5. KARTOTEKI > Delegacje zagraniczne

W tym miejscu wpisujemy delegacje zagraniczne oraz rozliczamy je.

Wszystkie wprowadzone polecenia i rozliczenia wyjazdu ujmowane są w tabeli zajmującej niemal cały ekran.

Okno główne

Centralną część zajmuje tabela ze spisem delegacji.

Zasady poruszania się po tabeli opisane są w punkcie: Zasady obsługi – Elementy edycyjne – Tabele.

Operacje układania w żądanej kolejności z zastosowaniem czułych na kliknięcie nagłówków kolumn, filtrowania, szukania, zaznaczania i usuwania są takie jak w pozostałych częściach programu, co omówiono w części: Zasady obsługi.

Pierwsza kolumna

W kolumnie widoczna jest "strzałka" pokazująca na której pozycji w tabeli znajduje się kursor.

Klikając w pierwszej kolumnie możemy według własnych potrzeb wyróżnić daną pozycję znaczkiem ü.

W ten sposób możemy np. oznaczyć te polecenia wyjazdu czy rozliczenia delegacji, które chcemy wydrukować. Korzystając z przycisku [Filtruj] możemy oddzielić pozycje zaznaczone od pozostałych.

Uwaga! W Opcjach mamy możliwość hurtowej zmiany tego znacznika.

Nr delegacji

Numer polecenia / rozliczenia wyjazdu.

Data wystawienia

Datę wystawienia polecenia wyjazdu.

Data rozliczenia

Data rozliczenia polecenia wyjazdu.

Nazwisko

Nazwisko delegowanego pracownika.

Imię

Imię delegowanego pracownika.

Grupa

Grupa, do której dany pracownik jest dopisany.

Cel wyjazdu

Cel podróży (np. konferencja, szkolenie, serwis itp.).

Kraj docelowy

Kraj, do którego udaje się pracownik w podróż służbową.

Rozliczenie przejazdu. Przedstawione za pomocą ikon:

• Żółta buźka - Delegacja rozliczona,

• Szara buźka - Delegacja nierozliczona.

Informacja o zaksięgowaniu delegacji.

Gdy w kolumnie tej pojawia się znaczek ü oznacza to, że dana delegacja została zaksięgowana do kosztów uzyskania przychodów.

Klawisze funkcyjne

Poniżej tabeli znajdują się przyciski dostępnych operacji.

Zwróćmy uwagę na Filtruj, gdzie spośród wszystkich pozycji możemy wybrać te, które spełniają podane przez nas warunki.

DODAJ

Pozwala na dopisanie kolejnej delegacji.

Aby dopisać taką delegację można użyć skrótu klawiszowego [ALT]+[D].

Otwiera się okno Nowe polecenie wyjazdu zagranicznego, gdzie określamy kto, gdzie, kiedy i jakim środkiem transportu wybiera się w delegacje.

EDYTUJ

Pozwala na poprawienie danych dotyczących danej delegacji.

Aby poprawić już wprowadzone polecenie można użyć skrótu klawiszowego [ALT]+[P].

WYDRUK

Istnieje możliwość wydruku:

• Listy - Na liście mogą pojawić się wszystkie delegacje lub tylko wybrane, wyfiltrowane za pomocą Filtra.

• Polecenie wyjazdu - Drukowane jest polecenie wyjazdu.

• Rozliczenie wyjazdu - Drukowane jest rozliczenie wyjazdu. Można wydrukować rozliczenie zbiorcze a także zestawienia zaliczek, przejazdów, noclegów w kraju i zagranicą, wydatków.

Zamiast używać przycisku [Wydruk] można stosować skrót klawiszowy [ALT]+[W].

Każdy wydruk można oznaczyć datą wydruku oraz własnym komentarzem.

Można także zastosować cieniowanie aby zwiększyć przejrzystość wydruku.

FILTRUJ

Z tego miejsca spośród wszystkich pozycji możemy wybrać te, które spełniają podane przez nas warunki.

Funkcje filtrowania można też wywołać za pomocą skrótu klawiszowego [ALT]+[F].

Możemy wyfiltrować przelewy według:

•Numeru delegacji,

•Daty wystawienia,

•Daty rozliczenia,

•Pracownika,

•Grupy,

•Celu wyjazdu,

•Kraju docelowego,

•Rozliczenia,

•Skreślenia,

•Zaznaczenia.

ZAZNACZ / ODZNACZ

Można zaznaczać bądź odznaczać wybrane pozycje.

Gdy zaznaczymy wybraną pozycję, stojąc na niej przycisk [Zaznacz] zmienia się na [Odznacz] i można ją na powrót odznaczyć.

Zaznaczanie i odznaczanie można także wykonywać używając skrótu klawiszowego [ALT]+[Z].

SKREŚL / NIE SKREŚLAJ

Kliknięcie powoduje przekreślenie wybranej pozycji.

By ją definitywnie usunąć należy wybrać w Opcjach → Usuń skreślone pozycje.

Przekreślanie bądź nie pozycji można wykonywać za pomocą klawiszy [ALT]+[U].

KSIĘGUJ

Delegacje wystawione w tym punkcie zostaną zaksięgowane i trwale przeniesione do punktu Dziennik zapisów.

Można zaznaczyć i zaksięgować:

•Bieżąca - Pod uwagę brana jest pozycja z tabeli, na której znajduje się kursor.

•Wszystkie - Oznacza wszystkie pozycje aktualnie obecne na liście, (dostępne na ekranie). Znaczy to, że jeśli mamy założony filtr, to jako "wszystkie" traktowane są tylko te, które zostały wybrane podczas filtrowania.

•Zaznaczone - Możemy wydrukować w prostszych modułach programu, gdzie nie mamy filtrowania, ale w pierwszej kolumnie tabeli możemy oznakować wybrane do wydruku pozycje.

Uwaga! Aby można było zaksięgować daną delegację musi ona być rozliczona.

Po wybraniu zakresu delegacji do księgowania ukazuje się okno, na którym określone są następujące elementy:

•konto

•kontrahent

•numer dokumentu

•data wystawienia

•dzień wpisu do Księgi

•opis zdarzenia gospodarczego

•kwota

•uwagi

Pozycje te są wstawiane automatycznie z delegacji. Miesiąc księgowania jest adekwatny do miesiąca księgowego wybranego w Księgowanie → Opcje → Domyślny miesiąc księgowy.

OPCJE

Opcje można wywołać za pomocą klawiszy [ALT]+[O].

Dostępne są tu bazy:

• Pojazdy - Baza pojazdów służbowych i prywatnych. Wpisujemy nazwę i numer seryjny pojazdu.

• Stawki kilometrowe - Stawki kilometrowe za jeden kilometr przejazdu określone przepisami. W przypadku zmian w przepisach można dopisać kolejne obowiązujące stawki.

• Stawki diet krajowych - Stawki diet za dobę krajowej podróży służbowej określone przepisami. W przypadku zmian w przepisach można dopisać kolejne obowiązujące stawki.

• Słowniki - Dodatkowe słowniki, w których można wpisać cel przejazdu, miejscowości docelowe, inne środki transportu oraz grupy pracowników. Dodatkowo można tu wybrać sposób reakcji programu na nową pozycję dopisywaną do wyżej wymienionych.

• Domyślna data kursów walut - Dzień kursów walut do rozliczenia. W zależności od tego jaki dzień wybierzemy, z tego dnia będzie brany kurs waluty z NBP. Dostępne są:

- data wypłaty zaliczki - Najstarsza data wypłaty zaliczki ze wszystkich wprowadzonych zaliczek danej delegacji.

- przeddzień daty wypłaty zaliczki - Data poprzedzająca dzień wypłaty najstarszej zaliczki z danej delegacji.

- data wyjazdu - Data rozpoczęcia danej delegacji.

- przeddzień daty wyjazdu - Data poprzedzająca datę rozpoczęcia danej delegacji.

- data rozliczenia - Data rozliczenia delegacji.

- przeddzień daty rozliczenia - Data poprzedzająca datę rozliczenia delegacji.

Zwracamy uwagę, że kurs waluty pobierany jest z zadeklarowanej daty lub daty najbliższej do wybranej.

W Opcjach możemy także wykonywać grupowe zaznaczanie pozycji oraz ich ostateczne usuwanie.