5. KARTOTEKI > Przejazdy

Zasady poruszania się po tabelach opisane są w punkcie: Zasady obsługi – Elementy edycyjne – Tabele.

Operacje układania w żądanej kolejności z zastosowaniem czułych na kliknięcie nagłówków kolumn, filtrowania, szukania, zaznaczania i usuwania są takie jak w pozostałych częściach programu, co omówiono w części Nawigacja w systemie.

Obie zakładki - kilometrówka, jak i ewidencja do celów VAT mają niemal identyczne okna. Opiszemy je więc tutaj razem, zaznaczając ewentualne różnice.

Centralną część zajmuje tabela z listą przejazdów.

Tabela przejazdów

Klikając w pierwszej kolumnie możemy według własnych potrzeb wyróżnić daną pozycję znaczkiem ü . W ten sposób możemy np. oznaczyć przejazdy, które chcemy wydrukować.

Korzystając z operacji [Filtruj] możemy oddzielić pozycje zaznaczone od pozostałych. W [Opcjach] mamy możliwość hurtowej zmiany tego znacznika.

Znaczenie kolejnych pól tabeli:

Typ

Kolumna Typ związana jest z danym pojazdem.

Mając wiele pojazdów możemy podzielić je na grupy (np. dostawczy, osobowy, itp.) znakując je np. jakąś literą. Znak ten pokaże się w tej kolumnie.

Do dyspozycji są 3 znaki.

Data przejazdu

Miejsce na datę, kiedy odbył się rozliczany przejazd.

Pojawi się ona w rozliczeniu kilometrówki lub na ewidencji przejazdów.

Pole to nie może być puste!

Pojazd

Nazwa samochodu, którym odbyto przejazd.

W zależności od zakładki, w której się znajdujemy do wyboru są pojazdy rozliczane kilometrówką albo pojazdy używane wyłącznie do celów służbowych.

Nazwa pojazdu pojawi się w rozliczeniu kilometrówki lub na ewidencji przejazdów.

Pole to nie może być puste!

Cel przejazdu

Tutaj wpisujemy cel przejazdu, czyli opis danego przejazdu, np. spotkanie z klientem, wizyta w banku, wyjazd po towar.

Cel można wpisać do Słowników i pobierać go przy kolejnych wpisach.

Pole to nie jest wymagane, jednakże w ewidencji przejazdu jest jednym z elementów koniecznych do wypełniania, jakie precyzuje Ustawa o VAT w zakresie niezbędnych informacji takiej ewidencji.

Trasa przejazdu

Miejsce na trasę przejazdu, czyli określenie miejsc, przez które odbywał się przejazd, np. Wrocław - Legnica - Wrocław.

Trasę przejazdu można wpisać do Słowników i pobierać go przy kolejnych wpisach.

Pole to, podobnie jak „Cel przejazdów”, do kilometrówki nie jest wymagane, jednakże w ewidencji przejazdu, jest jednym z elementów koniecznych do wypełniania, jakie precyzuje Ustawa o VAT w zakresie niezbędnych informacji takiej ewidencji.

Dystans [km]

Jest to ilość przejechanych kilometrów podczas danego przejazdu.

Określony jest w kilometrach.

Wartość [zł]

Pole to dostępne jest w zakładce "Kilometrówka".

Wartość jest wyliczana przez program na podstawie dystansu oraz daty przejazdu i tabeli stawek za przejazdy.

Wyświetlane tu wartości przejazdów są wyliczane dynamicznie w zależności od aktualnej wartości stawek i przypisania wybranej stawki do konkretnego pojazdu.

Jeżeli zmienimy tabelę stawek (daty lub kwoty), albo dla danego samochodu zmienimy rodzaj stawki, cała ewidencja zostanie automatycznie przeliczona. Odpowiednie komunikaty informują nas o takim działaniu.

Jeżeli w rubryce tej nie mamy wyświetlonej wartości, mimo że podaliśmy dystans przejazdu oznacza to, że dla podanej daty podróży nie mamy odpowiedniej stawki.

Osoba kierująca

Pole to dostępne jest w zakładce "Ewidencja do celów VAT".

Wprowadza się tu lub wybiera ze słownika "Osoby kierujące, delegowane" osobę kierującą pojazdem podczas podróży służbowej.

Jest to konieczne przy prowadzeniu Ewidencji Przejazdów do celów VATu z tytułu użytkowania samochodów osobowych do celów wyłącznie służbowych.

Można wybrać osobę kierującą z listy lub wprowadzić nowego za pomocą przycisku [+].

Klawisze funkcyjne

Poniżej tabeli znajdują się przyciski dostępnych operacji.

Zwróćmy uwagę na [Filtruj], gdzie spośród wszystkich pozycji możemy wybrać te, które spełniają podane przez nas warunki.

DODAJ

Powoduje wyświetlenie formularza do wpisania nowych danych dotyczących przejazdu.

Zamiast operacji [Dodaj] możemy użyć na klawiaturze [Insert] bądź też [ALT] + [D].

W dalszej części, w Edycji, szczegółowo opisano formularz wprowadzania danych.

EDYTUJ

Umożliwia dokonywanie poprawek związanych z danym przejazdem.

Edytować wprowadzony przejazd możemy poprzez przycisk [Edytuj] lub dwuklik na wybranej pozycji na liście.

WYDRUK

Po kliknięciu otwiera się okno ustawień wydruku.

Przy stosowaniu filtra i drukowaniu tylko wybranych przejazdów istnieje możliwość umieszczenia na wydruku warunku filtrującego, według którego były filtrowane przejazdy. Aby to uzyskać wystarczy zaznaczyć "Drukuj warunek filtrujący". Uwaga! Opcja ta dostępna jest tylko w momencie założenia warunku filtrującego.

Można tu ustawić indywidualne marginesy dla wydruku przejazdów. Raz ustawione zostaną zapamiętane przez system.

Na wydruku istnieje możliwość wprowadzenia własnego komentarza. Umieszczony on będzie tuż nad tabelą z przejazdami. Komentarz może być wpisany "z ręki" lub pobrany ze Słownika komentarzy do wydruku. Do takiego Słownika można także dopisać nowo wpisany komentarz.

Wydruk może także zawierać datę, czy to konkretną, kiedy był sporządzany wydruk, bądź każdą inną, dowolnie wybraną.

Drukowana tabela może mieć zaszarzone nagłówki kolumn. Aby to uzyskać należy mieć zaznaczone "Stosuj szarości".

Aby wydrukować wystarczy kliknąć przycisk [Wydruk]. W celu zobaczenia jak będzie wyglądał wydruk należy kliknąć [Podgląd].

SUMY

Operacja dostępna jedynie w zakładce "Kilometrówka".

Wszystkie pozycje, które widoczne są na ekranie (czy wszystkich ogólnie, czy tylko wyfiltrowanych) można zliczyć i zobaczyć jako sumę. Użycie przycisku [Sumy] pozwala na wyświetlenie tabel zawierających sumaryczne porównanie ogólnej długości tras i wartości przejazdów dla poszczególnych pojazdów lub typów pojazdów. Łączna wartość podawana jest według:

•Pojazdu - suma kilometrów i suma wartości,

•Typu - suma kilometrów i suma wartości.

Na dole okna podana jest suma łącznie - czyli rzeczywista wartość przejechanych kilometrów i wartość.

Uwaga! Jeżeli wcześniej założyliśmy filtr, wówczas do sumowania brane są tylko pozycje, które spełniają warunek filtrujący (np. przejazdy za dany okres i/lub dla danego pojazdu).

ROZLICZ

Operacja dostępna jedynie w zakładce "Kilometrówka".

Od roku 2019 jest jednak wyłączona ze względu na zmiany w zasadach ujęcia wydatków dotyczących użytkowania samochodu prywatnego do celów służbowych w KUP (kosztach uzyskania przychodów). Aby zaksięgować w/w wydatki należy wcześniej zmodyfikować dotychczas używane konto powiązane z innymi ewidencjami jako : A-auto prywatne, wskazując w nim odpowiednią kolumnę księgi (pozostałe wydatki) . Dokumenty zaksięgowane na takie konto uwzględnione zostaną w KPiR w limicie 20%.

SORTUJ

Uporządkowanie listy przejazdów według wybranych warunków sortowania.

Można sortować według:

•typu pojazdu,

•daty przejazdu,

•celu przejazdu,

•trasy przejazdu,

•dystansu.

Wybrany element, według którego chcemy posortować wprowadzone do tabeli przejazdy należy przenieść z okna "Dostępne pola" do okna "Sortuj według". Zmiany zatwierdzamy przyciskiem [OK].

FILTRUJ

Korzystając z operacji Filtruj możemy oddzielić pozycje zaznaczone od pozostałych, stosując odpowiednie kryteria tj. np. typ pojazdu, pojazd, miesiąc, data przejazdu, cel przejazdu, trasa przejazdu czy dystans.

ZAZNACZ / ODZNACZ

Zaznacza wybrany przejazd lub odznacza zaznaczony.

W opcjach istnieje możliwość hurtowej zmiany tego znacznika. Wybierając Opcje → Zaznaczenie możemy:

•zaznaczyć widoczne pozycje,

•odznaczyć widoczne pozycje,

•odwrócić zaznaczenie.

SKREŚL / NIE SKREŚLAJ

Przycisk [Skreśl] pozwala na "przekreślenie" pozycji czerwoną linią, którą można ostatecznie skasować przez "Usuń skreślone pozycje" dostępną w Opcjach.

Znajdując się na skreślonej pozycji przycisk ten przybiera postać [Nie skreślaj], dzięki czemu możemy odznaczyć daną pozycję.

OPCJE

Dostępne są:

•Pobierz z SKP24 Connect

•Pojazdy

•Stawki

•Słowniki

•Zaznaczenie

•Usuń skreślone pozycje

W Opcjach możemy wykonywać grupowe zaznaczanie pozycji oraz ich ostateczne kasowanie.

Tam też znajdują się słowniki określające cele i trasy przejazdów, listy pojazdów(w zależności od zakładki - pojazdów do kilometrówki oraz pojazdów do celów VAT) oraz lista stawek za przejazdy używana do rozliczeń poprzez kilometrówkę.

Przy instalacji programu lista stawek za przejazdy dostępna w Kilometrówka - Opcje jest wstępnie inicjowana, wartościami urzędowymi dotyczącymi używania auta prywatnego do celów służbowych. Użytkownik może jednak dowolnie zmieniać, kasować, a także dopisywać nowe wartości.

W pojazdach w zakładce Ewidencja do celów VAT dostępne są też tu stany licznika oraz formularz VAT-26, niezbędne do rozliczeń przejazdów pojazdów używanych wyłącznie do celów służbowych.

Więcej w Opcje.