2. ZASADY OBSŁUGI > Filtrowanie

Stosowanie warunków typu: kwota, data, miesiąc, itp. jest o tyle proste, że wybieramy żądaną relację i podajemy wartość warunku. Teraz omówimy kilka specyficznych warunków.

Uwaga! Przy wpisywaniu wartości warunku obojętne jest, czy będziemy stosować małe czy duże litery.

Kontrahent

Możemy wskazać tu jednego konkretnego kontrahenta lub wpisać dowolny tekst.

Wyboru jednego kontrahenta dokonujemy na zasadach opisanych w poprzednim rozdziale.

Jako relację wybieramy w takim przypadku = (równy).

Możemy też w dostępnym polu wpisać dowolny tekst i wybrać dowolną relację. Szukane będą pozycje związane z kontrahentami, których nazwa robocza spełnia zadany warunek.

Np. wiemy, że mamy kilku kontrahentów o zbliżonych nazwach, w których występuje ciąg znaków: auto. Wybieramy relację zawiera i wpisujemy warunek auto. Gdy taki warunek postawimy w Dzienniku zapisów wybrane zostaną wszystkie dokumenty związane ze wszystkim kontrahentami, którzy w nazwie roboczej maja człon auto. Jeżeli zgodnie z naszymi zaleceniami konsekwentnie wpisujemy w nazwie roboczej siedzibę kontrahenta, to wówczas mamy możliwość wybierania kontrahentów ze względu na lokalizację.

Rozliczenie

Warunek używany, gdy stosujemy kontrolę zapłat.

Do wyboru mamy:

•Bez zapłat - Wybrane zostaną pozycje, dla których brak jakichkolwiek zapłat.

•Niedopłacone - Wybrane zostaną pozycje, dla których suma zapłat jest różna od wartości brutto dokumentu.

•Rozliczone - Wybrane zostaną pozycje, dla których suma zapłat jest dokładnie równa wartości brutto dokumentu.

•Przepłacone - Wybrane zostaną pozycje, dla których suma zapłat przewyższa wartość brutto dokumentu.

Terminowość

Warunek używany, gdy stosujemy kontrolę zapłat.

Mamy tu możliwość stawiania pytań, dzięki którym uzyskujemy informację o stanie rozliczeń oraz o zrealizowanych i spodziewanych zapłatach.

Używamy go wraz z poprzednim warunkiem: Rozliczenie.

Po wyfiltrowaniu możemy podsumować wartość wybranych dokumentów za pomocą operacji Suma.

Dzień kontrolny to dzień, który wprowadzamy w tym warunku i oznacza on dzień, na jaki prowadzimy obliczenia.

Przykład:

Posiadamy fakturę, na której termin płatności wypada 10.08.2025.

Gdy jako dzień kontrolny w filtrowaniu wprowadzimy 11.08.2025 - zapłata powyższej faktury jest przeterminowana.

Gdy jako dzień kontrolny w filtrowaniu wprowadzimy 09.08.2025 - zapłata faktury będzie nieprzeterminowana.

Przy filtrowaniu brany jest pod uwagę termin płatności (data wystawienia dokumentu + ilość dni do zapłaty) i porównywany jest z datą określoną w warunku (dniem kontrolnym).

Dostępne są:

•Nieprzeterminowane - Wybrane zostaną pozycje, dla których wybrany dzień kontrolny jest większy lub równy od dnia terminu płatności widniejącego na fakturze. Faktury na ten wybrany, kontrolny dzień nie są przeterminowane.

•Termin przypada w dniach - Wybrane zostaną pozycje, dla których dzień terminu płatności z faktury mieści się w przedziale dni kontrolnych wprowadzonych jako dwie daty. Na przykład: wpisane są daty: 1.06.2025 i 10.06.2025 - zostaną wybrane wszystkie pozycje, których termin płatności mieści się w wybranych dniach.

•Zaległe więcej niż - Wybrane zostaną pozycje, dla których różnica między dniem kontrolnym wprowadzonym jako data w filtrze a dniem terminu płatności z faktury jest większa lub równa ilości dni, jakie podano w warunku. Na przykład: na dzień 10.06.2025 z wprowadzoną ilością dni np 5 wybrane zostaną wszystkie pozycje, których termin płatności jest przekroczony o przynajmniej 5 dni.

•Zaległe mniej niż - Wybrane zostaną pozycje, dla których różnica między dniem kontrolnym a dniem terminu płatności jest mniejsza lub równa ilości dni, jaki podano w warunku. Sytuacja podobna do opisanej powyżej z tą różnicą, że termin płatności nie może być przekroczony o więcej niż 5 dni.

•Zaległe od ... do - Wybrane zostaną pozycje, dla których różnica między dniem kontrolnym a dniem terminu płatności mieści się w zakresie ilości dni, jakie podano w warunku. Jako datę wybieramy dzień kontrolny. W dwóch początkowych polach wprowadzamy ilość dni (od - do) jako zakres, w jakim pozycje mają termin płatności. Na przykład: wprowadzając dzień kontrolny 15.06.2011 i zakres dni 5 - 10 to zostaną wybrane wszystkie pozycje, dla których termin płatności jest przekroczony od 5 do 10 dni.

•Termin nie określony - Wybrane zostaną pozycje, dla których nie podaliśmy terminu płatności (wybrane dokumenty mają puste pole Ilość dni do zapłaty).

Typ VAT

Mówiąc ogólnie określa dla danego dokumentu, czy i jak ma być uwzględniany w ewidencji i deklaracji VAT (patrz rozdział Księgi – Księgowanie – Edycja).

Dla uproszczenia komunikacji w programie używane są symboliczne określenia typu VAT. Gdy zechcemy wybrać dokumenty dotyczące dostaw (sprzedaży) wpisujemy tu 0, a gdy dotyczące np. nabyć typu 4 – nabycia pozostałe związane wyłącznie z dostawą opodatkowaną, wpiszemy 4. Jeżeli interesują nas dokumenty korygujące dostawy (sprzedaży) wpiszemy 0K (lub K0), analogicznie przy nabyciach np. 4K (lub K4). Jeżeli chcemy wybrać dokumenty nabyć (zakupów) bez względu na ich typ, ułatwieniem jest możliwość wpisania jako warunku jednej litery Z, a dla ich korekt ZK (lub KZ).

Pewną odmiennością tego warunku jest to, że możemy wpisać tu kilka warunków oddzielonych przecinkami lub kropkami. Np. gdy wpiszemy: 0, 0K będzie to rozumiane jako żądanie wybrania zarówno dokumentów dostaw (sprzedaży), jak i ich korekt. Analogicznie dla nabyć (zakupów) możemy wpisać: Z, ZK. Gdy wiemy, że w danym miesiącu nie występowały dokumenty korygujące możemy pominąć stawianie warunku na korekty.

Oczywiście możemy stosować tu różne kombinacje żądanych typów w zależności od potrzeby. Zapis: 1, 2, 2K ,3 też jest akceptowany i prawidłowo interpretowany przez program. Poza tym program kontroluje wpisywane tu znaki i w razie potrzeby koryguje zapis.

Dostępne są przy tym warunku relacje:

•= - Wybrane zostaną pozycje, które mają jeden z wyszczególnionych w warunku typ VAT.

•<> - Jest odwrotnością poprzedniej. Odrzuci pozycje o typach VAT wyszczególnione w warunku i pokaże pozostałe dokumenty.

•Bez powiązań z VAT - Wybrane zostaną pozycje niepowiązane z VAT. W Rejestrze VAT wykazywane są wyłącznie dokumenty, dla których określiliśmy typ VAT. Jednak w Dzienniku zapisów znajdują się wszystkie dokumenty, także i te niezwiązane z VAT-em. Gdy zechcemy tam wybrać pozycje, które nie są uwzględniane w ewidencji VAT wybieramy relację bez powiązań z VAT.

•Jakikolwiek - Jeśli chcemy otrzymać efekt odwrotny do poprzedniego, to znaczy wybrać pozycje, które ujęto w ewidencji wybieramy relację jakikolwiek. Oba warunki, ten i poprzedni, mogą być pomocne, gdy zechcemy sprawdzić, czy pomyłkowo jakiś dokument pominięto lub niepotrzebnie uwzględniono w ewidencji VAT.

Uwaga! Powyższe informacje służą do zapoznania się z działaniem filtra. Podstawowe rejestry VAT uzyskujemy znacznie prościej, korzystając z operacji Rejestr w module Rejestr VAT. Gdybyśmy jednak chcieli dla własnych potrzeb wybrać dokumenty według własnych kryteriów pomocne będą wyjaśnione tu zasady dotyczące filtrowania według typu VAT.

Rozbieżność brutto

Dokumenty ujmowane w ewidencji VAT mają rejestrowane kwoty netto i podatku w poszczególnych stawkach VAT. Niezależnie od tego kwotę wartości brutto całego dokumentu.

Niekiedy na dokumentach mogą występować groszowe różnice między kwotą brutto, a sumą składników netto i podatku. Ten warunek pozwala nam odszukać takie dokumenty, o podanej w warunku kwocie rozbieżności.

Możemy zwłaszcza odszukać w ten sposób pozycje, dla których popełniono błąd przy wprowadzaniu danych.

Warunek ten wykazuje też dokumenty, których nie ujęto w ewidencji VAT. Nie mają one kwot netto i podatku, więc z natury rzeczy ich suma jest różna od kwoty brutto.

Jeżeli chcemy uzyskać listę dokumentów mających rozbieżność brutto, ale tylko tych, które są ujęte w ewidencji VAT, zastosujmy dodatkowy warunek na Typ VAT z relacją jakikolwiek.

Zaznaczone

Warunek niepozorny, ale dający wielkie możliwości.

Z lewej strony każdej tabeli znajduje się wąska kolumna oznaczona ?. Klikając w tej kolumnie przy wybranej pozycji (lub korzystając z przycisku [Zaznacz] / [Odznacz], a także skrót [ALT] + [Z]) znakujemy wybrane dokumenty kierując się własnym kryterium.

Następnie możemy wybrać warunek filtrujący zaznaczone, a wybrane zostaną tylko pozycje, które wskazaliśmy.

Zwróćmy uwagę, że w Opcjach mamy możliwość zaznaczania / odznaczania wszystkich pozycji aktualnie wybranych w tabeli. Daje to w połączeniu z filtrowaniem na "zaznaczone" końcowy efekt w postaci wybrania całkowicie dowolnej grupy pozycji, niezależnie nawet od uwzględnionych w programie możliwości filtrowania, a tylko od potrzeb użytkownika.

Przykład

Jeżeli zgodnie z naszymi zaleceniami konsekwentnie wpisujemy w nazwie roboczej siedzibę kontrahenta, to wówczas mamy możliwość wybierania kontrahentów ze względu na lokalizację.

Chcemy wybrać niesolidnych dłużników z Trójmiasta, aby zlecić windykację znajdującej się na tamtym terenie specjalistycznej firmie.

Przechodzimy do Dziennika zapisów i zdejmujemy wszystkie warunki filtrujące (Nie filtruj).

Następnie w Opcjach każemy zdjąć zaznaczenia ze wszystkich pozycji (Odznacz widoczne pozycje).

Teraz przede wszystkim ustalamy dłużników. Zaznaczamy warunek: przeterminowane z relacją: zaległe więcej niż, wpisujemy datę, na którą chcemy określić zaległość np. dzisiejszą i ilość dni zaległości np. 30 (mamy nadzieję, że mniej spóźnieni dłużnicy wkrótce uregulują swoje zobowiązania).

Dodatkowo w warunku: kontrahent wybieramy kontrahentów z Gdańska (relacja: zawiera, warunek: Gdańsk).

Po wyfiltrowaniu tej grupy każemy w opcjach zaznaczyć wybrane pozycje (zaznacz widoczne pozycje) lub, gdy jest ich tylko kilka robimy to ręcznie. Podobnie wybieramy i znakujemy kontrahentów z Gdyni i Sopotu.

Na koniec zakładamy warunek na Zaznaczone i otrzymujemy żądane zestawienie, które możemy wydrukować w tym punkcie lub wysłać do punktu Pisma lub do punktu Odsetki (Opcje – wyślij do).