5. KARTOTEKI > Obroty kontrahentów

Kontrolujemy tu obroty z naszymi kontrahentami. Kartoteki tworzone są automatycznie i na bieżąco, tak więc te przydatne informacje uzyskujemy bez dodatkowego nakładu pracy.

Szczególnie, gdy prowadzimy kontrolę zapłat znajdziemy tu szybko dostępne źródło wyjaśnienia historii transakcji i płatności z danym kontrahentem.

Także klienci biur rachunkowych z wdzięcznością przyjmą możliwość otrzymania szczegółowego zestawienia obrotów ze wskazanym kontrahentem.

Kolumny Winien i Ma

Na liście obrotów mamy kolumny Winien i Ma:

•W kolumnie Winien znajdują się kwoty z dokumentów księgowanych na Konto typu przychód oraz zapłaty za dokumenty księgowane na Konto typu koszt (lub poza bilansem).

•W kolumnie Ma znajdują się kwoty z dokumentów księgowanych na Konto typu koszt (lub poza bilansem) oraz zapłaty za dokumenty księgowane na Konto typu przychód.

•Kolumna Saldo (Winien - Ma) obrazuje stan obrotów, a jeżeli prowadzimy kontrolę zapłat także całkowitych rozliczeń z kontrahentem.

Ogólnie mówiąc dla kontrahentów, z którymi prowadzimy i dostawy (sprzedaże) i nabycia (zakupy) w kolumnie Winien mamy należne nam kwoty z dostaw (sprzedaży) oraz to, co zapłaciliśmy kontrahentowi za dokonane u niego nabycia (zakupy), a w kolumnie Ma mamy kwoty jakie jesteśmy mu winni za dokonane nabycia (zakupy) oraz to, co nam kontrahent zapłacił kupując u nas.

Gdy nie prowadzimy kontroli zapłat Saldo dodatnie oznacza nadwyżkę dostaw (sprzedaży) nad nabyciami (zakupami), ujemne sytuacje odwrotną.

Gdy prowadzimy kontrolę zapłat Saldo dodatnie ogólnie oznacza, że należy spodziewać się wpływów od kontrahenta, ujemne sytuacje odwrotną.

Jeżeli z danym kontrahentem prowadzimy tylko transakcje dostaw (sprzedaży) lub tylko nabyć (zakupów) sytuacja jest prostsza, bo w przypadku naszego odbiorcy w kolumnie Winien mamy to, co kontrahent jest nam winien kupując u nas, a w kolumnie Ma mamy kwoty jakie nam dotychczas zapłacił.

Saldo dodatnie oznacza, że należy spodziewać się wpływów od odbiorcy, ujemne oznacza nadpłatę lub przedpłatę.

W przypadku naszego dostawcy w kolumnie Ma mamy kwoty jakie powinniśmy zapłacić za nabycia (zakupy), a w kolumnie Winien to, co rzeczywiście zapłaciliśmy mu.

Saldo ujemne oznacza, że należy zapłacić dostawcy, dodatnie może oznaczać naszą nadpłatę lub przedpłatę.

Okno główne

W górnej części ekranu znajduje się panel miesięcy. Klikając na wybrany miesiąc ukazują się obroty kontrahentów tego danego miesiąca. Należy zwrócić uwagę na pierwszy dostępny miesiąc - BO. Oznacza on bilans otwarcia, uzupełniamy go z chwilą

rozpoczęcia pracy w nowym roku. W trakcie roku można go również uzupełnić księgując dokumenty w miesiącu księgowania "0".

Poniżej ukazane są informacje dotyczące obrotów kontrahentów, na którym aktualnie znajduje się kursor. Tymi informacjami są:

•Miesiąc, w którym liczone są obroty konta,

•Kwoty, jakie są wyświetlane w tabeli i jakie są wybrane w Opcjach, czyli czy są brutto, netto, bieżące czy też narastające.

Główną część ekranu zajmuje tabela z kontrahentami. Znajdują się tu następujące kolumny:

•Typ - Jeżeli określiliśmy typ kontrahenta, będzie się tu ukazywał.

•Kontrahent - Ukazuje się tu nazwa skrócona z siedzibą.

•NIP - Ukazuje się NIP kontrahenta.

•Winien - Kwoty z tytułu obrotów wyświetlane są w rubryce Winien, jeżeli w Planie Kont obroty kontrahenta zaznaczyliśmy jako przychód.

•Ma - Kwoty z tytułu obrotów wyświetlane są w rubryce Ma, jeżeli w Planie Kont obroty kontrahenta zaznaczyliśmy jako koszt lub jako poza bilansem.

•Saldo - Rubryka Saldo pokazuje różnicę Winien - Ma.

W dolnej części ekranu dostępne są klawisze funkcyjne, które wspomagają obsługę Księgi.

Klawisze funkcyjne

WYDRUK

Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku.

Przy stosowaniu filtra i drukowaniu tylko wybranych Kontrahentów istnieje możliwość umieszczenia na wydruku warunku filtrującego, według którego byli filtrowani Kontrahenci. Aby to uzyskać wystarczy zaznaczyć Drukuj warunek filtrujący.

Uwaga! Opcja ta dostępna jest tylko w momencie założenia warunku filrtującego.

Można tu ustawić indywidualne marginesy dla wydruku Obrotów Kontrahentów. Raz ustawione zostaną zapamiętane przez system.

Na wydruku istnieje możliwość wprowadzenia własnego komentarza. Umieszczony on będzie tuż nad tabelą z kontrahentami. Komentarz może być wpisany "z ręki" lub pobrany ze Słownika komentarzy do wydruku. Do takiego Słownika można także dopisać nowo wpisany komentarz.

Drukuj może także zawierać datę, czy to konkretną, kiedy był sporządzany wydruk, bądź każdą inną, dowolnie wybraną.

Drukowana tabela może mieć zaszarzone nagłówki kolumn. Aby to uzyskać należy mieć zaznaczone Stosuj szarości.

Aby wydrukować wystarczy kliknąć przycisk [Wydruk]. W celu zobaczenia, jak będzie wyglądał wydruk należy kliknąć [Podgląd].

SUMUJ

Podsumowuje obroty poszczególnych kontrahentów. Po kliknięciu na ten przycisk u dołu tabeli pojawiają się sumy kolumn:

•Winien - Zsumowane obroty Winien, czyli zsumowane kwoty z dokumentów księgowanych na Konto typu przychód oraz zapłaty za dokumenty księgowane na Konto typu koszt lub poza bilansem dla danego kontrahenta.

•Ma - Zsumowane obroty Ma, czyli kwot z dokumentów księgowanych na Konto typu koszt lub poza bilansem oraz zapłaty za dokumenty księgowane na Konto typu przychód dla danego kontrahenta.

•Salda - Kolumna Saldo (Winien - Ma) obrazuje stan obrotów, a jeżeli prowadzimy kontrolę zapłat także całkowitych rozliczeń z kontrahentem.

Uwaga! W momencie założenia warunku filtrującego sumowane będą jedynie obroty kontrahentów wyfiltrowanych.

KARTOTEKA

Kartoteka daje możliwość zapoznania się z poszczególnymi dokumentami, które dotyczyły danych Kontrahentów.

Znajdujące się tu zestawienia obrotów Kontrahentów tworzone są automatycznie i na bieżąco.

W kartotece Kontrahentów kwoty pojawiają się w rubryce:

•Winien jeżeli dany dokument księgowany jest na Konto typu przychód (nasza dostawa), a w rubryce

•Ma jeżeli księgowany jest na Konto typu koszt (nasze nabycie) lub typu poza bilansem.

Jeżeli prowadzimy kontrolę zapłat, płatności będą wyświetlane w rubrykach przeciwnych niż kwota dostawy / nabycia.

Dla zwiększenia czytelności kwoty zobowiązań / należności wyświetlane są czcionką wytłuszczoną, natomiast kwoty zapłat czcionką zwykłą.

Przy ustawieniu opcji na: netto zapłaty są ukrywane.

W dolnej części okna dostępne są przyciski funkcyjne:

•Wydruk - Można wydrukować kartotekę kontrahenta.

•Poprzedni, Następny - Przejście do poprzedniego lub następnego kontrahenta.

•Opcje - Dostępne są:

oDo Excela - można utworzyć plik Excel z kartoteką obrotów kontrahenta,

oWybór, czy ukazane mają być kwoty netto czy brutto

oWyślij do przelewów, gdzie można wysłać bieżącą bądź wszystkie pozycje. Mogą one być oznaczone datą oraz zawierać informacje o dokumencie, dacie wystawienia bądź kwocie.

•Zamknij - Służy do wyjścia z Kartoteki i powrotu do Obrotów Kontrahentów.

Na samym dole okna dostępne są klawisze, dzięki którym można przechodzić między poszczególnymi pozycjami w tabeli. Są to klawisze z narysowanymi strzałkami do przesuwania do tyłu lub przodu listy. Obok znajduje się informacja, ile znajduje się pozycji na liście.

FILTRUJ

Pozwala na wybranie spośród wszystkich Kontrahentów tylko tych, których akurat potrzebujemy. Dokonać tego można określając kryteria wyboru. Więcej o selekcjonowaniu w filtrowaniu.

SZUKAJ

Można w łatwy sposób wyszukać konkretnego kontrahenta wpisując jego Nazwę lub NIP.

HISTORIA

Znajdują się tu informacje o Kontrahentach wyświetlane za poszczególne miesiące (bieżąco lub narastająco, dla kwot brutto lub netto).

Po kliknięciu na ten przycisk ukazuje się okno Historii Kontrahenta, które wyglądem przypomina inne okna programu. Znajduje się tu:

•Panel szczegółów - Znajdują się tu informacje o Kontrahencie oraz rodzaj (czy netto czy brutto) kwot.

•Tabela - Z wyszczególnionymi obrotami na kontach Winien, Ma i Salda dla wszystkich miesięcy.

•Parę klawiszy funkcyjnych:

- Wydruk - Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku, które są identyczne jak przy wydruku samych Obrotów Kontrahentów.

- Poprzedni - Przejście do Kartoteki poprzedniego Kontrahenta, przed tym którym aktualnie jesteśmy. Pozwala na przechodzenie do Kartotek wcześniejszych Kontrahentów bez potrzeby wychodzenia z Kartoteki.

- Następny - Przejście do Kartoteki następnego Kontrahenta po tym, w którym aktualnie jesteśmy. Pozwala na przechodzenie do Kartotek wcześniejszych Kontrahentów bez potrzeby wychodzenia z Kartoteki.

- Opcje - Zaznaczamy tu czy mają być ukazane kwoty:

+ Netto,

+ Brutto,

+ Bieżąco,

+ Narastająco.

Dodatkowo dostępna jest opcja Uwzględnij bilans otwarcia, która jest włączona, gdy napis otoczony jest ramką.

- Zamknij - Służy do wyjścia z Kartoteki i powrotu do Obrotów Kontrahentów.

•Na samym dole okna dostępne są klawisze, dzięki którym można przechodzić między poszczególnymi pozycjami w tabeli. Są to klawisze z narysowanymi strzałkami do przesuwania do tyłu lub przodu listy. Obok znajduje się informacja ile znajduje się pozycji na liście.

OPCJE

W Opcjach dostępne są:

•Brutto / Netto - Możemy wybrać, czy mają być pokazywane kwoty brutto czy netto. Jeżeli przełączymy się na netto zapłaty nie są uwzględniane, jako że dla płatności nie istnieje sens określenia: "netto".

Ponieważ zapłaty nie są wykazywane, to w rubryce Saldo znajdą się te same kwoty co w rubrykach Winien / Ma.

•Narastająco / Bieżąco - Zestawienia możemy otrzymać za każdy miesiąc oddzielnie lub narastająco od początku roku do wskazanego miesiąca włącznie.

Zaznaczamy tu, czy ma być uwzględniany bilans otwarcia czy też nie.

Uwaga! Wybrane opcje otoczone są ramką.

•Uwzględniaj bilans otwarcia - Jak wspomniano w rozdziale Księgowanie - Porady możemy na miesiąc księgowy 0 wprowadzić kwoty dotyczące roku ubiegłego np. niektóre zobowiązania / należności kontrahentów. Teraz możemy przeglądać obroty, albo tylko za rok bieżący, albo z uwzględnieniem bilansu otwarcia. Opcja ta ma sens i jest aktywna tylko gdy przeglądamy obroty w układzie narastająco.

•Wykres - Można w tym miejscu również wygenerować wykres przedstawiający graficznie kształtowanie się obrotów poszczególnych Kontrahentów.

Po kliknięciu na Wygląd otwiera się okno z wykresem. Na dole okna znajdują się na 3 klawisze:

- Wygląd - Określamy jak ma wyglądać wykres. Czy wykres ma dotyczyć danych Winien, Ma czy Salda. Czy wykres ma być kolorowy czy nie, czy ustawienia mają być zastosowane tylko na ekranie czy może na wydruku, jakie ma być wypełnienie kolumn a także czy wykres ma być przedstawiony w trójwymiarze.

- Wydruk - Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku, które są podobne do wydruku samych Obrotów Kont. Jedyną różnicą jest możliwość wyboru czy wykres drukowany ma być kolorowo czy monochromatycznie.

- Zamknij - Służy do wyjścia z Wykresu i powrotu do Obrotów Kontrahentów.