5. KARTOTEKI > Delegacje zagraniczne

Formularz edycyjny służy nie tylko do dopisywania i poprawiania, ale też do obejrzenia szczegółowych informacji o danej delegacji.

Przy dopisywaniu delegacji zagranicznej formularz często podzielony jest na część krajową i zagraniczną.

Na górze okna znajdują się klawisze:

•Ogólne - Przedstawione są tu wszystkie ogólne informacje, które wpisane zostały do polecenia wyjazdu. Tutaj określamy także czy wystawiamy polecenie czy też rozliczenie wyjazdu.

•Przejazdy - W tym miejscu określa się czy dana delegacja rozliczana jest z przejazdami czy bez przejazdów.

•Noclegi - Należy w tym miejscu zaznaczyć sposób rozliczenia noclegów, jeżeli takowe były.

•Inne - W przypadku pozostałych wydatków istnieje możliwość ich rozliczenia w tym miejscu.

Ogólne

Numer delegacji

Domyślnie przy pierwszej delegacji ukazuje się numer 1.

Przy kolejnych ukazuje się automatycznie kolejny numer polecenia wyjazdu.

Po dowolnym, ręcznie wprowadzonym numerze następne będą numerowane kolejno następnym numerem.

Polecenie delegacji

Zaznaczamy, gdy chcemy wprowadzić samo polecenie wyjazdu, bez jego rozliczenia.

Rozliczenie delegacji

W momencie gdy wprowadzamy delegację już rozliczoną można wprowadzić polecenie wyjazdu wraz z jego rozliczeniem jednocześnie. Należy wtedy zaznaczyć tę opcję.

Data wystawienia

Wprowadzamy datę wystawienia:

•polecenia wyjazdu,

•rozliczenia wyjazdu.

Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Cel wyjazdu

Na poleceniu wyjazdu musi być dokładnie opisany cel wyjazdu (np. konferencja, szkolenie, serwis itp.).

Z rozwijanej listy wybieramy cel wyjazdu.

Jeżeli nie ma go na liście, należy wybrać Opcje → Słowniki → Cel wyjazdu i wprowadzić nowy cel wyjazdu. Można także wprowadzić nowy cel wyjazdu wprost w pole.

Delegowany pracownik

Polecenie wyjazdu jest imienne, wystawiane dla konkretnego pracownika.

Z rozwijanej listy wybieramy pracownika, dla którego tworzone jest polecenie wyjazdu.

Pracownicy pobierani są ze słownika "Osoby kierujące, delegowane" dostępnego w Opcje → Słowniki.

Delegujący pracownik

Można wprowadzić osobę, która wystawia polecenie wyjazdu lub rozliczenie delegacji.

Z rozwijanej listy wybieramy pracownika, który wystawia polecenie/rozliczenie delegacji.

Pracownicy pobierani są ze słownika "Osoby kierujące, delegowane" dostępnego w Opcje → Słowniki.

Kraj docelowy

Określone jest tu państwo, do którego wybiera się delegowany pracownik.

Kraj wybierany jest z rozwijanej listy.

Rodzaj środka lokomocji

Rodzaj środka transportu właściwy dla danej podróży służbowej określa osoba zlecająca wyjazd służbowy i musi on być określony w poleceniu wyjazdu.

Zwracamy uwagę, że należy odrębnie wprowadzić środek transportu w kraju i za granicą.

Rodzaj środka wybieramy z rozwijanej listy.

W przypadku, gdy na liście nie ma interesującego nas środka należy go dopisać albo w:

•Opcje → Pojazdy (gdy dopisać chcemy auto prywatne lub służbowe pracownika),

•Opcje → Słowniki → Inne środki lokomocji (gdy chcemy dopisać inny pojazd).

Gdy wybrany jest pojazd służbowy lub prywatny to po lewej stronie pola nazwy pojazdu pojawia się przycisk [+], dzięki któremu można dopisać nowy pojazd bez potrzeby przechodzenia do Opcji.

Nazwa pojazdu / Nazwa środka lokomocji

W przypadku gdy jest określony rodzaj środka lokomocji ukazuje się to pole, gdzie należy wskazać nazwę pojazdu lub środka lokomocji.

Podobnie jak w rodzaju środka lokomocji tak i tu odrębnie ustala się nazwę pojazdu dla kraju i zagranicy.

Jeżeli pojazdu lub środka lokomocji nie ma na liście, należy wybrać:

•Opcje → Pojazdy lub

•Opcje → Słowniki → Inne środki lokomocji i wprowadzić dane.

Można także dopisać nowy pojazd klikając przycisk [+], który znajduje się po lewej stronie pola.

Uwaga! W przypadku, gdy nie wybierzemy rodzaju środka lokomocji pole jest niewidoczne.

Data

Data rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Można wpisać ją ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Godzina

Pole to ukazuje się przy rozliczeniu wyjazdu. W przypadku wybrania polecenia wyjazdu pole jest niewidoczne.

Godzina rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego.

Można wpisać ją ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Zaliczka

W tym miejscu można wprowadzić wnioskowane i wypłacone zaliczki. Wszystkie wprowadzone ukazane zostaną w tabeli.

Dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

•Dodaj,

•Edytuj,

•Skreśl / Nie skreślaj,

•Opcje.

Były one wielokrotnie opisywane.

Po kliknięciu przycisku [Dodaj] ukazuje się okno nowej zaliczki. Można tu wprowadzić:

•Data wypłaty zaliczki - Dzień, w którym dokonana jest wypłata zaliczki.

•Kwota wnioskowana - Kwota, o jaką ubiega się pracownik. Po prawej stronie pola można wybrać walutę, w jakiej ma być wypłacona zaliczka.

•Kwota wypłacona - Kwota wypłacona pracownikowi w walucie, jaka wybrana została przy kwocie wnioskowanej.

•NBP - Klikając na ten przycisk pobieramy kurs waluty, w jakiej wypłacona zostanie zaliczka.

•Kurs - W tym miejscu wprowadzony jest kurs waluty pobrany z NBP. Można wprowadzić także dowolny kurs.

•Z dnia - Data, z jakiej pobrany jest kurs waluty z NBP. Jest ona ściśle powiązana z Opcje → Domyślna data kursów walut i wprowadzana jest taka, jaka wynika z tejże opcji.

•Opis wydatku - Możliwe jest wprowadzenie opisu wydatku aby mieć szczegółowe informacje przeznaczenia danej zaliczki. Można wprowadzić do 240 znaków.

Kurs waluty kraju docelowego

Określamy tutaj kurs waluty kraju do którego udaje się pracownik.

Można go wpisać ręcznie lub pobrać z NBP.

W przypadku poboru za pomocą przycisku [NBP] zwracamy uwagę, że kurs waluty pobierany jest z dnia kursu, który wynika z ustawienia domyślnej daty kursów walut, która znajduje się w Opcje → Domyślna data kursów waluty.

Przejazdy

W tym miejscu określa się czy dana delegacja rozliczana jest:

•z przejazdami,

•bez przejazdów.

Na górze okna ustalamy okres trwania części zagranicznej delegacji.

Data

Wprowadzamy datę rozpoczęcia i zakończenia części zagranicznej delegacji.

Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Godzina

Godzina rozpoczęcia i zakończenia części zagranicznej delegacji.

Można wpisać ją ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

W przypadku gdy wybrana jest opcja z przejazdami możemy wprowadzić przejazdy za pomocą przycisku [Dodaj].

Dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

•Dodaj,

•Edytuj,

•Skreśl / Nie skreślaj,

•Opcje.

Ich zastosowanie wielokrotnie już było opisywane.

Po kliknięciu przycisku [Dodaj] należy wprowadzić:

•Rodzaj środka lokomocji,

•Nazwa środka lokomocji / pojazdu,

•Rodzaj przejazdu,

•Wyjazd,

•Przyjazd,

•Notatka.

Rodzaj środka lokomocji

Rodzaj środka transportu właściwy dla danej podróży służbowej określa osoba zlecająca wyjazd służbowy i musi on być określony w poleceniu wyjazdu.

Rodzaj środka wybieramy z rozwijanej listy.

W przypadku, gdy na liście nie ma interesującego nas środka należy go dopisać albo w:

•Opcje → Pojazdy (gdy dopisać chcemy auto prywatne lub służbowe pracownika),

•Opcje → Słowniki → Inne środki lokomocji (gdy chcemy dopisać inny pojazd).

Gdy wybrany jest pojazd służbowy lub prywatny to po lewej stronie nazwy pojazdu pojawia się przycisk [+], dzięki któremu można dopisać nowy pojazd bez potrzeby przechodzenia do Opcji.

Nazwa pojazdu / Nazwa środka lokomocji

W przypadku gdy jest określony rodzaj środka lokomocji ukazuje się to pole, gdzie należy wskazać nazwę pojazdu lub środka lokomocji.

Jeżeli pojazdu lub środka lokomocji nie ma na liście, należy wybrać Opcje → Pojazdy lub Opcje → Słowniki → Inne środki lokomocji i wprowadzić dane.

Można także dopisać nowy pojazd klikając przycisk [+], który znajduje się po lewej stronie pola.

Uwaga! W przypadku, gdy nie wybierzemy rodzaju środka lokomocji pole jest niewidoczne.

Rodzaj przejazdu

Wybieramy czy dany przejazd jest po terytorium kraju czy za granicą.

W przypadku kraju mamy do wprowadzenia jedynie miejsce wyjazdu i przyjazdu oraz dystans.

W przejazdach zagranicznych jest więcej możliwości, o których poniżej.

Wyjazd

Miejsce wyjazdu.

Przyjazd

Miejsce przyjazdu.

Dystans

Pole to ukazuje się w momencie, gdy jako środek lokomocji mamy wybrany pojazd pracownika.

Można wprowadzić odległość między miejscem wyjazdu i przyjazdu. Dystans wprowadza się ręcznie.

Kwota

Pole to ukazuje się tylko dla przejazdów zagranicznych.

Wprowadzamy kwotę przejazdu. Określamy także jej walutę.

NBP

Pole to ukazuje się tylko dla przejazdów zagranicznych.

Za pomocą tego przycisku pobrać można kurs waluty dla określonego dnia.

Kurs

Pole to ukazuje się tylko dla przejazdów zagranicznych.

Wprowadzamy ręcznie kurs waluty lub automatycznie zostaje on wprowadzony po pobraniu z NBP.

Z dnia

Pole to ukazuje się tylko dla przejazdów zagranicznych.

Data ta jest ściśle powiązana z domyślną datą określoną w Opcje → Domyślna data kursów walut.

Można wstawić także datę ręcznie lub za pomocą kalendarza.

Notatka

Miejsce do wprowadzenia notatki. Dostępne jest 240 znaków.

Wszystkie wprowadzone przejazdy widoczne są w tabeli.

Poniżej tabeli przejazdów dostępne są opcje związane z ryczałtem

Ryczałt za dojazd z dworca i do dworca

W przypadku gdy dla danej delegacji używamy ryczałtu na dojazdy do/z dworca należy wpisać w ilu miejscowościach z takich dojazdów korzystamy.

Ilość miejscowości można wpisać ręcznie lub używając klawiszy z prawej strony pola.

Ryczałt za dojazdy miejscowe

W momencie, gdy stosowany jest ryczałt za dojazdy miejscowe można go w tym miejscu uwzględnić.

Zaznaczyć można, że ma być stosowany ryczały:

•W kraju,

•Za granicą.

Noclegi

Należy w tym miejscu zaznaczyć sposób rozliczenia noclegów, jeżeli takowe były. Są one podzielone na część krajową i zagraniczną.

Zarówno w kraju, jak i za granicą dostępne są następujące sposoby te same możliwości rozliczenia.

Noclegi ryczałt

Noclegi rozliczane ryczałtem. Przy wyborze tej formy rozliczenia ukazuje się pole, w które można wpisać ilość noclegów.

Noclegi zapewnione przez pracodawcę

W przypadku gdy noclegi gwarantuje pracodawca można w tym miejscu wprowadzić ilość takich noclegów.

Noclegi wg rachunków

Noclegi rozliczane są na podstawie przedstawionych rachunków za nocleg. Przy wyborze tej formy rozliczenia ukazuje się tabela, w którą należy wpisać datę noclegu, numer rachunku oraz kwotę.

Uwaga! Jest możliwość wpisania więcej niż 1 rachunku do rozliczenia.

Dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

•Dodaj,

•Edytuj,

•Skreśl / Nie skreślaj,

•Opcje.

Ich zastosowanie było wielokrotnie opisywane.

Inne wydatki

W przypadku pozostałych wydatków istnieje możliwość ich rozliczenia w tym miejscu.

Należy podać datę, kwotę oraz numer rachunku, na podstawie którego ma być rozliczony wydatek w podróży służbowej.

Zwracamy uwagę, że w przypadku podróży zagranicznej należy osobno wprowadzać wydatki krajowe i zagraniczne. Do tego celu służy rodzaj wydatku, który wybieramy podczas dopisywania wydatków.

Dla dopisania wydatków dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

• Dodaj,

• Edytuj,

• Skreśl / Nie skreślaj,

• Opcje.

Ich zastosowanie wielokrotnie już było opisywane.

Wyżywienie

W tym miejscu należy określić rodzaj wyżywienia:

•Całodzienne,

•Częściowe,

•Ekwiwalent pieniężny,

•Brak.

W przypadku wyżywienia częściowego należy określić co wchodziło w jego skład (śniadanie, obiad, kolacja, inne wydatki).

Dodatkowe informacje

Na dole okna znajdują się informacje dodatkowe, gdzie istnieje możliwość zaznaczenia:

•Ilości dni pobytu w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym,

•Podróży w charakterze kuriera dyplomatycznego.

Klawisze funkcyjne

POPRZEDNI

Przejście do edycji wcześniejszego polecenia wyjazdu.

NASTĘPNY

Przejście do edycji kolejnego polecenia wyjazdu.

Zatwierdzenie i zapisane wprowadzonego polecenia wyjazdu.

ANULUJ

Anulowanie wprowadzanego polecenia wyjazdu lub jego zmian.