5. KARTOTEKI > Delegacje krajowe

Formularz edycyjny służy nie tylko do dopisywania i poprawiania, ale też do obejrzenia szczegółowych informacji o danym poleceniu i rozliczeniu wyjazdu.

Zwracamy także uwagę, że nierozliczone polecenia wyjazdu rozliczamy edytując delegację i zaznaczając rozliczenie.

Na górze okna znajdują się klawisze:

•Ogólne - Przedstawione są tu wszystkie ogólne informacje, które wpisane zostały do polecenia wyjazdu. Tutaj określamy także czy wystawiamy polecenie czy też rozliczenie wyjazdu.

•Dojazdy - W tym miejscu określa się czy dana delegacja rozliczana jest z przejazdami czy bez przejazdów.

•Noclegi - Należy w tym miejscu zaznaczyć sposób rozliczenia noclegów, jeżeli takowe były.

•Inne wydatki - W przypadku pozostałych wydatków istnieje możliwość ich rozliczenia w tym miejscu.

Ogólne

Numer delegacji

Domyślnie przy pierwszej delegacji ukazuje się numer 1.

Przy kolejnych ukazuje się automatycznie kolejny numer polecenia wyjazdu.

Po dowolnym, ręcznie wprowadzonym numerze następne będą numerowane kolejno następnym numerem.

Polecenie delegacji

Zaznaczamy, gdy chcemy wprowadzić samo polecenie wyjazdu, bez jego rozliczenia.

Rozliczenie delegacji

W momencie gdy wprowadzamy delegację już rozliczoną można wprowadzić polecenie wyjazdu wraz z jego rozliczeniem jednocześnie. Należy wtedy zaznaczyć tę opcję.

Data wystawienia

Wprowadzamy datę wystawienia:

•polecenia wyjazdu,

•rozliczenia delegacji.

Datę można wpisać ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Cel wyjazdu

Na poleceniu wyjazdu musi być dokładnie opisany cel wyjazdu (np. konferencja, szkolenie, serwis itp.).

Z rozwijanej listy wybieramy cel wyjazdu.

Jeżeli nie ma go na liście można go dopisać ręcznie lub wybrać Opcje → Słowniki → Cel wyjazdu i wprowadzić nowy cel wyjazdu.

Delegowany pracownik

Polecenie wyjazdu jest imienne, wystawiane dla konkretnego pracownika.

Z rozwijanej listy wybieramy pracownika, dla którego tworzone jest polecenie wyjazdu.

Pracownicy pobierani są ze słownika "Osoby kierujące, delegowane" dostępnego w Opcje → Słowniki.

Delegujący pracownika

Można wprowadzić osobę, która wystawia polecenie wyjazdu lub rozliczenie delegacji.

Z rozwijanej listy wybieramy pracownika, który wystawia polecenie/rozliczenie delegacji.

Pracownicy pobierani są ze słownika "Osoby kierujące, delegowane" dostępnego w Opcje → Słowniki.

Rodzaj środka lokomocji

Rodzaj środka transportu właściwy dla danej podróży służbowej określa osoba zlecająca wyjazd służbowy i musi on być określony w poleceniu wyjazdu.

Rodzaj środka wybieramy z rozwijanej listy.

W przypadku, gdy na liście nie ma interesującego nas środka należy go dopisać albo w:

•Opcje → Pojazdy (gdy dopisać chcemy auto prywatne lub służbowe pracownika),

•Opcje → Słowniki - Inne środki lokomocji (gdy chcemy dopisać inny pojazd).

Gdy wybrany jest pojazd służbowy lub prywatny to po lewej stronie pola z nazwą pojazdu pojawia się przycisk [+], dzięki któremu można dopisać nowy pojazd bez potrzeby przechodzenia do Opcji.

Nazwa pojazdu / Nazwa środka lokomocji

W przypadku gdy jest określony rodzaj środka lokomocji ukazuje się to pole, gdzie należy wskazać nazwę pojazdu lub środka lokomocji.

Jeżeli pojazdu lub środka lokomocji nie ma na liście, należy wybrać:

•Opcje - Pojazdy lub

•Opcje - Słowniki - Inne środki lokomocji i wprowadzić dane.

Można także dopisać nowy pojazd klikając przycisk [+], który znajduje się po lewej stronie pola.

Uwaga! W przypadku, gdy nie wybierzemy rodzaju środka lokomocji pole jest niewidoczne.

Miejscowość docelowa

Miejscowość, do której udaje się pracownik podczas podróży służbowej.

Można ją wpisac ręcznie lub wybrać z listy.

Data

Data rozpoczęcia i zakończenia delegacji.

Można wpisać ją ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Godzina

Pole to ukazuje się przy rozliczeniu wyjazdu. W przypadku wybrania polecenia wyjazdu pole jest niewidoczne.

Godzina rozpoczęcia i zakończenia wyjazdu służbowego.

Można wpisać ją ręcznie lub wybrać z kalendarza znajdującego się z prawej strony pola.

Zaliczka wnioskowana

Kwota, jaką wnioskuje delegowany pracownik.

Zaliczka wypłacona

Kwota, jaka zostaje wypłacona pracownikowi w celu odbycia podróży służbowej.

Domyślnie ukazuje się kwota wnioskowana. W przypadku innej wielkości zaliczki wypłaconej do wnioskowanej można kwotę tę wpisać ręcznie lub za pomocą kalkulatora.

Dojazdy

W tym miejscu określa się czy dana delegacja rozliczana jest:

•z przejazdami,

•bez przejazdów.

W przypadku gdy wybrana jest opcja z przejazdami możemy wprowadzić przejazdy za pomocą przycisku [Dodaj].

Na tym oknie dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

•Dodaj,

•Edytuj,

•Skreśl / Nie skreślaj,

•Opcje.

Ich zastosowanie wielokrotnie już było opisywane.

Po kliknięciu przycisku [Dodaj] należy wprowadzić:

•Rodzaj środka lokomocji,

•Nazwa środka lokomocji / pojazdu,

•Miejsce wyjazdu,

•Miejsce przyjazdu,

•Koszt przejazdu.

Noclegi

Należy w tym miejscu zaznaczyć sposób rozliczenia noclegów, jeżeli takowe były.

Dostępne są następujące sposoby rozliczenia:

Noclegi ryczałt

Noclegi rozliczane ryczałtem.

Przy wyborze tej formy rozliczenia aktywne staje się pole, w które można wpisać ilość noclegów.

Noclegi zapewnione przez pracodawcę

W przypadku gdy wybrane zostaną te noclegi aktywne staje się okno do wpisania ilości noclegów.

Noclegi wg rachunków

Noclegi rozliczane są na podstawie przedstawionych rachunków za nocleg. Przy wyborze tej formy rozliczenia ukazuje się tabela, w którą należy wpisać datę noclegu, numer rachunku oraz kwotę.

Uwaga! Jest możliwość wpisania więcej niż 1 rachunku do rozliczenia.

Do wpisania rachunków za noclegi dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

•Dodaj,

•Edytuj,

•Skreśl / Nie skreślaj,

•Opcje.

Ich zastosowanie wielokrotnie było już opisywane.

Inne wydatki

W przypadku pozostałych wydatków istnieje możliwość ich rozliczenia w tym miejscu.

Należy podać datę, kwotę oraz numer rachunku, na podstawie którego ma być rozliczony wydatek w podróży służbowej.

Na tym oknie, podobnie jak na wcześniejszych, dostępne są tradycyjne klawisze funkcyjne:

• Dodaj,

• Edytuj,

• Skreśl / Nie skreślaj,

• Opcje.

Ich zastosowanie wielokrotnie już było opisywane.

Klawisze funkcyjne

POPRZEDNI

Przejście do edycji wcześniejszej delegacji.

NASTĘPNY

Przejście do edycji kolejnego polecenia wyjazdu lub rozliczenia wyjazdu.

Zatwierdzenie i zapisane wprowadzonego delegacji.

ANULUJ

Anulowanie wprowadzanego polecenia wyjazdu, rozliczenia wyjazdu lub ich zmian.