umożliwia pobranie paczki dokumentów wraz z plikami XML wymaganymi do wizualizacji i księgowania. Funkcja jest związana z limitami zapytań do KSeF wprowadzonymi przez Ministerstwo Finansów.
•Eksport pliku FA(3)- Umożliwia zapisanie wybranej faktury w formacie FA(3).xml we wskazanej lokalizacji.
•Zaznaczenie- Pozwala na wykonanie operacji na zaznaczonych dokumentach:
ozaznaczenie wszystkich widocznych pozycji,
oodznaczenie wszystkich widocznych pozycji,
oodwrócenie zaznaczenia.
•Usuń skreślone pozycje- Funkcja umożliwia usunięcie z listy dokumentów oznaczonych jako skreślone